11.10. Notificări Solduri

În SocrateCloud, notificările de plată reprezintă un mecanism automat sau manual de informare a clienților asupra sesizărilor sau depășirilor de termene de plată, în funcție de o serie de parametri configurabili. Notificarea se poate tipări sau se poate livra automat prin email, sub formă de atașament PDF. Forma și conținutul notificărilor sunt la rândul lor configurabile. Alocarea tipului de notificare dorit se poate face la nivel de grup de terți sau la nivel de terț (în tab-ul Client).

Notificările pot fi introduse și operate manual în fereastra Rulare notificări sau automat cu ajutorul procesului  Generează Scrisori de Notificare.

Flux de configurare notificări:

• definire Macheta Mail

• definire Notificări Solduri

• selecție notificare implicită (definită în Notificări Solduri):

  • pentru terți - câmp Notificare, fereastra Terți, tab Client;

  • pentru grup terți - câmp Notificare, fereastra Grup Terți;

• definire Contact - fereastra Terți, tab Contact/Utilizator:

  • Denumire

  • bifă Primește notificări solduri

  • bifă Contact Factură (opțional)

  • Email

  • Tip notificare = "Email+notificare" sau ”Email”

Machetă Mail

Fereastra Machetă Mail se poate utiliza pentru a defini o macheta de mail specifică pentru notificări solduri. Se completează următoarele câmpuri:

• Societate - macheta poate fi folosită pe titular (*) sau pe o societate specifică;

  • Subiect - subiectul emailului (maxim 2000 de caractere);

  • Text mail (1,2,3, etc.) - conținutul emailului;

    • în câmpurile "Text" se pot introduce mai mult de 2000 de caractere;

  • SocrateCloud oferă posibilitatea de a trimite notificări sub formă de email-uri customizate. Pentru aceasta, machetele de mail trebuie să fie definite folosind sintaxa ”freemarker template language”.

  • câmpul Text Mail se completează în felul următor:

    • • pe prima linie trebuie să fie: <#ftl>

      • variabilele care trebuie să apară în corpul email-ului trebuie scrise între  ${  și  } , exemplu: ${SalesRep_ID} 

        • dacă sunt sub forma ${Field} - informația este preluată din câmpul Field de pe tabela corespunzătoare ferestrei; 

        • dacă sunt sub forma ${Table.Field} - informația este adusă din câmpul Field, care se găseste în tabela referită de câmpul Table_ID

        • dacă sunt sub forma ${Table.Field!"n/a"} și nu se găsește valoare, în mail se va trece "n/a";

        • în cazul în care se modifică conținutul unui câmp și se dorește a fi specificat, se folosește formula (exemplu):

        • <#if R_RequestType_ID_isChanged!false>

          • Request Type: ${R_RequestType_ID_old} -> ${R_RequestType_ID}

          • </#if>

      • pentru a adauga un URL, se folosește formula (exemplu):

        • • <#if misc.sowebUrl??>

          • URL: ${misc.sowebUrl}#ViewRequest$${R_Request_ID}

          • </#if>

  • pentru mai multe informații referitor la modul de definire a machetelor de mail, accesați site-ul: https://freemarker.apache.org/docs/ref.html

• bifa "HTML" - pentru textele concepute HTML, dacă se pune această bifă, se vor aplica formatările HTML (ex: bold, italic, subliniat, dimensiune, font etc); dacă nu se bifează, textul va fi afișat ca atare, cu tag-urile HTML vizibile (ex. Bold: <b>Text/Câmp</b>);

Dacă se aduc modificări asupra machetei de mail sau a traducerii acesteia, pentru ca acestea să fie preluate la folosirea machetei, după salvare, trebuie să se facă Resetare cache client + server!

Notificări solduri

Fereastra Notificări Solduri, localizată în meniul CRM -> Terți -> Definiri Terți, se utilizează pentru a defini forma, conținutul și parametri utilizați pentru notificări de plată. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Trimite Scrisori Notificare - dacă se bifează, notificarea se va trimite prin mail ca și atașament în format PDF;

• Creează legătură nivele - dacă se bifează, la rularea notificărilor se va ține cont de nivelurile definite în Tabul Niveluri Notificare; în plus, la rularea unui nivel sunt generate notificări pentru facturile cu Zile data limită cuprinse între valoarea stabilită în nivelul rulat și cea din nivelul imediat următor. Mai jos exemplu:

  • Nivel 1 Zile după data limită =  7

  • Nivel 2 Zile după data limită = 14

  • La rularea Nivelului 1 (cu zile după data limită = 7), se vor genera notificări pentru facturile client cu scadența depășită între 7 zile și 13 zile. Cele cu scadența depășită cu 14 zile 

  • Include efecte -  dacă se marchează această bifă, notificările rulate pentru acest tip vor include în notificare sold şi documentele de incasare/plată de tip CEC neîncasate încă la data rularii notificării (fără detaliu extras cont), precum și detaliile alocărilor acestora (facturi alocate);

    • Atenție: această opțiune nu afectează modul în care este calculat soldul afișat ci doar dacă vor fi sau nu afișate documentele respective în cadrul notificării;

  • Nivelul de notificare va trebuie selectat și la nivel de grup terți .

Tab-ul Nivele Notificare se utilizează pentru a introduce criteriile pe baza cărora se trimit notificări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

  • Zile după Data Limită - numărul de zile calendaristice după prima dată scadentă pentru o factură de client, în funcție de care se trimit notificări de plată. Dacă se introduce un număr negativ notificarea va fi trimisă înainte de data scadentă;

    • Observație: Dacă în setup-ul notificării este activă bifa ”Creează legătură nivele”, Nivelurile se vor defini cu valori crescătoare (ex: Nivel 1: 7 zile, Nivel 2: 14 zile, Nivel 3: 21 zile) 

• Zile între Notificări - 

  • numărul de zile calendaristice după care se poate rula din nou Nivelul selectat pentru notificare; 

  • dacă în setup-ul notificării este activă bifa ”Creează legătură nivele” se va ține cont de numărul de zile stabilit în nivelul imediat superior (Zile după dta limită), celui în care se realizează setup-ul. Astfel se vor genera notificări de sold până ce numărul de zile cu care a fost depășită scadența ajunge la valoarea stabilită în nivelul superior.

  • Cu Valoarea ”0” se poate genera 1 notificare pe Nivelul respectiv

    • Cu Valoarea ”1” se pot genera notificări din zi în zi până ce numărul de zile cu care a fost depășită scadența ajunge la valoarea stabilită în nivelul superior.

  • Show Not Due - dacă se bifează, pe notificare vor fi afișate toate facturile în sold, inclusiv care nu au ajuns la scadență;

  • Show All Due - dacă se bifează, pe notificare vor fi afișate toate facturile care au ajuns sau au depășit scadența, indiferent de valoarea din câmpul Zile după data limită; 

• Penalizare Diverse, Penalizare, Dobânzi penalizatoare - nu sunt utilizate în versiunea curentă SocrateCloud;

• Text Tipărire - titlul scrisorii de notificare 

  • Notă - notă adițională ce va fi tipărită pe scrisoarea de notificare;

  • Format Tipărire Notificare - format de tipărire utilizat pentru scrisorile de notificare generate (Dunning_Header ** TEMPLATE **);

• Credit Stop - dacă se bifează, în urma trimiteri unei notificări de plată, se va modifica automat starea de credit a terțului în "Credit Stop";

• Set Payment Term, Condiții Plată, Stare Colectare - nu sunt utilizate în versiunea curentă SocrateCloud;

Exemplu definire Notificare Sold pe Nivele:

În fereastra Notificări Solduri se definesc parametrii Notificării de sold

• • Denumire: Titlul notificării

  • Activă: se bifează pentru ca notificarea să fie trimisă

• Trimite Scrisori Notificare - se bifează și notificarea se va trimite prin mail ca și atașament în format PDF;

• Creează legătură nivele - se bifează pentru utilizarea nivelelor de trimitere a notificărilor definite in tabul Nivele notificare

  • Include efecte (opțional) - dacă se bifează notificările rulate pentru acest tip vor include în notificare sold şi documentele de incasare/plată de tip CEC neîncasate încă la data rularii notificării (fără detaliu extras cont), precum și detaliile alocărilor acestora (facturi alocate);

În tabul Notificări sold se definesc Nivelele de rulare ale notificărilor de sold. Pentru fiecare nivel textul de informare poate fi customizat. Fiecare nivel se rulează în scheduler zilnic;

• • Nivel 1: Depășire 7 zile - nivel pentru facturile cu scadență depășită egală sau mai mare de 7 zile. 

    • Zile după data limită se completează cu 7

    • Zile între notificări 

      • completat cu 0 se ga genera o singură notificare pentru acest nivel indiferent de numărul de rulări al notificării; 

      • completat cu 1 se vor genera 7 notificări (cu numărul de zile după data limită cuprins între 7 și 13)

      • completat cu 2 se vor genera 4 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 7, 9, 11, 13)

      • completat cu 3 se vor genera 3 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 7, 10, 13)

      • completat cu 4 se vor genera 2 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 7, 11)

    • Show Not Due - nu se bifează pentru acest nivel;

  • Show All Due - nu se bifează pentru acest nivel;

  • Nivel 2: Depășire 14 zile - nivel pentru facturile cu scadență depășită egala sau mai mare de 14 zile.

    • Zile după data limită se completează cu 14.

    • Zile între notificări 

      • completat cu 0 se ga genera o singură notificare pentru acest nivel indiferent de numărul de rulări al notificării; 

      • completat cu 1 vor genera 14 notificări (cu numărul de zile după data limită cuprins între 14 și 30)

      • completat cu 2 va genera 8 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28)

      • completat cu 3 va genera 6 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 14, 17, 20, 23, 26, 29)

    • Show Not Due - nu se bifează pentru acest nivel;

  • Show All Due - nu se bifează pentru acest nivel;

  • Nivel 3: Depășire 30 zile (ultimul definit) -  nivel pentru facturile cu scadență depășită egală sau mai mare de 30 zile

    • Zile după data limită se completează cu 30.

    • Zile între notificări 

      • completat cu 0 se ga genera o singură notificare pentru acest nivel indiferent de numărul de rulări al notificării; 

      • completat cu 1 va genera câte o notificare pentru fiecare zi calendaristică pentru facturile cu scadență depășită mai mare de 30 zile 

      • completat cu 2 va genera cate o notificare la fiecare 2 zile calendaristice pentru facturile cu scadență depășită mai mare de 30 zile

      • completat cu 3 va genera 3 notificări (pentru numărul de zile după data limită = 7, 10, 13)

    • Show Not Due - nu se bifează pentru acest nivel;

  • Show All Due - nu se bifează pentru acest nivel;

Similar cu Nivelurile1, 2 și 3, se pot crea oricâte nivele sunt necesare pentru acoperirea tuturor cerințelor.

Pentru acoperirea situațiilor în care se dorește înștiințarea clienților cu facturile ce se apropie de data scadentă se poate defini un alt nivel suplimentar față de cele deja definite. Frecvența de rulare se poate stabili de utilizator.

• • Nivel facturi ce urmează a fi scadente in X zile

    • Zile după data limită se completează după caz (ex: -20 = facturile ce urmează a intra în scadență în următoarele 20 zile)

    • Zile între notificări se completează după caz (ex:7), nr de zile după care se poate rula de la data anterioară; 

    • Show Not Due - se bifează pentru acest nivel;

  • Show All Due - nu se bifează pentru acest nivel;

Pentru acoperirea situațiilor de confruntare a soldurilor contabile se poate defini un nivel suplimentar față de cele deja existente.

• • Nivel Sold Anual - notificare ce se utilizează pentru confruntarea soldurilor contabile. Se rulează manual la data aleasă de utilizator.

    • Zile după data limită se completează cu 0

    • Zile între notificări se completează cu 0 (se poate rula la cererea utilizatorului);

    • Show Not Due - se bifează pentru acest nivel;

  • Show All Due - se bifează pentru acest nivel;

Rulare Notificări

Fereastra Rulare Notificări, localizată în meniul Trezorerie -> Notificări, se utilizează pentru a gestiona notificările de plată pentru facturi în sold. Notificările de plată se generează pe baza unui nivel de notificare și se pot tipări sau trimite prin email scrisori de notificare. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Data Notificare - data notificării de plată;

• Data Istoric - data la care se calculează situația scadenței facturilor!!!

• Nivel Notificare - nivelul de notificare pe baza căruia vor fi generate notificările de plată (definit în fereastra Notificări solduri, tab-ul Nivele Notificare);

• Buton Generează Scrisori Notificare - pornește procesul prin care se vor genera înregistrările de notificări de plată. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

  • • Include Disputate - dacă se bifează, vor fi generate notificări și pentru facturile cu bifa În dispută;

    • Doar Facturi Client - dacă se bifează, vor fi generate notificări doar pentru facturi client;

    • Doar Facturi Furnizor - dacă se bifează, vor fi generate notificări doar pentru facturi furnizor; Generează înregistrări DOAR pentru acei furnizori (terți) care au completată coloana Notificări (Terți/tab Furnizor) cu o Notificarea folosită la Rulare Notificări.

• • Schimbă semnul soldurilor furnizor  - dacă se bifează, soldurile furnizor vor fi generate cu semnul plus, altfel vor fi generate cu semnul minus;

    • Default Sales Rep - reprezentantul de vânzări care va fi notificat în urma generării notificărilor de plată; 

    • Include All Currency - se bifează pentru a genera notificări de plată pentru facturi indiferent de valută. Dacă nu se bifează vor fi generate notificări doar pentru facturile cu valuta selectată în câmpul Dunning Currency;

  • Dunning Currency - valuta în care vor fi afișate notificările de plată;

    • Terț, Grup Terți - se selectează terții pentru a căror facturi vor fi generate notificări;

Observații: NU se vor genera scrisori notificare dacă pe factura de client, în câmpul Stare colectare este selectată una din stările de mai jos:

• • Agenție de colectare

  • Procedură legală

  • Necolectabil

Tab-ul Înregistrare conține terții notificați:

• • cantitatea indică numărul de facturi cuprinse în notificare, pentru fiecare terț în parte;

  • valoarea reprezintă soldul total al facturilor curpinse în notificare, pentru fiecare terț în parte;

  • contact livrare - este determinat automat ca fiind primul contact al terțului respectiv care:

    • ori are aceeași adresă cu adresa terțului,

    • ori este definit cu bifele ”Contact Factură” ȘI ”Primește notificări solduri”.

Tab-ul Detalii conține, pentru fiecare terț în parte, facturile pentru care este notificat.

Exemplu: pentru Scrisori de Confirmare Sold furnizor rulate ulterior, de exemplu la 26.07.16 pentru a trimite facturile în sold la 30.06.2016 sunt necesare următoarele setări:

• Notificări Solduri:

  • bifa de "Show Not Due" = DA 

  • bifa de "Show ALL Due" = DA

• Rulare Notificări:

  • Dată Notificare, Istoric = 30.06.16

• Generează Scrisori Notificare

  • Bifa "Doar Facturi Furnizor" =DA

Tipărire scrisori notificare

Procesul Tipărire Scrisori Notificare, localizat în meniul Trezorerie -> Notificări Clienți, se utilizează pentru a tipări sau a trimite prin email scrisori de notificare, pe baza unei notificări de plată generată deja în sistem. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri:

• Email PDF - se bifează dacă se dorește trimiterea scrisorilor de notificare prin email ca și atașament PDF, caz în care este obligatorie completarea câmpului "Machetă mail" . Notificarea pe e-mail se trimite către :

a) ”contact” înscris în detaliile rulării selectate (tab-ul Înregistrare din fereastra Rulare Notificări), pentru fiecare terț în parte. Se mai adaugă și condiția ca acesta să aibă setat la Tip Notificare una din valorile ”EMail” sau ”EMail+Notificare”. Dacă pe Înregistrarea din Rulare notificări, nu e desemnat niciun contact și nu se alege nicio altă opțiune din parametrii de mai jos, atunci  nu se va trimite nicio notificare către terțul respectiv;

Modul de determinare al ”contactului” este descris în paragraful anterior.

                b) dacă se alege opțiunea ”Pentru toate contactele facturare terț” atunci se vor trimite e-mail-uri către toate contactele terț care au bifele ”Contact Factură” ȘI ”Primește notificări solduri” și au setat la Tip Notificare una din valorile ”EMail” sau ”EMail+Notificare”. Acestea trebuie să aibe introdusă o adresa de e-mail validă!

• Trimite si la contactate terți legați -  se vor trimite scrisorile de notificare și la contactele legate (Utilizatori/Acces alți Terți) de terții care apar în Rulare Notificări/tab Înregistrare.

• Trimite și la Reprezentanți -  se vor trimite scrisorile și la reprezentanții selectați pe facturile notificate.

• Trimite și la supervizorii reprezentanților - se vor trimite scrisorile și la supervizorii reprezentanților selectați pe facturile notificate.

• Macheta mail - se utilizează pentru a indica compoziția e-mail-ului prin care se trimit scrisorile de notificare (definită în fereastra Machetă mail);

• Rulare notificare - se selectează notificarea de plată pe baza căreia se va tipări sau trimite pe email scrisoarea de notificare;

• Doar Terți cu Sold - se bifează dacă se dorește trimiterea de scrisori doar pentru terții cu sold negativ;

• Doar înregistrările neprocesate - dacă se bifează, vor fi luate în calcul doar înregistrările neprocesate dintr-o notificare de plată. Util, în cazul când se rulează procesul a doua oară peste o aceeași notificare a cărei detalii nu au fost integral procesate (de ex. lipsei unei adrese de email validă);

• EMail BCC - se poate preciza o adresă de e-mail validă, către care să se trimită scrisorile de notificare, în regim "BCC" ; 

• Valoare solduri pentru tipărire și Operator - reprezintă valoarea pragului folosit pentru filtrarea notificărilor funcție de operatorul selectat, la tipărire ( de ex. dacă nu se dorește tipărirea și trimiterea notificărilor rulate cu o valoare mai mică de 100 , se introduce valoarea 100 și operatorul ">"). Comparația se face cu valoarea din câmpul Valoare, fereastra Rulare Notificări, tab Înregistrare.

În urma rulării procesului, înregistrările din notificarea de sold pentru care s-au tipărit scrisori sau trimis emailuri vor fi marcate ca fiind "procesate".

Procesul generează automat și o arhivă .zip cu toate notificările procesate. Arhiva se regăsește cu numele "Dunning.zip", iar conținutul acesteia este format din fișierele pdf ale notificărilor trimise. 

Atenție!!! Arhiva generată va conține doar fișierele .pdf aferente terților din notificare care au cel puțin o persoană de contact cu setarea Tip notificare = ”EMail” sau ”EMail+Notificare”, chiar dacă se dorește doar tipărirea acestora, nu și trimiterea pe mail (atunci când nu se completează "Macheta mail" și bifa "Email PDF" la parametrii procesului).

Generează și Tipărește Scrisori Notificare

Procesul Generează și Tipărește Scrisori Notificare, localizat în meniul Trezorerie -> Notificări Clienți, se utilizează pentru a genera automat notificări de plată pentru facturi în sold și pentru a tipări şi/sau a trimite pe email scrisori de notificare pe baza acestora. 

Parametrii procesului sunt descriși mai sus pentru fereastra Rulare Notificări, butonul Generează Scrisori de Notificare și procesul Tipărire Scrisori de notificare. 

Dacă se rulează manual, pentru a determina facturile în sold, procesul ține cont de societatea selectată la autentificare.

Rulare notificări - detaliat

Fereastră read only în care sunt disponibile toate înregistrările rezultate în urma procesului de notificări solduri.

Este utilizată pentru urmărirea notificărilor generate și transmise clienților în funcție de filtrele disponibile: Data notificare, Nivel Notificare, Terț, Reprezentant, Supervizor, Factură, etc.)

Raport Notificări Emise

Proces prin care sunt generate și trimise pe email către reprezentanții de vânzări sau către supervizorii acestora, rapoarte cu notificările clienți rezultate în urma procesului de rulare notificări. 

Acesta se bazează pe datele din fereastra Rulare notificări - detaliat și conține facturile din notificarea trimisă, filtrate pe reprezentant.

Sunt disponibili următorii parametrii:

• • Format tipărire - se alege formatul de tipărire care conține datele afișate în raport (format de tipărire bazat pe tabela RV_Dunning)

  • Destinatar - se alege destinatarul raportului (reprezentant sau supervizor reprezentant)

  • Email pdf - se bifează dacă se dorește trimiterea scrisorilor de notificare prin email ca și atașament PDF. Dacă nu se bifează, raportul este descărcat în PC sub formă de fișier pdf.

  • Machetă mail - se utilizează pentru a trimite prin email scrisorile de notificare (definită în fereastra Machetă mail)

  • Email - câmp suplimentar pentru destinatar raport. Se pot introduce adrese de email multiple despărțite prin caracterul ”;”

  • Data notificare - câmp de tip interval; raportul generat va cuprinde datele din perioada selectată

  • Reprezentant - dacă se completează, raportul va conține notificările reprezentantului selectat, cu facturile filtrate pe acesta. Dacă nu este selectat un reprezentant, raportul va conține notificările cu toți reprezentanții (fiecare reprezentant va primi în raport doar facturile din notificarea solduri respectivă pe care acesta este completat)

  • Supervizor - completat cu un supervizor, raportul va conține notificările reprezentantilor care au ca supervizor (fereastra Utilizatori) supervizorul selectat. Dacă nu este selectat un supervizor, raportul va conține notificările cu toți supervizorii.