2.11. Alte Setări/Procese

În fereastra Login Message, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem, se poate seta un mesaj care va apărea imediat după login - funcționalitate aplicabilă numai pentru implementări “on-premise”.

Procesul Traduceri - Import/Export, localizat în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem, se utilizează pentru a importa sau a exporta de fișiere cu traduceri pentru elementele din SocrateCloud  - funcționalitate aplicabilă numai pentru implementări “on-premise”. Începând cu v19.10 a fost completată funcționalitatea cu posibilitatea de a importa traduceri din fișiere xml în structura specifică ”Adempiere”, pe lângă cea standard ”Compiere”. Pentru traduceri complete se recomandă importul fișierului AD_Element_Trl_<<language>>.xml ce reprezintă traducerile elementelor de sistem, urmată de rularea procesului ”Sincronizare Terminologie”.

Fereastra Mesaj Eroare, localizată în meniul SysAdmin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem, conține înregistrări aferente mesajelor de eroare afișate în SocrateCloud.

Fereastra Log Rapoarte, accesibilă doar la nivel de System, prezintă istoricul generării de rapoarte.

Tokenuri API 

În fereastra API Tokens procesor, accesibilă doar la nivel de System, se efectuează setări de rulare/frecvență pentru procesorul serviciilor API. 

Fereastra Tokenuri API, accesibilă doar la nivel de System, prezintă istoricul generării de token-uri API.

Data Liberation

BITSoftware pune la dispoziția utilizatorilor un serviciu de tip “Data Liberation” pentru SocrateCloud. 

Prin acest serviciu, clienţii BITSoftware care utilizează SocrateCloud pot oricând să descarce TOATE datele lor sau PARTIAL (anumite tabele) într-un format care se poate ușor restaura într-un mediu local. 

Acest lucru se realizează prin procesul Export Date Titular, localizat în meniul SysAdmin -> System Management. 

Aceasta acțiune este permisă în funcție de cota de tip "Export baza de date" definită pentru titular. Aceasta se poate consulta în fereastra Titular, tab-ul Cotele mele. 

Procesul încarcă datele exportate, arhivat, pe un server de fișiere, Amazon S3.

• • Adresa de notificare - la adresa completată va fi trimis link-ul de unde se poate descărca fișierul cu datele salvate;

  • Include fisierele atasate - include in export și fișierele atașate înregistrărilor din SocrateCloud.

Ferestrele Exporturi Date Titular și Exporturi Date  - Toti Titularii sunt utilizate pentru auditul procesului de export date.

Ștergere date temporare

Procesul se află în meniul SysAdmin-> System Management->Ștergere date temporare. Aceste proces şterge înregistrările din tabelele temporare. Aceste tabele sunt înregistrare în sistem în tabela AD_table, numele tabelei (TableName) începe cu "T" (like T\_%), nu sunt view-uri (IsView='N') şi nu sunt tabelele "test" sau "TIRE_Storage" care nu sunt tabele temporare.

Ca orice proces/raport/fereastra din SocrateCloud şi procesul "Ștergere date temporare" filtrează datele după titularul (AD_Client_ID) ales la autentificare.

Exemplu: dacă rapoartele au fost rulate cu TitularA (AD_Client_ID=11) iar procesul este rulat sub autentificare cu TitularB (AD_Client_ID=90001) vor fi şterse doar datele unde AD_Client_ID=90001.

Procesul primeste parametrul "Days to keep temporary data", necesar filtrării datelor din tabelele temporare pentru a se păstra un cache cu ultimele n zile în care au fost rulate rapoartele. Valoarea implicita a acestui parametru este 2. Dacă parametrul primeşte valoarea 0 şi raportul este rulat cu Rol System (ceea ce inseamna AD_Client_ID=0) atunci procesul goleşte toate înregistrările din tabelele selectate conform descrierii de la punctul 1 cu comanda "TRUNCATE TABLE".

Dacă procesul a rulat fără erori, în partea stângă-jos a ecranului va fi afişat numărul de linii şterse din tabelele temporare (de ex: #1356).

Se recomandă configurarea unei lansări programatice a acestui proces în vederea golirii înregistrărilor din tabelele temporare, cel puţin odată pe zi. Pentru automatizare se va folosi opţiunea Scheduler din SocrateCloud (SysAdmin->Reguli Generale->Server->Scheduler). 

Ștergere Documente

Procesul se află în meniul SysAdmin-> System Management. Acest proces șterge înregistrările cu tip document Baza Facturi Clienti si Plată, aferente parametrilor selectați, în următoarele condiții:

• • pt Incasari/Plati - documentele Incasare/Plata din interval, de pe Societate/Tert selectate și alocarile existente

    • doar documentele care nu au tranzactii contabile

    • doar documentele care nu sunt prinse intr-un document TVA exigibilă

  • pentru Facturi Clienti - documentele Facturi Clienti din interval, de pe Societate/Tert selectate si alocarile existente

    • doar documentele care nu au tranzactii contabile

    • doar documentele care nu sunt prinse intr-un document Declaratii Taxe

După ștergere se rulează procesele Actualizare Solduri Contabile și Validare Terț.

Asignare Automată

Prin intermediul ferestrei Asignare Automată se pot defini structuri complexe de codificare automată a entităților sau structuri complexe de numerotare a documentelor. 

• Tabelă: se precizează tabela aferentă ferestrei entității sau documentului pentru care se definește codificarea

• Regulă de asignare automată: este recomandată valoarea ‘’Create only’’

Tabul Destinație: se face definirea regulilor de generare a codificării

• Colona destinație: se alege câmpul în care se va scrie codificarea

• Regulă de asignare: se pot alege următoarele valori: Always, Only if NULL, Only if NOT NULL

• Valoare: se poate preciza o valoare de tip string (litere și/sau cifre) care să intre în componența codificării. De asemenea, se pot preciza și variabile din context ex. @ProductType@

• Atenție! dacă se intenționează completarea câmpului Valoare SQL atunci câmpul Valoare se lasă necompletat

• Valoare SQL: se pot introduce reguli de codificare de tip SQL. Completarea și modificarea acestui câmp se pot face doar de către utilizatori cu rol de Superuser.

• Adaugă ca: se alege una dintre valorile Prefix, Sufix,  Conținut 

  • • Conținut - se va seta valoarea dată de Valoarea/Valoarea SQL în Coloana Destinație

    • prefix/sufix - se va seta valoarea dată de Valoarea/Valoarea SQL ca sufix/prefix la secvența indicată;

• Secvență: se alege secvența de numerotare corespunzătoare entității sau a documentului, doar dacă în câmpul Adaugă ca a fost selectată una dintre valoarile Prefix, Sufix;

• Tab-ul Criterii: se pot seta una sau mai multe condiții în funcție de care să se aplice sau nu compunerea codului după regula din tab-ul Destinație

• Tab-ul Declanșatori: se pot seta unul sau mai mulți declanșatori pentru câmpurile asupra cărora, dacă se intervine (li se modifică valoarea), la salvarea înregistrării se obține actualizarea câmpului destinație

Exemplu de codificări de tip SQL - codificare pentru articole:

SELECT concat('MFG-', mp.Code)

FROM dual 

LEFT JOIN LATERAL(

SELECT(substring(mp.Name, 1, 4)) AS code

FROM M_Product mp

WHERE mp.AD_Client_ID = 1000001

AND mp.M_Product_ID = @M_Product_ID|0@

) mp ON TRUE; 

Configurare Generare Documente

Această funcționalitate este utilă pentru a trata fluxuri necesare în implementare, altele decât cele standard SCloud. Această funcționalitate poate fi folosită și pentru a completa un flux standard pentru implementări specifice (ex. NIR → FF).

Rețete generare documente 

Prin intermediul acestei ferestre se definesc, la nivel de titular, regulile dorite pentru obținerea de documente de tip destinație având ca origine documente de tip sursă.

• Implicit - rețeta implicită se folosește cu prioritate atunci când, în procesele de generare nu se indică una în clar

• Tip Document Sursă - pentru conversia documentelor dintr-un tip în altul 

• Tip Document Destinație - pentru conversia documentelor dintr-un tip în altul 

• Fereastra document destinație - se selectează fereastra unde se operează documentul destinație

• Regula de închidere - listă de referință:

  • Cantitativ - de pe linia sursă se pot genera linii destinație până la acoperirea cantitativă

  • Valoric - de pe doc/linia sursă se pot genera doc/linii destinație până la acoperirea valorică

• Coloana Dată Document sursă/destinație - Coloana care conține data documentului sursă/destinație

• Coloana Cantitate Document sursă/destinație: trebuie indicată coloana de cantitate in UM articol
  Este obligatorie dacă regula închidere = Cantitativ

• Coloana Valoare Document sursă/destinație
  Este obligatorie dacă regula închidere = Valoric

• Generează câmpuri/legături - buton/proces care generează toate câmpurile din documentul sursă și obligatorii în destinație și propune și legăturile implicite pe baza dicționarului, pentru elementele comune (ex: Titular->Titular, Societate->Societate, Terț->Terț etc)

• Validare - buton/proces de validare - se aplică la finalizarea construirii rețetei:

  • se verifică dacă s-au setat corespondențe între toate câmpurile obligatorii de pe documentul destinație

• Valid - (Da/Nu) - implicit Nu, doar rețetele pentru care s-a rulat cu succes procesul ”Validare” devin Valid=Da și doar dacă sunt valide (și Active) pot fi folosite

• Erori validare: erorile rezultate la validare vor fi afișate în acest câmp

Tab Documente - Câmpuri master - în acest tab sunt definite corespondențele între câmpurile documentului sursă și cele ale documentului destinație. Înregistrările se generează automat în urma rulării procesului și pot fi modificate sau șterse în funcție de necesități.

• Câmp din master document sursă - editabil, opțional

• Câmp din master document destinație - editabil, obligatoriu

Subtab Documente - Valori - se aplică pentru corespondența de câmpuri de pe tabul părinte

• Bifă: Aplică valoarea implicită -  dacă bifa = ”Da” atunci la generare, valoarea destinație se va completa cu valoarea implicită configurată pentru câmpul destinație și valoarea rezultată din execuția validărilor.
  Dacă bifa = ”Da” nu se poate seta câmpul ”Valoare destinație”. Cel puțin una din valori este obligatorie.

Tab Documente - Câmpuri detalii - se activează doar dacă tipurile de documente implicate au structură master/detalii. În acest tab sunt definite corespondențele între câmpurile detaliilor documentului sursă și cele ale detaliilor documentului destinație. Înregistrările se generează automat în urma rulării procesului și pot fi modificate sau șterse în funcție de necesități.

• Câmp din detalii document sursă - editabil, opțional

• Câmp din detalii document destinație - editabil, obligatoriu

Subtab Detalii (linii) - Valori - se aplică pentru corespondența de câmpuri de pe tabul părinte

• Bifa: Aplică valoarea implicită. Dacă bifa = ”Da” atunci la generare, valoarea destinație se va completa cu valoarea implicită configurată pentru câmpul destinație și valoarea rezultată din execuția validărilor.
  Dacă bifa = ”Da” nu se poate seta câmpul ”Valoare destinație”. Cel puțin una din valori este obligatorie.

Asocieri Generale între Documente 

Prin intermediul acestei ferestre se gestionează legăturile între documentele sursă și destinație obținute, atât la nivel de master cât și de detalii (pentru documentele cu detalii):

• prezintă toate legăturile generate (r/o)

• legăturile se șterg dacă documentul destinație obținut se șterge (din draft), se anulează sau se stornează

• conține toate informațiile de pe documentul/linia sursă în legătură cu informațiile de pe documentul/linia destinație

• permite filtrare pe oricare dintre aceste coloane

Generare Documente

Prin intermediul acestui proces se generează documente din toate documentele sursă care corespund criteriilor de filtrare folosind o rețetă de generare documente. 

Parametri:

• Rețeta generare documente (obligatoriu) - se selectează rețeta pentru generarea documentelor

• Societate document sursă - filtru de selecție pentru documentele sursă în funcție de societate

• Terț document sursă - filtru de selecție pentru documentele sursă în funcție de terț

• Dată document sursă (de la - până la) - filtru de selecție pentru documentele sursă în funcție de dată document

• Nr document sursă - se poate specifica numărul documentului sursă

• Acțiune document destinație - dacă nu se selectează nimic, atunci documentele generate vor fi în stare ”Draft”

Selecția documentelor sursă este limitată la maxim 10 documente. Dacă selecția returnează mai mult de 10 documente se raportează ca eroare si nu se va genera niciun document.

Procesul se poate rula și din scheduler cu parametrul CurrentDate.

Butoanele de tip Creează linii din

• formularul ”Creează linii din” are parametru ”Rețetă Generare Documente”

• odată aleasă o rețetă, vor apărea următoarele criterii de filtrare:

  • Terț document sursă

  • Gestiune document sursă: sunt disponibile doar gestiunile societății juridice corespunzătoare societății documentului destinație

  • Data document sursă de la/până la: implicit la deschiderea formularului data ”de la” este data curentă în vederea limitării numărului de documente. Se poate însă modifica manual

  • Nr. document sursă

După selecția rețetei și a completării criteriilor de filtrare este nevoie ca utilizatorul să pornească căutarea manual (cu tasta Enter sau butonul Actualizare de pe formular). Căutarea va returna doar linii de la documente cu tipul de document indicat în rețetă ca document sursă, care respectă criteriile de filtrare indicate mai sus și pentru care se respectă condițiile:

• doar din documente finalizate

• liniile/documentul sursă nu este închis

• nu există suficiente asocieri generale între documente/linii dpdv cantitativ sau valoric conform ”Regula de închidere” de pe rețetă

Selecția documentelor sursă este limitată la maxim 10 documente. Dacă selecția returnează mai mult de 10 documente se raportează ca eroare si nu se va genera niciun document.

Dacă documentul sursă este un Bon de Transfer, atunci opțiunea ”creează linii din” se comportă astfel: 

• filtrul de gestiune se aplică asupra gestiunii sursă de pe BT

• în grid gestiunea afișată este gestiunea sursă de pe BT

• documentele disponibile sunt doar BT-urile a căror gestiune destinație este identică cu cea de pe documentul destinație