12.7.1. Reevaluare Solduri Conturi în Valută

Reevaluarea contabilă este procesul prin care se obține reevaluarea soldurilor conturilor care au tranzacții în valută, așa cum este dată indicaţia prin intermediul OG 3055 din 2009 cu aplicare din 01.01.2010. 

Set Conturi

Procesul de reevaluare ia în calcul tranzacțiile înscrise în contabilitate pentru un set de conturi stabilit de către utilizator și doar pentru valori sursă în valută, alta decât valuta de bază a companiei. Setul de conturi este definibil de către utilizator, folosind fereastra Set Conturi din meniul Contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire - denumire relevantă pentru înregistrare;

• Tip - se indică modul de utilizare a setului de conturi:

  • "Reevaluare"

  • "Capitalizare"

• Tab Detalii Set Conturi - se definesc care conturi sunt componența setului;

Observații:

• Un set va purta o denumire și sunt posibil de definit mai multe astfel de seturi; 

• Un set poate fi "Activ" sau nu, caz în care doar seturile active vor putea fi folosite în procesul de reevaluare;

• Un set va conține un cont contabil sau mai multe, selecţia acestora fiind la dispoziţia utilizatorului. Decizia de a include sau nu un cont în setul de conturi supuse reevaluării este strict a utilizatorului.

Recomandare: nu includeți în setul de conturi, acele conturi care au proces distinct de reevaluare (e.g. 401, 404, 411, 408)

Reevaluare Solduri Conturi în Valută

Reevaluarea contabilă este procesul prin care soldul final al conturilor supuse reevaluării, pentru tranzacțiile în valută și pentru fiecare societate în parte, se evaluează la finalul perioadei la un anumit tip de curs de schimb. Rezultatul reevaluării constă în obținerea înregistrărilor contabile aferente diferențelor de curs rezultate din reevaluare. Reevaluarea se păstrează istoric și își produce efectele în timp, de la o reevaluare la alta.

Reevaluarea pentru solduri conturi în valută se realizează printr-un document de sine stătător, cu tip document "Reevaluare contabilă" și secvență de numerotare proprie. Documentele se operează din fereastra Reevaluare Solduri Conturi în Valută, localizată în meniul Contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate - societatea de pe document este societatea pentru care se doreşte reevaluarea; aceasta poate fi şi un nod, caz în care reevaluarea se face pentru toate societăţile din cadrul nodului respectiv;

• Nr Document, Tip Document, Descriere 

• Schema Contabilă - schema aferentă societății de pe document, schema în baza căreia se postează documentul

• Data Contabilă - data contabilă fiind întotdeauna ultima zi din perioada selectată;

• Perioada - perioada contabilă (luna) pentru care se realizează reevaluarea;

• Tip Curs -  tipul de curs la care doreşte să efectueze reevaluarea, acesta este cel definit la data contabilă de mai sus;

• buton Reevaluare Contabilă Sintetica - funcţionalitate veche, se utilizează pentru a porni procesul de calcul a diferențelor, care vor fi înregistrate în tab-ul Detalii Contabile;

• buton Reevaluare Contabila Detaliata pe Terți - funcţionalitatea se utilizează pentru a porni procesul de calcul a diferențelor, care vor fi înregistrate în tab-ul Detalii Contabile;

• Stare Document - documentul are workflow specific cu următoarele stări standard: Draft, Finalizat, Re-deschis;

• Procesat - indică faptul că documentul a fost finalizat;

• buton Acțiune Document - se utilizează pentru a gestiona stările documentului;

Observație: pentru calcul se va utiliza doar una din cele 2 opțiuni, niciodată alternativ. Astfel, se poate decide ca începând cu o anumită lună să se facă reevaluare detaliată pe terţi dar în acest caz nu se va mai utiliza niciodată butonul de reevaluarea sintetică pentru conturile respective.

Considerente asupra procesului de calcul:

• calculul se face strict cronologic;

• calculul este gândit să se efectueze odată pe lună, în ultima zi din lună; totuşi, dacă se omite o perioadă, tranzacţiile acesteia vor fi cuprinse în următoarea reevaluare, în aşa fel încât să nu rămână perioade ne-reevaluate.

• o reevaluare va avea influențe asupra reevaluărilor viitoare;

• ierarhia - determină Societatea - ca filtru pentru societatea tranzacţiilor luate în calcul; dacă pe document se alege o societate de tip nod pentru a indica reevaluarea integrală a unei organizaţii, atunci se preiau toate societăţile pui derivate din nodul respectiv, conform ierarhiei indicate;

• perioada de calcul care se descompune în proces conform calendarului în date calendaristice de tip "De la:" <-> "Pana la:"; intervalul astfel determinat se completează de către sistem în mod automat dacă se regăseşte un gol (o perioadă lipsă) în reevaluări, cu data "De la:" fiind prima zi a ultimei reevaluări.

Exemplu: există reevaluare pentru luna ianuarie dar nu şi pentru luna februarie. Se face reevaluarea pentru luna martie. În acest ca reevaluarea trebuie sa cuprindă şi tranzacţiile din februarie, lună pentru care nu s-a făcut reevaluarea la momentul respectiv. Acest algoritm se aplică doar dacă reevaluarea efectuată nu este prima (adică nu se determină vreo altă reevaluare înaintea celei curente); perioada de reevaluare se stabileşte pentru fiecare cont în parte care este supus reevaluării;

• data "Până la:" este întotdeauna ultima zi din perioada indicată pe document; la această dată se determină cursurile tip folosite pentru reevaluare.

• contul - pentru care se face reevaluarea, din detaliile setului de conturi indicat pe document;

• valuta - e valuta pentru care se face reevaluarea - se determină toate valutele care trebuie reevaluate în funcţie de câte valute se regăsesc pe tranzacţiile contabile aferente contului supus reevaluării, mai puţin valuta de bază (valuta schemei de bază, de pe titular).

Reevaluarile pentru fiecare detaliu de recepție se pot vizualiza în tab-ul Detalii Contabile. Conţinutul unei reevaluări este format din:

• conturile contabile indicate prin setul de conturi, doar dacă au avut tranzacţii în alte valute decât valuta de bază;

• societăţile, cuprinse în ierarhia indicată, atunci când pe document s-a ales o societate nod, altfel doar societatea de pe document;

• valutele, altele decât valuta de bază (aferentă schemei contabile principale din definirea titularului);

• tranzacţiile contabile cu sursa în valutele de mai sus, inclusiv cele provenite din reevaluări anterioare;

• data start "De la:"; data stop "Până la:";

• curs reevaluare - se păstrează istoric pentru a şti dacă nu cumva s-a modificat între timp;

• sold iniţial debit perioadă - în valută;

• sold iniţial credit perioadă - în valută;

• sold iniţial debit perioadă - în RON (valuta de bază);

• sold iniţial credit perioadă - în RON;

• rulaj debit perioadă - în valută;

• rulaj credit perioadă - în valută;

• rulaj debit perioadă - în RON;

• rulaj credit perioadă - în RON;

• sold final debit perioadă - în valută;

• sold final credit perioadă - în valută;

• sold final debit perioadă - în RON (nereevaluat);

• sold final credit perioadă - în RON (nereevaluat);

• sold final debit perioadă - în RON reevaluat din sold final valută la cursul de reevaluare;

• sold final credit perioadă - în RON reevaluat din sold final valută la cursul de reevaluare;

• diferenţa de curs - +/- între sold final D/C RON reevaluat şi sold final D/C RON nereevaluat.

Procesul de reevaluare calculează diferențele de curs până la nivel de terț, fiind generate detalii grupate pe terț, valută și cont.

Regulă (conform şi cu definiția din planul de conturi):

• pentru conturile de activ, soldurile iniţiale şi finale sunt Debitoare;

• pentru conturile de pasiv, soldurile iniţiale şi finale sunt Creditoare;

• nu există conturi bi-funcţionale în reevaluare; dacă se întâmplă se consideră de activ.

Pentru acele conturi pentru care soldul în lei şi în valută ajunge pe 0 la finele unei perioade reevaluate, dar grupat pe societăţi, adică debit-credit nu sunt pe aceleaşi societăţi, aceste înregistrări vor fi marcate în perioada respectivă cu "Balanţă Final 0". În acest caz, la următoarea reevaluare se pleacă cu sold iniţial 0 (lei-valută). E util acest lucru pentru a nu trage prin toate reevaluările soldurile la nesfârşit, în cazurile în care aceste se soldează defapt dar pe societăţi diferite. Noile tranzacţii care apar se vor reevalua pornind de la un sold 0.

Se verifică de-asemenea şi speţa în care un cont care porneşte cu sold 0 (lei/valută), are tranzacţii în lună şi se soldează pe valută doar. În acest caz, dacă există diferenţe pe lei care nu se sting, acestea vor fi cuprinse în reevaluare şi soldate.

Alte indicaţii legate de reevaluare:

• un document de reevaluare în stare Finalizat poate fi:

  • postat - pentru a-şi produce efectele în contabilitate;

  • reactivat - caz în care se şterg efectele produse în contabilitate şi se poate relua procesul de calcul încă odată (se şi poate şterge complet).

    • reactivarea se poate realiza doar dacă perioada din calendar este deschisă și doar dacă nu există o altă reevaluare efectuată după data reevaluării care se dorește a fi reactivată!

• reevaluările nu pot fi făcute decât în ordine cronologică; nu se poate genera o reevaluare pentru o perioadă anterioară ultimei reevaluări;

• nu se poate finaliza, re-activa sau posta un document dacă se regăseşte într-o perioadă calendar închisă;

• nu se poate genera încă o reevaluare pentru o perioadă pentru care mai există deja o reevaluare;

• nu se verifică dacă după o reevaluare mai sunt efectuate tranzacţii în valută în perioada reevaluată !!!

• începând cu v22.12 se pot înregistra mai multe reevaluări la o anumită dată atât timp cât conținutul lor este distinct din punct de vedere al conturilor reevaluate.

• buton Reevaluare Contabila Detaliata pe Terți și Contracte -  se utilizează pentru reevaluarea soldurilor conturilor în valută pe perechea terț + contract. Este cazul contractelor de împrumut în valută și pentru care restituirile pot fi atât în valuta contractului cât și în alte valute.

  • parametrii de rulare proces:

    • • Cont, Set Conturi, Șterge înregistrări vechi/existente, Ierarhie raportare

      • bifă ”Convertește tranzacțiile în valuta contractului” - implicit bifată

  • rezultatul procesului se înscrie în tab Detalii Contabile, câte o înregistrare pentru fiecare pereche Cont+Terț+Contract în parte:

    • • • valuta conform contractului;

      • soldul pleacă de la reevaluarea anterioară, dacă există, altfel se calculează din tranzacțiile contabile cu dată mai mică decât data start a reevaluării;

      • se citesc toate tranzacțiile contabile din perioada reevaluării indiferent de valuta acestora și se convertesc în valuta contractului, la tipul de curs setat pe master Revaluare, al datei tranzacției

      • se determină valoarea reevaluată și diferența de curs conform valorii rămase în valută a contractului, la tipul de curs setat pe master Revaluare, la data contabilă a reevaluării;

        • • pentru conturile cu ”Sold credit” se pleacă de la sumele din credit, din care se scad sumele de pe debit (convertite la valuta contractului);

          • invers, pentru conturile cu ”Sold debit”

  • postarea se înscrie doar pe schema de bază (ron), doar cu valori în ron.

  • la ultima restituire se ajunge pe 0, înregistrarea se marchează și cu bifa ”Sold final zero”, ceea ce indică faptul că acest contract s-a încheiat și nu mai trebuie reevaluat în perioadele următoare, decât dacă apar tranzacții noi și se consideră un nou început

Postarea documentului

Finalizarea închide editarea pe documentul respectiv şi procesul de calcul. Un document finalizat se poate posta.

Tranzacţiile contabile rezultate în urma postării sunt doar pe schema de bază (ron), la data calendaristică ultima zi din perioada indicată pe document şi defalcate pe fiecare societate din detaliu.

Până la versiunea 13.12 regulile de contare sunt:

    a. pentru conturile Debitoare:

        a1. dacă diferenţa e "+" atunci e diferenţă favorabilă, postarea fiind de forma:

                cont D = contul reevaluat

                    cont C = 765 "Câştig realizat din reevaluare (CNT)"

        a2. dacă diferenţa e "-" atunci e diferenţă nefavorabilă, postarea fiind de forma:

             cont D = 665 "Pierdere realizată din reevaluare (CNT)"

                    cont C = contul reevaluat

             cu diferenţa în valoare absolută!

    b. pentru conturile Creditoare:

        a1. dacă diferenţa e "+" atunci e diferenţă nefavorabilă, postarea fiind de forma:

                cont D = 665 "Pierdere realizată din reevaluare (CNT)"

                    cont C = contul reevaluat

        a2. dacă diferenţa e "-" atunci e diferenţă favorabilă, postarea fiind de forma:

                cont D = contul reevaluat

                    cont C = 765 "Câştig realizat din reevaluare (CNT)",

            cu diferenţa în valoare absolută!

Începând cu versiunea 13.12 conturile folosite la postarea documentului sunt cele introduse în câmpurile Câștig nerealizat (CNT) și Pierdere nerealizată (CNT), la secțiunea General din definirea Schemei Contabile.