1.3. Tipărire
Tipărire
Pentru a tipări un document sau pentru a tipări inregistrarile dintr-o fereastră se pot utiliza butoanele disponibile în bara de instrumente.
Printare - se utilizeaza pentru a tipări un document;
Raport - se utilizeaza pentru a tipări înregistrările din fereastră;
În ambele cazuri se va deschide fereastra Raport unde sunt disponibile următoarele opțiuni:
Format Tipărire - se selectează format-ul de tipărire dorit pentru raport;
Buton Modificare Raport - face trimitere la fereastra Format Tipărire și deschide automat înregistrarea selectata în câmpul Format Tipărire.
Format de Fișier - se selectează tipul fișierului în care vor fi afișate datele raportului: Excel CVS, HTML, XML, PDF, etc. Pentru rapoarte document singura valoare disponibila este PDF;
formatul implicit utilizat pentru rapoarte se definește în fereastra Titular, câmpul Format rapoarte;
începând cu 17.04 s-a limitat numărul de înregistrări ce pot fi tipărite în format PDF;
limitarea standard este de 1000 de înregistrări și poate fi modificată de către administratorul de sistem folosind fereastra Sistem;
mesaj de eroare: Raport de dimensiuni mari. Alegeți formatul de fișier xlsx.
Secțiunea Log - conține un istoric al rapoartelor create.
buton Căutare (valabil doar pentru rapoarte ) - adăugă un filtru de căutare pentru înregistrările folosite în raport. Filtrul de căutare se va aplica pentru toate înregistrările din fereastră, independent de master:
Salvează în Google Drive permite salvarea raportului în Google Drive, numai pentru utilizatorii "Google Apps".
buton Email Raport - funcționalitate descrisă mai jos;
butonul OK - se apasă pentru a genera raportul.
Obs: în funcție de opțiunea Întotdeauna Previzualizare Tipărire din fereastra Preferințe Utilizator și opțiunea Tipărire Directă disponibilă la definirea raportului în fereastra Rapoarte și Procese, raportul poate fi sau nu tipărit direct la imprimantă.
Pentru a afisa o listă cu cu toate detaliile dintr-o fereastră (e.g. toate detaliile de facturi):
se accesează tabul respectiv, se apasă butonul Raport .
în fereastra Raport se apasă butonul Căutare ;
se șterge filtrul de căutare aplicat automat (buton Toate). Opțional se pot defini filtre de căutare specifice;
raportul generat va conține toate înregistrările din detalii, nu doar cele aferente înregistrării master.
e.g. Fereastra Facturi Furnizor -> Tab Detalii: Dacă se rulează raportul din tabul Detalii Factură și se aplică un filtru avansat pe raport, vor fi afișate (in funcție de filtru) toate detaliile pentru toate facturile, indiferent de factura de pe care s-a generat raportul. Similar se pot obține rapoarte pentru orice tab din cadrul unei ferestre în SocrateCloud (Rate Amortizare, Accize, Detalii Comandă, Detalii Facturi, Detalii Avize de Expediție etc.)
Trimitere fișier pe email
Documentul sau raportul poate fi trimis și pe email în format pdf. Pentru a putea efectua această operaţiune, trebuie să fie configurate obligatoriu, în prealabil, următoarele:
un cont de e-mail la un server, setat la nivel de Titular (în fereastra Titular);
cont de e-mail şi parolă pentru toţi utilizatorii care au drept de a trimite rapoarte şi documente pe e-mail direct din SocrateCloud, setat la nivel de Utilizator (în fereastra Utilizatori)
Dacă aceste configurări sunt active, atunci utilizatorul poate apăsa pe butonul de trimitere e-mail, care începând cu versiunea 18.06 este disponibilă atât din fereastra Printare, Raport cât și direct din meniu
.
Format tipărire - se poate selecta formatul de tipărire ce va fi utilizat ca template pentru documentul trimis.
Machetă mail - doar pentru documente, se poate selecta o machetă mail;
se poate prelua din macheta mail doar un text simplu (fără variabile din context și/sau formatare HTML);
de pe macheta mail se va prelua limba (traducerea sau limba primară) în funcție de limba din definiția terțului al cărui contact(utilizator) a fost selectat ca destinatar, sau, pentru destinatarii nedefiniți în sistem (adrese se mail completate manual), se folosește limba de logare a utilizatorului care efectuează trimiterea de mail;
pe iconița ”Pliculeț” din bara de meniu superior există posibilitatea selectării destinatarilor e-mailurilor, astfel încât să se poată indica în câmpuri distincte destinatarii pentru To, Cc, Bcc.
La deschiderea ecranului de trimitere email sunt disponibile câmpurile:
To (lupă) - oferă posibilitatea selectării contactului definit in Socrate
- dacă adresa de email este definită în Socrate, se va regăsi în fereastra ‘’Mesaje email’’ pe tab-ul To
- dacă adresa de email nu este definită în Socrate, se va regasi în fereastra ‘’Mesaje email’’ pe tab-ul Fără utilizatori.
To (liber) - oferă posibilitatea introducerii a uneia sau mai multor adrese de email
Functionalitate identică și pentru câmpurile CC și Bcc, cu diferența că în fereastra ''Mesaje email'' adresele de email specificate se vor regăsi in tab-urile Cc respectiv Bcc, iar dacă ele nu sunt definite în Socrate se regasesc în tab-ul Fără utilizatori.
La trimiterea e-mailurilor, destinatarii din campurile To si CC se văd intre ei, iar adresele trecute in Bcc nu sunt vizibile.
De la - se completează cu e-mail-ul utilizatorului (este adresa cu care utilizatorul s-a şi conectat în SocrateCloud) - atenţie! trebuie să fie o adresă validă de e-mail;
Destinatar - conţine destinatarii pe care utilizatorul îi alege, sau, în câmpul de mai jos se pot introduce si adrese de e-mail pentru destinatari nedefiniţi în sistem;
Subiect - se precompletează automat cu
pentru documente: textul obținut din ”Tip document” + ”Nr.” + numărul documentului
pentru rapoarte: textul obținut din denumirea formatului de tipărire.
Ataşament - conţine fişierul care se va ataşa la e-mail; Apăsând săgeata verde puteți deschide și vizualiza fișierul anexat. Dacă doriți puteți edita denumirea fișierului atașat. Denumirea inițială este formată la fel ca și subiectul.
Conținut email: în partea de jos a ferestrei se poate introduce textul pentru corpul e-mail-ului. Câmpul se poate autocompleta cu "Semnătura" celui care trimite email-ul.
"Semnătura" - text de genul: "Cu stimă, Nume Prenume, Telefon" se vor completa la nivel de utilizator (fereastra Utilizatori) coloana "Semnătură Email"
doar pentru documente mai există două opțiuni și anume:
Atașamente document - dacă se bifează atunci pe mail se vor atașa și toate fișierele atașate documentului selectat !
Atașamente linii document - dacă se bifează atunci pe mail se vor atașa și toate fișierele atașate pe liniile documentului selectat !
Atașamente din articole-download - din versiunea 20.04 - dacă se bifează atunci pe mail se vor atașa și toate fișierele atașate sau din URL de pe articolele selectate pe liniile documentului selectat, dar numai dacă pe tab Download din articole se selectează bifa 'Lead Download'!
Observație: nu este acoperită complet varianta cu link către Drive în câmpul "URL Download"!
Atenție: Dacă nu s-au efectuat configurările 1 și 2 indicate mai sus, în câmpul "De la" va apărea textul "Invalid", ceea ce indică un setup incomplet. Verificaţi următoarele:
la nivel de titular trebuie validată configurarea serverului de e-mail folosit pentru trimiterea de e-mail-uri.
la nivel de utilizator trebuie indicate corect următoarele:
EMail și parolă - cele cu care utilizatorul se conectează la SocrateCloud, unde adresa indicată trebuie să fie o adresă validă de e-mail;
ID Utilizator Email și parolă - cele cu care se conectează la serverul de e-mail în contul utilizatorului - acest cont este folosit pentru a trimite e-mailul!
Bifa Atașamente document - dacă este selectată, procesul de trimitere email va transmite și fișierele atașate la masterul documentului
Bifa Atașamente linii document - dacă este selectată, procesul de trimitere email va transmite și fișierele atașate la detaliile documentului.
Bifa Atașamente din articole-download - dacă este selectată, procesul de trimitere email va transmite toate fișierele atașate sau din URL la nivel de articol selectate pe detaliile documentului. Aceste atașamente se vor trimite numai în cazul în care pe tab Download din articole se selectează bifa 'Lead Download'.
Definirea unui Format de Tipărire
Formatele de tipărire se utilizează pentru a tipări documente individuale, înregistrări multiple dintr-o fereastra sau pentru a afișa rezultatele unui raport. SocrateCloud permite particularizarea și definirea formatelor de tipărire. Accesarea unui format de tipărire se poate realiza în două feluri:
se deschide fereastra Format Tipărire și se caută formatul de tipărire corespunzător raportului;
click pe butonul Modificare raport ;
în fereastra Raport, deschisă prin intermediul butoanelor de pe bara de instrumente;
pe raport;
În SocrateCloud există 2 tipuri distincte de formate de tipărire:
Formate de Tipărire Document - se utilizează pentru tipărirea de documente individuale (de exemplu: factură, cec);
Formate de Tipărire Raport - se utilizează pentru tipărirea înregistrărilor dintr-o fereastră (de exemplu: listă de facturi sau linii stoc), sau pentru tipărirea unui raport din meniu.
Cea mai bună cale de a crea un raport nou este copierea unui format de tipărire existent și ulterior operarea modificărilor dorite.
Formate de Tipărire Implicite
Pentru un document, formatul de tipărire implicit este primul în funcție de disponibilitate, în ordinea de mai jos:
formatul de tipărire ales manual, în fereastra Raport, în momentul tipăririi;
formatul de tipărire selectat pentru terțul de pe document, în fereastra Terți, tab Client/Furnizor;
formatul de tipărire selectat pe tipul de document, în fereastra Documente (Tipuri);
formatul de tipărire selectat pe formularele de tipărire disponibile în fereastra Formulare Tipărire, în ordinea:
formularul cu aceeași societate ca și cea de pe document;
formularul definit la nivel de titular, pe societatea *;
Obs: formularul de tipărire definit pe System nu va fi utilizat la nivel de titular.
Formatele de tipărire folosite în mod implicit la tipărirea unui raport sunt selectate la definirea procesului câmpul Format Tipărire din fereastra Rapoarte și Procese. Pentru ca un format de tipărire să poată fi utilizat pe un raport, view-ul selectat pe formatul de tipărire trebuie sa fie același cu view-ul procesului.
Accesibilitate și Securitate
Se aplică următoarea politică de securitate şi acces la formatele de tipărire:
pentru toate ferestrele şi procesele care au nevoie de un format de tipărire, se livrează cel puţin un format de tipărire definit la nivel de "System". Aceste formate de tipărire nu se vor putea modifica de operatori la nivel de "Titular"!
formatele de tipărire de la nivel de "System" vor putea fi folosite (alese de utilizatori) pentru tipărirea documentelor sau rapoartelor respective, deoarece toate aceste rapoarte sunt "Publice"!
la nivel de "Titular", atât administratorul de aplicaţie cât şi utilizatori care au drept de raportare (bifa "Creează rapoarte" din definiţia rolului utilizatorului respectiv) vor putea genera noi formate de tipărire, pornind de la formatul de tipărire de la nivel de "System";
formatele de tipărire obţinute la nivel de "Titular" nu sunt "Publice", ele fiind în această formă accesibile doar utilizatorului care le-a creeat şi administratorului;
administratorul de aplicaţie are posibilitatea de a modifica orice format de tipărire de la nivel de "Titular" şi poate face "Public" formatul de tipărire dorit;
un format de tipărire "Public" va fi imediat disponibil tuturor utilizatorilor!
un format de tipărire "Public" poate fi modificat de către orice utilizator care are drept de acces la nivelul la care s-a creat iniţial formatul de tipărire respectiv.
