18.3. Cheltuieli/Venituri repartizate

SocrateCloud, prin intermediul generic al ferestrei de ”Contracte” oferă posibilitatea de a gestiona următoarele spețe:

• evidența cheltuielilor în avans = situațiile în care compania înregistrează un contract sau o factură furnizor a cărei valoare (cheltuială) trebuie repartizată pe mai multe perioade viitoare față de data documentului sursă. (ex: chirii, abonamente, subscrieri etc);

• evidența cheltuielilor estimate = situațiile în care compania are informațiile despre cheltuielile aferente unor perioade contabile, dar pentru care nu primește facturile furnizor aferente în timp util. (ex: servicii, abonamente, subscrieri etc pentru care facturarea este convenită la finele perioadelor, după producerea consumurilor);

• evidența veniturilor în avans = situațiile în care compania înregistrează un contract de prestare servicii pentru o perioadă mai mare de o lună, cu facturare imediată. (ex: închirieri, servicii diverse, abonamente etc).

Spețele enumerate mai sus sunt indicate în clar în definiția contractului prin valoarea selectată în câmpul ”Categorie”:

• Achiziție - în avans

• Achiziție - estimativ

• Vânzare - în avans

Pentru aceste categorii de contracte, fereastra prezintă următoarele informații specifice:

• câmpurile ”Data start” și ”Data stop” devin obligatorii pentru a indica în clar perioada aferentă repartizării cheltuielii/venitului;

• câmpurile ”Lista de preț” și ”Număr rate” necesare pentru a putea obține repartizările pe perioadele dorite;

• butoanele (procesele):

  • Generare Repartizări - este procesul prin intermediul căruia se vor genera repartizările pe perioadele dorite

  • Ștergere Repartizări - este procesul prin care repartizările pot fi șterse (dacă au fost greșit generate), atât timp cât acestea nu au fost transferate în contabilitate sau postarea se poate șterge, sau generate documente din ele;

  • Generează Factura Furnizor - este procesul prin care se poate genera factura furnizor pentru una sau mai multe perioade;

  • Generează Comandă Client - este procesul prin care se poate genera comanda client pentru una sau mai multe perioade.

• tab-ul ”Repartizări” devine activ și va prezenta repartizările aferente contractului respectiv. Acestea sunt înregistrări cu efect contabil = se transferă în contabilitate - manual sau automat la data contabilă. Regulile pentru postarea acestora sunt:

• debit: 6xx - cont cheltuială din articol (P_Expense_Acct) sau divers (Ch_Expense_Acct);

• credit: 408 - cont nou ”Cheltuieli estimate” (V_ExpenseAccruals_Acct) din definiția grupului terțului - dacă s-a ales categoria “Achiziție - estimativ”, sau

              471 - cont cheltuieli în avans de pe Terţ (DeferredExpense_Acct) - dacă s-a ales categoria “Achiziție - în avans”;

respectiv

• debit: 472 - cont venit în avans de pe Grup Terţ (UnEarnedRevenue_Acct) - dacă s-a ales categoria “Vânzare - în avans”;

• credit: 7xx - cont venit din articol (P_Revenue_Acct) sau divers (Ch_Revenue_Acct). 

• Regula de transfer a ratei funcționează și cu suplimentarea de repartizări contabile.

Limite:

• dacă se încearcă ștergerea unui Contract având una din cele 3 Categorii noi și care conține Repartizări legate de documente (linie COC/FF) atunci se afișează mesajul de eroare: ”Contractul nu poate fi șters deoarece conține Repartizări legate de linie Factură/Comandă!”

• dacă se încearcă ștergerea unui Contract care conține Repartizări postate, atunci se afișează mesajul de eroare: ”Contractul nu se poate șterge deoarece Repartizările acestuia sunt transferate în contabilitate!”

Procese:

• • Generare Repartizări - este procesul prin intermediul căruia se vor genera repartizările pe perioadele dorite:

    • cu data trx = data cnt = perioada căreia îi revine ch/v;

    • cu prima zi din lună, dar nu mai mică decât data start contract;

    • cu toate dimensiunile contabile (fără cele de pe contract);

    • cu indicare articol sau divers:

      • • dacă s-a indicat un articol atunci acesta e și automat dimensiune contabilă;

        • dacă s-a indicat un divers, articolul rămâne null (și ca dimensiune contabilă);

    • de pe Contract se folosește 'Valoare Contractuală Fixă' ('GrandTotal'), iar la generarea ratelor, aceasta valoare va fi împărțită la numărul de rate ce se vor crea. Dacă 'Valoare Contractuală Fixă' este modificată ulterior, atunci se invalidează automat ratele (Repartizările) neprocesate și care nu au legături cu COC sau FF, sau sunt deja postate;

    • se dă numărul de rate și frecvența ”lunar” - deocamdată doar varianta lunar;

    • dacă perioadele dintre data start și data stop nu se potrivesc cu numărul de rate indicate, pentru frecvența lunar, atunci se primește mesajul: ”Nu se poate genera numărul de rate indicat în perioada dintre <<de la>> și <<până la>>! Vă rugăm reluați procesul după ce corectați datele sau numărul de rate dorit”;

    • generarea face repartizările gata validate și procesate (chiar dacă nu există Calendar Document definit sau deschis),

      • • dacă repartizarea este validată și nu are legătura setată cu FF/COC și nu e postată, atunci doar Valoarea de pe aceasta se poate modifica;

        • dacă Valoarea repartizării se modifică atunci se invalidează toate repartizările ce nu au legătura setată cu FF/COC și/sau nu sunt postate.

• • Generează Factura Furnizor - este procesul prin intermediul căruia se vor genera repartizările pe perioadele dorite. Este activ doar pentru cele cu categorie “Achiziție -%”, cu următorii parametri:

• • • Societate - implicit cea de pe contract (dar poate fi modificată cu alta din cadrul aceleiași juridice!);

    • Număr factură - obligatoriu;

    • Data facturii - obligatoriu;

    • Tip document - se pot alege dintre cele cu tip document bază ”Factură furnizor - servicii”;

    • Perioada ”De la” / ”Până la” - obligatoriu => în funcție de ce pui aici se preiau și se leagă doar detaliile din repartizări care sunt cuprinse în perioada respectivă (și care nu sunt deja facturate/legate la altă factură); => în acest fel se acoperă toate spețele cerute:

      • • pot obține o singură factură, cu o singură linie în care pun toată valoarea și pe care o leg cu toate detaliile de repartizări;

        • pot obține o factură, cu o singură linie, dar doar cu o parte dintre detaliile de repartizări (în funcție de cum am pus de la / până la), și peste un timp pot să mai generez încă o factură pentru restul de detalii, etc;

    • Lista de preț - pentru factură = implicit cea de pe contract, dar poate fi modificată de user:

      • • aici pot alege altă listă în altă valută și atunci aici apare conversia valorilor din valuta contractului în valuta facturii (e vorba de obicei de contracte în valută și facturare în ron);

    • restul de informații necesare pentru factură se preiau din definiția Terțului, dacă nu sunt specificate pe contract.

    • => o singură linie pe factură, cu articolul sau diversul de pe detalii (că e unul singur), cu valorile însumate, cu cantitate 1, cu toate dimensiunile contabile de pe prima rată (ar trebui să fie la fel tot timpul, dacă trebuie, se pot modifica pe factură);

    • Stare document - implicit ”Draft”

• Generează Comandă Client - este procesul prin care se poate genera comanda client pentru una sau mai multe perioade. Este activ doar pentru cele cu categorie “Vânzare -%”. Acesta poate fi programat să ruleze și automat din scheduler, la data start. Parametri procesului sunt:

  • • • Societate - implicit cea de pe contract (dar poate fi modificată cu alta din cadrul aceleiași juridice!);

      • Tip document - obligatoriu (pentru că acesta îmi dă numărul de document automat);

      • Perioada ”De la” / ”Până la” - obligatoriu

      • Lista de preț - pentru comandă = aici pot alege altă listă în altă valută și atunci aici apare conversia valorilor din valuta contractului în valuta facturii;

      • Data Comanda - optionala, daca nu e completata se ia data curentă

      • Stare document - implicit ”Draft”

  • restul de informații necesare pentru comandă se preiau din definiția Terțului, dacă nu sunt specificate pe contract.

  • => o singură linie pe comandă, cu articolul sau diversul de pe detalii (că e unul singur), cu valorile însumate, cu cantitate 1, cu toate dimensiunile contabile de pe prima rată (ar trebui să fie la fel tot timpul, dacă trebuie, se pot modifica pe comandă);

Alte procese influențate de aceste tipuri de contracte:

• ”Generare COC din proiect” - dacă contractul proiectului e “Vânzare - în avans”, atunci se realizează legătura cu toate Repartizările de pe contractul respectiv. La crearea COC se preia Articolul de pe Detaliu Proiect. Dacă acest Articol diferă de Articolul de pe Repartizări, atunci se afișează mesajul: Nu se poate crea legătura dintre Linie Comandă cu Articolul: ... și Repartizări Contract cu Articolul: ..., deoarece nu au același Articol!”:

  • • dacă Contractul nu are Repartizări active și validate, atunci se afișează mesajul: ”Nu există Repartizări Contract active și validate. Generați Repartizările pentru Contractul: ...”;

    • dacă Contractul are deja Repartizări legate de documente (Facturi/Comenzi), atunci se afișează mesajul: ”Există Repartizări Contract legate de documente (Facturi/Comenzi)”;

    • dacă nici un Detaliu Proiect nu are același Articol cu cel de pe Repartizări, atunci se afișează mesajul: ”Nu se poate crea legătura dintre Linie Comandă și Repartizări Contract, deoarece nu au același Articol!”.

• ”Generare COC din fază proiect” - dacă contractul proiectului e “Vânzare - în avans”, atunci se realizează legătura cu Repartizările de pe contractul respectiv din perioada indicată pe fază prin DataStart/DataStop; 

  • • dacă pe fază nu sunt completate DataStart/DataStop se va primi mesajul: ”Nu se poate determina perioada dintre <<de la>> și <<până la>>! Vă rugăm reluați procesul după ce corectați / completați datele.”

Influențe asupra documentelor:

• Factura Furnizor va prezenta următoarele modificări:

  • dimensiunea ”Contract” la nivel de linie factură;

  • ”Creează linii din …” prezintă ca sursa de linii detaliile de ”Repartizări” - ca să pot să iau direct din detaliile de “Repartizări” de pe contract (1 linie ff : 1 repartizare),

    • • • pentru cazuri complexe, se pot prelua din mai multe detalii, de pe contracte diferite!

  • proces/buton ”Generează Contract” pe linia din factură -> pentru varianta inversă de operare, uneori e mai utilă aceasta, având factura în față, prin care se obține contractul dinspre/cu datele de pe factura furnizor.

  • regulile de postare pentru FF se modifică dacă aceasta are pe master sau pe linii legat un contract cu categorie:

• ”Achiziție - în avans”, atunci în locul contului de cheltuială pentru articole se va folosi contul de pe Terț/Furnizor/Contabilitate: ”DeferredExpense_Acct” (Cheltuieli în avans) = 471

• ”Achiziție - estimativ”, atunci în locul contului de cheltuială pentru articole se va folosi cont nou ”Cheltuieli estimate” (V_ExpenseAccruals_Acct) în definiția grupului terțului = 408

• Factura Client va prezenta următoarele modificări:

  • regulile de postare pentru FC se modifică dacă aceasta are pe master sau pe linii legat un contract cu categorie:

• ”Vânzare - în avans”, atunci în locul contului de cheltuială pentru articole se va folosi contul de pe Grup Terț/Contabilitate: ”UnEarnedRevenue_Acct” (Venit în avans) = 472