2.14. Import Date

Structuri de Import

Pentru importul datelor în Socrate se folosește o structură de import. Sistemul vine cu o serie de structuri predefinite care se pot adapta/customiza. Această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structura ("Format Câmpuri"), schimbarea structurii câmpurilor de tip data etc.

Vizualizarea și modificare structurilor de import se realizează în fereastra Structuri de Import din meniul SysAdmin-> Date-> Import Date.

Semnificația câmpurilor din fereastra:

Tab Structuri de Import:

• Denumire - numele structurii folosit la selectarea structurii în momentul importului.

• Tabelă - tabela în care se vor scrie datele importate

• Format - formatul fișierului care va fi importat. Valori disponibile: 

  • comma separated - fișier csv delimitat de virgulă

  • poziție fixă - fisier txt in care fiecare camp are o pozitie de start si una de sfarsit

  • semicolon separated - fisier csv delimitat de punct și virgulă

  • separat tab - fisier txt delimitat cu separatorul Tab

• Număr linii de header - se poate indica numărul de linii considerate header in fisierul importat. Primele n linii din fisier nu vor fi importate.

• URL - link care trimite spre structura de import aferenta, spre exemplu un document Excel aflat in Google Drive (accesibil si de pe inregistrari cu titular System).

Tab Format Câmpuri: câmpurile introduse în acest tab reprezintă coloanele fișierului de importat

• Secvență - nr. crt al câmpului în cadrul structurii

• Denumire - numele câmpului

• Coloana - coloana din tabela selectată pe master aferentă câmpului

• Tip  date - reprezintă tipul datelor ce urmează a fi importate din fișier. Valori disponibile:

  • String - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt aferente unor înregistrări predefinite (ex. denumire societate, cod terț, cod articol)

  • Număr - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt numere. Se folosește pentru câmpurile de tip cantitate, valoare, preț etc.

  • Data - valorile care se importă din fișier, în aceste câmpuri, sunt date. Se folosește pentru câmpurile de tip dată.

  • Constant - se folosește pentru câmpurile care pot fi definite drept constante pentru un fișier de import. Ele nu trebuie să se regăsească ca și coloane în fișierul importat, pentru fiecare linie completându-se la import valoarea introdusă ca și constantă. Câmpurile de acest tip se introduc ultimele în structura de import.

• Nr. start - stabilește ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import ( de la 1 la n). De regulă este egal cu secvența. Coloanele fișierului importat trebuie să respecte această ordine. Câmpul este inactiv când se selectează la tip date - constant, de aceea pentru aceste câmpuri se introduce întâi nr. start cu selecție pe un alt tip de date și apoi se selectează tipul Constant.

• Valoare constantă - se afișează la selecția tipului de date Constant. Se introduce valoare constantă, funcție de coloana selectată (denumire, id, cod etc.). Pentru constantele de tip dată forma este aaaa-ll-zz.

• Format dată - se afișează la selecția tipului de date Data. Se introduce formatul dată care este așteptat din fișierul de importat ( cel mai folosit este ddMMyy)

• Decimal Point - se afișează la selecția tipului de date Număr și reprezintă separatorul de zecimale folosit în fișierul de importat.

• Divide cu 100 - se afișează la selecția tipului de date Număr și bifat va divide numărul din fișierul importat cu 100, pentru obținerea valorii corecte

• Callout - permite crearea de extensii Java pentru a efectua anumite task-uri. Exemplu: "org.compiere.model.CalloutRequest.copyText" instanțiază clasa "CalloutRequest" și apelează metoda "copyText". Pot fi definite multiple callout-uri separându-le prin punct și virgulă.

Pentru a putea importa fișiere ce conțin seturi de caractere, altele decât cel latin, trebuie ca fișierul respectiv sa fie salvat folosind standardul UTF-8. Acesta este recunoscut de către SocrateCloud și astfel importul acestor caractere se va realiza cu succes.  Dacă nu se poate obține un  fișier în standardul UTF-8, vă recomandăm să înlocuiți toate caracterele speciale și toate diacriticele din fișierul sursă și apoi să realizați importul fișierului.

Nu se poate modifica tabela pe o structură de import deja creată! Dacă tabela este greșită, se șterge structura de import și introduce alta nouă, cu tabela dorită.

Ferestre de Import date

Importul datelor în calup se realizează din ferestrele dedicate (Import Articole, Terți, Comenzi etc). 

• Fiecare utilizator va vedea și va importa, șterge strict datele încărcate de el. Condiția de filtrare este implementată în cadrul ferestrelor de Import, utilizând Sql WHERE unde  (<<I_Requisition>>.CreatedBy=@##AD_User_ID@) CreatedBy=@##AD_User_ID@)

Import Articole

Limitare: prin acest proces se pot importa doar articole de tip "Produs" ( I ),  "Serviciu" ( S ) sau "Cheltuială" ( E )

1. Structura de import

• SysAdmin-> Date->Structuri Import ->

  • • • • • •  Import Articole SocrateCloud - pentru varianta complexă, cu toate câmpurile disponibile

            •  Import Articole SocrateCloud - varianta simpla - pentru varianta simplă, cu minimul de câmpuri necesar

• Se poate crea o structura nouă *New*  (denumire personalizată, ex: Import Articole Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza

• Această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simpla ștergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structura ("Format Campuri"), schimbarea structurii câmpurilor de tip data etc. OBS: întotdeauna câmpul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import.

• Dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat": din "Comma Separated" (csv) în "Separat TAB (TAB Delimited)” de exemplu.

2. Fișierele de import - structura - mapat pe structurile de import standard "Import Articole SocrateCloud " și  "Import Articole SocrateCloud - varianta simpla"

3. Import temporar (ImportFileLoader)

• SysAdmin-> Date->Import Date -> Încarcare Fișiere pentru Import

• Se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1

• Liniile importate vor fi disponibile în fereastra Import Comenzi

4. Import efectiv din tabela temporara

• SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Comenzi

• De pe orice detaliu inserat se acţionează butonul "Import Comenzi" 

• Parametri proces

  • Titular - valoare implicita pentru valorile nule din import

  • Societate - valoare implicită pentru valorile nule din import

  • Societate generare - dacă este specificat va deveni societatea de pe master-ul tuturor comenzilor create, suprascriind societatea din înregistrările de importat. Nu va afecta însă societatea de pe detaliile comenzilor. Detaliile comenzilor vor fi create cu societatea din înregistrările de importat. Câmp disponibil din versiunea 13.10.

  • Acțiune Document - starea în care va fi generată comanda

  • Şterge importurile vechi (şterge înregistrările care au bifa "Importat" setată)

• Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat", iar câmpul "Import Mesaj Eroare" va avea setat mesajul de eroare corespunzător.

• Începând cu versiunea 13.10 la import se poate specifica Reprezentantul pentru master document și Campania și Proiectul pentru detaliile documentului.

Începând cu v.14.06 s-a adăugat un proces nou prin care se pot genera Bonuri de Autorecepţie folosind datele de import Comenzi. Această nouă funcţionalitate este utilă în special celor care importă în SocrateCloud vânzările efectuate în sisteme "horeca"

Aceste vânzări vor fi evidenţiate în SocrateCloud sub formă de Comenzi Client (de tip credit order), cu generare de Aviz şi Factură. În această situaţie, anumite produse vândute sunt "produsele finite" (felurile de mâncare, etc), pentru care, simularea producţiei acestora se realizează prin intermediul documentului "Bon de Autorecepţie". Pentru mai multe detalii despre utilizarea Bonului de Autorecepţie consultaţi capitolul 9.2.4.

Pentru speţa indicată, se recomandă efectuarea operaţiunilor în ordinea următoare:

• 1. importul datelor din sursa externă;

  2. verificarea datelor importate - în fereastra "Import Comenzi";

  3. generarea Bonurilor de Autorecepţie - pentru a genera producţia şi a avea stocul necesare de "produse finite";

  4. importul Comenzilor Client - iar dacă acestea sunt de tip "Credit order", acestea vor genera automat Aviz şi Factură Client.

Începând cu v14.07 s-a adăugat posibilitatea de a importa detalii cu specificarea lotului sau a setului de proprietăţi a articolului, cât şi proprietăţile şi valorile aferente articolului pentru detaliul respectiv.

Începând cu v15-07 s-au adăugat următoarele:

• • cod reprezentant - pentru determinare reprezentat după cod;

  • cod terţ facturare şi denumire tert facturare - pentru cazurile în care terţul de facturare diferă de terţul de livrare, caz în care procesul de import va genera automat şi legăturile necesare între cei doi terţi, în fereastra "Relaţii terţi";

  • cod societate trx - pentru determinare societate trx după doc.

Începând cu versiunea 17.06 s-a modificat opțiunea de import după codul UPC/EAN în sensul în care determinarea articolului se va face ținându-se cont de societatea aleasă în fereastra Import comenzi. Opțiunea este utilă pentru cazul în care există mai multe articole definite pe societăți diferite, dar toate au același cod de bare.

Începând cu versiunea 18.12 s-a adăugat la import și câmpul Dată Promisă aferent detaliului de comandă. Nu se vor putea importa comenzi cu articole inactive!

•  Câmpul Nr. Factură Extern (ExternalInvoiceNo) poate fi completat doar pentru Tip Document: Comandă pe Credit si Comandă POS (SubTip COC: WI si WR). Conținutul câmpului Nr. Factură Extern va deveni număr de document pentru factura generată automat de comenzile pe credit sau comenzile POS importate.

Import Facturi

1. Structura de import

• SysAdmin-> Date->Structuri Import -> "Import Facturi SocrateCloud" sau "Import Facturi SocrateCloud - varianta simplificată"

• Se poate crea o structura noua *New*  (denumire presonalizata, ex: Import Facturi Demo SRL) prin copierea detaliilor structurii standard, care se poate adapta/customiza

• Aceasta customizare se realizeaza prin eliminarea (delete - simpla stergere din buton), re-ordonarea campurilor din structura ("Format Campuri"), schimarea structurii campurilor de tip data etc. OBS. Intotdeauna campul "Numar Start" va determina ordinea de parcurgere/import a campurilor din fisierul pentru import

• Daca se opteaza pentru customizarea unei structuri noi atunci se poate schimba si formatul de fiseir "suportat" : din "Separat TAB" (TAB Delimited)) in  "Comma Separated" (csv) de exemplu

2. Fisierul de import - structura- mapat pe structura de import standard "Import Facturi SocrateCloud" și "Import Facturi SocrateCloud - varianta simplificată"

OBS1. Campurile cu rosu sunt obligatorii si trebuie sa fie deja definite in sistem (se vor completa ID-urile aferente !!), cele cu albastru sunt obligatorii dar nu necesita pre-definire.

OBS2. Dupa popularea fisierului eliminati capul de tabel (descrierea campurilor) !!! iar daca se folosesc fisiere tip .xls, atunci nu uitati sa le salvati (Save As) in formatul specificat in structura (csv, tab. etc)

3. Import temporar (ImportFileLoader)

• • SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import

  • Se va selecta fisierul construit la pasul 1 + structura de la pasul 2 --> OK 

4. Import efectiv din tabela temporara

• • SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Facturi - v2

  • De pe orice detaliu inserat se actioneaza butonul "Import Invoice SocrateOpen" (optiuni/Filtre : Societate, Actiune Document)

  • Liniile care nu au putut fi importate nu vor avea bifat "Importat" si actualizat "Import Mesaj Eroare"

  • opțiunea ”Determină și creează asocierea COF-FF” - duce la obținerea asocierilor COF-FF și/sau FF-NIR în situația în care în import s-a indicat comanda furnizor sursă și sistemul reușește să determineapoi  liniile de legătură în funcție de articole și cantități.

  • opțiunea ”Trimite rezultatele pe e-mail” - va genera un e-mail către adresa indicată, cu macheta recomandată: ”Facturi Furnizor neasociate cu e-Factura Primite”, astfel încât utilizatorul indicat să fie informat cu privire la situația facturilor ”RO e-Factura (primite)” care nu au putut fi importate/asociate cu facturile furnizor din sistem.

Note: 

• • Dacă pe linia de import se specifică data scadentă a facturii și nu este specificat un termen de plată, atunci este obligatoriu ca pe titular să fie marcat un termen de plată ca fiind implicit. Altfel sistemul va da eroare că nu găsește un termen de plată;

  •  Pentru situația în care se face un import de facturi cu tip curs diferit de cel implicit (Spot) atunci, este obligatoriu ca pentru data respectivă să fie definit anterior în sistem cursul și pe valuta de referință și pe valuta de facturare. 

  • dacă terțul de pe factură este marcat în SocrateCloud cu bifa ”TVA la încasare” și pe linia importată există, Categorie TVA e-Factura (EInvoiceTaxTypeValue) = 'S' și ”Rate” = 19 sau 9 sau 5, atunci se va face determinarea automată a cotelor TVA de tip TVA la încasare.

  • Dacă sursa importului este o e-factură aferentă unui contract de leasing (informația relativă la contract vine prin e-factura),se realizează asocierea automată a liniilor facturii importate cu scadențele din contractul aferent. Sistemul identifică prima scadență neasociată și realizează legătura pentru liniile care conțin articolele de capital, dobândă etc, conform definiției din master-ul contractului. Legătură cu rata de leasing se va efectua doar dacă factura importată conține toate articolele în conformitate cu cele indicate în structura contractului de leasing.

• Prioritatea de completare a Reprezentantului la Import Facturi Client:

  • prioritate 0: reprezentantul precizat în import;

  • prioritate 1: dacă nu se precizează reprezentantul la import, atunci se preia din definiția terțului;

  • prioritate 2: dacă nu se precizează reprezentantul la import și nu există nici în definiția terțului, atunci se completează cu userul care opereză importul (din login).

• se poate adăuga informația de Angajat prin import, pe o factură, prin câmpurile: Employee_ID, EmployeeName, EmployeeTaxID, EmployeeValue - pentru master, DetailEmployee_ID, DetailEmployeeName, DetailEmployeeTaxID, DetailEmployeeValue - pentru detalii.

• se poate adăuga informația de Contract prin import pe o factură

Import Plăţi

1. Structura de import

• SysAdmin-> Date->Structuri Import -> "Import Încasări/Plăți SocrateCloud"

2. Fisierul de import - structura- mapat pe structura de import standard "Import Încasări/Plăți SocrateCloud"

Pentru importul final se apelează procesul/butonul ''Importă'', iar ca rezultat vom avea:

• se generează recepția în sistem pe baza înregistrărilor din fereastră

• se realizează legătura cu liniile de comenzi furnizor deschise

Parametri pentru procesul/butonul de import:

• • Stare recepție

    • nu este obligatoriu, implicit = Nimic

    • Nimic - documentul se va importa în stare draft

    • Finalizează - documentul se va importa în stare finalizat

      • Calendar deschis la data document - se face importul

      • Calendar închis la data document - nu se face importul, se returnează mesajul: Interval închis

  • Validare

    • Efectuează verificarea datelor 

    • După verificare completează câmpurile determinate pe baza datelor inserate din fișierul de import (ex: inserează articolul determinat fie pe baza de cod căutare, denumire, EAN)

    • Șterge mesajele apărute la o rulare anterioară

  • Import fără erori

    • Efectuează verificarea datelor (dacă nu a fost realizată anterior) + 

    • Efectuează importul datelor în SocrateCloud doar dacă în structura datelor nu există erori

    • Pune bifa importat

  • Toate înregistrările

    • bifa = Y, rularea procesului se realizează pentru toate înregistrările

    • bifa = N, rularea procesului se realizează doar pentru înregistrarea de pe care a fost rulat procesul 

  • Șterge Importurile Vechi

    • Va șterge datele deja importate din fereastra Import Necesar aprovizionare.

  • Importă recepție fără comandă

    • nu este obligatoriu, implicit = N

    • bifa = Y - permite importul și pentru liniile de recepție pentru care nu există Comenzi furnizor deschise

    • bifa = N - nu permite importul pentru liniile de recepție pentru care nu există Comenzi furnizor deschise 

Reguli de generare recepție:

• • câte 1 Recepție consolidată pentru perechea de înregistrări care îndeplinesc condițiile

    • aceeași Societate

    • același tip document

    • același număr de document sau fără număr document, urmând ca sistemul să genereze numărul recepției în baza secvenței legate de tipul de document

    • același furnizor

    • aceeași gestiune

  • recepții multiple dacă înregistrările au date distincte pentru câmpurile de mai sus

Legătura cu linile de Comenzi furnizor

• • la generarea recepției sistemul va realiza legăturile cu liniile de comenzi furnizor (similar cu ”Creează linii din” apelat de pe fereastra Recepții)

    • Nivel 0 - cu liniile din Comanda determinată astfel

      • Nr comandă din fereastra Comenzi furnizor = Nr comandă Furnizor din fereastra de import

  • Nivel 1 - prin determinarea liniilor de Comandă după

    • Cazul 1: articol + referințe Proiect, fază proiect

      • același articol + 

      • același proiect sau același proiect + aceeași fază proiect (dacă în fișierul de import au fost introduse ambele valori) indicate ca referințe (master comandă sau detalii)

  • Cazul 2 articol + instanță sau Nr. Lot.

    • același articol +

    • instanța din definița articolului conține o proprietate de tip referință = Proiect.

      • În acest caz Identificare liniei de COC cu care se leagă linia de recepție se realizează pe baza valorii introduse în Proprietatea de tip proiect

  • Nivel 2 - prin determinarea liniilor de comandă în ordine cronologică 

    • articol din detalii COF = articol din fereastra de import

Observații:

• • Concilierea liniilor de recepție cu liniile de comenzi furnizor 

    • se realizează doar cu linii de Comenzi furnizori deschise

    • se realizează cu linii în care Terț Comandă = Terț Recepție

    • Dacă există mai multe linii de Comenzi furnizor deschise care corespund criteriilor de identificare detaliate mai sus, concilierea se realizează în ordine cronologică (linia cu ID-ul cel mai mic întâi) și în limita cantității deschise de pe comanda furnizor respectiv cantitatea rămasă de alocat de pe linia de recepție.

  • Este permisă generarea de recepție și pentru cazul: Cantitate recepționată > Cantitate comandată (există articole cu unitate de măsură m sau kg și atunci pot exista abateri rezultate din modul de ambalare).

Pentru liniile de recepție pentru care nu au fost identificate linii de comenzi furnizor deschise, cu care se poate realiza asocierea, se returnează mesaj în câmpul de mesaje eroare aferent liniei. Mesajul nu este blocant, dacă procesul de import se realizează cu parametrul Importă recepție fără comandă = Y 

Import Previziuni Vânzare

Se pot insera previziuni de vânzare în fereastra Previziuni Vânzări.

1. Structura de import

• SysAdmin-> Date-> Import Date-> Structuri Import ->  Import Sales Forecast, care are la bază tabela I_Forecast_SO_I_Forecast_SO_ID

• Structura de import trebuie să conțină toate coloanele planificate, identificarea acestora făcându-se după:

• Cod căutare, acolo unde există;

• Denumire, acolo unde nu există cod căutare (ex: Tip Familie, Familie Produse, Perioadă Calendar);

• se poate crea o structură nouă *New*, cu denumire personalizată, și se copiază detaliile structurii standard, care se poate adapta/customiza

• această customizare se realizează prin eliminarea (delete - simplă stergere din buton), re-ordonarea câmpurilor din structură ("Format Câmpuri"); întotdeauna câmpul "Număr Start" va determina ordinea de parcurgere/import a câmpurilor din fișierul pentru import;

• dacă se optează pentru customizarea unei structuri noi, atunci se poate schimba și formatul de fișier "suportat" : din "Separat Tab" (.tsv) în "Comma Separated" (.csv) de exemplu;

2. Fișierul de import 

• se vor specifica parametri conform structurii de import

3. Import temporar 

• SysAdmin-> Date->Import Date -> Încărcare Fișiere pentru Import;

• se va selecta fișierul construit la pasul 2 + structura de la pasul 1 --> se apasă butonul Procesare;

4. Import efectiv din tabela temporară

• SysAdmin-> Date->Import Date -> Import Previziuni Vânzare

• de pe orice detaliu inserat se acționează butonul " Import Previziuni Vânzari" ->

Opțiuni import:

• Doar validare - procesul execută doar o validare a datelor din tabela temporară şi determină valorile pentru entităţi indicate (ex UM, Categorie, Tip etc). Dacă s-a indicat o valoare incorectă, sistemul răspunde cu mesaj pe înregistrarea respectivă.

• Import Fără Erori - procesul NU va importa acele înregistrări pentru care sistemul a răspuns cu o eroare. Înregistrările anterioare acesteia şi care au fost importate cu succes, rămân importate. Înregistrările ulterioare acesteia nu sunt importate. Utilizatorul poate interveni si corecta înregistrarea spre a elimina eroarea, iar apoi poate porni procesul de import încâ odată.

• Şterge Importurile vechi - procesul şterge mai întâi din tabela temporară înregistrările importate cu succes dintr-o rulare anterioară.

• Toate înregistrările - se bifează dacă se dorește procesarea tuturor înregistrărilor din fereastră. Dacă nu se bifează, atunci se procesează doar înregistrarea de pe care se face rularea procesului!

Înregistrările care nu au putut fi importate, vor avea Importat = Nu și vor conţine mesajul de eroare indicat în câmpul "Mesaje Eroare".

Toate previziunile de vânzăre importate cu succes se vor putea vizualiza în fereastra standard de Previziuni Vânzări.

Import Lead

Importul se realizează similar cu restul importurilor de date. Fereastra temporară: Import Lead.

Anexat regăsiți detalii privind structura fișierului de import standard "CRM Structuri import Lead"

Regulă: Se va folosi numai combinația de câmpuri Denumire Terț Potențial + Denumire Contact Potențial SAU Denumire Terț + Denumire Contact SAU Cod Terț + Cod Contact.

Informațiile trecute în câmpurile Denumire Terț Potențial + Denumire Contact Potențial se vor importa în fereastra de lead pe câmpurile de tip text (Denumire Terț/Denumire Contact), cele trecute în fișier în câmpurile Denumire Terț + Denumire Contact și Cod Terț + Cod Contact se vor importa pe câmpurile cu funcționalitate (Terț/Contact).

• începând cu versiunea 21.06, pe importurile lead-urilor s-a adăugat câmpul C.U.I., informația respectivă ajungând în fereastra 'Lead-uri' în câmpul cu aceeași denumire.

Reguli:

• dacă în fișierul de import se trece un terț existent în baza de date Socrate, definit cu CUI -> pe lead se va prelua CUI-ul definit pe terț, indiferent dacă în fișier este trecută sau nu o altă valoare;

• dacă în fișierul de import se trece un terț existent în baza de date Socrate, definit fără CUI -> pe lead se va prelua informația din fișierul de import;

• dacă în fișierul de import se trece un terț care nu există în baza de date Socrate -> pe lead se va prelua informația din fișierul de import.

Import Sesizări

Importul se realizează similar cu restul importurilor de date. Fereastra temporară: Import Sesizări.

Reguli:  

• • se pot importa atât sesizări cât și sarcini, dar fișierul de import trebuie să conțină entități de același tip (fie doar sarcini, fie doar sesizări)

  • în fișierul de import, diferențierea celor doua tipuri de entități se face prin coloanele "Sarcină" și  "Denumire Tip Sesizare". La validarea datelor pentru import există o condiție de compatibilitate între valorile celor două coloane, care trebuie sa fie definite pentru acelasi tip de entitate. Pentru Sarcini,  parametrul "Tip sesizare" (în fereastra Tipuri Sesizări) trebuie să fie definit cu bifa de "Sarcină", iar pentru Sesizări, fară aceasta bifă. În coloana "Sarcină" se completează Y - pentru Sarcini și N - pentru Sesizări;

  • parametrul "Denumire Terț" trebuie obligatoriu  să fie precizat la importul Sesizărilor. În cazul Sarcinilor, parametrul "Denumire Terț" trebuie precizat doar când, în definiția tipului de sesizare ales, este pusă bifa "Verificare limită credit".

Reguli de preluare a societății la importul de seizări/sarcini:

Prioritate 1:  Societatea specificată în fereastra procesului “Import Cerere”

Prioritate 2:  'Cod Societate' sau 'Denumire Societate', specificate în fișierul de import

Prioritate 3:  Societatea de logare, dacă nu s-a indicat societatea în niciuna din formele de mai sus.

Wizard Import Date

Se poate accesa din meniu: SysAdmin/Date/Import Date/Wizard Import Date. 

Prin acest formular utilizatorii de SocrateCloud pot face import de date din fișiere externe. Acest mecanism se poate folosi pentru orice fereastră/tab din cadrul sistemului la care utilizatorul are acces în mod uzual, cu limitarea la tab-urile a căror tabelă are cheie primară formată dintr-o singură coloană (ID).

1. Obiect import

Utilizatorul trebuie să selecteze fereastra obiectului care se importă și tab-ul unde este afișat obiectul.

Selecția ferestrei se face dintre toate ferestrele disponibile pentru titular, conform componentelor la care are acces titularul (nu doar cele la care are acces utilizatorul).

Selecția tab-ului se face dintre taburile ferestrei care nu sunt read-only și care au la bază o tabelă cu cheie primară bazată pe o singură coloană (ID).

2. Încărcare fișier import

Utilizatorul va indica:

• Fișierul de import

• Formatul fișierului:

  • separat cu virgulă (.csv)

  • separat cu tab (.tsv)

  • separat cu punct și virgulă (;)

• Bifa Are Header Coloane - se bifează dacă fișierul are pe linia 1 header cu numele coloanelor

• Format Dată - formatul pentru dată folosit în fișier. Se va indica folosind simbolurile specifice pentru format de dată (Ex. dd-MM-yyyy)

• Format Dată+Timp - formatul pentru dată cu timp folosit în fișier. Se va indica folosind simbolurile specifice pentru format de dată (Ex. dd-MM-yyyy HH:mm:ss)

• Separator zecimale - pentru valori numerice. Implicit va fi punctul (.).

3. Vizualizare Date încărcate

Datele din fișierul de import se încarcă într-o tabelă de import în baza de date și se afișează utilizatorului exact așa cum apar în fișierul de import. Acesta are posibilitatea de a le edita. Editarea se face ca text pe datele așa cum sunt încărcate din fișier. Modificările se salvează în baza de date și vor suprascrie datele originale.

4. Mapare Coloane fișier import cu câmpuri obiect importat

La acest pas se vor prezenta toate coloanele din fișierul de import pentru a se face corespondența cu câmpurile obiectului din SocrateCloud.

Efectuarea mapării se poate face de la zero sau folosind o mapare salvată de la un import precedent.

La încărcarea unei mapări salvate se vor aplica mapările pentru coloanele din fișierul de importat care se regăsesc și în maparea selectată. Coloanele din fișierul de importat care nu se regăsesc în maparea selectată vor rămâne nemapate și vor trebui mapate manual. De asemenea, coloanele din maparea încărcată care nu se regăsesc în fișierul de importat vor fi ignorate.

Nu este obligatoriu să se mapaze toate câmpurile din fișierul de import. Câmpurile care nu vor fi mapate vor fi ignorate la import.

După efectuarea mapării, utilizatorul va putea opțional să o salveze, sub forma unui fișier de tip json, pentru a o folosi la importuri viitoare. Maparea salvată va putea fi folosită doar pentru același obiect de importat pentru care a fost creată. Maparea de la un import pe o fereastră standard poate fi folosită la import și pe o fereastră custom, dacă este definită pe aceeași tabelă.

La mapare se vor aplica următoarele reguli:

• Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul valoare (string, număr, dată) maparea se face direct cu coloana din fișier.

• Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul referință (Table, Table Direct, Search) trebuie specificată coloana din obiectul referință care se mapează cu coloana din fișierul de import. Dacă nu se specifică va însemna că în fișierul de import se furnizează chiar ID-ul înregistrării.

• Pentru câmpurile din SocrateCloud care sunt de tipul listă se poate indica faptul că maparea se face după denumire. Dacă nu se specifică nimic va însemna că maparea se face după cod.

5. Modalitate Import

La acest pas se indică modalitatea de import.

Comportamentul pentru modalitatea de import este următorul:

• Adăugare - Importul va crea înregistrări noi din toate rândurile din fișier.

• Actualizare - Importul va actualiza înregistrări existente pentru fiecare rând din fișier. Negăsirea unei înregistrări existente pentru actualizare va fi raportată ca eroare de import.

• Adăugare și Actualizare - Dacă importul găsește o înregistrare existentă o va actualiza, altfel va crea o înregistrare nouă.

Pentru modalitățile de import care fac actualizare va trebui să indicați care coloană din fișierul cu date va fi folosită pentru a identifica înregistrările existente. 

6. Validare date de import

La acest pas trebuie făcută validarea datelor de import. 

Opțiunile de validare sunt:

• Toate înregistrările nevalide (implicit)
  Se validează toate înregistrările care nu au fost validate niciodată sau care au fost validate cu eroare.

• Toate înregistrările
  Se validează/revalidează toate înregistrările indiferent de starea validării anterioare (succes, validat cu eroare sau niciodată validat).

• Înregistrarea curentă
  Se validează înregistrarea curentă selectată în grid.

Într-un grid vor fi afișate datele din fișierul de import. Dacă la validare există erori acestea se vor putea vedea în coloana Mesaj eroare din gridul cu datele de import.

Utilizatorul va putea edita datele de import pentru a corecta erorile.

Validarea este obligatorie. Dacă nu face validarea și nu sunt toate înregistrările valide nu se poate da drumul la import.

7. Pornire import

Pornirea importului se va face cu indicarea următorilor parametri de import:

• Modalitate import

  • Adăugare înregistrări
    Importul va crea înregistrări noi pentru toate liniile din fișierul de import 

  • Actualizare înregistrări
    Importul va actualiza înregistrări existente pentru toate liniile din fișierul de import. Înregistrările existente vor fi identificate conform setării de la pasul 2. Liniile din fișierul de import care nu au corespondent vor fi ignorate.

  • Adăugare și actualizare înregistrări
    Importul va crea înregistrări noi pentru liniile din fișierul de import care nu au corespondent in SocrateCloud și le va actualiza pe celelalte care au corespondent.

Pentru modalitățile de import care fac actualizare va fi obligatoriu să se indice câmpul/câmpurile pe baza cărora să se identifice înregistrarea existentă. Acel câmp/câmpuri trebuie să identifice în mod unic înregistrarea existentă.  

8. Rezultat - vizualizare rezultat import

La terminarea importului, utilizatorului i se va afișa automat pasul acesta unde va putea vizualiza rezultatul importului. 

Rezultatul va afișa următoarele:

• Starea cu care s-a terminat importul: 

  • Finalizat cu succes: înseamnă că toate înregistrările din fișier au fost importate cu succes

  • Finalizat cu eroare: înseamnă că cel puțin una din înregistrările din fișier nu s-a putut importa

• Numărul de înregistrări nou introduse în SocrateCloud

• Numărul de înregistrări actualizate în SocrateCloud

• Numărul de înregistrări nu s-au putut importa având eroare la import

De asemenea, se va putea vedea rezultatul importului pe fiecare înregistrare din fișierul importat.

Fereastra Import date

Încă de la primul pas din definirea unui import de date se va crea o înregistrare în fereastra import date. Pe măsură ce utilizatorul configurează parametrii importului în wizard, aceștia se vor stoca pe această înregistrare. În afară de parametrii din wizard și rezultatul importului, se vor stoca și data și ora finalizării importului.

Toate importurile definite prin intermediul Wizard-ului de import date, indiferent de starea în care se află, se pot vizualiza în acestă fereastră. 

Se pot șterge importuri din această fereastră cu excepția celor care se află în starea ”În derulare”. Ștergerea se face prin intermediul butonului de ștergere din bara de instrumente.

Pentru oricare dintre importuri se poate accesa Wizard-ul de import date pentru a putea relua setarea parametrilor de import sau a vizualiza parametrii și rezultatul importului.

*Se va implementa într-o versiune viitoare:

Proces Ștergere Import Date

Acest proces va fi folosit pentru a șterge programat în calup importuri finalizate după criteriile:

• Data finalizării (de la - până la)

• Fără eroare la finalizare

Procesul va fi apelabil din meniu cât și din Scheduler.