15.10. Evidenţa obiectelor de inventar prin imobilizări

Obiectiv

Înregistrarea și evidența obiectelor de inventar de la achiziție până la casare.

Pașii necesari a fi efectuați sunt:

Definirea articolului generic ''Obiecte de inventar'' în Articole

• • introducere articol generic de tip Cheltuială în categoria articole specifică, ex. 321 Obiecte de inventar. 

  • pentru detalii referitoare la definirea articolelor consultaţi capitolul 05. Articole

Flux documente Aprovizionare

• • introducere Comandă Furnizor (daca este cazul), pe articolul creat la punctul 1

  • generare Factură furnizor sau introducere manuală factură furnizor (dacă nu a fost necesară introducerea comenzii furnizor)

  • pentru detalii refritoare introducere documente aprovizionare şi flux aferent consultaţi capitolul 08. Aprovizionare

Definirea obiectului de inventar în Imobilizări

• definire imobilizare asociat grupului de imobilizări specific, ex. Obiecte de inventar

• în tab Definiri contabilitate se introduce PerStart- PerSfârșit se completează cu valorile 0-0 (rata în luna curentă) sau 1-1 (rata în luna următoare)

• pentru detalii refritoare definiri imobilizări consultaţi capitolul 15.Imobilizări

Alocarea obiectului de inventar

Premize 

Imobilizările se achiziţionează de către companie şi se alocă arealului din care fac parte. De exemplu: 

• toate mijloacele fixe tip mijloc de transport se alocă departamentului Parc Auto;

• toate mijloacele fixe de tip IT (servere, calculatoare, imprimante etc) se alocă departamentului IT;

• toate mijloacele fixe de tip echipamente pentru clădire se alocă departamentului Administrativ;

• şamd.

Fiecare dintre aceste departamente are un responsabil care este definit ca şi Angajat (Terţ). Acest angajat va fi trecut întotdeauna în definirea mijlocului fix în câmpul "Terţ (Reprezentant)".

Cantitatea din definirea unui mijloc fix poate fi 1 sau mai mare decât 1 în cazurile în care trebuie să fac o urmărire multiplă. Exemple:

• automobilele - cantitate 1 (întotdeauna) din următoarele motive:

  • se pot mişca independent (pot fi vândute, cedate, casate unitar);

  • sunt în acelaşi timp şi resurse şi trebuie planificate independent.

• schele - cantitate > 1 din următoarele motive:

  • ca şi capital, nu se vor mişca independent;

  • au sub-componente care la rândul lor au cantitate > 1 şi care se pot aloca pe bucăţi către utilizatori diferiţi.

Operaţiunea de alocare 

Alocarea unui mijloc fix se realizează din fereastra "Alocare Imobilizări" ce se regăseşte în meniul "Imobilizări".

Regulile de alocare sunt următoarele:

1. nu se poate aloca o cantitate mai mare decât cea înscrisă în definirea mijlocului fix din câmpul "Cantitate";

2. nu se poate aloca o cantitate mai mare decât cea alocată deja pe terţul sursă (cel care predă);

   • pentru aceasta sistemul face un calcul de determinare a cantităţilor alocate acelei persoane şi pe care nu le-a returnat încă;

   • în mod special Terţul (Reprezentant) din definirea mijlocului fix deţine iniţial toată cantitatea;

3. returnarea se face ca operaţiune de alocare inversă între terţul sursă şi terţul destinaţie, cu cantitate pozitivă!

   • nu se poate face retur pentru o cantitate mai mare decât suma cantităţilor alocate pe terţul sursă şi nereturnate încă.

4. alocările iniţiale se fac întotdeauna de la Terţ (Reprezentant) către un alt terţ destinatar.

În urma unei alocări se pot lista rapoarte (tip document) de tip "Proces Verbal de Predare-Primire" astfel:

• de la nivel superior de alocare - PV de predare-primire conţinând toate imobilizările alocate din detaliul alocării;

• de la nivel de detaliu de alocare - PV de predare-primire a respectivului mijloc fix, dar şi cu listarea întregului conţinut al acestuia

  • facilitatea este disponibilă doar pentru mijloacele fixe care sunt legate de mijloace de transport;

  • conţinutul listat este preluat din definirea mijlocului de transport, tab "Componenţă".

Raportarea imobilizărilor alocate

• 1. Raport alocări curente

• • Raportul prezintă alocarea curentă a unui mijloc fix pe persoană (terţ angajat).

  • Dacă mijlocul fix este definit cu cantitate > 1 atunci raportul va conţine câte o linie pentru fiecare cantitate alocată pe fiecare persoană în parte.

  • Cantităţile nealocate apar la terţul responsabil - Terţ (Reprezentant).

  • Raportul se regăseşte în Imobilizări / Rapoarte / Raport Utilizare Imobilizări (SocrateOpen)

• 1. Raport alocări istorice

• • Raportul prezintă alocările istorice înregistrate pentru un mijloc fix.

  • Raportul se obţine din detaliile ferestrei "Alocare Imobilizări (SocrateOpen)", folosind raportul tip listă sau tip document.

  • Filtrele sunt disponibile la nivel de fereastră de căutare, în secţiunea "Avansat"

• 1. Raport alocări pe persoane

• • Raportul prezintă imobilizările alocate unui angajat la data curentă.

  • Raportul se poate scoate doar pentru un singur angajat odată.

  • Raportul se regăseşte în Imobilizări / Rapoarte / Raport Imobilizări alocate pe Terţ (SocrateOpen)

Vânzarea obiectului de inventar

Vânzarea unei imobilizări se realizează în 2 paşi:

• Emiterea facturii de vânzare- Factura Client: Vânzări- Facturi Client- Facturi Clienţi

• Înregistrarea  ieşirii mijlocului fix, din Imobilizări: Imobilizări- Operaţiuni- Ieşiri, Conservări- Ieşiri imobilizări