10.4.3. Operare Facturi

Generare Facturi Clienți (proces)

Pentru a genera facturi în calup se folosește procesul Generare Facturi Clienți (proces), localizat în meniul Vânzări -> Facturi client. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Data facturată - data documentului folosită pe facturile generate;

• Societate, Gestiune, Terț ,Terț Facturare , Comandă Client, Data Comandă, Data livrare - filtre de selecție pentru comenzile pe baza cărora vor fi generate facturi;

• Valută - se selectează valuta în care se emite factura;

• bifa Forțează valuta asigură prioritate 0 pentru valuta selectată în câmpul valută, la generarea facturilor. Dacă nu se bifeză, atunci valuta va fi preluată din definiția terțului!

• TipDoc factură - se selectează din listă tipul facturilor generate;

• Acțiune Document - se selectează starea în care va fi generată factura - în pregătire sau finalizată

  • "Finalizează" - factura generată nu va putea fi modificată, și nu va necesita nici o altă acțiune;

  • "Pregătire" - factura generată va avea starea În progres, și va putea fi modificată înainte de finalizare. Documentul va trebui finalizat manual;

• Rată conversie document sursă - dacă se bifează și se selectează o valută alta decât cea de pe documentul sursă, se va folosi rata de conversie din data documentului sursă. Dacă nu se bifează se va folosi rata de conversie din data curentă;

  • Pentru situaţiile în care comenzile client sursă sunt în altă valută decât valuta de facturare, preţurile de pe factură vor fi obţinute prin conversia preţurilor de pe comandă, rotunjirea fiind făcută la numărul de zecimale indicat în definirea valutei de facturare!

Atenție! Acest parametru trebuie completat obligatoriu, în cazul folosirii și setării procesului pentru rulare automată (Ex: în Scheduler).

• Consolidare document - dacă se bifează, pentru mai multe comenzi cu același terț de facturare și adresă de facturare, se va genera o singură factură;

• Spargere după dată scadență rând - dacă se bifează, pe baza unei comenzi vor fi emise facturi multiple, în funcție de data scadentă introdusă la nivel de detaliu comandă;

Se apasă butonul Start pentru a genera facturi conform parametrilor selectați. Facturile sunt generate ținând cont de regula de facturare selectată pe comandă. După finalizarea procesului, va apărea o fereastră de dialog, care indică facturile care au fost create. Pentru a vizualiza facturile client generate se deschide fereastra Facturi Clienți, localizată în meniul Vânzări -> Facturi Clienți. Detalii în Introducere Facturi.

A fost adaugat parametrul "Gestiune" ca filtru al procesului de Generare Facturi Clienți.

Atenție! În următoarele situaţii factura NU se generează:

• dacă în definiţia tipului de document Comandă Client nu s-a specificat tipul de document pentru Factura Client ce se generează;

• dacă regula de facturare de pe Comanda Client este "După livrare", iar expedierea nu s-a realizat încă; pentru expedieri parţiale vor fi generate facturi parţiale;

• dacă Comanda Client este într-una dintre stările: "Anulat", "Închis";

• pentru acele rânduri de pe Comanda Client închise prin procesul "Închide detaliu comandă".

Generare Facturi Clienți (formular)

Pentru generarea facturilor manual se folosește fereastra Generare Facturi Clienți (formular), localizată în meniul Vânzări -> Facturi Clienți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate, Terț, Gestiune, Data Comanda, Proiect etc. - filtre de căutare pentru liniile de comandă;

• bifa Arată linii avans de stornat - dacă se bifează, determină apariția unui al doilea grid, în care sunt afișate liniile de avans pentru stornare

• bifa Selectează avansurile în funcție de Proiect - această bifă devine vizibilă doar dacă se bifează Arată linii avans de stornat;

  • • • dacă această bifă e setată, atunci funcționarea este următoarea:

        • dacă se completează filtrul de Proiect, atunci se aduc în grid doar comenzile cu proiectul indicat pe antet și în al doilea grid avansurile care au același proiect;

        • dacă nu se folosește filtrul de Proiect, atunci se determină proiectul de pe comanda selectată în grid și se aduc doar avansurile care au același proiect;

      • dacă nu e setată bifa Selectează avansurile în funcție de Proiect , ci doar bifa Arată linii avans de stornat, atunci se aduc doar avansurile legate strict de comanda selectată (adică încasări directe de avans la comandă). 

• Buton Căutare Înregistrare - se folosește pentru a afișa linii de comandă în chenarul Generare Facturi, conform filtrelor de căutare selectate;

Se selectează din chenar comenzile pentru care se dorește generarea de facturi și se completează următorii parametrii:

• Valută - se selectează valuta folosită pe facturile generate;

• Data Facturată - va fi folosită pe facturi (valoarea implicită este data curentă);

• TipDoc factură - vor fi generate facturi doar pentru comenzile al căror tip document are această valoare în câmpul TipDoc Factură;

• Acțiune Document - se selectează în câmpul listă o acțiune document ce va determina starea facturii generate:

  • "Finalizare" - factura generată nu mai poate fi modificată, și nici o acțiune ulterioară nu mai este necesară;

  • "Pregătire" - factura este în starea În progres, iar documentul poate fi actualizat înainte de finalizare. În acest caz documentul trebuie finalizat manual;

• Consolidare document - se bifează dacă se dorește ca sistemul să creeze o sigură factură pentru mai multe comenzi cu același client;

  • • opțiunea de consolidare document nu este disponibilă pentru comenzile RMA client, mesajul de atenționare fiind următorul: "Consolidare Document invalid pentru Retur "

• Retur - dacă se bifează, atunci vor fi afișate doar comenzile RMA client; 

  • • se poate folosi la filtrare doar dacă nu este selectat nimic în câmpul "TipDoc factură"; bifa devine readonly dacă este selectată o valoare în câmpul "TipDoc factură"

• Rată Conversie Document Sursă - dacă se bifează și se selectează o valută alta decât cea de pe documentul sursă, se va folosi rata de conversie din data documentului sursă. Dacă nu se bifează se va folosi rata de conversie din data curentă;

  • • Pentru situaţiile în care comenzile client sursă sunt în altă valută decât valuta de facturare, preţurile de pe factură vor fi obţinute prin conversia preţurilor de pe comandă, rotunjirea fiind făcută la numărul de zecimale indicat în definirea valutei de facturare!

• bifa Forțează valuta asigură prioritate 0 pentru valuta selectată în câmpul valută, la generarea facturilor. Dacă nu se bifeză, atunci valuta va fi preluată din definiția terțului!

• Spargere după Data Scadență Rând - dacă se bifează, pe baza unei comenzi vor fi emise facturi multiple, în funcție de data scadentă introdusă la nivel de detaliu comandă;

• opțiune Tipărire directă - dacă se marchează atunci facturile generate vor fi trimise automat la implimanta implicită setată la nivel de tip document sau la nivel de titular. În mediul cloud imprimanta trebuie activată de către echipa de suport BITSoftware;

• opțiune Tipărire PDF - dacă se marchează atunci sistemul expune un link pentru fiecare factură generată, care poate fi folosit pentru a vizualiza și tipării factura pe orice imprimantă locală;

• Buton Procesare - se apasă pentru a genera facturi pe baza comenzilor și parametrilor selectați.

  • procesul generează facturi doar pentru comenzile al căror tip document, are o valoare în câmpul TipDoc Factură;

Facturile client mai pot fi generate individual și de pe comenzi client, după cum urmează:

• butonul "Generare Încasări" - din care pot rezulta facturi de avans sau de marfă

• butonul "Generare Aviz și Factură"  - din care rezultă facturi de marfă.

  • pe facturile de marfă se va storna contravaloarea avansului iar în rândul de descriere (detaliu factură) se va preciza următoarele informații:

    • Tip Document / Număr / Dată - factură de avans stornată + plățile aferente.

Pentru a vizualiza facturile client generate se deschide fereastra Facturi Clienți, localizată în meniul Vânzări -> Facturi clienţi. Detalii în Introducere Factură.

Atenție! În următoarele situaţii factura NU se generează:

• dacă în definiţia tipului de document Comandă Client nu s-a specificat tipul de document pentru Factura Client ce se generează;

• dacă regula de facturare de pe Comanda Client este "După livrare", iar expedierea nu s-a realizat încă; pentru expedieri parţiale vor fi generate facturi parţiale;

• dacă regula de facturare de pe Comanda Client este "Manual", caz în care factura va putea fi obţinută doar prin introducere manuală, direct în fereastra de Facturi Client;

• dacă Comanda Client este într-una dintre stările: "Anulat", "Închis";

• pentru acele rânduri de pe Comanda Client închise prin procesul "Închide detaliu comandă".

Actualizare Preț Stoc pe Facturi

Procesul Actualizare Preț Stoc/Cost pe Facturi Client, localizat în în meniul Vânzări -> Facturi Client, calculează costul produselor de pe facturi client asociate cu avize de expediție.

• Câmpul Cost Unitar, localizat în fereastra Facturi Client, tab-ul Detalii, va afișa costul calculat în urma rulării procesului;

• În funcție de parametri, procesul poate să înscrie sau nu costul şi în câmpul Preţ Limită;

• Pentru perechile storno se copiază valoarea prețului limită setată la pasul anterior pe facturile originale;

• Conversia în valută se realizează automat pentru facturile în valută (alta decât valuta de bază conform schemei contabile din definirea titularului), se face conversia costului din valuta de bază în valuta facturii, la data facturii, folosind tipul de curs de pe factură.

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate, Data facturată - filtre de selecție pentru facturi;

• Actualizare preț limită - dacă se bifează, procesul va actualiza prețul limită de pe facturi;

Tipărire Facturi (bara de instrumente)

Facturile clienţilor se pot tipări prin apăsarea butonului Tipărire de pe bara de instrumente. 

• • Documentul tipărit conţine informaţiile de pe Factură.

  • Raportul poate fi vizualizat înainte de tipărire numai dacă în meniul Unelte/Preferinţe a fost bifată căsuţa Întotdeauna previzualizare tipărire.

  • Formatul de tipărire utilizat este determinat după următoarea regulă de priorități: 

    • prioritate 0: formatul de tipărire salvat ca și preferință de către utilizatorul logat - regulă valabilă doar pentru tipărirea efectuată direct din fereastra de vizualizare a facturilor, prin butonul ”Print”(iconița imprimantă).

    • prioritate 1: formatul de tipărire setat în tab ”Secvență document” din fereastra ”Documente (Tipuri)”, pentru tipul de document aferent facturii client, 

    • prioritate 2: formatul de tipărire setat în tab ”Client” din fereastra ”Terți”, în câmpul ”Format Tipărire Factură” - această regulă nu poate fi aplicată dacă se lucrează cu cea de nivel 1 !!! (”ori / ori”)

    • prioritate 3: formatul de tipărire setat în fereastra ”Documente (Tipuri)”, în câmpul ”Format Tipărire”, pentru tipul de document aferent facturii client,

    • prioritate 4: formatul de tipărire setat în fereastra ”Formulare Tipărire”, în câmpul ”Format Tipărire Factură” - înregistrarea activă pentru titularul și societatea aferente facturii,

    • prioritate 5: formatul de tipărire setat la nivel de system, în definiția procesului de tipărire a facturii.

  • Limba şi formatul de dată utilizat este determinat de caracteristicile multi limbă ale documentelor şi de limba aleasă la Terţ.

Facturile client pot fi trimise si pe email sub forma de documente pdf. În previzualizare factură se apasă butonul  din bara de instrumente. Următoarea fereastră de dialog va fi afişată: 

Adresa care apare în De la este a utilizatorului care s-a logat în sistem. În câmpul Destinatar se poate introduce direct numele persoanei căreia îi este adresat mailul, sau se apasă săgeata din dreapta câmpului pentru afișarea unei liste a utilizatorilor din SocrateCloud cu adrese de mail valid, care pot primi notificări pe mail și au bifa ”Contact factură” setată!

Se selectează adresa de mail dorită şi se apasă butonul OK.

În ecranul de selecţie va fi afişată acum denumirea şi adresa de mail a destinatarului. Se poate introduce un text, apoi se apasă butonul OK, pentru a trimite mesajul. Va apărea o fereastra de confirmare cu textul mesaj transmis.

Dacă în fereastra Preferințe Utilizator, localizată în meniul Instrumente, nu se bifează opțiunea Întotdeauna Previzualizare Printare, atunci orice acțiune de tipărire se va face direct la imprimanta setată pe titular, fără previzualizare. Dacă nu există setata o imprimantă sistemul va afisa următorul mesaj de eroare: "javax.ejb.EJBException"

Nota explicativă aferentă mesajului de eroare va fi afișată în fereastra Raport Probleme, care poate fi accesată prin apăsarea butonului roșu localizat în colțul dreapta-sus al ecranului.

Tipărire facturi Clienți (proces)

Facturile pot fi tipărite şi/sau trimise prin email şi în calup. Pentru tipărirea facturilor generate în SocrateCloud se accesează procesul Vânzări -> Facturi clienţi -> Tipărire facturi Client

Procesul permite tipărirea facturilor (sau retipărirea facturilor tipărite anterior) sau trimiterea acestora pe email ca şi ataşamente în format pdf. 

Se foloseşte pentru tipărirea mai multor facturi odată, cu posibilitate de filtrare după Societate, Dată Facturată, Terţ, Nr. document. 

• Se poate activa și  parametrul de  proces "Format Factură" (prin copierea procesului existent) prin care se poate selecta formatul de tipărire factură.

Procesul permite şi printarea avizelor asociate facturilor selectate pentru a fi printate, caz în care se foloseşte bifa "Tipărire Aviz".

Începând cu versiunea 16.06 - se pot tipări Facturi Client + Aviz de Expediție pe același format de tipărire în cazul particular în care relația COC - AC - FC este de 1:1, iar avizul și factura conțin un număr limitat de articole. 

Pentru a obține un astfel de format, se va porni de la formatul de factură la care:

• se adaugă informațiile despre avizul legat (antet aviz) - a fost completat view-ul C_Invoice_Header_v cu informații despre aviz, gen: Nr. document, dată document.

• pentru a afișa detalii aviz se inserează un nou subraport (linii aviz expediție) iar în câmpul Coloană se completează cu "InvoiceID". 

Dacă facturile sunt generate în urma unui proces de facturare care porneşte de la proiect şi fază, atunci aceste facturi pot fi însoţite de devizul aferent. Pentru tipărirea în pereche a facturii şi a devizului aferent se foloseşte bifa "Tipărire deviz fază proiect" şi opţional se poate indica un printformat pentru deviz.

Pentru facturile care conțin articole de tip structură există disponibil un format de tipărire care va printa doar linia de descriere din aviz, fără liniile componentelor, în acest caz cantitatea, prețul, valoarea se va determina prin agregare.

Pentru facturile care conțin articole cu pret de vânzare inclusiv taxă verde, din versiunea 15.03, se poate evidenția taxa asociată și valoarea aferentă taxei asociată. Pentru afișare se creează un format diferit de tipărire astfel:

• pe formatul de tipărire aferent detaliilor se adaugă coloana Taxa Verde - C_EcoTax_ID 

• se definește un format de tipărire folosind view-ul RV_Invoice_EcoTax_V. Formatul conține coloanele : Denumire Taxa verde, Cod Taxa verde, Cantitate (exprimată in UM aferenta definirii taxei), Valoarea neta a Taxei, Valoare Bruta a taxei, Valorile calculate pe factura.

  • formatul definit anterior se folosește ca Format de Tipărire inclus pe print formatul Facturii Client. 

Pentru a trimite facturile pe email in format pdf selectați:

• Email PDF

• Machetă Mail 

Email facturi la finalizare

SocrateCloud aduce o funcţionalitate nouă prin care, odată cu emiterea facturilor (clienţi), acestea se pot trimite automat şi pe e-mail, în format electronic, sub forma de fişiere pdf. Acest proces de expediere a facturilor pe e-mail se foloseşte de definirile efectuate pentru fiecare terţ în parte, din tab-ul Contact. Astfel, factura se va trimite pe e-mail către toate contactele unui terţ care îndeplinesc cumulativ următoarele cerinţe:

• au bifa ”Contact Factură” setată;n

• au bifa "Trimite factură automat pe e-mail" setată;

• au completat în câmpul "Machetă mail" macheta dorită, ce va forma corpul e-mailului trimis;

• au completat în câmpul "Tip Notificare" = "EMail" (sau "EMail+Notificare").

Atenție: expediția se realizează din contul de e-mail al utilizatorului care finalizează factura (direct sau prin procese de generare de facturi lansate manual). 

• pentru ca expedierea să funcționeze, trebuie efectuate setările necesare de conexiune pentru aceşti utilizatori, la conturile lor de e-mail

• adresa de email a utilizatorului care finalizează factura trebuie sa fie compatibilă cu serverul de email definit la nivel de titular. Detalii în Titular;

SocrateCloud poate trimite către aceeași adresă de e-mail, facturi emise pe clienți diferiți. Trimiterea facturilor se face în condițiile exprimate la paragraful precedent.  Această funcționalitate este utilă atunci când clienții către care s-au emis facturile fac parte din același grup de firme iar facturile trebuie să ajungă de fapt la aceeași persoană = adresă de e-mail. In prezent există o limitare în SocrateCloud prin care nu poți defini aceaiși persoană de contact la  clienți diferiți utilizând aceeași adresă de email. 

In consecință, pentru a ocoli această limitare trebuie procedat în felul următor:

• • se definesc terții cu contactele aferente:

  • avem Client 1 cu contact - fără adresă e-mail completată - definirea contactului este opțională în acest caz;

  • avem Client 2 cu contact - cu adresă email completată + condițiile de la paragraful precedente: bifa Trimite factură automat pe e-mail = Yes, Machetă mail, Tip Notificare = "EMail"

• se "leagă" utilizatorul (cel care are adresa de e-mail completată) de Client 1 și Client 2 din fereastra Utilizatori / tab Acces Terți prin adăugarea succesivă a clienților pe care-i deservește.

SocrateCloud trimite pe e-mail facturile de client cu posibilitatea alegerii unui format de tipărire. Astfel, în fereastra Terț, tab Contact(Utilizator) a fost adăugat câmp nou ”Format Factură de trimis pe email” de unde se pot selecta formatele de facturi client, câmp activ doar la bifarea ”Trimitere factură client pe email”. Dacă câmpul "Format Factură de trimis pe email este completat, atunci către contactul clientului se va trimite factura folosind formatul precizat.

Imprimanta folosită pentru tipărirea facturilor

Pentru tipărirea manuală, sistemul produce şi afişează fişierul pdf în vederea tipăririi facturii. Utilizatorul poate alege imprimata dorită, din lista de imprimante disponibile (instalate) de pe calculatorul acestuia.

Pentru procesul de tipărire, sistemul caută să determine o imprimată în mod automat, pe care să o folosească pentru tipărirea facturilor. Imprimantele disponibile sunt reprezentate doar de acele imprimante care sunt instalate pe serverul de aplicaţie! și care mai apoi sunt activate pe Titular (în tabul "Imprimante") şi la care utilizatorul respectiv are acces!

Logica de selecţie a imprimantei este următoarea:

1. se determină formatul de tipărire pentru facturi (în funcţie de tipurile de documente folosite pentru facturi), imprimanta fiind indicată în câmpul "Denumire imprimantă" de pe print format.

2. dacă pe formatul de tipărire nu este indicată nicio imprimantă, atunci se foloseşte imprimanta aleasă de utilizator la login (regulă valabilă doar pentru procesul pornit de un utilizator, nu de scheduler!).

3. dacă nu s-a determinat nicio imprimantă până aici, atunci se ia foloseşte imprimanta implicită din fereastra Titular, tab "Imprimante".

Configurare print format standard

Print-formatul standard de factură conține următoarele elemente:

Configurare print format fara linie de descriere Aviz expeditie

• • Varianta 1  - Formatul de tipărire aferent detaliilor facturii se configurează astfel:

    • nu se afișează coloana Nr. Crt 

    • pentru afișarea denumirii articolelor se folosește coloana ProductDescription_Descriere Articol - se va afișa descrierea introdusă în definirea articolului

    • se aplică bifa Supress Null  pe coloanele Cod Articol și Denumire Articol

• • Varianta 2  - Formatul de tipărire aferent detaliilor facturii se configurează astfel:

    • configurarea este disponibilă doar pentru implementările on-premise

    • pentru implementările în Cloud, începând cu versiunea 18.06, view-ul este disponibil să fie selectat pe formatul de tipărire aferente detaliilor, cu denumirea  "detalii factura fara aviz"

    • se definește o înregistrare nouă în Vederi rapoarte pe tabela aferenta detaliilor de factură, cu o condiție SQL Where pe coloana ProductValue -> ProductValue IS NOT NULL

    • Înregistrarea definită astfel va fi selectată în câmpul View Raport, de pe formatul de tipărire aferent detaliilor

    • vor fi afișate astfel doar liniile de factura care au completata coloana ProductValue

Este disponibil view-ul ”C_Invoice_LineTax_S_Grouped_V_C_Invoice_LineTax_S_Grouped_V”, care permite tipărirea detaliilor (cu lot), din factură care conțin același articol, pe o singură linie (sintetic), în formatul de tipărire, fără a se ține cont de lot. Gruparea se realizează pentru detaliile care conțin același articol, aceeași descriere, același preț.