18.2. Leasing/Asigurări/Credite

SocrateCloud urmărește evidența operațională a următoarelor tipuri de contract:

• contracte de leasing;

• contracte de asigurări;

• contracte de credit;

Gestionarea acestor tipuri de contracte se realizează prin intermediul ferestrei Leasing/Asigurări/Credite din meniul CRM -> Contracte. Pentru fiecare dintre aceste tipuri de contracte se vor putea gestiona următoarele:

• scadențele cu detaliere pe rată și dobândă;

• valorile istorice și reevaluate;

• generarea controlată a facturilor furnizor;

• reevaluarea soldurilor pentru contractele în valută;

• influența ratelor viitoare în fluxul de numerar.

Contracte de Leasing

Pentru a introduce un contract de leasing se parcurg următoarele etape:

1. Introducere date principale;

2. Definire imobilizări;

3. Alocare imobilizări la contract;

4. Finalizare contract și postare;

5. Generare rate scadenţar;

6. Facturare - generare facturi furnizor;

7. Reevaluare periodică - pentru contractele în valută.

Introducerea de date se realizează din fereastra Leasing/Asigurări/Credite. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. document, Descriere, Comentariu

• Tip document - tip de document predefinit, derivat din tipul de bază  "Contract";

• Data Contract - data la care s-a încheiat contractul;

• Data Contabilă - data de la care contractul începe să își producă efectele;

• Terț, Adresă și Contact - elementele de identificare ale furnizorului și persoanei de contact;

  • • începând cu 15.11 terțul se poate modifica după finalizarea contractului cu următoarea limitare: Utilizatorul care va face o modifcare de terț pe un contract de leasing in derulare, va trebui ca, manual, să introducă o notă contabila de "mutare" a soldurilor conturilor implicate pe contract, de pe terțul vechi pe terțul nou, a.i. facturile ulterioare sa ducă la stingerea soldurilor în mod corespuzător;

• Nr. Client - numărul intern al contractului, din registrul de intrări al beneficiarului;

• Data Client - data recepției pentru beneficiar;

• Reprezentant - responsabilul beneficiarului în legătură cu acest contract;

• Sursa și Tipul Contractului - selectate conform definițiilor și clasificărilor interne din setup-ul contractelor;

• Data trimiterii - data la care s-a trimis spre aprobare/semnare contractul;

• Data recepției - data la care s-a primit copia aprobată/semnată a contractului;

• Stare Contract - listă cu stări predefinite, aplicabile de operator în vederea urmăririi situației generale a contractului;

• Dată start, Dată stop (interval) - perioada de derulare contractului;

• Număr de luni - numărul total de luni pe care se desfășoară scadenţarul contractului de leasing;

Secțiunea Financiar:

• Valuta - se selectează valuta și tipul de curs pentru contract;

• Valori - toate valorile sunt exprimate în valuta contractului. Valorile din câmpurile ce au în denumire "Istoric" vor fi completate numai pentru contracte deja în derulare și pentru care nu se dorește decât urmărirea doar pentru restul de rate neajunse la scadență;

• Articole - vor fi completate pentru fiecare valoare introdusă pe contract, acestea având următoarele roluri:

  • formează conținutul facturilor generate din contract, pentru fiecare rată în parte;

  • formează valorile TVA, dacă este cazul, pentru a avea influența completă în fluxul de numerar;

  • stabilesc regula de postare a contractului;

Secțiunea Facturare:

• Terț Facturare, Contact, Adresa - terțul care urmează a fi facturat și informațiile de contact și locație;

  • Pentru un contract cu un terț, facturile pot fi emise către un alt terț;

Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile afectate de contractul respectiv. Acestea vor fi preluate pe facturile generate și pe nota contabila generată de contract:

Secțiunea Stare - contractul fiind un document, respectă fluxul standard de tip document, stările admise fiind: Drafted, Finalizat, Anulat și Închis;

• Stare Documente - indică starea curentă a documentului;

• Buton Acțiune Document:

  • odată ce s-au adăugat toate datele din contract și s-au alocat și imobilizările, contractul poate fi finalizat - trecut din starea "Draft" în starea "Finalizat". Din acest moment își produce efectele în sistem, iar informațiile din contract nu mai pot fi modificate.

  • dacă contractul a fost operat greșit, acesta poate fi "Anulat", iar 

  • dacă contractul și-a încheiat perioada de valabilitate, poate fi trecut în starea "Închis".

• Buton Generează Rate Contract - pornește procesul aferent, utilizat pentru a genera ratele contractului;

• Buton Șterge Rate Contract - se utilizează pentru a șterge înregistrările pentru ratele contractului din tab-ul Scadențar;

Tab Scadențar - se utilizeaza pentru a gestiona ratele contractului.

Tab Resurse/Mijloace Fixe - un contract de leasing poate fi sursa pentru intrarea în patrimoniu a uneia sau a mai multor imobilizări. Imobilizările trebuie să fie în prealabil definite. Detalii în Imobilizări. 

• ulterior definirii, este obligatoriu să se revină pe contractul de leasing și să se completeze aceste imobilizări în tab-ul Resurse/Mijloace Fixe din fereastra Leasing/Asigurări/Credite;

• Atenție: Nu finalizați contractul până ce nu ați adăugat și imobilizările în tabul Resurse/Mijloace Fixe!

Consecințe Contabile

Transferul în contabilitate a unui contract generează două perechi de tranzacții contabile Debit/Credit, astfel:

Contul “Cheltuieli în avans” / ”Deferred Expenses”: este un cont nou introdus odată cu v13.04 a SocrateCloud:

• adăugat în schema contabilă în secţiunea “Terţ”, sub câmpul “Venit Discount plati (CNT)”;

• adăugat în tab-ul Contabilitate din Grup Terţi şi Terţi(Furnizor).

Generare Rate Contract

Procesul Generează Rate Contract se utilizează pentru a obține ratele ce formează scadenţarul contractului de leasing pe baza valorilor înscrise în contract. Toate valorile de pe ratele astfel obținute sunt modificabile atât timp cât de pe rata respectivă nu s-a generat încă Factura.

Valorile generate de proces trebuie ajustate manual în conformitate cu cele de pe scadenţarul primit odată cu contractul original. Ratele se pot introduce şi manual. Procesul de generare are următorii parametri de rulare:

• Tip calcul - valori posibile: "Leasing" sau "Credit" - în funcție de tipul de contract pentru care se face generarea;

• Dobânda separată de rată - se selectează doar pentru contractele de credit, atunci când ziua scadentă pentru dobândă diferă de ziua scadentă pentru principal;

• Zi din lună pentru Dobândă - se indică ziua pentru formarea scadențelor pentru dobândă, doar pentru contractele de credit;

• Rata Start - indică numărul ratei de la care se dorește generarea:

  • pentru contractele de leasing se poate porni de la 0 reprezentând avansul;

  • pentru contractele de credit se poate porni de la 1;

  • se poate indica orice alt număr de rată până la maximul numărului de rate indicat pe contract, atunci când nu se mai doreşte evidenţa ratelor istorice.

Algoritmul de generare rate este următorul:

• nr. rată = de la 0 la n, n fiind durata de pe master (în luni);

• data = se păstrează fixă ziua din data contratului şi se completează cu luna şi anul, astfel:

  • de la Data start de pe contract pentru Leasing;

  • de la Data start de pe contract pentru rată Principal+Comision, pentru Credit;

  • de la Data start inclusiv Zi din lună pentru rată Dobândă, pentru Credit;

• pe rata 0 se vor pune doar pentru contractele de Leasing, doar valorile:

  • valoare Avans - de pe master contract;

  • valoare Alte taxe - de pe master contract;

  • tva pentru Avans - generic tva se calculează funcţie de articolul indicat prin aplicarea cotei cu bifă “Implicit” din categoria de tva din definiţia articolului.

• de la rata 1 la n:

  • %dobândă = se copiază de pe master;

  • rată capital/principal valută sursă = (valoare contract - avans) / durată;

  • rată dobândă valută sursă = valoare dobândă / durată;

  • rată asigurare/comision valută sursă = valoare asigurare / durata;

  • rată capital/principal = ((valoare contract - avans) / durată) * curs conform contract;

  • rată dobândă = (valoare dobândă / durată) * curs conform contract;

  • rată asigurare/comision = (valoare asigurare / durată) * curs conform contract;

  • tva = sumă de tva aplicat f(articol, cotă tva) - e doar informativ.

În cazul în care generare de rate s-a efectuat în mod greșit, acestea pot fi șterse cu ajutorul procesului Şterge Rate Contract. Procesul șterge toate ratele de pe care nu s-au generat încă facturi furnizor.

Generare Facturi Furnizor

La momentul sosirii facturii furnizor pentru un contract, aferentă unei rate din contact, aceasta se poate introduce ușor, prin preluarea informațiilor din contract și rata respectivă. Operarea facturii furnizor se realizează așa cum este descris în capitolul Factura Furnizor după următoarele reguli:

• procesul Creează linii din... din fereastra Facturi Furnizor permite preluarea de informații din contractele aferente furnizorului respectiv, prin selecția unui contract din lista de contracte si a unei rate din cadrul contractului respectiv:

  • conținutul facturii este completat automat cu articolele din contract și cu valorile aferente ratei selectate;

  • ulterior, conținutul facturii poate fi ajustat manual de către operator;

  • ratele facturate devin complet needitabile şi sunt legate de factura generată

• dacă factura este anulată, linia aferentă ratei se eliberează și poate fi preluată pe o altă factură;

O factură furnizor generată în acest mod, are un element specific în regula de postare, pentru articolele de "Dobândă". Pentru aceste articole, în tab-ul Contabilitate din definirea articolelor, se marchează bifa Contare duală. Doar pentru articolele care au această bifă, regula de postare se completează cu:

Reevaluarea Soldurilor

Procesul/Raportul Reevaluare Contracte, localizat în meniul Contabilitate, oferă posibilitatea de a calcula şi înregistra în contabilitate în mod automat diferenţele de curs datorate reevaluării soldurilor conturilor aferente contractelor în devize. Procesul reevaluează soldurile conturilor aferente ratelor de contract la o dată specificată (data reevaluare) doar pentru contractele în valută, alta decât valuta de bază. În urma rulării raportului se pot genera note contabile prin care se poate realiza efectiv reevaluarea.

Operaţiunea se execută de obicei lunar sau în conformitate cu legislaţia în vigoare. Calea de acces din meniu . Raportul are două variante de rulare şi anume:

• cu generare doar de raport - în vederea verificării calculelor şi a diferenţelor propuse de sistem - se obţine în momenul în care în câmpul Tip document reevaluare nu se completează nimic;

• cu generare de Notă contabilă - în vederea automatizării înregistrării diferenţelor în contabilitate - se obţine în momenul în care în câmpul Tip document reevaluare se completează un tip de document pentru nota contabilă.

Setări necesare:

• confirgurarea contabilă completă pentru articol capital, inclusiv a contului de venituri (ex. 167)

Parametri de rulare a raportului:

• • Societate - trebuie selectată obligatoriu;se pot alege şi societăţi nod în situaţiile de implementare multi-societate;

  • Accumulation - trebuie selectată obligatoriu pentru că determină schema contabilă şi valuta de referinţă faţă de care se calculează diferenţele de curs; se pot alege doar acumulări cu agregare pe dimensiunea contracte şi care au schema contabilă în valuta de bază;

  • Data reevaluare - trebuie indicată obligatoriu, de obicei ultima zi din luna pentru care se face calculul;

  • Reevaluare Tip conversie - trebuie selectat obligatoriu tipul de curs faţă de care se face calculul de reevaluare;

  • Valuta - este un filtru opţional, care dacă se indică, va selecta spre reevaluare doar acele contracte care au valuta respectivă;

• Terţ - este un filtru opţional, care dacă se indică, va selecta spre reevaluare doar acele contracte care au furnizorul respectiv;

• Contract - este un filtru opţional, care dacă se indică, va selecta spre reevaluare doar acel contract indicat;

• Actualizare solduri - este recomandat ca fiecare rulare să se facă cu această bifă pusă întrucât procesul are nevoie în calcul de soldurile conturilor contabile actualizate la data indicată pentru reevaluare; dacă procesul de actualizare durează foarte mult pe sistemul dvs, vî recomandăm să rulaţi actualizarea soldurilor separat, înainte de a efectua calculul de reevaluare pentru contracte;

• Tip document reevaluare - se indică tipul de document dorit pentru Nota contabilă care se generează; poate fi un document de tip notă contabilă - calup sau simplă, însă recomandarea noastră este pentru nota contabilă - calup;

• Reevaluare dobândă - se indică doar atunci când se doreşte şi reevaluarea valorilor de dobândă înregistrate ca şi cheltuială în avans.

Diferenţa de curs pentru capital se calculează la data indicată, pentru fiecare contract în parte, cu formula:

[(valoare contract-avans-total rate capital istoric-sum(rată capital>1))] * [curs reevaluare] - sold lei Cont Venit “Articol rată capital”

Diferenţa de curs pentru dobândă se calculează la data indicată, pentru fiecare contract în parte, cu formula:

[(valoare dobândă-total rate dobândă istoric-sum(rată dobândă))] * [curs reevaluare] - sold lei Cont Venit “Articol rată dobândă”

Nota contabilă generată, până la versiunea 13.12, este compusă după regulile indicate în tabelul de mai jos:    

Începând cu versiunea 13.12 conturile de diferențe folosite la postarea notei contabile sunt cele introduse în câmpurile Câștig nerealizat (CNT) și Pierdere nerealizată (CNT), la secțiunea General din definirea Schemei Contabile.

Notele contabile finalizate, generate în urma procesului de reevaluare contracte, se regăsec în tabul "Reevaluare" din fereastra "Leasing/Asigurări/Credite" pentru a se păstra istoricul. Următoarele reevaluări vor ţine seama şi de acestea.

Dacă din diferite motive nota contabilă nu este corectă, aceasta se poate anula, iar legătura cu contractul se şterge (nu mai apar în tabul "Reevaluare"). Procesul poate fi reluat şi un nou calcul se efectuează.

Atenţie: Dacă reevaluarea pentru o anumită perioadă este efectuată şi se încearcă încă o reevaluare, aceasta din urmă va avea toate valorile de diferenţă egale cu 0, dacă primele note contabile au fost postate şi soldurile actualizate!

Atenţie: La inițializarea contractelor de leasing in curs (în altă valută decât valuta de bază), este necesar a se genera și ratele anterioare initializării contractului. Dupa generare acestea se vor duce într-o factură la data initializării soldurior.

Contractele de credit

În cele ce urmează sunt descrise elementele specifice pentru contractele de credit, ca diferențe față de cele descrise în paragraful anterior pentru contractele de leasing:

• se vor folosi articole definite distinct pentru valorile contractelor de credit;

• tipul de curs va fi distinct pentru fiecare contract în parte;

• nu se folosește câmpul Avans.

Documentul respectă regula de postare pentru contractele de leasing, însă în acest caz nu este neceară această postare. Pentru aceasta este necesar ca să se efectueze următoarele:

• contractul nu trebuie să conţină nimic în tabul de Resurse/Mijloace fixe, ceea ce este şi normal, astfel că prima monografie (#10) nu se va aplica;

• terţul de pe contract trebuie să aibă setat pe câmpul Cont “Cheltuieli în avans” un cont extrabilanţier (8xx) şi

• articolul din câmpul Articol rată dobândă trebuie să aibă setat pe câmpul Cont “Venit” acelaşi cont extrabilanţier (8xx) - astfel a 2-a monografie (#20) se la realiza dar cu înregistrare extracontabilă!

Pentru contractele de credit, înainte de a rula procesul de generare rate, se indică obligatoriu următoarele:

• Tip calcul = "Credit";

• Dobânda separată de rată = Bifat

• Zi din lună pentru Dobândă - se indică ziua pentru formarea scadențelor pentru dobândă;

• Rata Start - indică numărul ratei de la care se dorește generarea:

  • pentru contractele de credit se poate porni de la 1;

  • se poate indica orice alt număr de rată până la maximul numărului de rate indicat pe contract, atunci când nu se mai doreşte evidenţa ratelor istorice.

Rapoarte

SocrateCloud pune la dispoziție urmatoarele rapoarte pentru contracte:

• Raport - Situație Leasing/Asigurări/Credite

• Raport - Obligații Leasing/Asigurări/Credite

• Raport - Rate Leasing/Asigurări/Credite

• Raport - Sold Leasing/Asigurări/Credite

Începând cu v14.11 s-a adăugat un filtru nou pentru rapoarte: Exclude contracte finalizate prin intermediul căruia se vor exclude din raport contractele aflate în una dintre următoarele stări: "Închis" sau "Reziliat" sau "Suspendat".

Raportul Situaţie Leasing/Asigurări/Credite prezintă în detaliu toate valorile de pe contract atât în valuta contractului cât şi în valuta de bază, inclusiv cu valorile reevaluate la data respectivă. Raportul poate fi exportat în diferite formate spre a putea fi analizat.

Raportul Raport - Obligații Leasing/Asigurări/Credite prezintă sumele de la contractele de Leasing/Asigurări/Credite scadente după o anumită dată. Sumele scadente sunt prezentate în 3 variante:

• sume scadente până la finalul contractului 

• sume scadente până la 1 an 

• sume scadente peste 1 an Raportul ajută în determinarea datoriei sub un an și peste, util pentru raportări financiare și bancare.

Raportul se poate rula la orice dată și afișeaza situația la data respectiva (în caz că nu se specifică o dată raportul afișează obligaţiile de la data curentă).

Raportul Raport - Rate Leasing/Asigurări/Credite arată ratele contractelor de Leasing/Asigurări/Credite conform criteriilor de filtrare specificate.

Raportul Raport - Sold Leasing/Asigurări/Credite prezintă sumele aferente contractelor de Leasing/Asigurări/Credite care nu au fost facturate. Raportul afișează situația la data curentă funcție de parametrii selectați.