4.1. Definiri Terti

Grup Terţi 

SocrateCloud oferă posibilitatea de a defini parametri la nivel de grup. Valorile introduse pentru un grup vor fi utilizate în mod implicit pentru terți individuali. Prin grupuri de terți se poate diferenţia între retaileri, utilizatori finali, producători, companii de export, etc.   

Pentru a defini sau edita un grup de terți se deschide fereastra Grup de Terţi accesată din CRM -> Terți -> Definiri Terți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Cod Căutare - utilizate pentru a identifica înregistrarea în sistem;

• Implicit - dacă este bifat acest grup va fi utilizat în mod implicit;

• Culoare tipărire - va determina culoarea ce va fi utilizată în momentul afişării terţilor din acest grup;

• Verificare IBAN - va determina dacă pentru terții din grupul respectiv se face validarea IBAN (RO) pentru conturile bancare introduse - v16.06

• Baza Prioritate - nu este utilizată în versiunea curentă SocrateCloud;

• Info Confidențială - se bifează dacă membrii acestui Grup de Terţi pot introduce informații confidențiale în Solicitările Web;

• Listă Preţuri - se selectează o listă de preţuri utilizată implicit pentru membrii grupului, pentru comenzi clienţi şi facturi;

• Schema Discount - se selectează o schemă de discount utilizată implicit pentru membrii grupului, pentru comenzi clienti şi facturi;

• Politica de Retur - se selectează o politică de retur pentru vânzări, utilizată implicit pentru membrii grupului;

• Listă Preţuri Achizitie - se selectează o  listă de prețuri utilizată implicit pentru  membrii grupului, pentru comenzi furnizori şi facturi furnizori;

• Schemă Discount FF -  se selectează o schemă de discount utilizată implicit de membrii grupului pentru comenzi furnizori şi facturi furnizori;

• Vendor Return Policy - se selectează o politică de retur pentru achiziții, utilizată implicit pentru membrii grupului, când aceștia sunt furnizori;

• %Monitorizare Credit - se introduce pentru a evidenția %credit disponibil care se poate utiliza înainte ca un terţ să fie mutat din Credit Ok în Monitorizare credit. Dacă nu este introdusă o valoare în acest câmp, atunci se consideră că 90% din credit a fost utilizat;

• Toleranță Preţ Achiziție - se introduce pentru evidenţierea diferenţei în procente între preţul comenzii furnizor şi preţul de pe factura furnizor care poate apărea fără aprobare. Spre exemplu, dacă toleranța este definită ca fiind 5, şi prețul de pe comanda furnizor este 100, o factură cu cu preţul cuprins între 95 şi 105 poate fi generată fără aprobare. Orice valoare care nu este cuprinsă în acest interval necesită aprobare;

• Notificări - se selectează o regulă de notificare implicită pentru membrii grupului, pentru facturi ieșite din scadență;

• Vânzări Piramidale - indică faptul că acest grup este folosit pentru gestiunea sistemelor de vânzare de tip MLM. Detalii în MLM;

In tab-ul Terți Legați se pot vizualiza terții ce fac parte dintr-un grup de terți.

Dacă sunt definiţi parametri contabili pentru un grup, orice terţ introdus în cadrul acestui grup va avea aceşti parametri contabili setaţi automat. Pentru acesta se utilizează tab-ul Contabilitate. Acest tab va fi afişat numai dacă acest lucru este selectat în fereastra Preferinţe Utilizator. 

Valorile din acest tab au reieşit din Planul de Conturi. Conturile de bază ale Planului de Conturi sunt completate ca parte a Iniţializării Titular. Aceste valori pot fi lăsate cum sunt, sau pot fi modificate după cum este necesar. Valorile introduse aici vor fi implicite pentru orice Terţ care face parte dintr-un Grup de Terţi.

Procesul de Copiere Conturi ar trebui utilizat cu precauţie. El va copia toate conturile implicite actualizate către toţi Terţii definiţi. Dacă au fost definite conturi specifice la nivel de Terţ, acestea vor fi supra-scrise.

Detalii în Contabilitate

Mod Adresare

Fereastra Mod Adresare, localizată în meniul Terţi -> Definiri Terţi, se utilizează pentru a defini formulele de adresare şi titlurile utilizate pentru terți și contactele acestora. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire - denumire relevantă pentru înregistrare;

• Formula de adresare - se introduce textul formulei de adresare;

• Numai Prenumele - dacă se bifează, numai prenumele contactului va fi listat pe notificări;

• Implicit - dacă se bifează, formula de adresare va fi utilizată în mod implicit;

Se face click pe tab-ul Traducere pentru a introduce o traducere pentru formula de adresare aleasă. Tab-ul Traducere va fi afișat numai dacă acest lucru este selectat în fereastra Preferințe Utilizator.

Utilizând procesul Generare Facturi Automat, SocrateCloud permite crearea de facturi cumulate automat, pentru pe baza comenzilor client introduse în sistem. Prin utilizarea unui calendar de facturare, se pot defini reguli adiționale de generare pentru facturi pe baza comenzilor, pentru terț în parte.

Calendar Facturare

Calendarele de facturare se definesc în fereastra Calendar Facturare, localizată în meniul CRM -> Terți -> Definiri Terți și se alocă la nivel de terț, în tab-ul Client din fereastra Terți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere - se utilizează pentru a identifica înregistrarea în sistem;

• Limită valoare, Valoare - dacă valoarea de pe comandă depășește această valoare, nu va fi facturată;

• Generează COC - dacă se bifează, calendarul va fi utilizat pentru a genera comenzi client pe baza unui proiect. Detalii în Generare Comenzi din Proiecte;

• Frecvenţă Facturare:

  • "Zilnic" - vor fi generate facturi zilnic 

    • Întârziere facturare - o comandă va fi inclusă în procesul de generare facturi numai după ce trec de la data comenzii numărul de zile introdus aici;

  • "Lunar" sau "Bilunar" 

    • Ziua Facturare - ziua din cadrul lunii în care vor fi generate facturi;

    • Ultima zi livrare - ultima zi din lună până când o comandă poate fi inclusă în procesul de generare facturi pentru luna curentă; 

  • "Saptămanal":

    • ZiSapt Facturare - ziua din cadrul săptămânii în care vor fi generate facturi;

      • Ultima ZiSapt Livreare - ultima zi din săptamână până când o comandă poate fi inclusă în procesul de generare facturi din saptămâna curentă.

Relaţii Terți

Relațiile între terți permit ca pentru o comandă, livrările să fie efectuate către un terț, iar facturile sa fie emise către al alt terţ. De asemenea, plata acelei facturi ar putea fi efectuată de al treilea terţ. În SocrateCloud, aceste relații sunt definite în fereastra Relații Terți, localizată în meniul CRM -> Terţi. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire,Descriere - se utilizează pentru a identifica înregistrarea în sistem;

• Activă - indică dacă această relaţie este activă în sistem;

• Terţ, Adresa Terţ - terțul și adresa pentru care se definește relaţia cu un terţ legat, care va putea acţiona în numele său;

  • în formularul Alocare Plăți-Facturi, pentru plățile înregistrate pe terț vor fi disponibile atât facturile înregistrate pe terț cât și cele înregistrare pe terțul legat;

Secţiunea Proxy:

• Terţul Legat - terțul care va acţiona în numele terţului introdus mai sus;

• Adresa Terţului Legată - adresa terțului legat. Aceasta poate fi locația la care sau de la care vor fi trimise facturile şi unde vor fi efectuate plăţile:

  • Adresa livrare - se bifează dacă terțul legat recepționează/livrează articolele;

  • Adresă plată - se bifează dacă plăţile vor fi recepţionate la adresa terțului legat;

  • Adresă facturare - se bifează dacă terțul legat poate recepţiona facturi pentru acest terţ;

  • Adresă trimitere - se bifează dacă plăţile vor fi efectuate la adresa terțului legat;

• Stare credit doar pentru terț legat - dacă se bifează atunci se verifică starea de credit doar pentru terțul legat.

Începând cu v16.06:

• în cadrul formularului Asociere Facturi-Registru de Casă, vor fi disponibile încasările/plățile înregistrate pe terțul legat pentru facturi emise pe terț;

• facturile emise pe terț vor fi disponibile în cadrul tab-ului Concilieri, din fereastra Încasări și Plăți sau Detalii Registru Casă, atunci când plățile sau încasările sunt înregistrate pe terțul legat.