11.12. Avansuri Client/Furnizor

În SocrateCloud, funcționalitatea de avansuri terți: încasare avans de la clienți sau plată avans către furnizor, poate fi tratată în 4 moduri:

• Înregistrare comandă (furnizor sau client, după caz) și plata/încasare prin registru de casă

• Înregistrare automată factură fiscală de avans și stingerea avansului prin conciliere cu factura finală

• Înregistrare proformă (comandă furnizor sau client, după caz) și plata/încasarea acesteia

• Înregistrare manuală factură fiscală de avans 

Avans prin Registrul de Casă

1. Se introduce comanda pentru care se încasează/plătește avans:

• în funcție de tipul tranzacției se accesează fereastra Comenzi Clienți sau fereastra Comenzi Furnizor;

• pe antetul comenzii se completează date despre terț etc.

• pe detaliile comenzii se introduc articolele pentru care se încasează avansul;

• se finalizează comanda;

• detalii în Comenzi Furnizor, Comenzi Client.

Transfer În contabilitate: Comanda Client (respectiv Comanda Furnizor) nu are influențe în contabilitate, se postează cu valoare 0.

2. Se înregistrează avansul:

• se accesează fereastra Registrul de Casă, și se introduce o nouă linie de registru;

• se selectează Sursa Casă = "Comanda";

• se alege comanda pentru care se încasează/plătește avans;

• se introduce valoarea avansului încasat/plătit;

• Detalii în Registrul de Casă

Transfer in contabilitate: 

Încasare avans:        Debit: 5311 'Casa În lei'

                       Credit: 419 ' Clienti creditori' 

Plată avans:        Debit: 409 'Furnizori-debitori'

                    Credit: 5311 ' Casa În lei' 

La finalizarea registrului, linia din registrul de casă va deveni disponibilă pentru alocare.

3. Se stinge avansul:

• se înregistrează factura aferentă comenzii încasate/plătite prin registrul de casă;

• se realizează asocierea între plată/încasare și factură accesând fereastra Asocieri Facturi - Registrul Casă. Detalii în Alocări Plăți - Facturi;

Transfer în contabilitate:

Asociere Factura Client - Registru Casa:                                  Debit : 419 'ClienȚi creditori'                          Credit: 4111 ' Clienti'

Asociere Factura Furnizor - Registru Casa:                                Debit : 401 'Furnizori'                                  Credit: 409 'Furnizori-debitori'

Avans prin Factură (automat)

Factura fiscală de avans se înregistrează în momentul în care s-a încasat (sau plătit, după caz) un avans pentru o comandă.

1. Se introduce comanda pentru care se încasează/plătește avans:

• în funcție de tipul tranzacției se accesează fereastra Comenzi Clienți sau fereastra Comenzi Furnizor;

• pe antetul comenzii se completează date despre terț etc.

• pe detaliile comenzii se introduc articolele pentru care se încasează avansul;

• se finalizează comanda;

• detalii în Comenzi Furnizor, Comenzi Client.

Transfer în contabilitate: Comanda Client (respectiv Comanda Furnizor) nu are influențe în contabilitate, se postează cu valoare 0.

2. Se înregistrează avansul: 

• prin numerar:

  • se accesează fereastra Registrul de Casă;

  • se selectează Sursa Casă = "Comanda";

  • se alege comanda pentru care se încasează/plătește avansul;

  • se introduce valoarea avansului încasat/plătit;

  • Detalii în Registrul de Casă.

  • prin bancă:

    • se accesează fereastra Încasări și Plăți;

  • se alege comanda pentru care se încasează/plătește avansul;

  • se introduce valoarea avansului încasat/plătit;

    • se finalizează plata;

  • Detalii în Încasări și Plăți.

Transfer În contabilitate: 

Încasare avans:        Debit: 5125 'Sume În curs de decontare' (*5125- cont intermediar/de tranzit)

                       Credit: 419 ' Clienti creditori' 

Alocare încasare avans cu factura: Debit:  419 'Clienti creditori'

                                   Credit: 411 'Clienti'

* Extras cont- cu detaliu- încasare avans: Debit:   512 'Conturi la banci' 

                                           Credit: 5125 'Sume in curs de decontare'

3. Se apasă butonul Generate ProForma Invoice de pe detaliul de registru casă sau de pe încasare (încasarea trebuie să fie finalizată) pentru a genera factura fiscală de avans. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Tip Document - tipul facturii generate. Tipul de document trebuie sa aibă următoarele proprietăți:

  • Tip Document Bază = "Proforma Client"

  • Centralizator = "Ar Invoice"

• Diverse - divers folosit pe detaliul facturii proforma generate pentru a înregistra avansul (pentru a putea fi selectat, la definirea diversului se pune bifa ProForma);

• Acțiune Document - determina starea facturii generate;

Factura de avans poate fi vizualizată, apăsând butonul Detaliere Încrucișată din bara de instrumente. Aceasta se regăsește, în funcție de tipul tranzacției, în fereastra Facturi Clienți sau fereastra Facturi Furnizor și are valoarea avansului încasat.

Transfer în contabilitate:

Factura Fiscală de avans: Debit   411 'Clienti Interni'

                          Credit  419 'Clienti-creditori' (cont venituri setat la nivel de Divers-Avans)

                          Credit 4427 'TVA Colectat'

4. Se generează factura finală, livrarea și se stinge avansul:

• factura de avans se stinge în momentul în care se emite factura finală și se livrează articolele;

• emiterea facturii finale și livrarea se vor realiza în baza comenzii introduse anterior folosind procesele de generare automată din SocrateCloud;

• factura finală generată va conține articolele comandate și o linie prin care se stornează avansul încasat, cu următoarele proprietăți:

  • Cantitate = "-1";

  • Divers = diversul folosit pentru a înregistra avansul (e același cu cel de pe factura proformă prin care s-a acordat/primit avansul);

  • Preț = prețul înregistrat pe factura de avans.

  • începând cu v17.01 se pot gestiona și situațiile în care se cer avansuri multiple sau integrale. Stingerea automată pe facturi se va realiza integral sau parțial până la acoperirea valorii facturate, pe o singură linie de ”storno avans”, cu indicarea facturilor de avans sursă. Atenție! este posibil ca în situația în care pe facturile finale există mai multe cote de tva, stingerea avansului să nu se realizeze corect întotdeauna, caz în care este necesară o corecție contabilă manuală asupra valorilor de tva!

  • dacă documentul sursă este în valută (alta decât valuta de bază), iar factura finală se emite în valuta de bază, atunci sistemul calculează în mod automat și adaugă pe factura finală un detaliu cu diferența de curs între momentul avansului și data facturii finale. Detaliul conține un divers ce trebuie să aibă în definiție bifa ”Diferențe curs”.

Transfer în contabilitate:

Factura finală client: Debit   411 'Clienți interni'

                       Credit  7xx 'Venituri din vânzarea mărfurilor'

                       Credit  419 'Clienți creditori' (cu val. negativa=storno avans)

                       Credit 4427 'TVA Colectat'

Avans prin Comandă Proformă

Se utilizează în cazul încasării sau plății unui avans fără document justificativ sau pe baza unei proforme.

1. Se introduce comanda prin care se încasează/plătește avansul:

• în funcție de tipul tranzacției se accesează fereastra Comenzi Clienți sau fereastra Comenzi Furnizor;

• pe antetul comenzii se completează date despre terț și se bifează Proforma;

• pe detaliile comenzii se introduce un articol sau tipul de cheltuiala prin care se înregistrează avansul și valoarea acestuia;

• se finalizează comanda;

• detalii în Comenzi Furnizor, Comenzi Client.

Transfer în contabilitate: Comanda client (respectiv comanda furnizor)  nu are influențe contabile, se postează cu valoare 0.

2. Se înregistrează avansul: 

• • se accesează fereastra Încasări și Plăți;

• se alege comanda prin care încasează/plătește avansul;

• se introduce valoarea avansului încasat/plătit;

  • se finalizează plata;

• Detalii în Încasări și Plăți.

Transfer în contabilitate:  

Încasare avans: Debit: 5125 'Sume în curs de clarificare'

                Credit: 419 'Clienți creditori'

3. În momentul în care se va emite factura finală, soldul acesteia poate fi stins și cu documentul de încasare/plată avans introdus anterior folosind fereastra Alocări plăți-facturi:

• în secțiunea Încasări și plăți se selectează plata aferentă avansului (pentru stingere avans) și plata aferentă diferenței de valoare pentru factura finală;

• în secțiunea Facturi se selectează factura fiscală finală a clientului respectiv;

• Detalii în Concilieri;

Transfer în contabilitate:

Alocare plăți/încasări-facturi: valoare avans  Debit  419 'Clienți creditori'

                                               Credit 411 'Clienți'  

val.diferență (sold)  Debit 4731 'Decontări în curs Încasări nealocate'

                     Credit 411 'Clienți'   

Avans Prin Factură (manual)

Această metodă se utilizează când se optează pentru înregistrarea manuală a facturii de avans:

1. Se introduce factura de avans:

• în funcție de tipul tranzacției se accesează fereastra Facturi Clienți sau fereastra Facturi Furnizor;

• pe detaliile facturii se introduce un articolul sau tipul de cheltuiala prin care se înregistrează avansul și valoarea acestuia;

• se finalizează factura de avans;

• detalii în Facturi Furnizor, Facturi Client.

Transfer în contabilitate: 

Debit   419 'Clienți creditori' (cont aferent articolului avans)

Credit  411 'Clienți'

2. Se stinge avansul:

• în funcție de tipul tranzacției, se deschide factura finală pentru care s-a înregistrat avansul din fereastra Facturi Clienți sau fereastra Facturi Furnizor;

• pe detaliile facturii se introduce pe lângă articolele facturate o linie prin care se stornează avansul, cu următoarele proprietăți:

  • Cantitate = "-1";

  • Divers = tipul de cheltuială folosit pentru a înregistra avansul;

  • Preț = prețul înregistrat pe factura de avans.

• se finalizează factura finală.

Transfer în contabilitate: 

Debit  7xx 'Venituri din vânzare....'

Credit 411 'Clienți'

Și concomitent Storno Avans Debit  419 'Clienți-creditori'

                            Credit 411 'Clienți'