18.1. Contracte Clienți

SocrateCloud permite gestionarea contractelor client. Sunt disponibile următoarele funcționalități:

• gestionarea etapelor premergătoare apariției unui contract - fluxul de aprobare, semnarea unui contract;

• gestionarea actelor adiționale și a anexelor la contract;

• automatizarea proceselor de notificare pe diferite evenimente legate de contracte;

• control pe lanțul de livrare relativ la indicațiile din contract.

• tipărirea formularului de contract, începând cu versiunea 17.09

Pentru a introduce un contract se parcurg următoarele etape:

• Introducere date principale;

• Adăugare anexe / acte adiționale, sub formă de proiecte. 

Fereastra Contracte, localizată în meniul CRM -> Contracte, se utilizează pentru gestionarea contractelor. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate

• Tip Contract - folosit în clasificarea contractelor după zona de aplicare. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Tipuri Contracte;

• Categorie - modalitate predefinită de clasificare a contractelor: Achiziție, Vânzare, Service;

• Sursa Contractului - folosită în clasificarea contractelor după modul de apariție. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Sursa Contract;

• Emitent societatea - se bifează dacă acest contract a fost inițiat de către societate;

• Act adițional - se bifează dacă contractul reprezintă un act adițional pentru un alt contract, caz în care trebuie completat contractul părinte;

  • Contract Cadru - contractul părinte;

• Nr Contract - numărul contractului, implicit determinat de secvența de numerotare standard;

• Data contract - data de la care contractul își produce efectele;

• Nr. Registratură client - numărul cu care a fost înregistrat contractul de către terț

• Data Registratură client - data la care a fost înregistrat contractul de către terț

• Cont bancar - contul bancar care se va folosi pentru contractul înregistrat

• Resursă - resursa care se va folosi pentru contractul înregistrat

• Titularul e furnizor? (funcționalitate restricționată) - se utilizează pentru a indica relația dintre terț și societate;

  • se bifează dacă terțul este client;

  • se debifează dacă terțul este furnizor;

• Schedule - acest câmp nu este folosit în versiunea actuală SocrateCloud;

Secțiunea Stare:

• Data Trimiterii - data la care s-a trimis spre aprobare/semnare contractul;

• Data Recepției - data la care s-a primit copia aprobată/semnată a contractului;

• Data Start, Data Stop - indică perioada de derulare contractului;

• Stare Contract - listă cu stări predefinite, aplicabile în vederea urmăririi situației generale a contractului: Inițiat, Semnat Emitent, În derulare, Suspendat, Încheiat, Reziliat:

  • trecerea dintr-o stare în alta este limitată în vederea simulării unui flux pe care îl poate parcurge contractul, astfel din stări ulterioare nu se poate reveni în stări anterioare;

  • fluxul implicit este următorul:

    • • Inițiat ->

      • Semnat Emitent ->

      • În derulare <-> Suspendat

• • • Încheiat, Reziliat

Secțiunea Terț:

• Terț, Adresa Terț, Utilizator/Contact - beneficiarul contractului și datele de contact și locație;

• Terț Facturare, Contact Facturare, Adresa facturare - terțul care urmează a fi facturat și informațiile de contact și locație. 

  • pentru un contract cu un terț, facturile pot fi emise către un terț diferit;

• Reprezentant - terț (angajat) responsabil pentru contract;

• Descriere, Comentariu/Ajutor

• Invitat (funcționalitate restricționată) - data la care a fost trimisă ultima invitație;

Secțiunea Financiar: