11.01.  Bănci și Conturi

Bănci și Conturi

Băncile se utilizează pentru a urmări încasările și plățile înregistrate în SocrateCloud prin intermediul unui cont bancar (e.g., plați cu cardul, cec-uri). Fereastra Bănci și Conturi, localizată meniul Trezorerie -> Definiri Trezorerie, se utilizează pentru a defini băncile din SocrateCloud. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Adresa - locația sau adresa fizică a băncii;

  • Nr Rutare - număr utilizat pentru rutarea CEC-urilor și pentru tranzacțiile electronice;

• Banca Proprie - indică faptul că banca este utilizată de către societate (și nu de terți);

• Cod Swift (Society of Worldwide Interbank Financial Telecommunications) - identificator internațional al băncii;

• Cod BNR - codul scurt BNR. ex: INGB;

• Cod BIC - codul BIC - Bank Identifier Code - codul unic de identificare al băncii, ex: INGBROBU, util atunci când pentru codul SWIFT trebuie pusă indicația numerică!

• Bank Verification Class (neimplementată în versiunea curentă) - clasă JAVA folosită în procesul de verificare a extraselor de cont în SocrateCloud;

Conturi

Tab-ul Cont se utilizează pentru a defini conturile ce aparțin unei bănci. Pentru fiecare bancă se pot defini unul sau mai multe conturi. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Cont, Descriere

• Banca - referința către banca de care aparține contul;

  • BBAN (Basic Bank Account Number) - este folosit la transferuri bancare interne (vezi si IBAN). Detalii:  ISO 13616 și http://www.ecbs.org;

  • IBAN - numărul de cont bancar internațional. Are o lungime maximă de 22 characters (fără spații). Detalii: ISO 13616 şi http://www.ecbs.org;

• Implicit - dacă se bifează, contul va fi utilizat în mod implicit pentru operațiunile cu banca;

• Valuta - valuta folosită pentru acest cont;

• Tip Cont Bancar - indică tipul contului (cont curent, cont depozit, cont divers, linie credit, cont TVA, casierie, compensare)

  • Cont TVA - util pentru societățile care aplică mecanismul de plată TVA defalcată.

  • Casierie, Compensare - se folosesc doar pentru implementări specifice, acolo unde nu s-a putut folosi registrul de casă standard. Aceste tipuri indică în mod direct metoda de plată folosită în SAF-T. Pentru operațiunile de pe un registru cu numerar se va trimite cod 01 iar pentru cele cu compensare se va trimite 02.

  • Vezi și documentația pentru CashFlow

• Limită Credit - afişează limita de credit pentru acest cont. Nu pot fi procesate tranzacții ce ar aduce valoarea creditului peste această limită;

• Sold Curent - curent afişează soldul acestui cont;

Secțiunea Online Banking:

• Tip Export Plată - se indica tipul de fișier pentru export MT100/SEPA , astfel încât la exportul plăților online banking aceasta informație sa se completeze automat. Aceste tipuri sunt distincte pentru fiecare banca/cont și astfel se evita eroarea umana de a produce un fișier greșit:

  • • BCR Plata Domestica (.ROI)

    • BCR Plata In Valuta (.INT)

    • BRD Plata Domestica (.ROI)

    • Fisier CSV General- neutilizat pentru import în online, ci doar pentru export fișier

    • ING Plata Domestica / In Valuta (.TXT)

    • ING (.XML) - SEPA/TREA

      • ”Data valutei”, care poate lua valorile: "Spot", "Same day", "Next day":

        • pentru "Same day", în xml se transmite: <InstrPrty>HIGH</InstrPrty> și pe <ReqdExctnDt>data curentă</ReqdExctnDt>

        • pentru "Next day", în xml se transmite: <InstrPrty>NORMAL</InstrPrty> și pe <ReqdExctnDt>data curentă+1</ReqdExctnDt>

      • ”Tip plată” - SEPA, TREA sau RO-FCY

        • SEPA/TREA - pentru cele din UE;

        • RO-FCY - pentru ONE XML - cele non-UE.

      • ca excepție, indicația pentru tipul de export plată poate fi făcută și la nivel de definire a contului bancar al beneficiarului (al Terțului furnizor pentru care facem plata). Setarea se realizează în fereastra Terți, tab Conturi Bănci, în câmpurile: Cod BIC, Data valută, Tip plată. Dacă acestea sunt completate atunci acestea sunt luate în considerare cu prioritate în procesul de generare/export al fișierului de plăți pentru furnizorii respectivi!

    • UniCredit Plata Domestica (.CSV)

    • UniCredit Plata In Valuta (.CSV)

    • Unicredit EUR (.XML)

• • detalii în Plați cu Aprobare.

Interfața Extras

În tab-ul Interfața Extras se definesc regulile după care se importă fișierele de extras de cont în SocrateCloud. Interfața se utilizeaza ca și parametru pe procesul Încarcă Extras Cont MT940/CSV. Oricare din înregistrări poate fi utilizată pentru importul unui extras de cont. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Clasa loader extras - se introduce o clasă pusă la dispoziție de BIT Software pentru acest tip de import :

  • • BCR - MT940

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_BCRFileBankStatementLoader

    • BRD - MT940

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_BRDFileBankStatementLoader

    • BT - MT940

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_BTFileBankStatementLoader

    • Garanti BBVA - MT940

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_GARANTIBankStatementLoader

    • ING - MT940, csv

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_INGFileBankStatementLoader

    • Raiffeisen - MT940

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_RaiffeisenFileBankStatementLoader

    • Unicredit  - MT940, csv

      • org.bitsoftware.sobk.impexp.SO_UCTFileBankStatementLoader

Detalii în Procese Trezorerie.

Documente Conturi

Tab-ul Documente Bănci se utilizează pentru a defini documentele utilizate pentru operațiunile cu acest cont. Aici se definesc tipurile documentului de transfer, secvența de numerotare, precum și formatul de tipărire. Doar conturile pentru care s-au definit documente vor fi disponibile pentru exportul de plăți către sistemele online banking. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Cont Bancar - referință către contul pentru care se definesc documentele;

• Regulă de plată - indică documentul cu care se face plata când se utilizează acest cont;

• Nr. Următor (menținut de sistem) - numărul care urmează sa fie utilizat pentru document;

• Format de tipărire Cec - dacă regula de plată este "Cec/BO", trebuie definit și un format de tipărire pentru acest document (Format tipărire Cec).

Procesor Plăți

Tab-ul Procesor Plăți se utilizează pentru a defini parametrii folosiți pentru procesarea plăţilor electronice. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Cont Bancar - referință către contul pentru care se definesc parametrii procesorului de plăți;

• Host - adresa pentru identificarea URL-ului;

  • Port Host - ID-ului portului folosit de procesorul de plăți;

• ID Terț, ID Furnizor - terțul sau furnizorul pentru care se introduce plata;

• ID Utilizator, Parolă - folosite pentru identificarea utilizatorului și a determina permisiunile de acces la înregistrări și procese;

• Adresa Proxy - trebuie definită în cazul în care se trece printr-un firewall pentru accesarea procesorului de plați;

• Portul Proxy - portul serverului proxy;

• Login Proxy, Parola Proxy - este login-ul și parola pentru conectare la serverul proxy;

Se bifează căsuțele corespunzătoare pentru a indica ce fel de carduri de credit și metode de plată sunt acceptate (Master card, Visa, American Express, ATM, etc.):

• Val Minimă - valoarea minimă acceptată pentru o plată electronică;

  • Only Currency - pentru acest cont bancar se vor accepta numai plăți în valuta selectată (dacă nu se selectează nimic, se acceptă plați în orice valută, iar valoarea va convertită);

  • Secvență - indică secvența de numerotare utilizată pentru documente;

  • Require CreditCard Verification Code - se bifează pentru a indica dacă acest cont bancar necesită verificarea codului pentru tranzacțiile cu credit card. Aceasta este un număr de 3 sau 4 cifre care se găsește pe fața sau spatele cardului de credit;

  • Clasă Procesor Plăți - identifică clasa java utilizată pentru procesarea plăţilor;

• Comision % - indică comisionul (în procente) care trebuie plătit pentru procesarea plății;

  • Cost Tranzacție - indică costul fix pe tranzacție. Valorile introduse aici nu au nici un efect în sistem. Este utilizat numai ca referință;

Contabilitate

Tab-ul Contabilitate se utilizează pentru a defini informațiile contabile pentru contul bancar:

• Banca CNT reprezintă contul de activ pentru Bănci utilizat pentru transferul contabil;

• Disponibilităţi în curs este utilizat pentru a înregistra banii în curs de a intra în cont (plăți și încasări neconciliate cu extrasele);

• Incasari neconcilate/Efecte este utilizat pentru incasari cu bilete la ordin sau CEC;

• Plăți neconciliate / Efecte este utilizat pentru plăţi cu bilete la ordin sau CEC;

• Recepţii nefacturate, este utilizat pentru contarea facturilor de primit neconciliate cu extrasul;

• Selecţie plată este utilizat pentru contarea facturilor emise neconciliate cu extrasul;

• Cheltuieli bancare nu se utilizează;

• Cheltuieli cu dobânzi este utilizat pentru înregistrarea de cheltuieli cu dobânzile;

• Venituri din dobânzi este utilizat pentru înregistrarea de venituri cu dobânzile;

• Câştig Reevaluare este contul contabil pentru înregistrarea de diferenţe pozitive de curs valutar. Nu se utilizează în acest moment;

• Pierdere reevaluare se înregistrează diferenţele negative de curs valutar. Nu se utilizează în acest moment;

• Câştig Reglare este un cont contabil în care se înregistrează diferenţele pozitive de curs valutar, când valutele sunt diferite pe documentul de plată şi factură. Nu se utilizează în acest moment;

• Pierdere Reglare este un cont contabil în care se înregistrează diferenţele negative de curs valutar, când valutele sunt diferite pe documentele de plată şi factură. Nu se utilizează în acest moment;

Obs: Contul setat la nivel de Încasări neconcilate/Efecte sau Plăți neconciliate / Efecte se aplică cu prioritate numai dacă la nivel de terț nu este setat un alt cont.

Reguli de prioritate cont Încasări neconcilate/Efecte sau Plăți neconciliate / Efecte:

1. Setup la nivel de terț (cont diferit de cel de pe setup contabil la nivel de Cont bancar și Scheme contabile) - are prioritate

2. Setup la nivel de cont bancar, diferit de cel implicit de pe Schema contabila (daca la nivel de tert nu este setat nici un cont atunci se aplica cu prioritate cel de la punctul 2)

3. Setup la nivel de schemă contabilă - prioritate dacă la nivel de terț nu avem nici un cont setat și cel setat la nivel de Cont bancar coincide cu cel de pe Schema contabilă

Algoritm Extras Cont

Procesul de conciliere extrase cont este folosit pentru o conciliere automată a liniilor din cadrul unui extras de cont și plățile sau încasările existente deja în sistem. Plățile sau încasările pot exista în sistem înaintea operării extrasului de cont în următoarele situații:

• plăți - s-a folosit un proces de propunere-aprobare-generare de plăti și export către sistemele online banking;

• încasări - s-a folosit un sistem de generare încasări prin "Direct debit" și s-a transmis fișierul respectiv către banca (model neimplementat încă);

Procesul de conciliere extrase poate fi apelat din:

• fereastra Extras de Cont - direct de pe un extras de cont, nefinalizat încă!, iar procesul parcurge toate liniile extrasului respectiv;

• tab "Detalii Extras" - pentru o anumită linie din extras, procesul căutând o posibilă conciliere doar pentru rândul respectiv;

• fereastra "Import Extrase Cont" - pentru datele din importul respectiv, în ideea de a determina şi plăţile implicate înainte de a importa extrasul de cont.

Detalii în Extras de Cont.

În fereastra Algoritm Extras Cont, localizată în meniul Trezorerie -> Definiri Trezorerie se efectuează setările necesare pentru a putea apela procesul de conciliere automată extrase de cont. Fiecare înregistrare din această fereastră reprezintă un anumit algoritm de conciliere. Pot exista simultan mai mulți algoritmi de conciliere, aceștia fiind apelați pe rând de către procesul de conciliere în funcție de valoarea din câmpul Secvență.

Procesul de conciliere este condiționat de structura societăților entitate juridică din cadrul grupului. Dacă în cadrul grupului există mai multe societăți entitate juridică, procesul determină automat entitatea juridică a cărui extras aparține și ia în considerare doar încasările și plățile neconciliate din cadrul aceleiași entități juridice. 

Algoritmul caută plăți neconciliate încă, de aceeaşi valoare, cu același cont și același terț ca linia de pe extrasul de cont. Dacă mai multe plăți îndeplinesc aceleași condiții va fi conciliată plata cea mai veche. Plata va fi asociată cu detaliul de extras.

Pentru a activa algoritmul implicit, în fereastra Algoritm Extras Cont se definește o înregistrare nouă, iar în câmpul Clasă Java se completează clasa java utilizată: 

"org.socrateopen.impexp.BankStatementMatchHandler"