12.11. Note Contabile

Contrar altor aplicații similare, SocrateCloud generează automat și postează (transferă) înregistrări contabile pentru fiecare document procesat. Prin urmare nu este necesară introducerea notelor contabile pentru înregistrarea mișcărilor (ex. Bon Consum) sau a vânzării articolelor. Unele instanțe necesită însă introducerea notelor contabile manual, cum ar fi de exemplu, plata salariilor. În aceste situații se introduce nota contabilă de salarii, manual, direct din SocrateCloud sau utilizând importul de note contabile. 

Note Contabile Simple

Operarea de note contabile se poate realiza din fereastra Note contabile - Simple.

Notele contabile simple permit doar înregistrarea a două detalii adică detaliul notei va trebui sa cuprindă o linie cu debit și o linie cu credit - cu aceeași sumă 

 Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Schema contabilă, Tip Transfer, Centralizator - parametri utilizați pentru transferul în contabilitate;

• Nr Document, Data Document - nota contabilă este un document și are proprietăți specifice documentelor;

• Tip Document-  tipul de document ales va fi "Notă contabilă"care are bifă de limitare la 2 egalităti în fereastra Documente(tipuri);

• Data Contabilă - care indică data ce va fi folosită pentru contarea tranzacțiilor;

  • Perioadă - perioada din calendarul contabil, aferentă notei contabile. În majoritatea cazurilor perioada coincide cu data documentului;

  • Valută Schemă Contabila - valuta utilizată pentru contarea tranzacțiilor;

• Valuta - valuta utilizată pe document;

• Declarație Taxe - se bifează pentru notele contabile care trebuie evidențiate în Jurnalele de TVA:

  • Tranzacție vânzare - se bifează sau se debifează în cazul în care nota trebuie evidențiată pe jurnalul de TVA aferent vânzărilor sau respectiv achizițiilor;

    • Terț, Adresa Terț - terț aferent tranzacției;

Sectiunea Stare:

• Valoare Control - dacă nu e "0", pentru a putea finaliza nota contabilă: Valoare Control = Total Debit = Total Credit;

• Aprobat - indică dacă documentul a fost sau nu aprobat. Detalii în Fluxuri;

• Total Debit, Total Credit, etc. - valoarea totală pentru debit și respectiv, credit din liniile notei contabile în valuta schemei și a documentului;

• Stare Document - indică starea curentă a documentului;

• buton Acțiune Document:

  • "Finalizează" - se selectează pentru a finaliza nota contabilă. Numai după ce nota contabilă a fost finalizată, poate fi transferată în contabilitate. Notele finalizate nu mai pot fi modificate sau șterse;

  • O dată ce nota contabilă a fost finalizată, există opțiunea de schimbare a stării acesteia, prin: 

    • "Închis" - nota contabilă nu va mai putea fi afectată de nici un proces;

    • "Storno (negru)" - se va crea un nou document cu aceleași detalii (conturi debit/credit), dar sumele (valorile) vor fi cu semn schimbat. Dată Document şi Dată Contabilă rămân identice cu cele din Jurnalul iniţial.

    • "Storno - Corect" - se va crea un nou document iar contul de credit este folosit ca şi cont de debit. Sumele ramân aceleaşi, iar Dată Document şi Dată Contabilă sunt cele din momentul logării în SocrateCloud.

  • buton Transfer/Netransferat - se utilizează pentru a posta documentul sau pentru a vizualiza tranzacțiile contabile generate;

  • Obs: Butonul Netransferat/ Transferat va fi afișat doar dacă a fost setat în fereastra Preferințe Utilizator;

• buton Copiere Detalii - se utilizează pentru a copia tranzacțiile debit/credit de pe o altă notă contabilă;

În tab-ul Linie se introduc liniile care reprezintă tranzacțiile debit și credit din cadrul notei contabile. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr Rând, Descriere

• Transferat (menținut de sistem) - indică faptul că linia a fost transferată în contabilitate;

Secțiunea Referințe:

• Account Alias, Combinație - se utilizează pentru a selecta contul și dimensiunile contabile aferente pe care va fi înregistrata valoarea debit sau credit;

Obs: Începând cu v19.03, societatea de pe linia notei contabile primeaza în fața societății de pe combinația contabilă pentru cazul în care în combinație avem societatea *. În caz contrar,dacă cele două societăți sunt diferite ( cea din linie + cea din combinație)  societatea din combinația contabilă va suprascrie societatea de pe linia notei contabile. 

          Începând cu v20.02, dimensiunile de tip "UserElement" primesc informaţii despre referinţa lor conform selecţei făcute la nivel de Schemă contabilă si astfel, devin disponibile spre selectie in fereastra Combinatii: 

• Exemplul 1: User element 1 = Fază Proiect, User element 2 = Subfază Proiect

• Exemplul 2: User element 1 = Referinte.

• Valoare Baza Taxe:

  • • "bifat" - pentru liniile care reprezintă valoarea de bază;

    • "debifat" - pentru liniile care reprezintă valoarea taxei;

• • Taxa - cota de TVA aferentă, utilizată pentru evidențierea notelor în Jurnalele de TVA;

Secțiunea Valori:

• Debit Valută Sursă, Credit Valută Sursă - valoare pentru debit sau respectiv, credit în valuta documentului (notei contabile);

• Debit Contat, Credit Contat - valoare debit sau respectiv, credit în valuta aferentă schemei contabile;

Secțiunea Cantități:

• • UM, Cantitate - dacă este cazul, se poate înregistra cantitatea aferentă tranzacției operate prin nota contabilă;

    • Obs: SocrateCloud înregistrează automat atât valorile debit/credit ale tranzacțiilor operaționale cât și impactul cantitativ al acestora. Astfel, prin rapoartele contabile puse la dispoziție, se pot obține atât informații valorice cât și cantitative direct din contabilitate;

Obs: fiecare notă contabilă trebuie obligatoriu să conțină câte două linii: una pentru contul de pe Debit și una pentru contul de pe Credit! 

• Această restricție vine dinspre rapoartele "Fișa contului cu cont corespondent" şi "Registrul Jurnal". Ambele sunt rapoarte care necesită un algoritm de determinare a conturilor corespondente aplicat peste o contabilitate clasică pe "T-uri". De aceea, pentru a putea determina contul corespondent dintr-o notă contabilă, regula este dată de existența a doar două rânduri pe o notă contabilă simplă. 

• Pentru a nu exista abateri de la această regulă, se poate seta la nivel de Documente (Tipuri) - pentru Nota contabilă bifa "Limitare la 2 egalități" (pentru tip document GL Journal). 

Note Contabile în Calup

Fereastra Note Contabile - Calup se utilizează pentru a înregistra note contabile în calup prin intermediul cărora se grupează mai multe note contabile simple.

Nota contabilă în calup cuprinde un ansamblu de note contabile simple.

 Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr Document - nota contabilă este un document și are proprietăți specifice documentelor; 

  • Tip Document - tipul de document ales va fi "Notă contabilă calup"care nu are bifă de limitare la 2 egalităti în fereastra Documente(tipuri)

• Tip Transfer, Centralizator, Data Document, Data Contabilă, Perioadă, Valuta - vor fi aplicate în mod implicit pe notele contabile din tab-ul Jurnal, dar vor putea fi modificate ulterior;

Secțiunea Stare:

• Valoare Control - dacă nu e "0" pentru a putea finaliza nota contabilă: Valoare Control= Total Debit = Total Credit;

• Aprobat - indică faptul ca documentul a fost sau nu aprobat. Detalii în Fluxuri;

• Total Debit, Total Credit - valoarea totală pentru debit și respectiv, credit pentru notele contabile din tab-ul Jurnal;

• Stare Document - indică starea curentă a documentului;

• buton Acțiune Document - acțiunea selectată aici se va aplica în calup pentru toate notele contabile simple incluse;

• Buton Copiere Detalii - se utilizează pentru a copia notele contabile simple de pe o altă notă contabilă în calup;

În tab-ul Jurnal se introduc notele contabile simple care compun nota contabilă în calup. Câmpurile disponibile se regăsesc în fereastra Note Contabile - Simple, care este descrisă mai sus.

Note Contabile pe Egalități 

Fereastra Note contabile - pe egalități, localizată în meniul Contabilitate, permite operarea notelor contabile fără posibilitatea de introducere tranzacții contabile pentru care nu se poate determina regula de corespondență între conturile de pe debit cu cele de pe credit. 

Nota contabilă pe egalități cuprinde un ansamblu de note contabile simple

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Schema contabilă - schema contabilă pe care va fi postată nota contabilă;

• Valută schema contabilă - valuta utilizată pentru tranzacțiile contabile rezultate în urma postării notei contabile;

• Nr. document, Descriere, Tip Document - nota contabilă este un document și are proprietăți specifice documentelor; 

• Tip transfer - indică jurnalul pe care vor fi înregistrate tranzacțiile contabile rezultate în urma postării notei contabile. "Actual" este folosit pentru toate tranzacțiile rezultate în urmă postării documentelor operaționale;

  • Tip Document tipul de document ales va fi "Notă contabilă calup"care nu are bifă de limitare la 2 egalităti în fereastra Documente(tipuri)

• Centralizator - metodă de grupare a documentelor utilizată pentru raportare;

• Data Document - data utilizată pentru a înregistra nota contabilă;

• Data Contabilă - data ce va fi folosită pentru contarea tranzacțiilor aferente;

• Perioadă - perioada din calendarul contabil aferentă notei contabile; 

• Valuta - valuta folosită pentru valorile de pe nota contabilă;

• Declarație Taxe - se bifează pentru notele contabile care trebuie evidențiate în Jurnalele de TVA:

  • Tranzacție vânzare - se bifează sau se debifează în cazul în care nota trebuie evidențiată pe jurnalul de TVA aferent vânzărilor sau respectiv achizițiilor;

    • Terț, Adresa Terț - terț aferent tranzacției;

• Valoare Control - dacă nu e "0" pentru a putea finaliza nota contabilă: Valoare Control= Total Debit = Total Credit;

• Aprobat - indică faptul ca documentul a fost sau nu aprobat. Detalii în Fluxuri;

• Total Debit, Total Credit, etc. - valoarea totală pentru debit și respectiv, credit din liniile notei contabile în valuta schemei și a documentului;

  • Începând cu versiunea 18.06 în câmpurile Total Debit și Total Credit, valoare va fi afișată la salvarea primei linii introduse; în câmpurile Total Debit Valută Schemă Cntabilă și Total Credit Valută Schema Contabilă valorile se vir fișa numai după finalizarea documentului.

• Stare Document - indică starea curentă a documentului;

• buton Acțiune Document:

  • "Finalizează" - se selectează pentru a finaliza nota contabilă. Numai după ce nota contabilă a fost finalizată, poate fi transferată în contabilitate. Notele finalizate nu mai pot fi modificate sau șterse;

  • O dată ce nota contabilă a fost finalizată, există opțiunea de schimbare a stării acesteia, prin: 

    • "Închis" - nota contabilă nu va mai putea fi afectată de nici un proces;

    • "Storno - Corect" - se va crea un nou document cu aceleași detalii (conturi debit/credit), dar sumele (valorile) vor fi cu semn schimbat. Dată Document și Dată Contabilă rămân identice cu cele din nota contabilă inițială;

    • "Storno (negru)" - se va crea un nou document iar contul de credit este folosit ca şi cont de debit. Dată Document și Dată Contabilă rămân identice cu cele din nota contabilă inițială (nu este recomandat deoarece afectează rulajul contului și implicit rapoartele financiare);

    • "Anulare" - anulează nota contabilă prin zerorizarea valorilor de pe debit și credit și ștergerea tranzacțiilor contabile aferente;

    • documentul pereche generat la stornare va fi disponibil in fereastra Note Contabile Simple.

  • buton Transfer/Netransferat - se utilizează pentru a posta documentul sau pentru a vizualiza tranzacțiile contabile generate;

  • Obs: Butonul Netransferat/ Transferat va fi afișat doar dacă a fost setat în fereastra Preferințe Utilizator;

• buton copiază detalii (Notă contabilă pe egalitați) - se utilizează pentru a copia detaliile de pe o altă notă contabilă pe egalități deja finalizată

În tab-ul Document se utilizează pentru a defini tranzacțiile contabile pe conturi corespondente credit - debit. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. rând, Descriere

Secțiunea Referințe - conține două coloane, una pentru a defini contul de debit, iar cealaltă, contul de credit:

• Valoare Baza Taxe:

  • • "bifat" - pentru liniile care reprezintă valoarea de bază;

    • "debifat" - pentru liniile care reprezintă valoarea taxei;

• • Taxa - cota de TVA aferentă, utilizată pentru evidențierea notelor în Jurnalele de TVA;

• Debit account alias, Credit account alias - pentru a defini conturile utilizate, se poate selecta din listă aliasul corespunzător;

• Combinație debit, Combinație credit - se auto-completează de către sistem conturilor și dimensiunilor contabile utilizate;

• Cont debit, Cont credit - contul de credit și respectiv, debit;

• Dimensiuni Contabile Debit și Credit - atât pe debit, cât şi pe credit se pot selecta dimensiunile contabile necesare, activate la nivel de schemă contabilă: Terţ, Activitate, Proiect, Soc. trx etc

• Valoare sursă - valoarea notei contabile (valabilă atât pentru debit, cât şi pentru credit);

• Valuta - se selectează valuta documentului

• Cantitate, UM - dacă este cazul, se poate înregistra cantitatea aferentă tranzacției operate prin nota contabilă;

Tab-ul Linie afișează, pentru fiecare pereche debit - credit corespondent, liniile de jurnal pentru credit și debit cum ar fi fost afișate dacă pentru înregistrarea notei contabile s-ar folosi fereastra Note Contabile Simple, tab-ul Linii.

Obs: Începând cu v17.11 pe ferestrele de introducere Note Contabile Calup, Note Contabile Simple si pe Egalitati a fost adaugat butonul aferent procesului Translatare Note Contabile, respectiv Translatare Note Contabile pe Egalități, generând note contabile pe o schemă contabilă destinație, pe baza notelor contabile de pe schema contabilă sursă.

Butonul este vizibil in următoarele condiții:

• •  doar dacă pe titular sunt definite mai multe scheme contabile;

  •  după finalizarea notei;

  •  Dacă nota contabilă a fost deja translatată butonul este vizibil dar neinteracționabil, fiind marcată si     bifa "Translatată" (vezi mai jos).

Obs: Începând cu v17.11 în vederea determinării ușoare a notelor pentru care s-a aplicat translatarea, cât și pentru a împiedica efectuarea translatării multiple a aceleiași note contabile a fost introdusa bifa "Translatată". Aceasta este vizibilă de pe notele simple si din tabul "Jurnal" al ferestrei "Note contabile - calup". În cazul ștergerii notei rezultate din translatere bifa de pe nota contabilă sursă va fi ridicata.

Exemple

Jurnale TVA

Introducerea de înregistrări contabile manuale care trebuie evidențiate în jurnalele de TVA, se realizează în fereastra Note Contabile - Simple.

1.1 Pentru notele contabile care trebuie evidențiate în Jurnalele de TVA, se introduc/selectează următoarele informații, în fereastra Note Contabile - Simple:

• se bifează Declarație Taxe

• după caz, se bifează Tranzacție vânzare - în cazul în care nota trebuie evidențiată pe jurnalul de TVA aferent vânzărilor

• se selectează Terţ şi Adresă livrare terţ

1.2 Se introduc detaliile aferente notei contabile în tab-ul Line.

• Pentru linia care reprezintă baza de TVA trebuie să:

  • bifez Valoare bază taxe

  • selectez taxa aferentă (cota de TVA)

• Pentru linia care reprezintă valoare TVA trebuie să:

  • selectez taxa aferentă (cota de TVA)

  • Idem pentru credit

Observație: Debit valută sursă trebuie să fie egal cu Credit valută sursă 

(ex. Db- 120 lei, Cr- 120 lei 

-sau Db- 120 lei, Cr- 100 lei și Cr- 20 lei, 

-sau Db- 100 lei și Db- 20 lei, Cr- 120 lei)

2. Finalizare notă contabilă, în fereastra Note Contabile - Simple: 

• După introducerea tuturor detaliilor, se verifică dacă Total Debit este egal cu Total Credit

• Se finalizează nota, apăsând butonul Finalizează, după care se transferă documentul în contabilitate.

Centralizator note contabile

Fereastra Note Contabile - Calup se utilizeaza pentru înregistrarea notelor contabile compuse, centralizatoare (ex. salarii) care ulterior se pot folosi ca și macheta.

1.1 Se introduc/selectează următoarele informații referitoare la centralizator, în fereastra Note Contabile - Calup:

1.2 Se introduc detaliile aferente notelor contabile, în tab Jurnal.

1.3 Se introduc detaliile aferente notei contabile, înregistrările contabile, în tab Detalii.

1.3.1 Introducere cont debit

1.3.2 Introducere cont credit

Observație: Debit valută sursă trebuie să fie egal cu Credit valută sursă 

(ex. Db- 100 lei, Cr- 100 lei 

-sau Db- 100 lei, Cr- 80 lei și Cr- 20 lei, 

-sau Db- 80 lei și Db- 20 lei, Cr- 100 lei)

OBSERVAŢIE: În acelaşi mod se introduc toate notele contabile aferente unui centralizator de note.

ex. Tab Jurnal- Descriere- Înregistrare contribuții salariat

     Tab Detalii- rd.10- debit- 421, debit valută sursă- 15000

                          rd. 20- credit- 4312, credit valută sursă- 10000

                          rd. 30- credit- 4314, credit valută sursă-   5000

2. Finalizare notă contabilă compusă, centralizator,  în tab Batch

Dupa introducerea tuturor detaliilor, tab-ul Batch, se verifică:

Total Debit să fie egal cu Total Credit

Se finalizează centralizatorul, apăsând butonul Finalizează.

Pentru ca nota contabilă introdusă să se reflecte imediat în rapoartele contabile, intrăm în tab-ul Jurnal, și se va apăsa butonul Netransferat

Se va deschide o fereastră de mesaj, și se va apăsa bifa verde (OK)

Astfel, nota contabilă va fi postată în contabilitate.

Pentru a putea fi vizualizată înregistrarea contabilă, se apasă butonul Transferat.

Astfel, se vor posta în contabilitate toate notele contabile (înregistrările) aferente centralizatorului finalizat.

OBSERVAȚIE: Notele contabile aferente unui centralizator, pot fi transferate în contabilitate, numai după ce s-a finalizat centralizatorul (nota contabilă în calup).

Pentru notele contabile recurente (ex. nota de salarii aferente fiecărei luni), centralizatorul se foloseste ca o macheta si se poate folosi butonul Copiază detalii din fereastra Note Contabile - Calup și se selecteaza numărul centralizatorului ce urmează a fi utilizat. Astfel, se vor copia în noul jurnal toate detaliile (notele contabile simple) care ulterior pot fi modificate sau șterse.

Incepand cu v.2.6, Notele contabile pot fi tipărite, apăsând butonul Tipărire din din fereastra Note Contabile - Calup.