2.14. Import Date
Structuri de Import
Pentru importul datelor în Socrate se folosește o structură de import. Sistemul vine cu o serie de structuri predefinite care se pot adapta/customiza. Această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structura ("Format Câmpuri"), schimbarea structurii câmpurilor de tip data etc.
Vizualizarea și modificare structurilor de import se realizează în fereastra Structuri de Import din meniul SysAdmin-> Date-> Import Date.
Semnificația câmpurilor din fereastra:
Tab Structuri de Import:
Denumire - numele structurii folosit la selectarea structurii în momentul importului.
Tabelă - tabela în care se vor scrie datele importate
Format - formatul fișierului care va fi importat. Valori disponibile:
comma separated - fișier csv delimitat de virgulă
poziție fixă - fisier txt in care fiecare camp are o pozitie de start si una de sfarsit
semicolon separated - fisier csv delimitat de punct și virgulă
separat tab - fisier txt delimitat cu separatorul Tab
Număr linii de header - se poate indica numărul de linii considerate header in fisierul importat. Primele n linii din fisier nu vor fi importate.
URL - link care trimite spre structura de import aferenta, spre exemplu un document Excel aflat in Google Drive (accesibil si de pe inregistrari cu titular System).
Tab Format Câmpuri: câmpurile introduse în acest tab reprezintă coloanele fișierului de importat
Secvență - nr. crt al câmpului în cadrul structurii
Denumire - numele câmpului
Coloana - coloana din tabela selectată pe master aferentă câmpului
Tip date - reprezintă tipul datelor ce urmează a fi importate din fișier. Valori disponibile:
String - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt aferente unor înregistrări predefinite (ex. denumire societate, cod terț, cod articol)
Număr - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt numere. Se folosește pentru câmpurile de tip cantitate, valoare, preț etc.
Data - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt date. Se folosește pentru câmpurile de tip dată.
Constant - se folosește pentru câmpurile care pot fi definite drept constante pentru un fișier de import. Ele nu trebuie să se regăsească ca și coloane în fișierul importat, pentru fiecare linie completându-se la import valoarea introdusă ca și constantă. Câmpurile de acest tip se introduc ultimele în structura de import.
Nr. start - stabilește ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import ( de la 1 la n). De regulă este egal cu secvența. Coloanele fișierului importat trebuie să respecte această ordine. Câmpul este inactiv când se selectează la tip date - constant, de aceea pentru aceste câmpuri se introduce întâi nr. start cu selecție pe un alt tip de date și apoi se selectează tipul Constant.
Valoare constantă - se afișează la selecția tipului de date Constant. Se introduce valoare constantă, funcție de coloana selectată (denumire, id, cod etc.). Pentru constantele de tip dată forma este aaaa-ll-zz.
Format dată - se afișează la selecția tipului de date Data. Se introduce formatul dată care este așteptat din fișierul de importat ( cel mai folosit este ddMMyy)
Decimal Point - se afișează la selecția tipului de date Număr și reprezintă separatorul de zecimale folosit în fișierul de importat.
Divide cu 100 - se afișează la selecția tipului de date Număr și bifat va divide numărul din fișierul importat cu 100, pentru obținerea valorii corecte
Callout - permite crearea de extensii Java pentru a efectua anumite task-uri. Exemplu: "org.compiere.model.CalloutRequest.copyText" instanțiază clasa "CalloutRequest" și apelează metoda "copyText". Pot fi definite multiple callout-uri separându-le prin punct și virgulă.
Pentru a putea importa fișiere ce conțin seturi de caractere, altele decât cel latin, trebuie ca fișierul respectiv sa fie salvat folosind standardul UTF-8. Acesta este recunoscut de către SocrateCloud și astfel importul acestor caractere se va realiza cu succes. Dacă nu se poate obține un fișier în standardul UTF-8, vă recomandăm să înlocuiți toate caracterele speciale și toate diacriticele din fișierul sursă și apoi să realizați importul fișierului.
Nu se poate modifica tabela pe o structură de import deja creată! Dacă tabela este greșită, se șterge structura de import și introduce alta nouă, cu tabela dorită.
Ferestre de Import date
Importul datelor în calup se realizează din ferestrele dedicate (Import Articole, Terți, Comenzi etc).
Fiecare utilizator va vedea și va importa, șterge strict datele încărcate de el. Condiția de filtrare este implementată în cadrul ferestrelor de Import, utilizând Sql WHERE unde (<<I_Requisition>>.CreatedBy=@##AD_User_ID@) CreatedBy=@##AD_User_ID@)
Import Articole
Limitare: prin acest proces se pot importa doar articole de tip "Produs" ( I ), "Serviciu" ( S ) sau "Cheltuială" ( E )
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import ->
Import Articole SocrateCloud - pentru varianta complexă, cu toate câmpurile disponibile
Import Articole SocrateCloud - varianta simpla - pentru varianta simplă, cu minimul de câmpuri necesar
Se poate crea o structura nouă *New* (denumire personalizată, ex: Import Articole Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza
Această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simpla ștergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structura ("Format Campuri"), schimbarea structurii câmpurilor de tip data etc. OBS: întotdeauna câmpul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import.
Dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat": din "Comma Separated" (csv) în "Separat TAB (TAB Delimited)” de exemplu.
2. Fișierele de import - structura - mapat pe structurile de import standard "Import Articole SocrateCloud " și "Import Articole SocrateCloud - varianta simpla"
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fisierul construit la pasul 1 + structura de la pasul 2 --> OK
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Articole&Prețuri
De pe orice detaliu inserat se actioneaza butonul "Import Articole" (optiuni : stergere importuri vechi, toate inregistrările)
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" si actualizat "Import Mesaj Eroare"
Atentie! La importul articolelor, versiunea de listă de preţuri vânzare se completează automat, ţinând cont de următoarele condiţii:
- dacă moneda de vânzare (Cod valută ISO vânzare) este aceeasi cu moneda de pe lista de preţ, se completează versiunea aparţinând listei de preţ de vânzare bifată ca implicită ( ordonată crescător după ID )
- dacă nu există nici o listă de preţ vânzare bifată in câmpul "Implicit", atunci se va completa versiunea ultimei liste de preţ create
- dacă moneda de vânzare ( Cod valută ISO vânzare ) este diferită faţă de moneda de pe lista de preţ vânzare implicită, sistemul caută și completează prima listă de preţ vânzare creată cu moneda de vânzare din fișier.
La import este obligatorie specificarea numelui versiunii de preț! Importul se poate realiza pe liste de aprovizionare sau de vânzare .
Se pot importa și articole cu seturi de proprietăţi. Seturile pot fi de tip instanţă (loturi, serii) sau simple, cu până la 10 proprietăţi pentru un set. În acest caz trebuie specificat la import setul, proprietăţile şi valorile acestora, pentru fiecare articol în parte.
dacă, in fereastra de import, nu se completează/inițializează câmpul Denumire Set Proprietati cu valoarea corespunzătoare, nu se vor actualiza/insera valorile setului de proprietăți;
se pot importa mai mult de zece proprietăți efectuând initial importul articolului și ulterior actualizarea acestuia cu proprietăți adiționale;
valorile unei proprietăți de tip listă se pot importa folosind procesul Import Valori Proprietăți;
dacă proprietatea care se dorește a fi importată, reprezintă valori numerice cu zecimale, atunci acestea trebuie transmise cu punct ca delimitator de zecimale. Nu se pot importa valorile numerice cu zecimale care sunt transmise cu virgulă ca delimitator de zecimale!
Începând cu v15.02 se pot importa şi articole cu indicarea "Stocabil" (Y/N), respectiv "Structuri/Retete" (Y/N).
Mesaje Eroare:
”single-row subquery returns more than one row” la încărcarea datelor în fereastra ”Import articole & prețuri” poate apărea dacă există 2 sau mai mulți Reprezentanți cu același Cod și cel puțin 2 înregistrări au bifa Activ. Pentru rezolvare se inactivează înregistrările cu același cod din fereastra ”Utilizatori”, rămâne activă doar o înregistrare.
Import Prețuri
În cazul în care articolele există deja create in SocrateCloud şi se vrea doar importul prețurilor (actualizarea articolelor cu o nouă listă de prețuri/versiune listă preț), se foloseşte structura de import "Import Prețuri Articole SocrateCloud" (bazată pe tabela "I_ProductPrice_SO_Import preț articol").
Paşii sunt aceiaşi ca mai sus:
1. Structura de import -> Import Prețuri Articole SocrateCloud
2. Fişierul de import
Atenție! dacă se completează ”Preț COF” acesta este prioritar în fața celorlalte câmpuri de preț și astfel acesta se va prelua/importa și pentru Preț Listă, Standard și Limită.
3. Import temporar -> Încărcare Fișiere pentru Import
4. Import efectiv din tabela temporară -> Import prețuri
De pe orice detaliu inserat se acţionează butonul "Import Prețuri", unde la parametri se alege lista de preț în care se vor importate prețurile articolelor şi versiunea de listă preț ;
Opțiuni disponibile:
* Doar validare - procesul execută doar o validare a datelor din tabela temporară şi determină valorile pentru entităţi indicate (ex UM, Categorie, Tip etc). Dacă s-a indicat o valoare incorectă, sistemul răspunde cu mesaj pe înregistrarea respectivă.
* Import Fără Erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare. Înregistrările anterioare acesteia şi care au fost importate cu succes, rămân importate. Înregistrările ulterioare acesteia nu sunt importate. Utilizatorul poate interveni si corecta înregistrarea spre a elimina eroarea, iar apoi poate porni procesul de import încă o dată;
* Şterge Importurile vechi - procesul şterge mai întâi din tabela temporară înregistrările importate cu succes dintr-o rulare anterioară;
* Toate inregistrările - se bifează dacă se dorește importul tuturor înregistrărilor din tabela temporară și nu doar a inregistrării pe care sunteți poziționat.
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" şi actualizat "Import Mesaj Eroare".
Import Articole Traduceri
Se pot insera sau modifica traduceri pentru articolele existente.
Premize:
limba dorită pentru importul traducerilor trebuie să fie activată la nivel de System - marcată cu IsSystemLanguage = Y;
la nivel de System, a fost rulat procesul ”Language Maintenance” pentru limba respectivă pentru ca să se insereze înregistrările necesare în tab-ul Traduceri din fereastra Articole;
există articolele deja definite pentru care se dorește importul/actualizarea de traduceri.
1. Structura de import
SysAdmin-> Date-> Import Date-> Structuri Import -> Import articole traduceri, care are la bază tabela I_Product_Trl
se poate crea o structură nouă *New*, cu denumire personalizată, și se copiază detaliile structurii standard, care se poate adapta/customiza
această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simplă stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structură ("Format Câmpuri"); întotdeauna câmpul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import;
dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi, atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat" : din "Separat Tab" (.tsv) în "Comma Separated" (.csv) de exemplu;
2. Fișierul de import - mapat pe structura de import standard "Import articole traduceri SocrateCloud"
Reguli:
se va specifica minim un parametru de identificare a articolului:
ID articol - prioritate 1 la determinarea articolului;
Cod articol - prioritate 2 la determinarea articolului;
Denumire articol - prioritate 3 la determinarea articolului;
se va specifica minim un parametru de identificare a limbii:
AD_Language - prioritate 1 la determinarea limbii;
Name - prioritate 2 la determinarea limbii;
LanguageISO și CountryCode - parametri folosiți doar împreună!, au prioritate 3 la determinarea limbii;
IsActive și IsTranslated - se completează cu Y(Yes) sau N(No);
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import;
se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 --> se apasă butonul Procesare;
4. Import efectiv din tabela temporară
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import articole traduceri
de pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import articole traduceri" ->
Opțiuni import:
Doar validare - datele importate sunt verificate fară a fi importate. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori;
Import fără erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare;
Șterge importurile vechi - șterge înregistrările cu Importat = Da, din fereastra Import articole traduceri;
înregistrările care nu au putut fi importate, vor avea Importat = Nu și vor conţine mesajul de eroare indicat în câmpul "Mesaje Eroare";
datele importate sunt vizibile în ferastra Articole, tab-ul Traduceri;
Import Articole - Fluxuri
Ferestra Import Articole - Fluxuri permite importul și actualizarea următoarelor informații, disponibile în fereastra Articole, tab-ul Fluxuri:
Cod Articol sau Nume Articol (elementul de identificare articol pentru care se face importul):
Cod Gestiune
Cod Gestiune Sursă
Tip Aprovizionare
Stoc Minim. Stoc Maxim
Bifa Stoc Siguranță Variabil (IsVariableReplenishInventory)
Timp de Siguranta (InventorySecurityTime)
procesul returnează eroare dacă bifa de Stoc Siguranta Variabil nu este setata, iar câmpul Timp de Siguranța este completată o valoare;
Cantitate Stoc Siguranță Fix (FSS)
Orizont Calcul CMZ
Zile Intârziere OMCZ
Bifa Stoc Minim Actualizabil oricând
Observații:
când se face update, se vor actualiza toate campurile din import, nu conteaza ca acestea sunt nule;
pentru încărcare fișierului de import se utilizează structura de import: "Import Product Replenish" sau o structură similară;
Import Terți
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import -> "Import Terți SocrateCloud" sau "Import Terți SocrateCloud - varianta simplificata"
Se poate crea o structură nouă *New* (denumire presonalizată, ex: Import Terți Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza
Această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simplă stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structură ("Format Campuri"), schimbarea structurii câmpurilor de tip dată etc. ( întotdeauna campul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fișierul pentru import
Dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat" : din "Comma Separated" (csv) in "Separat TAB (TAB Delimited) de exemplu
2. Fișierele de import - structură - mapate pe structurile de import standard "Import Terți SocrateCloud" sau "Import Terți SocrateCloud - varianta simplificata"
OBS3. În structura de import s-a adăugat și coloana "Denumire limbă". În această coloană se va specifica limba terțului (trebuie să fie disponibilă în sistem această limbă).
În cazul în care această coloană nu este completată terțul va fi definit cu limba setată la nivelul titularului în fereastra Titular -> Info Titular.
Nu mai este disponibilă posibilitatea completării automate a limbii unui terț prin specificarea acesteia prin intermediul unui tert machetă stabilit la nivel de titular.
OBS4. Începând cu versiunea 17.07 s-a modificat ordinea de completare a informațiilor din câmpurile Listă de prețuri și Schemă discount din tabul client și Listă prețuri achiziție și Schemă discount FF din tabul furnizor. Ordinea de completare a datelor este:
din fișierul de import încărcat (dacă sunt completate în fișierul de import)
de la nivel de grup terț în care va fi încadrat terțul importat (dacă nu sunt completate în fișierul de import)
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 3 + structura de la pasul 2 --> OK
4. Import efectiv din tabela temporară
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Terți & Contacte
De pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import Terți (SocrateCloud)" (opțiuni : ștergere importuri vechi, toate înregistrările)
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" și actualizat "Import Mesaj Eroare"
OBS: Tabela "Import Terți & Contacte" este folosită strict pentru import ; pentru actualizarea unor informații ale terților deja importați, se folosește tabela "I_BPartner_Import Terţi" (care trebuie setată la structura de import creată în acest sens).
De pe orice detaliu inserat în tabela temporară "Import Terţi" se acționează butonul "Import Terți" (pentru a importa efectiv).
Import Resurse
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import ->Import Resurse SocrateCloud
2. Fișierul de import - mapat pe structura Import Resurse SocrateCloud
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasă butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Resurse
De pe orice detaliu inserat se actionează butonul "Import Resurse" ->
Opțiuni import:
Șterge importurile vechi - sterge înregistrările cu Importat = Da din fereastra Import resurse
Doar validare - datele importate sunt verificate fară a fi importate. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori.
Datele astfel importate sunt vizibile în fereastra Resurse.
Import Rețete
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import -> Import Rețete SocrateCloud
2. Fișierul de import - mapat pe structura Import Rețete SocrateCloud
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasă butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import BOM
De pe orice detaliu inserat se actionează butonul "Import BOM" ->
Opțiuni import:
Doar validare - datele importate sunt verificate fară a fi importate. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori.
Import fără Erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare
Șterge importurile vechi - sterge înregistrările cu Importat = Da din fereastra Import resurse
Datele astfel importate sunt vizibile în fereastra Articole, tab BOM.
Import Mijloace Fixe
1. Structura de import
Structurile de import se definesc în fereastra SysAdmin -> Date -> Structuri Import. Pentru importul de Mijloace fixe se poate folosi structura predefinită "Import Mijloace Fixe SocrateCloud".
Se pot importa atât mijloace fixe noi sau se pot adăuga detalii de cost şi contabilitate pe un MFX existent
Dacă este necesar se poate crea o structura noua *New* (denumire presonalizata, ex: Import Articole Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii predefinite, la care mai apoi se pot aduce modificările necesare.
Aceasta customizare se realizeaza prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea campurilor din structura ("Format Campuri"), schimarea structurii campurilor de tip data etc. OBS. Intotdeauna campul "Numar Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fisierul pentru import
Dacă se opteaza pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba si formatul de fiseir "suportat" : din "Comma Separated" (csv) in "Separat TAB (TAB Delimited) de exemplu
2. Detalii - Fişierul de import pentru structura de import predefinită "Import Mijloace Fixe SocrateCloud"
3. Import temporar (ImportFileLoader)
Din momentul în care avem datele ce trebuie importate într-un fişier care respectă structura predefinită sau structura specifică creată la pasul anterior, se porneşte proesul de import al fişierului/datelor.
Importul fişierului se realizează din fereastra SysAdmin -> Date -> Import Date -> Încărcare Fişiere pentru Import
Se va selecta fisierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1; se poate verifica, prin parcurgerea câtorva înregistrări, dacă structura corespunde cu conţinutul fişierului şi dacă datele sunt interpretate corect; dacă totul este corect se apasă butonul "Proces"
4. Import efectiv din tabela temporara
Datele importate din fişier se vor regăsi în fereastra SysAdmin -> Date -> Import Date -> Import MijloaceFixe; în această fereastră se pot verifica înregistrările importate şi se pot aduce modifcări dacă este cazul.
De pe orice detaliu inserat se actionează butonul "Import MijloaceFixe"; procesul poate fi rulat pentru importul doar a înregistrării selectate sau a tuturor înregistrărilor; suplimentar se poate indica ştergerea înregistrărilor ce deja au fost importate cu succes, astfel încât la final această fereastră să rămână goală, însemnând că toate înregistrările au fost importate cu succes.
Înregistrările care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" vor conţine mesajul de eroare indicat în câmpul "Import Mesaj Eroare"
5. Reguli pentru importul de mijloace fixe (v13.06)
Se verifică unicitatea pe cod de mijloc fix astfel încât să se evite duplicarea acestora. Dat fiind faptul că sistemul este multi-valută, multi-contabilitate, unicitatea este combinată şi cu aceste informaţii astfel încât se pot importa şi:
mai multe Detalii Cost la un singur mijloc fix cu condiţia ca acestea să fie în valute diferite şi la date diferite; la aceeaşi dată se pot importa detalii pe mai multe valute, iar la date diferite se pot importa detalii cu aceeaşi valută reprezentând valori adăugate - modernizări; unicitatea se verifică pe:
Cod MFX şi
Tip Transfer şi
Tip cost şi
Valuta şi
Data contabilă şi
Bifa Added Value
mai multe Detalii Contabilitate la un mijloc fix cu condiţia ca acestea să fie pe scheme contabile diferite; unicitatea se verifică pe:
Cod MFX şi
Schema contabilă şi
Tip Transfer
S-au adăugat în structura de import următoarele câmpuri pentru a putea realiza un import complet pentru mijloacele fixe:
Bifa “Added value”;
Metodă amortizare modernizare;
Convenţie amortizare;
Bifa “Amortizat complet”;
Data final amortizare.
Începând cu versiunea 19.06, s-au adăugat următoarele câmpuri pentru importul de mijloace fixe:
Cod Soc TRX
Cod Activitate
Nume Locație terț
Tot pentru Imobilizări există și posibilitatea de a importa reevaluările - în situațiile în care acestea se obțin din surse externe și sunt afectate un număr mare de imobilizări, iar noua valoare nu este determinabilă doar prin simpla aplicare a unui coeficient de ajustare. Pentru aceste cazuri se folosește funcționalitatea de ”Import Reevaluare Imobilizări”. Datele se vor prelua din fișierul sursă pe baza unei structuri de import așa cum este descris în primul paragraf. Pentru varianta de reevaluare de tip ”Metoda valorii nete”, dacă nu se specifică durata rămasă (luni), atunci sistemul va genera reevaluarea pe durata de viață rămasă a imobilizării respective.
Import Comenzi Client
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import ->
Import Comenzi Client SocrateCloud - varianta simplificată - pentru varianta simplă, cu minimul de câmpuri necesar
Se poate crea o structura noua *New* (denumire presonalizata ) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza
Aceasta customizare se realizeaza prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea campurilor din structura ("Format Campuri"), schimarea structurii campurilor de tip data etc. OBS. Intotdeauna campul "Numar Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fisierul pentru import
Daca se opteaza pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba şi formatul de fişier "suportat" : din "Comma Separated" (csv) in "Separat TAB (TAB Delimited) de exemplu
A fost completat procesul de import Comenzi client cu noi câmpuri ce pot fi utilizate în importul datelor.
Cod societate (master comandă)
Denumire adresă facturare (master comandă)
Denumire adresă livrare (master comandă)
Denumire adresă livrare (detalii comandă)
Denumire listă Prețuri (master Comandă)
Denumire SubFază proiect (master și detalii comandă)
Cod activitate (detalii comandă)
Cod campanie (detalii comandă)
Cod societate TRX (detalii comandă)
Număr lot (detalii comandă)
Dată Garanție (detalii comandă)
Bifa Determină instanță Lot - folosită în cazul articolelor ce au în definire un set de proprietăți cu Lot, pentru a determina un lot existent/ introduce un lot nou.
Au fost adăugate reguli de completare și validare a datelor astfel:
Societate - importul permite insert distinct de societăți pentru master și detalii - dacă pe detalii societatea nu este completată, este preluată automat cea din master
ordinea de completare a societății din master
societatea indicată în fișierul de import
societatea indicată la rularea procesului de import în câmpul Societate
societatea din logare
Adresă Facturare - ordinea de completatre a datelor
adresa indicată în fișierul de import
adresa cu bifa implicit determinată din definiția terțului (dacă sunt mai multe, cea cu id-ul cel mai mare)
Adresa de livrare master - ordinea de completatre a datelor
adresa indicată în fișierul de import
adresa cu bifa implicit determinată din definiția terțului (dacă sunt mai multe, cea cu id-ul cel mai mare)
Lista de prețuri - ordinea de completatre a datelor
lista indicată în fișierul de import
determinată din definiția terțului Fereastra Terți, Tabul Client
Valuta
determinată automat de sistem din lista de prețuri (valuta listei de prețuri)
Reprezentant - ordinea de completatre a datelor
reprezentantul indicat în fișierul de import
determinat din definiția terțului Fereastra Terți, Tabul Client
Contact facturare - ordinea de completatre a datelor
contactul indicat în fișierul de import
determinat din definiția terțului Fereastra Terți, Tabul Contacte
Condiții de plată - ordinea de completatre a datelor
termenul de plată indicat în fișierul de import
determinat din definiția terțului Fereastra Terți, Tabul Client
dacă în import nu se indică nimic, atunci se ia de pe terț (tab client dacă e coc, tab furnizor dacă e cof = verificat și merge corect),
dacă nici pe terț nu e indicat nimic, atunci se ia Termenul definit cu implicit,
dacă nu există un termen implicit atunci se dă mesaj de eroare,
altfel, dacă se indică în clar pe import se ia aceasta cu prioritate.
Gestiune - ordinea de completatre a datelor
reprezentantul indicat în fișierul de import
determinată din logare
Preț articole - ordinea de completatre a datelor
prețul indicat în fișierul de import
prețul determinat din lista de prețuri
Cota TVA - ordinea de completatre a datelor
cota indicată în fișierul de import
cota determintă din combinația articol + categorie Taxă + Gestiune + adresă livrare
Lot/ Dată Garanție/ Determină instanță lot
se utilizează pentru importul comenzilor cu articole care au în definiție ”Set de proprietăți” cu lot:
importul pe lot existent:
lot completat
dată garanție completată (dacă setul de proprietăți este definit cu dată garanție)
bifa Determină instanță lot - Activă
importul pe lot nou (nu este în sistem, va fi creat la momentul importului de comandă):
lot completat
dată garanție completată (dacă setul de proprietăți este definit cu dată garanție)
bifa Determină instanță lot - Inactivă
2. Fisierele de import - structura - mapat pe structurile de import standard "Import Comenzi SocrateCloud - varianta simplificata"
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încarcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1
Liniile importate vor fi disponibile în fereastra Import Comenzi
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Comenzi
De pe orice detaliu inserat se acţionează butonul "Import Comenzi"
Parametri proces
Titular - valoare implicita pentru valorile nule din import
Societate - valoare implicită pentru valorile nule din import
Societate generare - dacă este specificat va deveni societatea de pe master-ul tuturor comenzilor create, suprascriind societatea din înregistrările de importat. Nu va afecta însă societatea de pe detaliile comenzilor. Detaliile comenzilor vor fi create cu societatea din înregistrările de importat. Câmp disponibil din versiunea 13.10.
Acțiune Document - starea în care va fi generată comanda
Şterge importurile vechi (şterge înregistrările care au bifa "Importat" setată)
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat", iar câmpul "Import Mesaj Eroare" va avea setat mesajul de eroare corespunzător.
Începând cu versiunea 13.10 la import se poate specifica Reprezentantul pentru master document și Campania și Proiectul pentru detaliile documentului.
Începând cu v.14.06 s-a adăugat un proces nou prin care se pot genera Bonuri de Autorecepţie folosind datele de import Comenzi. Această nouă funcţionalitate este utilă în special celor care importă în SocrateCloud vânzările efectuate în sisteme "horeca"
Aceste vânzări vor fi evidenţiate în SocrateCloud sub formă de Comenzi Client (de tip credit order), cu generare de Aviz şi Factură. În această situaţie, anumite produse vândute sunt "produsele finite" (felurile de mâncare, etc), pentru care, simularea producţiei acestora se realizează prin intermediul documentului "Bon de Autorecepţie". Pentru mai multe detalii despre utilizarea Bonului de Autorecepţie consultaţi capitolul 9.2.4.
Pentru speţa indicată, se recomandă efectuarea operaţiunilor în ordinea următoare:
importul datelor din sursa externă;
verificarea datelor importate - în fereastra "Import Comenzi";
generarea Bonurilor de Autorecepţie - pentru a genera producţia şi a avea stocul necesare de "produse finite";
importul Comenzilor Client - iar dacă acestea sunt de tip "Credit order", acestea vor genera automat Aviz şi Factură Client.
Începând cu v14.07 s-a adăugat posibilitatea de a importa detalii cu specificarea lotului sau a setului de proprietăţi a articolului, cât şi proprietăţile şi valorile aferente articolului pentru detaliul respectiv.
Începând cu v15-07 s-au adăugat următoarele:
cod reprezentant - pentru determinare reprezentat după cod;
cod terţ facturare şi denumire tert facturare - pentru cazurile în care terţul de facturare diferă de terţul de livrare, caz în care procesul de import va genera automat şi legăturile necesare între cei doi terţi, în fereastra "Relaţii terţi";
cod societate trx - pentru determinare societate trx după doc.
Începând cu versiunea 17.06 s-a modificat opțiunea de import după codul UPC/EAN în sensul în care determinarea articolului se va face ținându-se cont de societatea aleasă în fereastra Import comenzi. Opțiunea este utilă pentru cazul în care există mai multe articole definite pe societăți diferite, dar toate au același cod de bare.
Începând cu versiunea 18.12 s-a adăugat la import și câmpul Dată Promisă aferent detaliului de comandă. Nu se vor putea importa comenzi cu articole inactive!
Câmpul Nr. Factură Extern (ExternalInvoiceNo) poate fi completat doar pentru Tip Document: Comandă pe Credit si Comandă POS (SubTip COC: WI si WR). Conținutul câmpului Nr. Factură Extern va deveni număr de document pentru factura generată automat de comenzile pe credit sau comenzile POS importate.
Import Facturi
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import -> "Import Facturi SocrateCloud" sau "Import Facturi SocrateCloud - varianta simplificată"
Se poate crea o structura noua *New* (denumire presonalizata, ex: Import Facturi Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza
Aceasta customizare se realizeaza prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea campurilor din structura ("Format Campuri"), schimarea structurii campurilor de tip data etc. OBS. Intotdeauna campul "Numar Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fisierul pentru import
Daca se opteaza pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba si formatul de fiseir "suportat" : din "Separat TAB" (TAB Delimited)) in "Comma Separated" (csv) de exemplu
2. Fisierul de import - structura- mapat pe structura de import standard "Import Facturi SocrateCloud" și "Import Facturi SocrateCloud - varianta simplificată"
OBS1. Campurile cu rosu sunt obligatorii si trebuie sa fie deja definite in sistem (se vor completa ID-urile aferente !!), cele cu albastru sunt obligatorii dar nu necesita pre-definire.
OBS2. Dupa popularea fisierului eliminati capul de tabel (descrierea campurilor) !!! iar daca se folosesc fisiere tip .xls, atunci nu uitati sa le salvati (Save As) in formatul specificat in structura (csv, tab. etc)
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fisierul construit la pasul 1 + structura de la pasul 2 --> OK
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Facturi - v2
De pe orice detaliu inserat se actioneaza butonul "Import Invoice SocrateOpen" (optiuni/Filtre : Societate, Actiune Document)
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" si actualizat "Import Mesaj Eroare"
Note:
Dacă pe linia de import se specifică data scadentă a facturii și nu este specificat un termen de plată, atunci este obligatoriu ca pe titular să fie marcat un termen de plată ca fiind implicit. Altfel sistemul va da eroare că nu găsește un termen de plată;
Prioritatea de completare a Reprezentantului la Import Facturi Client:
prioritate 0: reprezentantul precizat în import;
prioritate 1: dacă nu se precizează reprezentantul la import, atunci se preia din definiția terțului;
prioritate 2: dacă nu se precizează reprezentantul la import și nu există nici în definiția terțului, atunci se completează cu userul care opereză importul (din login).
se poate adăuga informația de Angajat prin import, pe o factură, prin câmpurile: Employee_ID, EmployeeName, EmployeeTaxID, EmployeeValue - pentru master, DetailEmployee_ID, DetailEmployeeName, DetailEmployeeTaxID, DetailEmployeeValue - pentru detalii.
Import Plăţi
1. Structura de import
SysAdmin-> Date->Structuri Import -> "Import Încasări/Plăți SocrateCloud"
2. Fisierul de import - structura- mapat pe structura de import standard "Import Încasări/Plăți SocrateCloud"
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încarcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1
Liniile importate vor fi disponibile în fereastra Import Stocuri cu BP
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Stocuri cu BP
De pe orice detaliu inserat se acţionează butonul "Import Stocuri (SocrateOpen)"
Parametri proces
Acţiune document - indică starea în care se doreşte obţinerea documentelor importate (Nimic sau Finalizat), pentru "Nimic" utilizatorul va mai putea interveni pe documentele obţinute din import şi va trebui să le finalizeze manual.
Doar validare - procesul execută doar o validare a datelor din tabela temporară şi determină valorile pentru entităţile implicate (ex UM, Categorie, Terţ, Articol etc). Dacă s-a indicat o valoare incorectă, sistemul răspunde cu mesaj pe înregistrarea respectivă.
Import Fără Erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare şi NU va importa deloc tot documentul din care face parte înregistrarea cu eroare. Înregistrările şi documentele anterioare acesteia şi care au fost importate cu succes, rămân importate. Înregistrările şi documentele ulterioare acesteia nu sunt importate. Utilizatorul poate interveni si corecta înregistrarea spre a elimina eroarea, iar apoi poate porni procesul de import încâ odată.
Şterge Importurile vechi - procesul şterge mai întâi din tabela temporară înregistrările importate cu succes dintr-o rulare anterioară.
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat", iar câmpul "Import Mesaj Eroare" va avea setat mesajul de eroare corespunzător.
OBSERVAŢIE: Liniile se grupează după Societate, Dată mişcare, Gestiune și Terț
Începând cu v16.10 prin intermediul tabelei temporare I_Inventory_SO, accesibilă din fereastra Import Stocuri cu BP / BC / Inv, este posibil importul de bonuri de primire și bonuri de consum cu indicarea în clar (ID) a unei instanțe (M_AttributeSetInstance_ID).
Importul de inventar este obligatoriu să se realizeze cu indicația atât a cantității fizice (faptice, numărată) cât și a cantității scriptice pentru că altfel inventarul rezultat va fi eronat.
În versiunea curentă atât inventarul cât și funcționalitatea de import pentru inventar sunt limitate la articolele cu instanță set proprietăți doar de tip lot și/sau data garanție (fără proprietăți definite de utilizator).
Procesul de import stocuri prin intermediul ferestrei Import Stocuri cu BP / BC / Inv, se face ţinând cont de unicitate pe Cod căutare din Articole, indiferent de modul de introducere a acestora (litere mari/mici).
Nu se pot edita prin import înregistrări existente deoarece apare eroare de unicitate număr document .
A fost definită structura de import pentru bonuri de consum, disponibilă în fereastra Structuri de import - Import Bonuri de Consum SocrateCloud
Import tranzacţii WMS
Această fereastră oferă posibilitatea de a importa tranzacţiile din sistemele de tip WMS, tranzacţii care reprezintă suportul pentru procesele de facturare a serviciilor de depozitare prestate către benficiari.
Este vorba despre situaţia în care organizaţia deţine unul sau mai multe depozite şi le oferă spre închiriere clienţilor săi (beneficiari), împreună cu tot suportul logistic necesar. Depozitele sunt administrate intern prin sisteme specializate de tip WMS (warehouse management system), care transmit cu regularitate toate operaţiunile efectuate pentru fiecare beneficiar în parte. Aceste operaţiuni reprezintă baza procesului de facturare a serviciilor de depozitare prestate către beneficiari, proces care se derulează în SocrateCloud.
Importul operaţiunilor din cadrul WMS se poate realiza manual - prin import direct de fişiere sau automatizat - prin utilizarea serviciilor web (API). Datele importate se vor regăsi în această fereastră denumită "Import tranzacţii WMS". Fereastra este activă doar dacă s-a activat componenta WMS la nivel de titular.
Datele care se importă sunt:
dată tranzacţie;
cod articol (cod operaţie - serviciu prestat);
cod terţ (beneficiarul - client în SocrateCloud);
cod activitate - opţional;
cantitate.
Pe procesul manual operatorul poate interveni, consulta datele importate si efectua ajustări dacă este cazul, apoi poate porni procesul de generare a datelor în scopul facturării.
În cazul automatizării, sistemul generează datele necesare pentru facturare, cu frecvenţa şi la momentul indicat prin configurarea unui scheduler pentru procesul numit "Import tranzacţii WMS". Se recomadă rularea zilnică, noaptea, după finalizarea imporutului de date dinspre sistemele WMS.
Datele importate ajung în SocrateCloud în zona Proiectelor şi anume ca şi detalii la fazele proiectelor. Premizele sunt următoarele:
fiecare client are definit un proiect de tip "job", activ pe perioada contractului (a activităţii din cadrul depozitului);
fiecare proiect este detaliat pe faze şi are definite un număr de faze egal cu lunile din perioada contractului (pot fi săptămâni dăcă s-a stabilit un calendar de facturare la acest nivel);
Procesul de import al tranzacţiilor generează detalii la nivel de fază pe proiect, în conformitate cu data tranzacţiei şi cu însumarea cantităţilor la nivel de articol.
Procesul de facturare este descris in capitolul 17. Proiecte - Generare comenzi din proiecte
Import Bonuri Transfer
1. Structura de import
SysAdmin -> Date -> Import Date -> Structuri Import
Structura de import se creează într-un mod similar cu cele de la importul de articole, stocuri, etc
2. Fişierul de import
fişierul de import trebuie să fie mapat corect cu structura de import.
formatul trebuie să fie de tip CSV
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fisierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1
Liniile importate vor fi disponibile în fereastra Import Bonuri Transfer
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Bonuri Transfer
De pe orice detaliu inserat se acţionează butonul "Import Bonuri Transfer (SocrateOpen)"
Parametri proces
Şterge importurile vechi (şterge înregistrările care au bifa "Importat" setată)
Toate inregistrarile (importă toate înregistrările cu bifa "Importat" nesetată)
Actiune Document (Nimic sau Finalizează)
Tip Document (Opţional, dacă nu este setat se va determina automat in funcţie de gestiunile sursă şi destinaţie)
Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat", iar câmpul "Import Mesaj Eroare" va avea setat mesajul de eroare corespunzător.
OBSERVAŢIE: Liniile se grupează după Societate, Dată mişcare, Celulă sursă şi Celulă Destinaţie
Import Salarizare Angajați
Se pot insera înregistrări în tab-ul Salarizare din fereastra Angajați.
1. Structura de import
Se poate folosi structura predefinită "Import Employee Payroll" sau se definește în fereastra Structuri import din meniul SysAdmin-> Date o structură customizată, folosind tabela I_EmployeePayroll_SHRM_I_EmployeePayroll_SHRM_ID cu Format - Separat Tab.
Se adaugă în tab-ul Format Câmpuri, coloanele care formeaza fisierul de importat, din cele disponibile (toate coloanele din tabela Timesheet (Pontaj).
2. Fișierul de import - mapat pe structura de import creată la punctul 1.
Fișierul de import trebuie să fie mapat pe structura definită la punctul 1 și trebuie salvat în format Separat Tab
Anexat regăsiți detalii privind structura fișierului de import standard "Structură import salarizare angajati"
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasa butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Salarizare Angajați
De pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import Salarizare Angajați"
Opțiuni import:
Doar validare - înregistrările sunt doar verificate fără a se efectua înregistrări în tab-ul Salarizare din fereastra Angajați. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori sau nu se respectă regulile și limitările impuse;
Import fără erori - bifat nu va importa nicio înregistrare dacă există erori;
Șterge importurile vechi - șterge înregistrările deja importate (dintr-o sesiune anterioară).
Import Pontaje
1. Structura de import
Se definește în fereastra Structuri import din meniul SysAdmin-> Date o structură folosind tabela I_TimeSheet_SHRM_I_TimeSheet_SHRM_ID cu Format - Separat Tab
Se adaugă în tab-ul Format Câmpuri, coloanele care formeaza fisierul de importat, din cele disponibile (toate coloanele din tabela Timesheet (Pontaj).
2. Fișierul de import - mapat pe structura de import creată la punctul 1.
Fișierul de import trebuie să fie mapat pe structura definită la punctul 1 și trebuie salvat în format Text ( Tab delimited)
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasa butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Pontaje
De pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import Pontaj" cu completarea câmpurilor, astfel:
Perioadă - se alege luna aferentă pontajului importat - atenție! un import nu poate conține mai multe luni deodată!
Pontator - se alege pontatorul aferent angajaților din fișierul importat
Opțiuni import:
Doar validare - înregistrările sunt doar verificate fără a se efectua înregistrări în pontaj. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori sau nu se respectă regulile și limitările impuse de pontaj:
societate - incorectă relativ la societatea pe care angajatul are contractul de muncă;
departamentul - incorect relativ la departamentul de care aparține angajatul în perioada respectivă;
norma zilnică - depășiri de normă față de contract;
tipul de ore - relativ la posibilitatea de a admite doar anumite tipuri de ore (noapte / sâmbătă / duminică / sărbători legale);
angajat vs pontator - angajat care nu aparține de pontatorul respectiv;
data - un import nu poate conține înregistrări din luni diferite (trebuie efectuate importuri separate pentru fiecare lună în parte!)
validarea se face nu doar asupra datelor de import ci se face o verificare dacă există deja ore pontate
Import fără erori - bifat nu va importa nicio înregistrare dacă există erori;
Șterge importurile vechi - șterge înregistrările deja importate (dintr-o sesiune anterioară);
Fără verificare normă și zile lucrătoare - dacă se bifează, importul NU va fi restricționat la valori în cadrul normei zilnice (definită în fereastra Angajați, tab Salarizare) sau la zile lucrătoare (care nu sunt Sâmbăta, Duminica sau definite în fereastra Calendar Contabilitate, tab-ul Zile Nelucrătoare).
Verifică relația Activitate-Proiect - utilă pentru spețele în care structura proiectului este construită de așa natură încât o activitate se regăsește doar pe o ramură ”proiect/fază/sub-fază/activitate”, iar prin intermediul acestei opțiuni se limitează importul de date ce conțin activități care nu aparțin structurii proiectului indicat. Mesajul returnat este: ** Activity is not in Project
Datele astfel importate sunt vizibile în fereastra Pontaj și vor fi putea fi preluate pe Formular Pontaj aferent perioadei selectate la import.
Procesul de import va completa automat si departamentul de care aparține angajatul, pe baza informațiilor din tab-ul Loc de muncă, fereastra Angajați.
Se pot importa pontaje și fără a fi necesară inițializarea pentru perioadă/pontator în fereastra Pontaj Lunar prin înregistrare manuală sau inițializare din Formular Pontaj Lunar.
Se pot realiza importuri de pontaje multi-societate. Este speța în care implementarea acoperă un grup de societăți și în care există angajați cu contracte simultan la mai multe societăți. În acest caz, se pot prelua fișiere cu pontajul angajatului de pe toate societățile, conform normei pentru fiecare societate în parte, iar importul se poate realiza distinct pentru fiecare societate în parte, condițiile de validare fiind aplicate pentru fiecare societate în parte.
Import Deconturi
1. Structura de import
Se definește în fereastra Structuri import din meniul SysAdmin-> Date o structură folosind tabela I_TimeExpense cu Format recomandat - Separat Tab. Sistemul oferă un format implicit de tip csv care se poate folosi pentru cele mai multe situaţii.
Se adaugă în tab-ul Format Câmpuri, coloanele care formeaza fisierul de importat, din cele disponibile.
2. Fișierul de import - mapat pe structura de import creată la punctul 1.
Fișierul de import trebuie să fie mapat pe structura definită la punctul 1 și trebuie salvat în format Text ( Tab delimited)
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasa butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Decont
De pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import Epense Report" cu completarea câmpurilor, astfel:
Societate - se alege societatea pe care se vor genera deconturile;
Acţiune Document - se indică dacă se doreşte ca procesul de import să şi Finalizeze deconturile importate. Dacă nu se specifică nimic, deconturile vor fi generate în starea "In Progress", ele putând fi ulterior ajustare şi finalizate manual.
Opțiuni import:
Şterge importurile vechi - şterge înregistrările cu Importat = Da, din fereastra de import temporar;
Doar validare - datele importate sunt verificate fară a fi importate. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele contin erori.
Import fără erori - importul se realizează doar pentru deconturile complet corecte. Celelalte nu vor fi importate deloc.
Datele astfel importate sunt vizibile în fereastrele "Decont" şi respectiv "Decont - Fişă de Servicii".
Începând cu versiunea 15.03 procesul de import este complet cuprinzând toate câmpurile din ambele variante de decont.
Import Detalii Proiect
Prin intermediul ferestrei de Import Detalii proiecte se realizează importul detaliilor de proiect cu crearea de faze, subfaze dacă se dorește acest lucru. Scopul acestei cerințe este acela de a facilita crearea în SocrateCloud a unor proiecte cu o structură ierarhică complexă ( faze, subfaze, detalii de subfaze ), proiecte des întâlnite în zona construcțiilor.
Cerințe preliminare:
Crearea unei structuri de import detalii proiecte
Detaliile de importat (articole, categorii articole, furnizor) trebuie să fie predefinite în SocrateCloud. Restul elementelor: faze, subfaze vor fi create dacă acestea nu există în baza de date.
Proiectul în cadrul căruia se importă conținutul trebuie să existe (doar tabul principal)
Alte precizări:
Importul realizează doar Insert nu și Update.
In cadrul structurii de import puneți coloanele IsActiv -Fază, respectiv IsActiv -Subfază (task) pe valoare Y.
Completați secventa de numerotare la nivel de fază, subfaza -astfel se crează ierarhia intre faze, subfaze.
Dacă există diferențe intre nivelul de adâncime = nivel detaliere al proiectului (fază, subfază) și datele conținute în tabela de import atunci SocrateCloud va returna mesaj de eroare la import
1. Structura de import
Se definește în fereastra Structuri import din meniul SysAdmin-> Date o structură folosind tabela I_ProjectLine_Detaliu Proiect cu Format - Comma Separated, sau se folosește structura existentă.
Se adaugă în tab-ul Format Câmpuri, coloanele dorite.
2. Fișierul de import - mapat pe structura de import creată la punctul 1.
Fișierul de import trebuie să fie mapat pe structura definită la punctul 1 și trebuie salvat în format csv ( comma delimited)
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 -> se apasa butonul proces
4. Import efectiv din tabela temporara
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import detalii proiect
De pe orice detaliu inserat se acționează butonul "Import detalii proiect" cu completarea câmpurilor, astfel:
Societate - Se selectează societatea pe care a fost definit proiectul.
Proiect - se selectează proiectul în cadrul căruia se va face importul. Proiectul trebuie sa fie definit pe societatea aleasă la pasul anterior.
Opțiuni import:
Sterge toate inregistrarile - sterge înregistrarile din fereastra import pontaje
Sterge inregistrarile importate - sterge înregistrările cu Importat = Da din fereastra Import detalii proiecte
Doar validare - datele importate sunt verificate fară a fi importate. Verificarea returnează mesajul ok sau diferite mesaje de eroare dacă datele conțin erori.
Nimic - importul se realizează atunci când nu se selectează nimic în câmp
Pot exista următoarele situații, în funcție de structura datelor din fișierul de import:
Nu exista faze și subfaze pe proiect - se vor creea faze și subfaze conform denumirilor acestora din fișier, cu detaliile aferente
Există faze și subfaze definite în proiect, dar fără detalii - se vor importa detaliile pe fazele și subfazele respective, identificate după denumire
Există faze și subfaze definite în proiect, care au deja detalii:
pentru fazele și subfazele existente, determinate după denumirea acestora, se importă detaliile, adăugându-se la cele existente, chiar dacă este vorba de articole identice (se face insert, nu update)
pentru detaliile din fișier care au alte faze și subfaze decât cele existente în proiect se creează fazele și subfazele noi și se importă detaliile aferente.
Toate fazele și subfazele noi se vor creea pe societatea pe care a fost definit proiectul
Datele astfel importate sunt vizibile în fereastra Proiect / tab-uri aferente.
Începând cu v21.04 a fost îmbunătățită funcționalitate de Import Detalii Proiecte cu reguli de completare a următoarelor câmpuri:
Preț planificat - ordinea de completare:
prețul indicat în fișierul de import;
prețul determinat din lista de prețuri a proiectului = preț listă * discount în cazul în care preț standard este null (altfel, se preia pret standard).
Preț listă - determinat din lista de prețuri a proiectului;
Preț limită - determinat din lista de prețuri a proiectului;
Preț angajat - ordinea de completare:
prețul indicat în fișierul de import;
prețul din lista de prețuri a Furnizorului curent = Vendor ID, dacă acesta a fost completat în Tabul Aprovizionare din fereastra Articole;
prețul din lista de prețuri a furnizorului completat de utilizator ca decizie a acestuia, în câmpul Furnizor (C_BPartner_ID); valoarea din ”Preț Angajat” se va calcula cu prioritate pe baza terțului completat în câmpul Furnizor;
calculul se va realiza prin conversie la valuta listei de prețuri a proiectului. Dacă valuta listei de preț a proiectului este diferită de valuta listei de preț a furnizorului, calculul prețului se face la cursul spot valabil la data importului;
se foloseste versiunea de lista de pret validă de la data start proiect.
Import Note Contabile
1. Structura de import
Structurile de import se definesc în fereastra SysAdmin -> Date -> Structuri Import. Pentru importul de note contabile se pot folosi structurile predefinite "Import Note Contabile" sau "Import Note Contabile - variantă simplificată"
Dacă este necesar se poate crea o structura noua *New* prin copierea detaliilor structurii predefinite, la care mai apoi se pot aduce modificările necesare.
Aceasta customizare se realizeaza prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea campurilor din structura ("Format Campuri"), schimarea structurii campurilor de tip data etc. OBS. Intotdeauna campul "Numar Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fisierul pentru import
Dacă se opteaza pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba si formatul de fiseir "suportat" : din "Comma Separated" (csv) in "Separat TAB (TAB Delimited) de exemplu
2. Detalii - Fişierul de import pentru structura de import predefinită "Import Note Contabile"
În cazul în care se utilizează tranzacții cont-cont corespondent, la import trebuie indicate ”perechile” de linii = conturi corespondente prin folosirea câmpului "Nr.Jurnal", care trebuie să conțină doar 2 linii.
Fiecare jurnal importat trebuie să aibă maxim o pereche de linii Debit-Credit. La rândul lor, jurnalele pot fi grupate pe o notă contabilă în calup. Detalii în Transferuri Contabile.
Note :
În structura de import creată, se poate utiliza câmpul "Creează Jurnal Nou" (IsCreateNewJournal, de tip "String"), pentru a indica sistemului crearea a câte o notă contabilă simplă, în cadrul notei calup (ex : pentru prima notă simplă, se setează acest câmp în fișierul de import cu "Y" pe înregistrarea corespunzătoare Debit-ului, iar pentru înregistrarea corespunzătoare Credit-ului se lasă necompletat ; la fel pentru următoarele note simple).
Este indicată utilizarea acestui câmp, în cazul în care se dorește ca sistemul să genereze automat numerele notelor contabile (pe baza numerotării stabilite pe tipul de document ales pentru import).
În același mod este funcționalitatea și pentru câmpul "Creează Batch Nou" (IsCreateNewBatch)
Dacă numerele notelor contabile simple sunt deja stabilite de utilizator și completate în fișierul de import, folosirea câmpului "Creează Jurnal Nou" nu mai este necesară (deci nu trebuie să existe în structura de import și nici în fișier).
OBS! Începând cu v17.11, structura de import a notelor contabile a fost schimbată. Modificarea face posibilă indicarea in mod distinct a tipului de document pentru nota contabila calup (master) si separat pentru notele contabile simple (detalii) din continutul acesteia, fără a limita implicit tipurile de document alese; A fost adăugat un câmp nou numit "Tip Document Calup".
Începând cu v19.08, a fost eliminat din structura de import a notelor contabile câmpul Centralizator. Pe notele importate, va fi preluat centralizatorul setat la nivel de document.
Titularii pe care structurile de import conțin deja câmpul Centralizator (constant sau completat în fisier), nu vor fi afectați de această modificare, deoarece la procesul de import se preia centralizatorul de pe tip document.
dacă bifa "Declarație taxe"=Y, atunci este obligatoriu de precizat Terțul pe master notă contabilă
daca bifa "Declarație taxe"=N, atunci bifele "Valoare bază Taxe" - detaliu, "Tranzacție vânzare" - master trebuie să aibă tot valoare=N.
Import Necesare Aprovizionare
Începând cu versiunea 17.12 este disponibilă structura și fereastră de import pentru Necesarele de Aprovizionare.
Începând cu versiunea 19.07 în structura de import au fost adăugate 2 noi coloane, utile în cazul în care există 2 sau mai mulți utilizatori cu același nume și prenume definiți în SCloud in ferestra Utilizatori. Cele 2 coloane sunt:
UserValue_Cod utilizator
UserID_ID Utilizator
Import Recepții
Începând cu versiunea 21.05 a fost adăugată funcționalitatea de import recepții cu posibilitatea de a efectua automat și asocierea cu comanda/comenzile furnizor sursă.
Structura care se folosește este următoarea:
Cod Societate
Denumire Tip document
Nr. Document
Data document
Cod Furnizor = Cod Terț furnizor pe care se va importa documentul
Adresa Livrare Furnizor
Cod Gestiune = Cod gestiune pe care se va importa documentul
Cod reprezentant = Codul reprezentantului pe care se va importa documentul
Referință Comandă = Nr Comandă internă a furnizorului
Descriere = Descrierea din master recepție
Cod articol = Codul articolului din recepție
EAN = Codul EAN al articolului din recepție
Denumire = Denumirea articolului din recepție
Cod articol furnizor = codul articolului în relația cu furnizorul
Cantitate Recepționată = Cantitatea articolului recepționat
Instanță set proprietăți
Nr Lot = Nr Lot din setul de proprietăți
Denumire proprietate 1 = Numele primei proprietăți din setul de proprietăți
Cate o coloană pentru fiecare proprietate de la 2 - 10
Valoare proprietate 1 = Valoare primei proprietăți din setul de proprietăți
Cate o coloană pentru fiecare valoare aferentă proprietății de la 2- 10 din setul de proprietăți
Cod celulă = codul celulei în care se va realiza importul de recepție
Descriere detalii = descriere linie de recepție
Referințe detalii:
Cod SocTRX = Codul Societății TRX pe care se va importa documentul
Cod Proiect = Codul Proiectului pe care se va importa documentul
Denumire Fază Proiect = Denumirea Fazei pe care se va importa documentul
Denumire SubFază = Denumirea SubFazei pe care se va importa documentul
Imobilizare = cod Imobilizare pe care se va importa documentul
Angajat = Cod Angajat pe care se va importa linia documentului
Activitate = Cod activitate pe care se va importa linia documentului
Campanie = Cod campanie pe care se va importa linia documentului
Resursa = codul resursei pe care se va importa linia documentului
Nr Comandă furnizor = comanda de furnzior cu care se va realiza legatura liniei de recepție
Nr. Document furnizor = Nr documentului furnizorului (referință Comandă)
Fișierul încărcat se vizualizează în fereastra numită ''Import Recepții''
3. Import temporar (ImportFileLoader)
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import
Se va selecta fisierul construit la pasul 1 + structura de la pasul 2 --> OK
4. Import efectiv din tabela temporara
Datele din fişierul importat se constituie în înregistrări în fereastra Import Plăţi, din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date. Vor fi generate atâtea înregistrări câte linii conţine fişierul importat.
Se deschide una dintre înregistrari şi se apasă butonul Import Plăţi.
Se va deschide fereastra procesului de import plăţi.
Se completează câmpurile:
Societate - se introduce societate pentru care se fac încasările/plăţile
Cont bancar - se introduce contul bancar de unde se fac tranzacţiile
Acţiune document - se alege:
Nimic - înregistrările vor fi generate în stare Draft, urmând a se finaliza manual, în fereastraÎncasări şi Plăţi din meniul Trezorerie -> Încasări şi Plăţi.
Finalizează - înregistrările vor fi generate în stare Finalizat şi se pot vizualiza în fereastra Încasări şi Plăţi din meniul Trezorerie -> Încasări şi Plăţi.
Se apasă butonul Start pentru a se genera înregistrările.
Va apărea un mesaj privind numărul erorilor - dacă există, numărul documentelor inserate şi a celor procesate (finalizate).
Import Bonuri de Primire/Stocuri/Bonuri de Consum
1. Structura de import
SysAdmin -> Date -> Import Date -> Structuri Import -> Import Stocuri cu BP SocrateCloud
Se pot defini structuri personalizate
Structura de import se creează într-un mod similar cu cele de la importul de articole, bonuri transfer, etc
Observaţii: coloanele de mai jos, în cazul bonurilor de primire, trebuie completate astfel:
coloana IsInProduction_În producţie= Y
coloana IsInternalUse_Internal Use= N
se bazează pe tabela I_Inventory_SO_Import Inventar, în standard se regăseşte structura Import Inventory - SocrateOpen
2. Fişierul de import pentru structura Import Stocuri cu BP SocrateCloud
Pentru importul final se apelează procesul/butonul ''Importă'', iar ca rezultat vom avea:
se generează recepția în sistem pe baza înregistrărilor din fereastră
se realizează legătura cu liniile de comenzi furnizor deschise
Parametri pentru procesul/butonul de import:
Stare recepție
nu este obligatoriu, implicit = Nimic
Nimic - documentul se va importa în stare draft
Finalizează - documentul se va importa în stare finalizat
Calendar deschis la data document - se face importul
Calendar închis la data document - nu se face importul, se returnează mesajul: Interval închis
Validare
Efectuează verificarea datelor
După verificare completează câmpurile determinate pe baza datelor inserate din fișierul de import (ex: inserează articolul determinat fie pe baza de cod căutare, denumire, EAN)
Șterge mesajele apărute la o rulare anterioară
Import fără erori
Efectuează verificarea datelor (dacă nu a fost realizată anterior) +
Efectuează importul datelor în SocrateCloud doar dacă în structura datelor nu există erori
Pune bifa importat
Toate înregistrările
bifa = Y, rularea procesului se realizează pentru toate înregistrările
bifa = N, rularea procesului se realizează doar pentru înregistrarea de pe care a fost rulat procesul
Șterge Importurile Vechi
Va șterge datele deja importate din fereastra Import Necesar aprovizionare.
Importă recepție fără comandă
nu este obligatoriu, implicit = N
bifa = Y - permite importul și pentru liniile de recepție pentru care nu există Comenzi furnizor deschise
bifa = N - nu permite importul pentru liniile de recepție pentru care nu există Comenzi furnizor deschise
Reguli de generare recepție:
câte 1 Recepție consolidată pentru perechea de înregistrări care îndeplinesc condițiile
aceeași Societate
același tip document
același număr de document sau fără număr document, urmând ca sistemul să genereze numărul recepției în baza secvenței legate de tipul de document
același furnizor
aceeași gestiune
recepții multiple dacă înregistrările au date distincte pentru câmpurile de mai sus
Legătura cu linile de Comenzi furnizor
la generarea recepției sistemul va realiza legăturile cu liniile de comenzi furnizor (similar cu ”Creează linii din” apelat de pe fereastra Recepții)
Nivel 0 - cu liniile din Comanda determinată astfel
Nr comandă din fereastra Comenzi furnizor = Nr comandă Furnizor din fereastra de import
Nivel 1 - prin determinarea liniilor de Comandă după
Cazul 1: articol + referințe Proiect, fază proiect
același articol +
același proiect sau același proiect + aceeași fază proiect (dacă în fișierul de import au fost introduse ambele valori) indicate ca referințe (master comandă sau detalii)
Cazul 2 articol + instanță sau Nr. Lot.
același articol +
instanța din definița articolului conține o proprietate de tip referință = Proiect.
În acest caz Identificare liniei de COC cu care se leagă linia de recepție se realizează pe baza valorii introduse în Proprietatea de tip proiect
Nivel 2 - prin determinarea liniilor de comandă în ordine cronologică
articol din detalii COF = articol din fereastra de import
Observații:
Concilierea liniilor de recepție cu liniile de comenzi furnizor
se realizează doar cu linii de Comenzi furnizori deschise
se realizează cu linii în care Terț Comandă = Terț Recepție
Dacă există mai multe linii de Comenzi furnizor deschise care corespund criteriilor de identificare detaliate mai sus, concilierea se realizează în ordine cronologică (linia cu ID-ul cel mai mic întâi) și în limita cantității deschise de pe comanda furnizor respectiv cantitatea rămasă de alocat de pe linia de recepție.
Este permisă generarea de recepție și pentru cazul: Cantitate recepționată > Cantitate comandată (există articole cu unitate de măsură m sau kg și atunci pot exista abateri rezultate din modul de ambalare).
Pentru liniile de recepție pentru care nu au fost identificate linii de comenzi furnizor deschise, cu care se poate realiza asocierea, se returnează mesaj în câmpul de mesaje eroare aferent liniei. Mesajul nu este blocant, dacă procesul de import se realizează cu parametrul Importă recepție fără comandă = Y
Import Previziuni Vânzare
Se pot insera previziuni de vânzare în fereastra Previziuni Vânzări.
1. Structura de import
SysAdmin-> Date-> Import Date-> Structuri Import -> Import Sales Forecast, care are la bază tabela I_Forecast_SO_I_Forecast_SO_ID
Structura de import trebuie să conțină toate coloanele planificate, identificarea acestora făcându-se după:
Cod căutare, acolo unde există;
Denumire, acolo unde nu există cod căutare (ex: Tip Familie, Familie Produse, Perioadă Calendar);
se poate crea o structură nouă *New*, cu denumire personalizată, și se copiază detaliile structurii standard, care se poate adapta/customiza
această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simplă stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structură ("Format Câmpuri"); întotdeauna câmpul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import;
dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi, atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat" : din "Separat Tab" (.tsv) în "Comma Separated" (.csv) de exemplu;
2. Fișierul de import
se vor specifica parametri conform structurii de import
3. Import temporar
SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import;
se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 --> se apasă butonul Procesare;
4. Import efectiv din tabela temporară
SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Previziuni Vânzare
de pe orice detaliu inserat se acționează butonul " Import Previziuni Vânzari" ->
Opțiuni import:
Doar validare - procesul execută doar o validare a datelor din tabela temporară şi determină valorile pentru entităţi indicate (ex UM, Categorie, Tip etc). Dacă s-a indicat o valoare incorectă, sistemul răspunde cu mesaj pe înregistrarea respectivă.
Import Fără Erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare. Înregistrările anterioare acesteia şi care au fost importate cu succes, rămân importate. Înregistrările ulterioare acesteia nu sunt importate. Utilizatorul poate interveni si corecta înregistrarea spre a elimina eroarea, iar apoi poate porni procesul de import încâ odată.
Şterge Importurile vechi - procesul şterge mai întâi din tabela temporară înregistrările importate cu succes dintr-o rulare anterioară.
Toate înregistrările - se bifează dacă se dorește procesarea tuturor înregistrărilor din fereastră. Dacă nu se bifează, atunci se procesează doar înregistrarea de pe care se face rularea procesului!
Înregistrările care nu au putut fi importate, vor avea Importat = Nu și vor conţine mesajul de eroare indicat în câmpul "Mesaje Eroare".
Toate previziunile de vânzăre importate cu succes se vor putea vizualiza în fereastra standard de Previziuni Vânzări.
Import Lead
Importul se realizează similar cu restul importurilor de date. Fereastra temporară: Import Lead.
Anexat regăsiți detalii privind structura fișierului de import standard "CRM Structuri import Lead"
Regulă: Se va folosi numai combinația de câmpuri Denumire Terț Potențial + Denumire Contact Potențial SAU Denumire Terț + Denumire Contact SAU Cod Terț + Cod Contact.
Informațiile trecute în câmpurile Denumire Terț Potențial + Denumire Contact Potențial se vor importa în fereastra de lead pe câmpurile de tip text (Denumire Terț/Denumire Contact), cele trecute în fișier în câmpurile Denumire Terț + Denumire Contact și Cod Terț + Cod Contact se vor importa pe câmpurile cu funcționalitate (Terț/Contact).
începând cu versiunea 21.06, pe importurile lead-urilor s-a adăugat câmpul C.U.I., informația respectivă ajungând în fereastra 'Lead-uri' în câmpul cu aceeași denumire.
Reguli:
dacă în fișierul de import se trece un terț existent în baza de date Socrate, definit cu CUI -> pe lead se va prelua CUI-ul definit pe terț, indiferent dacă în fișier este trecută sau nu o altă valoare;
dacă în fișierul de import se trece un terț existent în baza de date Socrate, definit fără CUI -> pe lead se va prelua informația din fișierul de import;
dacă în fișierul de import se trece un terț care nu există în baza de date Socrate -> pe lead se va prelua informația din fișierul de import.
Import Sesizări
Importul se realizează similar cu restul importurilor de date. Fereastra temporară: Import Sesizări.
Reguli:
se pot importa atât sesizări cât și sarcini, dar fișierul de import trebuie să conțină entități de același tip (fie doar sarcini, fie doar sesizări)
în fișierul de import, diferențierea celor doua tipuri de entități se face prin coloanele "Sarcină" și "Denumire Tip Sesizare". La validarea datelor pentru import există o condiție de compatibilitate între valorile celor două coloane, care trebuie sa fie definite pentru acelasi tip de entitate. Pentru Sarcini, parametrul "Tip sesizare" (în fereastra Tipuri Sesizări) trebuie să fie definit cu bifa de "Sarcină", iar pentru Sesizări, fară aceasta bifă. În coloana "Sarcină" se completează Y - pentru Sarcini și N - pentru Sesizări;
parametrul "Denumire Terț" trebuie obligatoriu să fie precizat la importul Sesizărilor. În cazul Sarcinilor, parametrul "Denumire Terț" trebuie precizat doar când, în definiția tipului de sesizare ales, este pusă bifa "Verificare limită credit".
Reguli de preluare a societății la importul de seizări/sarcini:
Prioritate 1: Societatea specificată în fereastra procesului “Import Cerere”
Prioritate 2: 'Cod Societate' sau 'Denumire Societate', specificate în fișierul de import
Prioritate 3: Societatea de logare, dacă nu s-a indicat societatea în niciuna din formele de mai sus.
Wizard Import Date
Se poate accesa din meniu: SysAdmin/Date/Import Date/Wizard Import Date.
Prin acest formular utilizatorii de SocrateCloud pot face import de date din fișiere externe. Acest mecanism se poate folosi pentru orice fereastră/tab din cadrul sistemului la care utilizatorul are acces în mod uzual, cu limitarea la tab-urile a căror tabelă are cheie primară formată dintr-o singură coloană (ID).
Obiect import
Utilizatorul trebuie să selecteze fereastra obiectului care se importă și tab-ul unde este afișat obiectul.
Selecția ferestrei se face dintre toate ferestrele disponibile pentru titular, conform componentelor la care are acces titularul (nu doar cele la care are acces utilizatorul).
Selecția tab-ului se face dintre taburile ferestrei care nu sunt read-only și care au la bază o tabelă cu cheie primară bazată pe o singură coloană (ID).
Încărcare fișier import
Utilizatorul va indica:
Fișierul de import
Formatul fișierului:
separat cu virgulă (.csv)
separat cu tab (.tsv)
separat cu punct și virgulă (;)
Bifa Are Header Coloane - se bifează dacă fișierul are pe linia 1 header cu numele coloanelor
Format Dată - formatul pentru dată folosit în fișier. Se va indica folosind simbolurile specifice pentru format de dată (Ex. dd-MM-yyyy)
Format Dată+Timp - formatul pentru dată cu timp folosit în fișier. Se va indica folosind simbolurile specifice pentru format de dată (Ex. dd-MM-yyyy HH:mm:ss)
Separator zecimale - pentru valori numerice. Implicit va fi punctul (.).
Vizualizare Date încărcate
Datele din fișierul de import se încarcă într-o tabelă de import în baza de date și se afișează utilizatorului exact așa cum apar în fișierul de import. Acesta are posibilitatea de a le edita. Editarea se face ca text pe datele așa cum sunt încărcate din fișier. Modificările se salvează în baza de date și vor suprascrie datele originale.
Mapare Coloane fișier import cu câmpuri obiect importat
La acest pas se vor prezenta toate coloanele din fișierul de import pentru a se face corespondența cu câmpurile obiectului din SocrateCloud.
Efectuarea mapării se poate face de la zero sau folosind o mapare salvată de la un import precedent.
La încărcarea unei mapări salvate se vor aplica mapările pentru coloanele din fișierul de importat care se regăsesc și în maparea selectată. Coloanele din fișierul de importat care nu se regăsesc în maparea selectată vor rămâne nemapate și vor trebui mapate manual. De asemenea, coloanele din maparea încărcată care nu se regăsesc în fișierul de importat vor fi ignorate.
Nu este obligatoriu să se mapaze toate câmpurile din fișierul de import. Câmpurile care nu vor fi mapate vor fi ignorate la import.
După efectuarea mapării, utilizatorul va putea opțional să o salveze, sub forma unui fișier de tip json, pentru a o folosi la importuri viitoare. Maparea salvată va putea fi folosită doar pentru același obiect de importat pentru care a fost creată. Maparea de la un import pe o fereastră standard poate fi folosită la import și pe o fereastră custom, dacă este definită pe aceeași tabelă.
La mapare se vor aplica următoarele reguli:
Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul valoare (string, număr, dată) maparea se face direct cu coloana din fișier.
Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul referință (Table, Table Direct, Search) trebuie specificată coloana din obiectul referință care se mapează cu coloana din fișierul de import. Dacă nu se specifică va însemna că în fișierul de import se furnizează chiar ID-ul înregistrării.
Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul listă se poate indica faptul că maparea se face după denumire. Dacă nu se specifică nimic va însemna că maparea se face după cod.
Modalitate Import
La acest pas se indică modalitatea de import.
Comportamentul pentru modalitatea de import este următorul:
Adăugare - Importul va crea înregistrări noi din toate rândurile din fișier.
Actualizare - Importul va actualiza înregistrări existente pentru fiecare rând din fișier. Negăsirea unei înregistrări existente pentru actualizare va fi raportată ca eroare de import.
Adăugare și Actualizare - Dacă importul găsește o înregistrare existentă o va actualiza, altfel va crea o înregistrare nouă.
Pentru modalitățile de import care fac actualizare va trebui să indicați care coloană din fișierul cu date va fi folosită pentru a identifica înregistrările existente.
Validare date de import
La acest pas trebuie făcută validarea datelor de import.
Opțiunile de validare sunt:
Toate înregistrările nevalide (implicit)
Se validează toate înregistrările care nu au fost validate niciodată sau care au fost validate cu eroare.Toate înregistrările
Se validează/revalidează toate înregistrările indiferent de starea validării anterioare (succes, validat cu eroare sau niciodată validat).Înregistrarea curentă
Se validează înregistrarea curentă selectată în grid.
Într-un grid vor fi afișate datele din fișierul de import. Dacă la validare există erori acestea se vor putea vedea în coloana Mesaj eroare din gridul cu datele de import.
Utilizatorul va putea edita datele de import pentru a corecta erorile.
Validarea este obligatorie. Dacă nu face validarea și nu sunt toate înregistrările valide nu se poate da drumul la import.
Pornire import
Pornirea importului se va face cu indicarea următorilor parametri de import:
Modalitate import
Adăugare înregistrări
Importul va crea înregistrări noi pentru toate liniile din fișierul de importActualizare înregistrări
Importul va actualiza înregistrări existente pentru toate liniile din fișierul de import. Înregistrările existente vor fi identificate conform setării de la pasul 2. Liniile din fișierul de import care nu au corespondent vor fi ignorate.Adăugare și actualizare înregistrări
Importul va crea înregistrări noi pentru liniile din fișierul de import care nu au corespondent in SocrateCloud și le va actualiza pe celelalte care au corespondent.
Pentru modalitățile de import care fac actualizare va fi obligatoriu să se indice câmpul/câmpurile pe baza cărora să se identifice înregistrarea existentă. Acel câmp/câmpuri trebuie să identifice în mod unic înregistrarea existentă.
Rezultat - vizualizare rezultat import
La terminarea importului, utilizatorului i se va afișa automat pasul acesta unde va putea vizualiza rezultatul importului.
Rezultatul va afișa următoarele:
Starea cu care s-a terminat importul:
Finalizat cu succes: înseamnă că toate înregistrările din fișier au fost importate cu succes
Finalizat cu eroare: înseamnă că cel puțin una din înregistrările din fișier nu s-a putut importa
Numărul de înregistrări nou introduse în SocrateCloud
Numărul de înregistrări actualizate în SocrateCloud
Numărul de înregistrări nu s-au putut importa având eroare la import
De asemenea, se va putea vedea rezultatul importului pe fiecare înregistrare din fișierul importat.
Fereastra Import date
Încă de la primul pas din definirea unui import de date se va crea o înregistrare în fereastra import date. Pe măsură ce utilizatorul configurează parametrii importului în wizard, aceștia se vor stoca pe această înregistrare. În afară de parametrii din wizard și rezultatul importului, se vor stoca și data și ora finalizării importului.
Toate importurile definite prin intermediul Wizard-ului de import date, indiferent de starea în care se află, se pot vizualiza în acestă fereastră.
Se pot șterge importuri din această fereastră cu excepția celor care se află în starea ”În derulare”. Ștergerea se face prin intermediul butonului de ștergere din bara de instrumente.
Pentru oricare dintre importuri se poate accesa Wizard-ul de import date pentru a putea relua setarea parametrilor de import sau a vizualiza parametrii și rezultatul importului.
*Se va implementa într-o versiune viitoare:
Proces Ștergere Import Date
Acest proces va fi folosit pentru a șterge programat în calup importuri finalizate după criteriile:
Data finalizării (de la - până la)
Fără eroare la finalizare
Procesul va fi apelabil din meniu cât și din Scheduler.