19.1. Definiri HRM

Tipuri Ore

Înaintea introducerii pontajelor, trebuie definite tipurile de ore. Tipurile de ore reprezintă o modalitate obligatorie de clasificare a orelor. Acestea se definesc în fereastra Tipuri Ore, localizată în meniul Decont de Timp și Cheltuieli -> Definiri Decont. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere

• Implicit - se bifează doar pentru tipul de ore afișat implicit la generarea pontajului lunar (de regulă acesta este tipul aferent orelor normale de lucru);

• Utilizat în pontaje - se bifează doar pentru tipurile de ore care se vor folosi la introducerea pontajelor prin Formular Pontaj Lunar;

• Total în pontaj lunar - doar orele cu această bifă vor fi însumate pe coloana Total din fereastra Formular Pontaj Lunar. Detalii în Pontaj Lunar;

• Fără cost - pentru aceste tipuri de ore nu se vor genera consumuri pe proiect din pontaje. Detalii în Consum Proiecte;

• Pontaj Noapte - aceste ore pot fi folosite în pontaj lunar doar dacă departamentul aferent angajatului are bifa Admite ore pontaj N. Detalii în Societăți;

• ZLP - acest tip de ore se folosește pentru acordarea/controlul zilelor libere plătite acordate ca urmare a lucrului într-o zi de sărbătoare legală. Recuperarea este limitată conform codului muncii pentru următoarele 30 de zile de la data sărbătorii legale lucrate;

  • acestea sunt contorizate cu 0 (zero), însă în total ore lucrate ce se transmite către SocrateSalarii, acestea vor fi compensate cu orele lucrate în ziua de sărbătoare legală!

  • în pontaj lunar două zile ZLP acoperă o sărbătoare legală lucrată și nu pot fi luate în avans - restricțiile se aplică la import și la procesarea pontajului lunar;

  • la import pontaj sau la inserare directă de ore în pontaj se verifică pentru ZLP să se înscrie obligatoriu doar ore = 0!

• Disponibil S/D/SL - indică dacă tipul respectiv de oră poate fi folosit în zilele de Sâmbătă, Duminică sau Sărbători Legale. Are utilitate doar pentru departamentele care admit pontaje în aceste zile.

  • Ore Suplimentare - tipul de ore cu această bifă nu se contorizează din norma de lucru; informația este utilă pentru fluxul de aprobare ore suplimentare.

Angajați

În fereastra Angajați, localizată în meniul Hours Management -> HRM Setup, sunt afișați toți terții înregistrați în fereastra Terți cu bifa Angajat. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cod Căutare, Denumire, Denumire 2, Descriere

• Denumire Anterioară - câmp destinat înregistrării numelor avute anterior de angajat conform schimbărilor de stare civilă. Numele se vor înregistra în succesiune cronologică, separate prin virgulă (poate conține până la 255 caractere)

• CNP, Serie/Nr. act identitate - informații despre angajat ce vor apărea pe formularul de pontaj;

• Activitate (activity based costing) - activitatea folosită implicit la introducerea orelor pentru acest angajat;

• Societate - societatea de care aparține angajatul;

Înregistrările adăugate în fereastra Angajați vor fi vizibile în fereastra Terți. Câmpurile din această fereastră se regăsesc în fereastra Terți. Tab-urile de mai jos se regăsesc în fereastra Terți. Detalii în Terți.

• tab-ul Conturi Bănci - se definește contul bancar aferent angajatului;

• tab-ul Locații - se introduce adresa angajatului;

• tab-ul Contact/Utilizator - se definește utilizatorul aferent angajatului;

• tab-ul Rețineri - sunt afișate reținerile pentru angajatul respectiv;

Zilieri

În fereastra Zilieri, localizată în meniul Hours Management -> HRM Setup, sunt afișați toți terții înregistrați în fereastra Terți cu bifa Zilier. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cod Căutare, Adresare, Denumire, Denumire 2, Descriere - preluate din fereastra "Terți"

• CNP, Serie/Nr. act de identitate, Eliberat de, Dată eliberare, Dată expirare act identitate 

• Activitate - activitatea folosită implicit la introducerea orelor pentru pontaj

• Pontaj unic/zi

• Zilier

• Reprezentant

Înregistrările adăugate în fereastra "Zilieri" vor fi vizibile automat și în fereastra "Terți", anumite câmpuri și tab-uri din această fereastră regăsindu-se și în fereastra "Terți".

• tab-ul Salarizare - detaliat mai jos (identic cu cel aferent ferestrei "Angajați")

• tab-ul Loc de Muncă - detaliat mai jos (identic cu cel aferent ferestrei "Angajați")

• tab-ul Locații - regăsit și în fereastra "Terți"

• tab-ul Contact(Utilizator) - regăsit și în fereastra "Terți"

Salarizare

În tab-ul Salarizare se completează toate detaliile legate de salarizare ale angajatului selectat. Aceste informații se exportă către aplicația SocrateSalarii. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate - entitatea juridică cu care angajatul a încheiat contractul de muncă; 

• Departament (societate cu bifa "Departament" pe Tip Societate) - departamentul pe care îl va deservi angajatul în mod implicit;

• Valid de la - valabilitatea ultimei negocieri. Se introduc înregistrări cu valabilitate de la data 01 a lunii/anului; 

  • în tab-ul Salarizare pot fi introduse mai multe înregistrări pentru fiecare societate deservită, iar acestea vor fi luate în considerare în funcție de cea mai recentă dată din câmpul "Valid de la";

  • pot exista mai multe înregistrări cu data de valabilitate 01 a unei luni/an cu condiția sa fie pe societăți juridic distincte;

  • ATENȚIE! - este obligatoriu să existe cel puțin o înregistrare în luna angajării și apoi câte o înregistrare în fiecare lună ianuarie a fiecărui an în care angajatul respectiv este în companie. Aceste înregistrări sunt necesare pentru a determina corect Situația de concedii.

• Dată negociere 

• Data preaviz (informativ) 

  • se verifică data introdusă să nu fie mai mare decât data lichidării, iar informația odată introdusă este suprascrisă pe toate înregistrările viitoare față de cea pe care se face modificarea, dacă există;

  • la introducerea/modificarea "Data Preaviz" vor fi actualizate toate înregistrările din tab-ul "Salarizare" care au data "Valid de la" mai mare și aceiași valoare pentru "Data Angajare";

• TCA Orar, Brut Orar - cost total angajat și respectiv, cost standard, pe oră, pentru angajat. Sunt utilizate în procesul de capitalizare manoperă pe proiecte. Detalii în Capitalizare Manoperă; 

  • valorile pe aceste câmpuri se actualizează prin intermediul procesului Actualizare TCA / Brut Orar;

• Cost 2, Cost Standard

• Data Angajare - data începând de la care angajatul a început desfășurarea activităților în cadrul societății;

• Data Lichidare - data în care angajatul a încetat desfășurarea activităților în cadrul societății (ultima zi lucrată);

  • Obs: pentru societatea și departamentul aferent, orele din formularul de pontaj lunar pot fi introduse doar pentru zile ce aparțin intervalului Data Angajare - Data Lichidare;

  • începând cu v16.02 se verifică data introdusă să nu fie mai mică decât data preaviz, iar informația odată introdusă este suprascrisă pe toate înregistrările viitoare față de cea pe care se face modificarea, dacă există;

  • la introducerea/modificarea "Data Lichidare" vor fi actualizate toate înregistrările din tab-ul "Salarizare" care au data "Valid de la" mai mare și aceiași valoare pentru "Data Angajare";

• Norma zilnică - numărul maxim de ore ce pot fi introduse zilnic pentru angajat;

• Total OHE (overall hour effectiveness) - informativ, valoare minimă permisă pentru raportul ore lucrate și norma zilnică;

• CO CIM - se introduce numărul de zile de concediu de odihnă negociat conform contractului individul de muncă; după salvarea înregistrării se face insert automat și în tab "Situație Concedii".

  • acțiunile asupra înregistrărilor din Angajați, tab Salarizare, aferente informațiilor ”CO CIM” și ”CO Suplimentar an (curent)” au fost concepute astfel încât aceste informații să se preia cu prioritate de pe înregistrarea anterioară, astfel încât să se păstreze informațiile cu fiecare nouă înregistrare. Dacă pe înregistrarea anterioară nu există aceste informații, sau nu există o înregistrare anterioară atunci informațiile sunt preluate din setările societății.

  • spre deosebire de comportamentul pentru Angajați, pentru Zilieri nu se aplică regula descrisă mai sus. Aceste informații nefiind relevante pentru aceștia, ele nu se vor prelua de pe o înregistrare pe alta.

• Prin Bancă - indică faptul că angajatul este plătit prin bancă;

  • IBAN - numărul de cont al angajatului:

    • poate fi introdus manual, caz în care sistemul va verifica corectitudinea numărului introdus (validare check-digit);

    • poate fi importat, pentru mai mulți angajați, folosind ferestrele Încărcare fișiere pentru Import (structura Import IBAN in Employees / Payroll tab) și procesul Import IBAN în Angajați / tab Salarizare. Fișierul importat trebuie să conțină următoarele coloane:

      • CUI - determină terțul pentru care se importă numărul de cont (in cazul angajaților se completeaza CNP-ul);

      • IBAN - numărul de cont importat;

    • parametrul de pe procesul import "Valid de la" determină înregistrarea din tab-ul Salarizare care va fi actualizată; 

  •  (v.15.09) Obs: procesul Import IBAN în Angajați / tab Salarizare, utilizat pentru import IBAN, verifică următoarele:

    • dacă terțul este definit (identificare după câmpul CUI);

    • dacă IBAN-ul mai este folosit de alți terți înregistrați în sistem; nu se permit duplicate;

    • dacă IBAN-ul este prezent pe mai multe înregistrări din tabela temporară, generate pe baza fișierului de import;

    • dacă data (luna) introdusă ca și parametru corespunde cu data din câmpul Valid de la pentru una din înregistrările din tab-ul Salarizare a angajatului pentru care se realizează importul. Dacă nu, va fi afișat un mesaj de eroare;

• în tab-ul Detalii se poate defini, informativ, OHE permis la nivel de tip proiect (raportul dintre ore introduse și ore facturabile).

Nu se pot efectua modificări pe înregistrările din salarizare dacă perioada contabilă aferentă este închisă. Perioada utilizată este Gestiunea Orelor Lucrate și este determinată în funcție de data Valid de la. Dacă există o înregistrare în tab-ul Salarizare cu o anumită societate!, nu se vor putea introduce pontaje pe societatea și angajatul respectiv dacă nu sunt respectate următoarele reguli:

• • Data pontaj > Valid de la (de pe cea mai veche înregistrare din salarizare);

  • Data pontaj > Data Angajare (de pe înregistrare din pontaj din luna curentă sau cea mai recentă);

  • Data pontaj < Data Lichidare (de pe înregistrarea din pontaj din luna curentă sau cea mai recentă);

Loc de Muncă

În tab-ul Loc de Muncă se completează datele legate de departamentele pe care le poate deservi angajatul și pontatorul de care aparține. Se pot introduce mai multe înregistrări, având data de valabilitate de tip interval, cu condiția ca intervalele să nu se suprapună pe aceeași societate și departament (loc muncă).

• Pontatorul este persoana responsabilă cu prelucrarea pontajelor lunare pentru angajații în definirea cărora este selectat;

• Înregistrările definite în acest tab pot fi vizualizate în fereastra Locuri de Muncă, localizată în meniul Hours management -> HRM Setup;

• Orele pentru un angajat pot fi introduse folosind formularul de pontaj lunar doar conform înregistrărilor din acest tab: în cadrul intervalului selectat, de către pontatorul selectat și pe departamentul (societate cu bifa "Departament" pe Tip Societate) selectat. 

• Valid de la, Valid până la - se utilizează pentru a defini perioada în care angajatul deservește un anumit departament;

  • nu sunt permise perioade suprapuse;

  • nu este permisă modificarea acestor valori dacă acest lucru ar duce la excluderea din perioadă a înregistrărilor procesate din pontaj lunar;

  • nu este permisă modificarea acestor valori dacă acest lucru afectează pontajele deja operate. Sunt verificate atât pontajele finalizate integral cât și pontajele de avans (”snapshot”) pentru perioada 1-15 a lunii respective!

Perioade Suspendare

În tab-ul Perioade Suspendare se definesc perioadele pentru care contractul cu angajatul este suspendat. Pe o perioadă de suspendare se introduce noul tip de ore implicit și intervalul de valabilitate. Se utilizează la inițializarea pontajului lunar. Detalii în Pontaj Lunar. Tipul de oră folosit trebuie să fie activ și să aibă bifa ”Diminuează CO” (IsDiminishesVacationDay) = Da

Obs: pentru departamente cu bifa Admite ore pontaj S/D: orele de suspendare se vor aplica inclusiv în weekend dar nu se contorizează !

Situație Concedii de Odihnă

În tab-ul Situație Concedii este afișată situația zilelor de concediu de odihnă aferente angajatului, pentru fiecare an în parte. 

Înregistrările din acest tab sunt generate prin rularea procesului Generează Situație Concedii, localizat în meniul Hours Management. Se recomandă rularea procesului la începutul fiecărui an pentru angajații existenți și la momentul angajării pentru angajații noi. Este afișat numarul de zile de concediu de odihnă pentru anul în curs precum și numărul de zile de concediu de odihnă neconsumate din anii anteriori, în conformitate cu informațiile stabilite la nivel de contract de muncă, setate în tab-ul Salarizare din fereastra Angajați (CO CIM, CO Suplimentar an). Se pot specifica următorii parametri:

• • • • Societate pontaj - societatea pe care se înregistrează pontajul angajaților;

• • Terț - se alege angajatul dorit;

  • An - anul pentru care se generează situația concediilor.

Informațiile se actualizează din fiecare Pontaj Lunar introdus, preluându-se zilele de concediu de odihnă efectuate.