17.4. Decont de timp și servicii

SocrateCloud oferă posibilitatea înregistrării de deconturi de timp și servicii în numele angajaților sau a terților subcontractați, implicați într-un proiect. 

Deconturile se introduc în fereastra Decont - Fișă de Servicii, localizată în meniul Decont de Timp și Cheltuieli. De asemenea se pot introduce și din tab-ul Deconturi din fereastra Sesizări Service, iar înregistrările introduse aici vor putea fi vizualizate și completate și în fereastra Decont - Fișă de Servicii.

 Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• • Tip document , Nr Document, Descriere

  • Data Raport - data introducerii decontului;

  • Angajat/Rep. - numele angajatului sau terțul subcontractat care au prestat ore în cadrul proiectului. Terțul ca și definiție trebuie să fie ori furnizor cu bifa "Reprezentant" ori ”Angajat”;

  • Lista Prețuri - lista de prețuri folosită la facturare în cadrul proiectului - se pot selecta doar liste de preț de vânzare, active;

Obs: Lista de prețuri poate fi modificată pe un decont care are deja completate detalii, însă modificarea listei nu face ca prețurile din detalii să fie modificate automat în concordanță cu noua listă de preț.

        Dacă există implementari unde încurcă acest comportament, se poate crea fereastră customizată și restricționa câmpul.

• • Gestiune - se alege gestiunea aferentă angajatului utilizată pentru comenzi;

• Valoare Aprobare, Aprobat - se utilizează atunci când pentru fluxul documentului au fost definite noduri de aprobare. Detalii în Fluxuri; 

• Client - terțul client pentru care se prestează serviciile din decont. Acest câmp este editabil și conținutul lui se transmite și pe detaliile de decont, unde va fi read-only. Dacă se modifică Clentul de pe master decont atunci modificarea se transmite și pe toate liniile decontului. Dacă acest câmp nu este completat pe master decont sau devine null, atunci pe detaliile de decont el devine editabil și pot fi clienți diferiți și proiecte diferite, pe fiecare linie în parte. Dacă decontul este legat de o sesizare de service, atunci Clientul de pe decont trebuie să fie același ca cel de pe sesizare și câmpul este read-only, atât pe master decont cât și pe detalii.

• Contact Client -  contactul desemnat al clientului pentru care se prestează serviciile din decont;

• Creează linii din - butonul pune la dispoziția utilizatorului posibilitatea de aducere pe decont a liniilor (articolelor) dintr-un proiect/fază/subfază proiect, astfel:

  • • sunt afișate detaliile de proiect/fază/subfază care au cantitatea consumată (din Consumuri Proiecte, Bonuri de consum, Avize de Expediție) > cantitatea decontată (prinsă pe deconturi anterioare)

    • detaliile de proiect/fază/subfază pot fi afișate în funcție de trei Tipologii de articole (aplicabile doar pentru proiectele de tip "Comandă de Lucru(Job)" sau proiectele fără bifa "Consumuri doar de pe decont"):

      • • Articole detalii proiect - se afișează articolele fără rețetă,  din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care nu au bifa "Structuri / rețete"):

          • pot fi  atât articole stocabile cât și articolele de  tip Serviciu sau de tip Cheltuială

        • Articole Normate detalii - se afișează articolele cu rețetă,  din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care au bifa "Structuri / rețete"); 

        • Articole Normate Fază/Subfază -  se afișează articolele cu rețetă care se află înscrise direct în câmpul Articol de pe:

          • •  fază proiect cu nivel II de detaliere;

            • subfază proiect cu nivel III de detaliere; dacă subfaza nu conține Articol, nu va fi luat în considerare Articolul de pe fază, chiar dacă acesta există!

    • dacă se adaugă manual linii de detaliu, atunci acestea vor fi marcate întotdeauna cu tipologia Articole detalii proiect; dacă sunt articole cu rețetă atunci rândurile respective vor fi marcate cu bifa "Structura decont", iar acestea nu vor expanda pe facturile furnizor/client.

    • sunt afișate informații referitoare la: Fază Proiect, SubFază Proiect, Cod Articol, Denumire Articol, Cod Articol Structură, Cantitate Planificata de pe proiect/fază/subfază, Cant. consumată, Cantitate decontată anterior, Cantitate spre decontare reprezentând diferența dintre Cant. consumata și Cantitate decontată anterior sau diferența dintre Cant. planificată si Cant. decontată anterior,  pentru articole de tip Serviciu/Cheltuială, UM.

    • Cant. consumată:

      • pentru articolele fară rețetă reprezintă cantitatea consumată la nivel de proiect, fază, subfază din Bonuri de Consum, Consum pe proiect - linie nouă (Issue to Project), Aviz de Expediție (orice ieșire). 

      • pentru Articole Normate (articole cu rețetă) cantitatea consumată este 0. Liniile se afișează independent de Cant. Consumată, dar în limita cantității planificate.

    • Cant. spre decontare se calculează: 

      • pentru articolele fară rețetă din detalii, cu formula: Cant Consumată - Cant Decontată

      • pentru Articole Normate, cu formula: Cant Planificată - Cant Decontată

    • pe liniile generate pe decont se poate modifica doar câmpul Cantitate, în cazul în care se decontează parțial.

• • Sesizare - sesizarea de service de care este legat decontul. Dacă decontul este legat de o sesizare de service, atunci Clientul de pe decont trebuie să fie același ca cel de pe sesizare. În acest caz, câmpul Client de pe decont este read-only (și pe master și pe detalii).

  • Acțiune Document, Procesat, Stare Document - sunt utilizate pentru procesare și pentru a gestiona stările documentului. După introducerea detaliilor se revine pe master și se Finalizează documentul.

  • Validare la Finalizare Decont:

    • •  dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = DA, atunci nu se face nicio verificare

      • dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = NU, atunci se face verificare pe proiect în funcție de bifa "Admite depășire cantități planificate":

        • •  bifa "Admite depășire cantități planificate"  = DA, atunci nu se face nicio verificare;

          •  bifa "Admite depășire cantități planificate"  = NU, atunci  se verifică să nu se depașească Cantitatea decontată față de Cantitatea planificată de pe proiect (Cantitate decontată de pe decontul curent  <= Cantitate planificată - Cant Decontat alte deconturi legate);

  • un decont nu poate fi finalizat dacă perioada aferentă tipului de document de bază "AP Invoice" (API) este închisă;

Documentul "Decont" ține cont de limita de credit stabilită pentru un terț și de starea creditului. Când creditul clientului ajunge în una din stările credit hold sau credit stop, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare decontul poate fi:

• Finalizat - se selectează pentru a procesa decontul, după ce se soluționează starea creditului

• Anulat - se selectează pentru anularea decontului.

În tab-ul Detalii Decont se adaugă pentru fiecare zi, câte o linie prin care se raportează orele lucrate:

• Nr Rând

• Angajat/Rep:

  • • angajat - se precompleteză automat dacă pe decont s-a selectat un angajat;

    • contact terț - trebuie ales manual - persoana din cadrul organizației terțului subcontractat, care a prestat servicii pe proiectul respectiv;

• • Data Decont - data desfășurării activității;

• Client - terțul pentru care s-au prestat servicii. Acest câmp este în legătură cu cel de pe master decont

• Activitate, Proiect, Faza, Subfază - dimensiuni de analiză pentru orele lucrate;

• Detaliu Comandă - detaliul asociat de pe comanda client generată pe baza decontului;

• Tip Linie "Ore"- se bifează atunci când se contorizează orele/angajat, iar pontajul va fi actualizat cu aceste ore;

  • la finalizarea decontului va fi generată o linie de pontaj cu Timp Lucrat (minute) = Cantitate * UM * Rată Conversie ( UM > Minute );

  • Se facturează - se bifează atunci când activitatea prestată urmează a fi facturată terțului.

    • dacă proiectul selectat are detaliere pe faze şi regula de facturare diferită de "Cantitate Articol" atunci detaliul nu se poate salva! Această validare este implementată cu scopul de a nu factura din greșeală servicii (activități) pe proiecte pentru care s-a stabilit o formă de facturare de tip "Cost Fix".

    • bifa va fi aplicată automat dacă se îndeplinesc condițiile : 

      • pe detaliile decontului este selectată o imobilizare

      • data de garanție a imobilizării selectate < dată document.

• Articol, Cantitate, UM, Preț factură - articol utilizat pentru înregistrarea cheltuielilor și cantitatea și prețul aferent;

  • Pentru introducerea manuală în Decont a articolelor nestocabile cu rețetă, la salvare, se pune bifa ''Structură decont'' iar câmpul Tipologii articole se completează automat cu valoarea "Articole detalii proiect". La generarea facturilor furnizor (prin procesul Generare Facturi Cheltuieli din Decont după Listă Preţ) pentru aceste articole nu se va face expandarea structurii!

• Instanță Set Proprietăți: este util în situația în care decontul este folosit pe post de Decont de Cheltuieli Service, unde tehnicianul de service consumă materiale la fața locului, după care înregistrează materialele consumate și lotul acestora.  În cazul în care decontul se facturează (se generează Comanda Client de pe decont folosind procesul "Generează Comenzi Client din Decont") lotul respectiv va fi preluat și pe Comanda Client.

• Preț Cumpărare (decont)  - valoarea decontată;

• Valută, Valoare Convertită - indică valuta decontului și valoarea convertită în valuta de pe comandă;

• Comandă - comanda client asociată clientului;

  • Descriere, Notă

  • Imobilizare - coloană editabilă, permite selecție valori din Imobilizări și Livrabile. Câmpul nu este afișat în fereastra standard

  • Data garanție - coloană virtuală, afișează valoarea din câmpul Dată Garanție de pe Imobilizarea selectată. Câmpul nu este afișat în fereastra standard.

• Procent garanție - coloană editabilă, neafișată în fereastra standard, afișează valoare procentului de pe contractul aferent Terțului selectat pe decont.

Pe gestiunile cu evidență în WMS a fost introdusă posibilitatea ca pe detalii să se aleagă linia de stoc sau seria numerică direct din stocul WMS. La finalizarea decontului se generează o confirmare de ieșire care se va finaliza în momentul în care se finalizează comanda client sau consumul pe proiect generat din respectivul decont.

Pe decont vor fi păstrate informațiile referitoare la lotul sau seria folosite.

Obs: 1. Cantitatea de pe detaliul de decont nu trebuie să fie mai mare decât disponibilul liniei de stoc selectate. În caz contrar se va primi eroare la finalizarea decontului.

          2. Pentru serii numerice cantitatea de pe detaliu de decont trebuie sa fie obligatoriu 1. Se va face cate o linie de decont pentru fiecare serie folosită.

Decontul poate fi trmis prin e-mail din Workflow Decont prin adăugarea la ''Email Recipient'' a opțiunii ''Contacte Terti Decont''.

Decontul poate sta la baza facturării unui anumit procent din valorile realizate, procent preluat din contractul aferent Terțului selectat pe decont ( ex. facturare diverse comisioane, taxe în cadrul contractelor de licențiere), folosind câmpurile:

• Procent garanție - coloană editabilă, neafișată în fereastra standard, afișează valoare procentului de pe contractul aferent Terțului selectat pe decont.

• Valoare de Facturat - coloană disponibilă de tip calcul, neafișată în fereastra standard, afișează rezultatul pentru Procent Garanție * Valoare Decont

Procesul Generare Comenzi Client din Decont

Prin intermediul procesului se pot genera comenzi client din deconturi de tip fișă de servicii. 

Parametri de rulare ai procesului:

• Terț - clientul de pe liniile de decont

• Proiect - proiectul setat pe liniile de decont

• Data Decont - data decont

• Data comandă - data comandă

• Utilizare liste preţ - dacă se bifează, este utilizată, în funcție de disponibilitate: lista de preț de pe proiect, lista de preț de pe terț, lista de preț implicită. Dacă nu se bifează, se utilizează lista pe preț de pe decont

• Utilizare preț decont - dacă se bifează, utilizeză prețul de pe decont

• Societate destinație - se poate alege societatea pe care se genereză comanda

• Regulă Facturare - regula de facturare pentru proiectul setat pe liniile de decont. 

  • Cantitate Articol (implicit)

  • Manopera/Material

  • Manopera/Material detaliat

• Tip Document - se selectează un sub-tip al documentului de bază care se dorește a fi generat

• Decont - Decont - Fişă de Servicii

• Utilizare Valoare de Facturat - dacă se bifează, atunci prețul de pe comanda generată va fi calculat după formula: Valoare de Facturat / Cantitate

• Generează doar pentru diferență - se generează COC doar dacă există diferență pozitivă între valoarea de facturat de pe decont și valoarea facturată de pe faza respectivă.

  • se va calcula diferența dintre Valoare de Facturat de pe Decont și Valoare Facturată la nivel de fază proiect, selectată pe decont

  • dacă diferența este pozitivă se va genera Comandă Client unde valoarea din câmpul Preț, de pe detaliu de comandă generat va fi calculată astfel: Diferența de Facturat / Cantitate (Qty) - cantitate de pe detaliu decont

Reguli generare Comanda Client:

• • proiectul pe care se înregistrează decontul (detalii) trebuie sa aibă Regula Facturare = "Cantitate Articol" sau "Manoperă&Material";

    • pe detalii decont, Se facturează = bifat;

    • se generează câte o comandă distinctă pentru fiecare proiect în parte;

• Tip Document Comandă Client generată:

  • procesul caută între tipurile de comenzi client pe cele cu "SubTip COC"="Comanda Gestiune" care nu sunt de retur (bifa "Return Transaction"=Nu) definite pe:

    • societatea trx setată pe comanda, sau

    • dacă nu exista soc trx pe comandă, atunci de pe societatea comenzii

  • se ia cu prioritate tipul de comandă de pe societatea care are bifa de implicit.

  • dacă nu se găsește niciun tip de comanda la pasul anterior se ia tipul de comandă cu aceleași caracteristici ca mai sus de pe societatea * (la fel prioritate având cel cu bifa Implicit)

  • parametrul Tip Document, cu posibilitate de selecție a tipului de comandă generată. Dacă parametrul nu se completează se aplică regula descrisă mai sus.

• Terțul se preia cu prioritate din relații terți, dacă există definite pentru terțul de pe decont.

• Reprezentantul se ia de pe proiect, iar dacă nu există se ia din definiția terțului.

• Lista Preț - în funcție de parametrul Utilizare Liste Preț:

  • "nebifat" - utilizează lista de preț de pe decont;

  • "bifat" - utilizează, în funcție de disponibilitate:

    • 1. lista de preț de pe proiect;

      2. lista de preț de pe terț;

      3. lista de preț implicită;

  • folosind parametrul Utilizează Valoare de Facturat, prețul de pe comanda generată va fi calculat după formula Valoare de Facturat/ Cantitate

  • Preț - în funcție de cant planificata proiect, cant comandata proiect și cant decont:

    • cant decont <= cant planificata proiect - cant comandata proiect:

• • • • -> linie comanda cu preț = preț planificat faza proiect;

• • • cant decont > cant planificata proiect - cant comandata proiect > 0 se creează 2 linii de comanda:

• • • • -> linie comandă cu 

        • cant = cant planificata proiect - cant comandata proiect;

      • preț = preț planificat faza proiect;

      • -> linie comandă cu

        • cant = cant decont - (cant planificata proiect - cant comandata proiect);

        • preț = de pe lista prețuri;

• • • cant planificata <= cant comandata 

• • • • -> linie comanda cu preț = preț listă prețuri

• Comanda Client generata prin acest proces va conține valori în câmpurile Activitate și Societate TRX de pe documentul generat, în următoarea ordine:

  • pentru Activitate:

    • 1. de pe detaliu de decont

    • 2. daca nu există pe detaliu, de pe proiect completat

  • pentru Societate TRX

    • 1. de pe detaliu de decont

    • 2. daca nu există pe detaliu, de pe proiect completat

  • pentru Campanie

    • 1. de pe detaliu de decont

    • 2. dacă nu există pe detaliu, de pe proiectul completate

• Observații: 

  • dacă pe un proiect există mai multe detalii cu articolul de pe decont, iar cantitatea de pe decont depășește cantitatea planificată, vor fi generate:

    • o linie cu întreaga cantitate planificată de pe proiect și cu prețul de pe primul detaliu de proiect (nu se ține cont de prețul de pe celelalte detalii de proiect);

    • o linie cu prețul de pe lista de prețuri;

    • pentru deconturile de cheltuieli cu facturi fiscale și bonuri fiscale s-a introdus in detaliu decont opțiunea de bon fiscal pentru generarea corectă a declarației D394; 

• • • • în cazul în care pe decont vor exista 2 detalii din care unul cu bifă de bon fiscal , se vor genera doua facturi furnizori, pentru linia cu bifă de bon fiscal se va genera o factură separata cu tip document Bon Fiscal, care va apărea in calup I în D394;

      • generarea facturilor se va efectua prin procesul "Generare Facturi Cheltuieli după Listă Preț"

• • • detaliile de Comandă Client generate din detaliile deconturilor, vor conține în câmpul descriere următoarele:

• • • • numărul decontului

      • data decontului

      • descrierea din linia de decont (dacă există)

• • • pentru componenta Bit, suplimentar se completează descrierea cu textul ”se scade din contractul de servicii”, dacă linia de decont conține un proiect în care cantitate din decont <= cantitate planificată proiect - cantitate comandată proiect

  • Regula de generare a comenzilor: 

    • se generează câte o comandă client pentru fiecare client si proiect, din conținutul decontului;

    • dacă generarea se face concomitent din mai multe deconturi, atunci comenzile client generate respectă regula de mai sus, dar cumulează liniile din toate deconturile cuprinse în proces;

    • nu se va genera comanda dacă există linii al căror articol nu se regăsește pe lista de prețuri determinată după regula descrisă mai sus;

    • comenzile se generează în stare "In Progres" și daca este cazul, pot fi șterse și re-generate de câte ori este nevoie.

Alocare Comandă Client - Decont

Procesul creează legături între comenzi client și deconturi - fișă de servicii, cu condiția ca Terțul - Client de pe linia de decont să fie același cu Terțul - Client de pe linia de comandă. Este util când comenzile client au fost introduse manual fără a fi generate direct din deconturi - fișă de servicii.

Parametrii de rulare ai procesului sunt:

• Angajat - angajatul pentru care se va selecta decontul - fișă de servicii;

• Client - terțul pentru care se va selecta comanda client;

• Comandă - selecție comandă conform parametrului Client, selectat mai sus;

• Detaliu Decont - selecție detaliu decont fișă de servicii, conform parametrilor Angajat și Client, selectați.