9.11. Reaprovizionare

Prin implementarea procesului de reaprovizionare se urmăresc atingerea următoarelor obiective:

• evitarea situațiilor "out-of-stock";

• optimizarea stocului:

  • achiziția de produse doar atunci când este nevoie, 

  • reducerea stocului fizic cât se poate de mult;

• automatizarea procesului de achiziție;

Etape de implementare:

1. Configurare articol - tab Fluxuri 

   • Metodă Aprovizionare;

   • Stoc Minim / Maxim, Stoc de Siguranță etc.

2. Configurare articol - tab Aprovizionare

   • Furnizor Curent;

   • Timp Aprovizionare;

3. Calcul Consum Mediu 

4. Actualizare Stoc Minim Articol

5. Raport Calcul Reaprovizionare

   • Tipărire Raport;

   • Generare documente.

Configurare articol - tab Fluxuri 

Pentru fiecare articol, în cadrul ferestrei Articole, tab Fluxuri, se definesc următoarele caracteristici:

• Gestiune - se selectează gestiunea unde va fi reaprovizionat articolul. Stocul minim, maxim, tipul de aprovizionare se stabilesc la nivel de gestiune;

• Gestiunea sursă - se selectează gestiunea sursă de unde se face reaprovizionarea (pentru a genera bonuri de transfer);

• Tip Aprovizionare - determină când un articol poate fi reaprovizionat:

  • Comandă sub nivelul minim - produsul este reaprovizionat când stocul disponibil scade sub Stoc Minim;

  • Menținere nivel maxim - produsul este reaprovizionat când stocul disponibil scade sub Stoc Maxim;

  • Stoc disponibil = Cantitate pe stoc - Cantitate Rezervată + Cantitate Comandată;

  • Kanban, Manual, Sincron, Linie comandă, etc. - nu sunt utilizabile în versiunea curentă SocrateCloud;

• Stoc Minim - reprezintă cantitatea minimă necesară pentru a răspunde cererilor interne sau ale clienților;

  • Inițial se completează manual, după care stocul minim este actualizat automat;

  • Această cantitate va fi actualizată folosind procesele descrise în acest capitol;

• Stoc Maxim - reprezintă cantitatea maximă permisă pe stoc;

• Modificabil - parametru utilizat de raportul Raport Calcul Stoc Min/Max:

  • bifat - în urma rulării raportul va actualiza câmpurile Tip Aprovizionare, Stoc minim, Stoc Maxim;

  • debifat - raportul nu va actualiza câmpurile;

Secțiunea Reaprovizionare:

• Stoc Siguranță Variabil - stocul de siguranță este stabilit ca și o valoare fixă de către utilizator sau poate fi calculat, în funcție de consumul mediu din luna precedentă;

  • nebifat - se va folosi doar valoarea Stoc de Siguranță fix. 

  • bifat - valorile Stoc de Siguranță fix și Timp de Siguranță vor fi folosite pentru a determina stocul de siguranță;

• Timp de Siguranță (TS) - reprezintă numărul de zile pentru care sa fie acoperit stocul;

• Stoc minim actualizabil oricând - parametru utilizat de procesul Actualizare Stoc Minim:

  • bifat - în urma rulării procesul va actualiza câmpul Stoc minim;

  • nebifat - procesul nu va actualiza câmpul Stoc minim;

• Orizont calcul CMZ (OCMZ) - reprezintă numărul de zile de la introducerea unui necesar de aprovizionare până la transmiterea comenzii furnizor;

• Zile Întârziere OCMZ - decalaj de timp pentru OCMZ;

• Stoc Siguranța fix (FSS) - valoare fixă a stocului, actualizată manual (utilizabil pentru produsele cu fluctuații mari a consumului mediu);

• Consum Mediu (CM) - afişează valoarea curentă a consumului mediu, calculată folosind procesul Calcul Consum Mediu, după formula: Stoc Out / Număr zile lucrătoare;

• Tipărire Etichetă, Orizont Final Consum, Consum Mediu Zilnic, Finalizare NAP, Finalizare Comandă, Lot Fix, Mod Descărcare - câmpurile nu sunt utilizabile în versiunea curentă SocrateCloud;

Configurare Articol - tab Aprovizionare

Pentru fiecare articol, în cadrul ferestrei Articole, tab-ul Aprovizionare se stabilesc minim următoarele caracteristici:

• Furnizor curent - se selectează furnizorul de la care se aprovizionează produsul și se bifează căsuța Furnizor curent;

• UM - dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură pentru aprovizionare;

• Cant. minimă comandă - cantitatea minimă care poate fi comandată, dacă există restricții în acest sens de la furnizor;

• Timp de aprovizionare (TA) - durată standard de la comandă furnizor până la recepție;

Detalii în Aprovizionare Articole.

Generare Consum Mediu

Calculul de consum mediu pentru articole se realizează utilizând procesul Generare Consum Mediu localizat în meniul Stocuri -> Reaprovizionare. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Perioadă - luna pentru care se dorește calculul (implicit cea curentă);

• Gestiune - se selectează gestiunea pe care se urmăresc ieșirile (avize de expediție și bonuri de consum);

• Categorie Articol, Subcategorie Articol, Articol - se selectează dacă se dorește limitarea calculului la articole sau categorii de articole;

• Delete old processed records - se bifează dacă se reface calculul pentru aceeași lună pentru care deja există rezultate calculate;

Pentru rularea procesului se apasă butonul Start.

Vizualizarea rezultatelor calculului se face în cadrul ferestrei Consum Mediu localizată în meniul Stocuri -> Reaprovizionare. Fereastra conține câte o înregistrare de consum mediu pentru fiecare articol, gestiune și perioadă pentru care a fost calculat. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

Secțiunea Valori calculate (perioadă/specific):

• Articol, Perioadă, Gestiune - indică articolul, luna (perioada) și respectiv, gestiunea curentă de pe înregistrare;

• Stoc Out - cantitatea consumată (Bonuri de Consum) plus cea livrată (Avize de Expediție) din gestiune, pentru luna (perioada) curentă;

  • Consum Mediu (CM) - consum mediu zilnic pe luna curentă, calculat după formula: Stoc Out / Număr zile lucrătoare din luna curentă;

  • %CM - diferență procentuală dintre consumul mediu de pe luna curentă și cea precedentă, calculat după formula: (CM curent - CM precedent) / CM precedent;

  • CM curent = valoarea Consum Mediu pentru luna (perioada) curentă;

  • CM precedent = valoarea Consum Mediu pentru luna (perioada) precedentă. Dacă nu există o înregistrare pentru perioada precedentă acesta va fi 0;

• Timp Comandă - calculat după formula: Timp Aprovizionare + Zile Întârziere OMCZ;

  • Timp de aprovizionare - valoarea din tab-ul Aprovizionare;

  • Zile Întârziere OCMZ - valoarea din tab-ul Fluxuri;

• Timp de Siguranță (TS) - valoarea din tab-ul Fluxuri;

  • Stoc Siguranță Fix (FSS) - valoarea din tab-ul Fluxuri;

  • Stoc Siguranță Variabil - calculat după formula: TS x CM precedent;

• Stoc Siguranță - calculat după formula: CM precedent x TS + FSS;

• Stoc Minim - calculat după formula: CM precedent x Timp Comandă;

• Nivel Aprovizionare - stoc minim recomandat, calculat după formula: CM precedent  x (Timp Comandă + TS) + FSS;

Secțiunea Valori calculate (perioadă) nu este utilizabilă în versiunea curentă SocrateCloud.

Actualizare Stoc Minim Articol

Pentru a actualiza stocul minim pentru un articol, se rulează procesul Actualizare Stoc Minim localizat în meniul Stocuri -> Reaprovizionare. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• • Perioadă - se selectează perioada relevantă folosită pentru determinarea stocului minim. Stocul minim va preluat din înregistrările de consum mediu (fereastra Consum Mediu) pentru această perioadă;

  • Gestiune, Categorie Articol - filtre de selectie folosite pentru limitarea actualizării la articole dintr-o gestiune sau o categorie;

În urma rulării procesului, pentru fiecare articol vor fi actualizate urmatoarele în din tab-ul Fluxuri, fereastra Articole, conform înregistrărilor din consum mediu;

• Stoc Minim - va fi actualizat cu valoarea Nivel Aprovizionare;

• Timp Comandă

• Consum Mediu 

Atenție: Procesul va actualiza câmpurile din tab-ul Fluxuri, fereastra Articol, doar pentru articole cu bifa Stoc minim actualizabil oricând din același tab.

Raport Calcul Reaprovizionare

Raport Calcul Reaprovizionare localizat în meniul Stocuri -> Reaprovizionare listează articolele care trebuie comandate pe baza regulii de reaprovizionare. Sunt propuse spre aprovizionare articolele care:

• sunt active și nu sunt marcate ca ieșite din uz;

• au fost configurate tab-ul de Fluxuri respectiv, tab-ul Aprovizionare;

• al căror stoc disponibil a scăzut sub stocul Minim sau Maxim (funcție de tip-ul de aprovizionare selectat în tab-ul Fluxuri).

  • (v20.07)  se ține cont, atunci când calculează stocul disponibil pe o gestiune cu evidență în WMS, să se excludă acele cantități care nu mai sunt disponibile ca stoc, marcate prin diferite stări în WMS. Astfel:

  • Stoc fizic disponibil în WMS (RV_WMS_Storage) este: totalqty - blockedquantity_damaged - blockedquantity_expired - blockedquantity_lost

• dacă un articol are selectat tip-ul de aprovizionare "Manual", nu va apărea pe raport.

Raport Calcul Reaprovizionare face următoarele verificări şi corecţii pe baza de date atunci când este rulat:

• 1. pentru toate articolele de pe titular pentru care în tab "Fluxuri" Stoc maxim < Stoc minim actualizează Stoc maxim astfel încât Stoc maxim = Stoc minim;

  2. pentru toate articolele de pe titular pentru care în tab "Aprovizionare" Cant min. comandă nu este setată sau este < 1, actualizează Cant min. comandă = 1. Verificarea şi actualizarea se face doar pentru înregistrările cu bifa Activ = Da şi Ieşit din uz = Nu.

  3. pentru toate articolele de pe titular pentru care în tab "Aprovizionare" Coef Pachet nu este setat sau este <= 0, actualizează Coef Pachet = 1. Verificarea şi actualizarea se face doar pentru înregistrările cu bifa Activ = Da şi Ieşit din uz = Nu.

  4. pentru toate articolele de pe titular pentru care în tab "Aprovizionare" au doar o singură înregistrare cu bifele Furnizor curent = Nu şi Activ = Da şi Ieşit din uz = Nu, actualizează Furnizor curent = Da pentru această înregistrare.

  5. pentru toate articolele de pe titular pentru care în tab "Aprovizionare" există mai multe înregistrări cu bifele Furnizor curent = Da şi Activ = Da şi Ieşit din uz = Nu, actualizează Furnizor curent = Nu pentru toate aceste înregistrări.

Tot cu acest raport se pot genera necesare de aprovizionare, comenzi furnizor sau bonuri de transfer.

Înainte de execuția raportului se pot specifica următorii parametri: 

• Gestiunea - se selectează gestiunea pentru care se realizează calculul de reaprovizionare;

• Categorie Articol - calculul poate fi limitat la articole din aceasta categorie;

• Terț - calcului poate fi limitat la articole cu acest furnizor curent;

• Frecvență reaprovizionare - câmpul nu este disponibil în versiunea curentă SocrateCloud;

• Crează - documentul generat în urma rulării raportului (Bon Transfer/Necesar de Aprovizionare/ Comandă Furnizor). Dacă nu se selectează nimic atunci se generează doar raportul.

  • Pentru a putea genera o comandă furnizor trebuie îndeplinite următoarele condiții:

    • Articolele să aibă înregistrări în listă de prețuri alocată furnizorului;

    • Furnizorul să aibă completate informațiile privind Termen de Plata FF și Reprezentant;

    • Pentru a genera un bon de transfer trebuie specificată câte o gestiune sursă pentru fiecare articol, în tab-ul Fluxuri;

• Tip Document - se selectează un sub-tip al documentului de bază, selectat în câmpul Crează. Detalii în Tipuri Documente;

  • Acțiune document - începând cu versiunea 20.05, pentru documentele ce se doresc a fi generate, se poate alege Starea, astfel:

    • dacă se alege "Finalizează", documentele generate vor fi cu Stare document "Finalizat";

    • dacă nu se selectează câmpul sau se alege <Nimic>, atunci documentele generate vor fi cu Stare document "Drafted".

• Aplică Valoare Minimă, Greutate Minimă, Volum Minim - parametrii de rulare disponibil din v. 20.10; aplicați iau în calcul valorile setate la nivel de Furnizor, referitoare la pragurile minime pentru care se lansează o comandă/NAP, calculate astfel:

  • Valoare - Cantitate de comandat x Preț Unitar (de pe lista determinată pentru comandă)

  • Greutate - Cantitate de comandat x Greutate Articol ( valoare introdusă la definiția articolului, în câmpul Greutate)

  • Volum - Cantitate de comandat x Volum Articol (valoare introdusă la definița articolului, în câmpul Volum)

  • în cazul în care condiția aplicată nu este îndeplinită raportul va genera doar raportul cu mesajul "există articole de comandat dar nu este îndeplinită condiția"

• Ia în calcul gestiuni secundare - parametru de rulare disponibil din v. 20.10; aplicat va lua în considerare și valorile referitoare la Stoc Fizic și Cantitate Rezervată de pe toate gestiunile care au setată ca și gestiune sursă, gestiunea pe care se rulează procesul. Util atunci când aprovizionarea se face într-o gestiune centrală, dar articolele comandate stau pe mai multe gestiuni. Atenție !!! Condițiile de aprovizionare folosite de proces sunt cele setate pe gestiunea selectată la rulare.

Rezultate raport:

• Qty to Order / Cant de Comandat - reprezintă cantitatea de comandat de la furnizor și se calculează funcție de tipul de aprovizionare după cum urmează:

  • Comandă sub nivelul minim = Stoc Minim - Cantitate pe Stoc + Cantitate Rezervată - Cantitate Comandat;

    • Menținere nivel maxim = Stoc Maxim - Cantitate pe Stoc + Cantitate Rezervată - Cantitate Comandat;

  • Pentru articolele care au în tab Aprovizionare care au Qty to Order < Cant min. comandă:

    • Qty to Order = Cant min. comandă

  • cantitatea trebuie să aibă numărul de zecimale indicat de unitatea de masură în câmpul Rotunjire standard.

• Bon de Transfer - se generează un document nou pentru fiecare gestiune sursă diferită. Se adaugă detalii sparte pe instante (FiFo/LiFo) până la epuizarea cantității din "Qty to Order". Dacă valoarea din "Qty to Order" > Cant fizică din celula sursă, atunci se face transfer parțial și se afișează în log mesaj cu cantitatea rămasa necomandată.

  • COF - se generează câte un document pentru fiecare furnizor curent diferit. În detalii se trec articolele și cantitățile din "Qty to Order" din raport;

  • NAP - se generează un Necesar de Aprovizionare. În detalii se trec articolele și cantitățile din "Qty to Order" din raport.

Începând cu versiunea 18.12, în urma rulării "Raport Calcul Reaprovizionare" (manual sau automat, din Scheduler), cu Creează = Comandă furnizor, comanda furnizor generată are completat Reprezentantul astfel: în primul rand se ia cel completat pe furnizor (dacă furnizorul comenzii are setat Reprezentant), apoi userul de logare sau cel setat în Scheduler (Contact/Utilizator) - dacă nici unul dintre aceștia doi nu are bifa de Reprezentant, se primește eroare la rulare proces.

Raport Calcul Stoc Min/Max

Raportul/procesul Raport Calcul Stoc Min/Max, localizat în meniul Stocuri -> Reaprovizionare are ca scop

optimizarea stocului de produse din cadrul unei gestiuni "copil"  in baza:

• • vânzării medii pe gestiune pe  o anumita perioada

  • frecventa de livrare intre gestiuni (sursa->destinatie) = frecvența de aprovizionare a gestiunii "copil" din gestiunea "părinte"

 În urma rulării raportului se vor obține următoarele:

• Insert sau Actualizarea valorilor Stoc minim, Stoc maxim și Tip Aprovizionare pentru articole (fereastra Articol, tab Fluxuri);

• Raport de control stoc minim, maxim propus de sistem;

Procesul poate fi programat să ruleze automat, cu ajutorul funcționalității Scheduler.

Set-up preliminar:

Pentru ca acest raport sa functioneze sunt necesare urmatoarele setări:

• • Fereastra Gestiune:

  • Completare gestiune sursă in definirea gestiunii destinatie;

  • Frecventa reaprovizionare (numar zile)-Reprezinta frecventa cu care se aprovizionează Gestiunea Destinație (copil) din Gestiunea Sursă (Părinte)

• Ferestra Articole/Tab Fluxuri

  • • Bifa “Excludere Update”=inregistrarile (articole-fluxuri) care au aceasta bifa completata nu vor fi actualizate de proces.

Înainte de execuția raportului se pot specifica următorii parametri: 

• Gestiune - gestiunea pentru care se realizează calculul de stoc minim/maxim;

• Categorie Articol, Sub-categorie Articol, Set Proprietati Articol, Proprietate, Valoare Proprietate, Reprezentant - filtre de selecție pentru articolele din raport;

• Data (de la - până la) - reprezintă perioada de vânzare luată în calcul de raport;

• Frecventa Reaprovizionare Stoc Minim - valoare folosită pentru calculul stocului minim propus. Dacă nu se completează atunci se ia frecvența din definirea gestiunii;

• Frecventa Reaprovizionare Stoc Maxim - valoare folosită pentru calculul stocului maxim propus. Dacă nu se completează atunci nu se calculează/actualizează stocul maxim;

  • Tip Aprovizionare - determină când un articol poate fi reaprovizionat. Tipul de aprovizionare selectat aici va fi aplicat pentru articolele din raport (fereastra Articol, tab Fluxuri);

• Actualizare stoc minim/maxim - dacă se bifează atunci se va insera/actualiza stocul minim, maxim pentru articole (fereastra Articol, tab Fluxuri) cu valorile propuse de raport, calculate conform algoritmului prezentat mai jos;

• Niciodată Min/Max < - valoarea minimă permisă pentru stocul minim și maxim propus;

Atenție: Raportul va actualiza înregistrările din tab-ul Fluxuri, fereastra Articol, doar pentru articole cu bifa Modificabil din același tab.

Raportul obținut va conține următoarele informații:

• Denumire articol, Categorie Articol, Sub-Categorie Articol, etc. - informațiile luate din definirea articolelor;

• Qty Vânzare (Cantitate vândută) = cantitate totală de pe avize de expediție finalizate, în perioada de vânzare selectată;

• Zile Vnz (Nr. Zile vânzare efective) = Nr. zile Perioada de Vânzare - Nr. Zile Out of Stoc;

  • Nr. Zile Out of stock - număr de zile din cadrul perioadei de vânzare în care stocul produsului a fost 0;

• QVânzare medie/zi = Qty Vânzare / Zile Vnz rotunjită prin adăugare;

• Stoc minim propus = Frecvența reaprovizionare stoc minim * QVânzare medie/zi;

• Stoc maxim propus = Frecvența reaprovizionare stoc maxim * QVânzare medie/zi;

• Stoc minim = Stocul minim curent pentru articol (fereastra Articol, tab Fluxuri);

  • Stoc maxim = Stocul maxim curent pentru articol (fereastra Articol, tab Fluxuri).

Aprovizionare Internă

Raportul Aprovizionare Internă afișează produsele care trebuiesc aprovizionate intern pentru o anumită gestiune și opțional, generează bonuri de transfer pe baza informațiilor din raport. Parametri raport:

• Gestiune - gestiunea pentru care se executa raportul;

• Gestiunea Sursă - gestiunea din care se face aprovizionarea internă. Dacă nu se selectează, va fi determinată automat, în ordinea:

  • legătura Gestiune - Gestiune Sursa din fereastra Articole, tab Fluxuri;

  • legătura Gestiune - Gestiune Sursa din fereastra Gestiuni și Locații;

• Cod Celula - filtru utilizat pentru a "aproviziona" doar anumite celule din gestiunea de aprovizionat;

  • permite utilizarea de caractere speciale (e.g. C1% va include toate celulele ale căror cod de căutare începe cu C1);

  • Categorie Articol - filtru utilizat pentru a aproviziona doar anumite categorii de articole;

• Doar articolele disponibile - se aduc doar articolele pt. care exista stoc disponibil calculat la nivel de titular;

• Doar Rezervări Client - dacă se bifează, calculul cantității de aprovizionat NU va ține cont de stocul minim/maxim stabilit la nivel de articol/tab fluxuri ci doar de stocul disponibil = Stoc Fizic - Cantitatea rezervata venita din comenzi client;

• Tip Document - permite selecția tipului de document utilizat pentru a genera bonuri de transfer (dacă nu se selectează, nu se vor genera bonuri de transfer);

• Disponibilă pentru Alocare - va fi aprovizionat doar stocul din celule cu bifa Disponibilă pentru Alocare;

Raportul generat poate conține urmatoarele coloane:

• Cod Articol, Denumire articol, Categorie Articol - informații articol (fereastra Articole);

• Cantitate de Aprovizionat:

  • este determinata de tipul de aprovizionare: Menținere nivel mimin/maxim a stocului disponibil/gestiunea pt. care se face aprovizionarea. (= Stoc minim/Maxim - Stoc Disponibil);

  • dacă nu exista informații in tab-ul de fluxuri însă Stocul disponibil pe gestiunea de aprovizionat este negativ, atunci cantitatea de aprovizionat va fi: 0 - Stoc disponibil gestiune de aprovizionat;

• Stoc disponibil gestiune de aprovizionat, Stoc disponibil pe gestiunea sursa = Stoc fizic - Cantitate Rezervată;

• Gestiune de Aprovizionat, Gestiune Sursă

• Total stoc disponibil - stoc disponibil pe toate gestiunile-la nivel de titular mai putin gestiunea pentru care se face aprovizionarea (Stoc disponibil = Stoc fizic - Cantitate rezervată);

• Stoc minim, Stoc maxim, Tip Aprovizionare - informații reaprovizionare articol (tab Fluxuri)

• Unitate de Măsură - unitatea de măsură în care este reprezentat stocul;

• Cantitate în Progres - cantitatea de pe bonuri de transfer in progress cu destinația gestiunea de aprovizionat;

• Rest de aprovizionat - cantitatea care trebuie efectiv aprovizionată, ținând cont de cantitatea în progres și stocul disponibil (= Cantitate de Aprovizionat - Stoc Disponibil Gestiune Sursă - Cantitate In Progres);

Dacă se optează pentru generare document din raport, atunci se va genera un bon de transfer cu urmatoarele caracteristici:

• Master:

  • Gestiune Sursă = gestiunea sursa pt. gestiunea de aprovizionat

  • Gestiune Destinație - gestiune de aprovizionat.

  • Celula Sursa/Destinație (antet document) - celula implicită;

  • Stare Document = "In Progress".

  • Descriere - parametri cu care a fost rulat raportul:Gestiune, Celulă;

• Detalii:

  • Articol - se vor aduce doar articolele pt. care exista stoc pe gestiunea sursa-filtrate conform parametru raport: "Celula"

  • Cantitate: se va aduce cantitatea "Rest de aprovizionat"  în limita stocului fizic de pe gestiunea sursă;

  • Celula sursa/ destinație - conform master document;

• în cazul in care exista mai multe gestiuni sursă, vor fi create documente distincte.

Aprovizionare internă pe baza COC

Raportul Aprovizionare internă pe baza COC este similar cu cel de aprovizionare interna și returnează informații detaliate ale procesului de aprovizionare internă în funcție de reprezentanții de vânzări care procesează comanda client.

• va tine cont de cantitatea disponibila de aprovizionat pe agent de vanzari (reprezentant). 

• cantitatea necesara de aprovizionat per agent = cantitate comandata (de pe comenzi client pentru care se face aprovizionarea ) - cantitate de pe bonuri in progress - stoc fizic - cantitate rezervata (total cantitate rezervata/gestiune din care se exclude cantitatea comandata).