4.6. Termene de plată
Fereastra Termene plată
Termenele de plată se folosesc pentru a determina data scadentă pentru efectuarea unei plați. Un termen de plată selectat la nivel de terț va fi utilizat implicit în momentul introducerii unei comenzi sau facturi.
Fereastra Termene plată localizată în meniul CRM -> Terti -> Definiri Terti, se utilizează pentru a defini termene de plată. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
Denumire, Descriere - sunt utilizate pentru a identifica înregistrarea în sistem;
Notă Document - text care poate fi listat pe toate facturile care utilizează acest termen de plată
Următoarea zi lucrătoare - dacă data scadentă este o zi nelucrătoare următoarea zi lucrătoare va fi folosită;
După livrare - dacă se bifează, data de pe avizul de expediție va fi folosită pentru a determina data scadentă. Dacă nu, va fi utilizată data de pe factură;
Implicit - opțiunea trebuie marcată obligatoriu pe unul din termenele de plată disponibile;
Sunt mai posibilități de definire a unui termen de plată: Scadenţă fixă tip dată, Scadenţă fixă, Scadenţa Sfârşit de Lună, Zile Scadenţă și Scadenţar.
Scadenţă fixă tip dată
Dacă se selectează Scadenţă fixă tip dată lata va fi datorată într-o dată fixă. Va trebui sa introduceți Data Scadentă.
Scadenţă fixă
Dacă se selectează Scadenţă fixă plata va fi datorată într-o perioadă de una sau mai multe luni în viitor într-o zi fixa a lunii.
Zi Fixă - indica ziua lunii în care plata va fi datorata
Ultima zi - indica ziua ce va reprezenta limita de la care plata va fi datorată conform perioadei definite.
Număr luni - va fi utilizat dacă plata va fi datorată într-o perioadă de una sau mai multe luni în viitor.
Scadenţă Sfârşit de Lună
Dacă se selectează Sfârşit de Lună, plata va fi datorată în ultima zi a lunii, cu posibilitatea introducerii unui Număr de zile suplimentare.
Zile Scadenţă
Se pot introduce Zile Scadenţă până la care plata este datorată. Opţional, dacă se acordă un discount pentru efectuarea plătii în avans, se completează câmpurile Zile Discount, Discount %, Zile Discount 2, Discount 2%, Zile Discount 3, Discount 3% şi Termen de graţie.
Zile Discount, Discount % - dacă plata este făcută în intervalul determinat de numărul introdus în câmpul Zile Discount se va acorda un discount. Procentajul de discount se introduce în câmpul Discount %.
Discount Days 2, Discount 2 % - în mod similar se poate adăuga un al doilea discount;
Discount Days 3, Discount 3 % - în mod similar se poate adăuga un al treilea discount;
Termen de graţie - indică numărul de zile ce se adaugă la data scadentă.
Zile Scadenţă discunt off-invoice
Se fac aceleași setări ca la "Zile Scadență", dar în plus se pot indica articole distincte în câmpurile "Articol de facturat", "Articol de facturat 2" și "Articol de facturat 3". Aceste articole sunt folosite pentru generarea detaliilor COC/AC/FC de facturare, și corespund discount-urilor aferente fiecăreia dintre cele 3 perechi de criterii Zile Discount, Discount %. Indicarea articolelor pe acestă înregistrare de "Termen de plată" scutește selectarea lor manuală la generarea comenzii client de discount off-invoice (în cazul selectării manuale la generarea comenzii client, se poate alege doar un singur articol de facturat, care va însuma discount-urile aferente).
Pentru a putea genera calcul de discount-uri off-invoice și comenzi client aferente acestui calcul este necesară aplicarea bifei de "Aplică discount off-invoice" la nivel de Terț - tab "Client".
Scadenţar
SocrateCloud suportă de asemenea opţiunea de termene de plată în tranşe cu scadente multiple, plata efectuându-se pe baza unui scadenţar prestabilit, procentele acesteia fiind datorate la momente diferite. Un termen de plată de tip "Scadențar" va suprascrie orice alt termen de plata definit în fereastră.
Tab-ul Scadenţar se utilizează pentru a defini un termen de plată de tip "Scadențar". Pentru fiecare tranșă se introduce procentul aferent şi numărul de zile scadente. Se efectuează noi înregistrări până se atinge procentajul de 100%. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
Procent - procentaj din valoarea totală de pe factură datorat;
Zile Scadență - determină data scadentă pentru procentaj;
Zile Discount, Discount % - dacă plata este alocată în intervalul determinat de "Zile Discount" va fi aplicat un discount. Valoarea discountului este determinată de procentajul introdus în câmpul Discount%.
Când scadenţarul este completat, se revine la fereastra Termene de plată pentru a se valida. Se selectează butonul Validare pentru a valida scadenţarul. Procesul de validare va asigura că orarele introduse realizează efectuarea plăţii 100% (nu sunt admise procentaje mai mici sau mai mari). Termenul de plata nu poate fi utilizat cât timp scadenţarul nu a fost validat.
Scadențe Multiple pe Factură/Comandă
SocrateCloud oferă posibilitatea de a opera cu scadențe multiple pe factură, scadențe ce pot fi stabilite în mod independent pentru fiecare detaliu din componenţa Facturii Furnizor. Pentru a putea utiliza această funcţionalitate este obligatorie definirea unui tip de document ce va fi utilizat în mod special pentru aceste facturi, cu scadenţe multiple la nivel de detaliu document. În definirea tipului de document se va seta bifa "Scadenţar obligatoriu". Definirea tipurilor de documente se face în fereastra "Documente (Tipuri)". Orice factură introdusă cu acest tip de document va solicita operatorului introducerea obligatorie a scadenţelor pentru fiecare detaliu din factură. Cât timp nu există introduse scadențele, factura nu va putea fi finalizată.
Atenție !!! este obligatoriu ca facturile să fie introduse de la bun început cu tip de document care are bifa "Scadenţar obligatoriu". Mecanismul NU funcționează corect dacă se operează inițial cu un tip de document care nu are bifa aceasta și ulterior se revine și se pune bifa !!!
Scadențele se pot introduce manual sau pot fi generate automat prin folosirea următoarelor procese (butoane):
direct de pe factură, prin apăsarea butonului "Generează scadenţar" - butonul apare doar dacă tipul de document ales are bifa "Scadenţar obligatoriu";
procesul va genera câte o scadenţă pentru fiecare detaliu din cadrul facturii, funcţie de parametri introduşi astfel:
data start - data scadenţei generate pentru primul detaliu;
tip perioadă - "Luna" - reprezintă frecvenţa (în v14.03 există implementată doar această opţiune);
interval - indică intervalul pentru următoarele scadenţe aferente următoarelor detalii astfel:
dacă se alege "0" - toate scadenţele pentru restul detaliilor sunt la aceeaşi dată ca şi scadenţa pentru primul detaliu;
dacă se alege "1" - scadenţele pentru restul detaliilor sunt la câte o lună distanţă pornind de la primul detaliu.
de pe detaliui de factură, prin apăsarea butonului "Generează rate" - butonul apare doar dacă tipul de document ales are bifa "Scadenţar obligatoriu";
procesul va genera pentru detaliul rescpectiv atâtea scadenţe câte indică operatorul în parametri procesului astfel:
data start - data primei scadenţe;
tip perioadă - "Luna" - reprezintă frecvenţa (în v14.03 există implementată doar această opţiune);
interval - indică intervalul pentru următoarele scadenţe astfel:
dacă se alege "1 (n)" - scadenţele sunt la câte o lună (n luni) distanţă pornind de la prima scadenţă;
nr.rate - indică numărul de scadenţe (rate) dorite; sistemul împarte valoarea totală de plată de pe detaliu la numărul de rate pentru a obţine valoarea aferentă fiecărei scadenţe în parte.
Toate scadenţele documentului se regăsesc în tabul "Scadenţe".
Scadențele generate de sistem pot fi modificate manual atât timp cât acestea nu sunt plătite, adică atât timp cât nu au plăţi alocate. Este foarte important ca modificările aduse manual să respecte regula de validare şi anume că suma totală de plată trebuie să se regăsească 100% pe scadenţele documentului respectiv.
Mecanismul se poate utiliza în mod asemnănător și pentru generarea de Scadențe Multiple și pe Comandă Client, Factură Client. Pentru aceasta este necesar ca "Termenul de Plată" selectat pe document să aibă opțiunea "Necesită Generează Scadențar pe document", vezi fereastra "Termene de Plată".
Scadențarul generat de pe Comanda Client va fi preluat pe Factura Client generată de pe comandă.
În cazul livrărilor parțiale, valorile din scadențar vor fi corelate cu cantitatea livrată (proporțional)