2.06. Servicii de email

Interfaţa utilizator - setup servicii email

Pentru a configura, respectiv activa un anumit serviciu de email, se folosesc următoarele:

• • tipurile de servicii de email şi serviciul activ (implicit) - acestea sunt predefinite de către BIT, iar administratorul de sistem poate stabili care este serviciul pe care il activează pentru mediul lui. Atenţie! setarea este efectuată la nivel de sistem, deci valabilă pentru toţi titularii din mediul respectiv.

  • setările specifice (opţional) de la nivel de titular

Setup

• • se instalează componenta SEMS

  • se intră cu System și se deschide fereastra Servicii Email, se selectează un tip de Tip de serviciu și se completează cu setările serviciului respectiv. În poza de mai jos e un exemplu de configurare cont Gmail care necesită doar user și parolă (în poza e expandat tabul de setări din fereastra de setări de email)

  • Pentru serviciul de email de tipul Amazon (SES), înainte de a configura serviciul în SocrateCloud este necesară configurarea în AWS a accesului la serviciul SES (Simple Email Service).

  • Pentru serviciul de email de tipul SBS Email, înainte de a configura serviciul în SocrateCloud este necesară configurarea în SBS a accesului la serviciul Outbound Email.

  • pentru ca serviciul să fie folosit este necesar să fie marcat ca Activ și Implicit, iar după salvare (master și detaliu) să se aplice un Cache Reset Client + Server

• • pentru mediul ”cloud partajat” se pot face setări particulare la nivel de Titular (din fereastra ”Titular”), iar acestea se vor aplica după regula de mai jos:

Setări folosite la trimiterea de email-uri

• • dacă nu este instalată componenta SEMS se folosesc setările de la nivel de titular, din fereastra Tenant (implementarea implicită a serviciului);

  • dacă se instalează componenta SEMS și nu se configurează nimic, la fel, se folosesc setările de pe titular (implementarea implicită a serviciului);

  • dacă se instalează componenta SEMS și adaugă servicii dar nu se marchează niciunul ca implicit, se folosesc setările de pe titular (implementarea implicită a serviciului);

  • dacă se definește un serviciu de email de tip SocrateOpen standard și se marchează ca implicit, atunci se vor folosi setările de pe titularul System la trimiterea email-urilor (pentru orice titular);

  • dacă se definește orice alt tip de serviciu de email (diferit de SocrateOpen standard), se va ține cont de setările serviciului, fără a se mai ţine cont de setările de pe titulari (nici de pe System);

  • dacă se trimite email în numele unui utilizator (de pe anumite procese) atunci se folosesc setările de la nivel de Titular (plus setarile utilizatorului - cont email si parola email din fereastra Utilizatori).

Observatii

• • nu se pot seta servicii de email la nivel de Titular;

  • de o singura setare de pe titular se tine cont tot timpul la trimiterea de email-uri, și anume "Reply To EMail", adresa la care se face reply la mesaje.

Fluxul de livrare al mesajelor

• • la primul apel al serviciului de email (care se face prin clasa java org.bitsoftware.sems.SCEmailService) sau la cache reset se încarcă implementarea specificată în setările serviciului de mail;

  • dacă nu se face nicio setare, se încarcă implementarea implicită ce folosește setările de mail de pe fiecare titular;

  • dacă apare o eroare la încărcarea unui serviciu de email marcat ca implicit se trece automat la încărcarea următorului serviciu în ordinea secvenței în care au fost definite;

  • un serviciu încărcat fără erori va fi folosit pentru toate apelurile de trimitere de email până la următorul cache reset;

  • serviciul de email poate sa creeze un email (o instanta a clasei org.compiere.util.EMail) pe care să îl trimită ulterior sau să îl creeze și să îl și trimită automat;

  • atunci când se apelează trimiterea unui email, acesta se și salvează în baza de date în tabela SEMS_Message (fereastra se poate vedea mai jos);

  • dacă mesajul nu a fost trimis cu succes se va reîncerca retrimiterea lui de către procesorul de email-uri (vezi fereastra și descrierea de mai jos).

Procesorul de email-uri

Este în standard și rulează pentru toți titularii. Mesajele se trimit în coadă câte unul pe rând.

Mod de lucru:

• • parcurge tabela SEMS_Message pentru mesaje active ce nu au fost trimise și nu sunt în curs de trimitere;

  • creează un Email folosind implementarea curentă a serviciului de email (poate sa difere de implementarea cu care a rulat inițial trimiterea de email-uri) cu informațiile stocate în baza de date;

  • în caz de succes se marchează mesajul ca trimis și se trece la următorul mesaj;

  • în caz de eșec se verifică dacă s-a atins numărul maxim de încercări (setabil din interfață pe procesor, vezi fereastra de mai jos), caz în care mesajul se marchează ca inactiv. Dacă nu s-a atins maximul se incrementează contorul, se salvează mesajul de eroare și se trece la următorul mesaj.

Modul de funcționare este schițat și în diagrama de mai jos

Interfaţa utilizator - ferestrele de gestionare a email-urilor

Fereastra: Tip serviciu email

• Componenta: SEMS

• Acces: System

• Aici sunt definite clasele care execută implementarea serviciului de email. Aceste clase trebuie să respecte interfața org.bitsoftware.sems.SCEmailServiceImplInterface.

Fereastra: Servicii Email

• Componenta: SEMS

• Acces: System

• Aici se definesc serviciile de email. Se pot defini mai multe servicii dar se încarcă doar cel implicit.

• O singura înregistrare poate fi activa și implicita

• Pentru tipul de serviciu "SocrateOpen standard" setările sunt cele de pe titularul System

  • Tabul de jos afișează setări diferite în funcție de tipul de serviciu ales

Fereastra: Mesaje Email

• Componenta: SocrateCloud Dictionary

• Acces: System+Titular (pe titular nu se vad mesajele de pe System)

• Mai jos sunt două imagini, una cu varianta implicită, cu grupurile "Avansat" și "Stare" restrânse și alta cu grupurile extinse

• Dacă email-ul ar fi fost trimis și unor persoane aflate în Cc sau în Bcc ar fi apărut și aceste câmpuri (acum sunt ascunse)

• Dacă la destinatar sunt mai multe persoane atunci adresele de email vor fi enumerate în câmpul "Către" sau "Cc"/"Bcc"

  • Câmpurile "Către", "Cc" și "Bcc" sunt coloane virtuale. Informațiile sunt luate din taburile de jos ce reprezinta legătura dintre mesaj și utilizatori (legătură many-to-many). În aceste câmpuri nu se vor afișa mai mult de zece adrese de email. Pentru vizualizarea tuturor adreselor se navighează în taburile de sub mesaj.

  • Tabul "Făra utilizator" păstrează adresele de email către care acesta a fost trimis și pentru care nu exista utilizator in SocrateCloud

  • În grupul "Avansat" se regăsesc informații referitoare la serviciul cu care a fost trimis email-ul, id-ul acestuia, macheta de mail folosită și modulul web de unde a fost trimis email-ul

• În grupul "Stare" se pozate verifica dacă mesajul este în curs de trimitere, dacă a fost trimis sau dacă nu; dacă nu a fost trimis cu succes, de câte ori s-a încercat retrimiterea și ultimul mesaj de eroare.

Varianta extinsă

Fereastra: Mesaje Email (coadă)

• Componenta: SEMS

  • Acces: System+Titular (pe titular nu se vad mesajele de pe System)

  • Fereastra are același format ca și fereastra "Mesaje Email" cu excepția că sunt afișate doar mesajele care nu au fost încă trimise dar urmează sa fie trimise (sunt active) cum e cazul mesajelor n curs de trimitere sau mesajele ce au dat eroare dar se reincearca trimiterea lor (de către procesorul de email-uri) de câteva de ori (număr setabil tot la nivel de procesor de email-uri)

Fereastra: Mesaje Email (fără utilizator)

• Componenta: SEMS

  • Acces: System+Titular (pe titular nu se vad mesajele de pe System)

  • Fereastra are același format ca și fereastra "Mesaje Email" cu excepția că sunt afișate doar mesajele trimise la adrese de email ce nu sunt asociate cu utilizatori din SocrateCloud

Fereastra: Mesaje Email (netrimise)

• Componenta: SEMS

  • Acces: System+Titular (pe titular nu se vad mesajele de pe System)

  • Fereastra are același format ca și fereastra "Mesaje Email" cu excepția că sunt afișate doar mesajele ce nu au fost trimise și nici nu se mai încearcă retrimiterea lor (mesaje dezactivate de procesorul de email-uri ce a încercat să trimită aceste mesaje de câteva ori)

Fereastra: Procesor Serviciu Email

• Componenta: SEMS

• Acces: System

  • Aici se păstrează setările pentru procesorul de email-uri. Acesta parcurge mesaje de mail stocate în baza de date, care sunt active, nu au fost trimise și nu sunt în curs de trimitere. În fereastra se setează numărul maxim de încercări de trimitere a email-ului și frecventa cu care să ruleze.

Fereastra: Titular

Este folosit câmpul Reply To EMail pentru a specifica adresa de reply distinctă pentru fiecare titular în parte. Se recomandă să se completeze mai ales în cazul utilizării serviciului de email de la nivel de System (în mediul cloud partajat):

• excepție: mesajele trimise prin procese care au la bază o ”Machetă mail” și în care se poate seta o adresă particulară pentru Reply To.

Fereastra: Utilizatori

• Componenta: Dictionary

• Acces: System+Titular

  • În tab-ul Mesaje Email din fereastra Utilizatori se pot vedea toate adresele de email (în limita a 10 adrese pe grup) la care a fost trimis mesajul, mai putin cele din Bcc

Process: Testare serviciu email

• Componenta: SEMS

• Acces: System+Titular

  • Procesul trimite un email cu setările serviciului de mail la adresa specificata (vezi poza mai jos)

Exemplu de email trimis cu procesul de mai sus:

Fereastra: Machetă Mail

Se utilizează pentru a defini machete de mail specifice, care pot fi folosite pentru notificări prin email de la procese sau fluxuri. 

Este recomandat ca machetele de mail să fie definite folosind sintaxa ”freemarker template language”.

Se completează următoarele câmpuri:

• Societate - macheta poate fi folosită pe titular (*) sau pe o societate specifică;

• Denumire - se precizează denumirea machetei de mail;

• Tip machetă email - se precizează tipul machetei în funcție de scopul în care vor fi folosite. Se pot alege următoarele valori:

  • • Sesizare - pentru machete care pot fi folosite doar în ferestrele de sesizări

    • Marketing - pentru machete care pot fi folosite la procesele ”Trimite EMail”

    • Flux - pentru machete care pot fi folosite doar din nodurile de Fluxuri de ”Trimite EMail”

    • Generică - pentru machete care pot fi folosite de oriunde

• Necesită EMail individual - se marchează atunci când, în procesul de trimitere pot rezulta mai mulți destinatari, caz în care se dorește trimiterea de e-mail-uri separate către fiecare dintre aceștia. În caz contrar sistemul generează un singur e-mail în care trece pe toți destinatarii la Bcc. Atenție, dacă rezultă mai mult de 50 de destinatari, mesajul nu va putea fi trimis decât individual!

• Reply to email - opțional, se poate completa cu o anumită adresă fixă, către care clientul să trimită răspunsul;

• Subiect - subiectul emailului, cu maxim 2000 de caractere;

• Text mail (1,2,3, etc.) - conținutul emailului;

  • în câmpurile "Text mail" se pot introduce mai mult de 2000 de caractere;

  • textul poate să fie:

    • simplu 

    • să conțină parametri care să fie preluați din contextul ferestrei (ex. @SalesRep_ID@);

    • dinamic - când este necesar ca textul sa fie dinamic, acesta trebuie să fie definit folosind sintaxa ”freemarker template language”:

      • pe prima linie trebuie să fie: <#ftl>

      • variabilele care trebuie să apară în corpul email-ului trebuie scrise între  ${  și  } , exemplu: ${SalesRep_ID} 

        • dacă sunt sub forma ${Field} - informația este preluată din câmpul Field de pe tabela corespunzătoare ferestrei; 

        • dacă sunt sub forma ${Table.Field} - informația este adusă din câmpul Field, care se găseste în tabela referită de câmpul Table_ID

        • dacă sunt sub forma ${Table.Field!"n/a"} și nu se găsește valoare, în mail se va trece "n/a";

        • în cazul în care se modifică conținutul unui câmp și se dorește a fi specificat, se folosește formula (exemplu):

        • <#if R_RequestType_ID_isChanged!false>

          • Request Type: ${R_RequestType_ID_old} -> ${R_RequestType_ID}

          • </#if>

      • pentru a adauga un URL, se folosește formula (exemplu):

        • • <#if misc.sowebUrl??>

          • URL: ${misc.sowebUrl}#ViewRequest$${R_Request_ID}

          • </#if>

• "HTML" - pentru textele concepute HTML, dacă se pune această bifă, se vor aplica formatările HTML (ex: bold, italic, subliniat, dimensiune, font etc); dacă nu se bifează, textul va fi afișat ca atare, cu tag-urile HTML vizibile (ex. Bold: <b>Text/Câmp</b>);

Pentru mai multe informații referitor la modul de definire a machetelor de mail, accesați site-ul: https://freemarker.apache.org/docs/ref.html

Conținutul din master document este exprimat în limba definită la nivel de System (en_US).

Tab-ul Traduceri se va ajusta corespunzător pentru fiecare limbă în parte.

Logica de preluare a traducerii de pe Macheta Mail este următoarea:

• • Prioritate 0 - limba indicată în definiția Terțului;

  • Prioritate 1 - limba indicată la nivel de Titular;

  • Prioritate 2 - limba de bază stabilită la nivel de System (considerată a fi cea de pe master document Machetă Mail).

Dacă se aduc modificări asupra machetei de mail sau a traducerii acesteia, pentru ca acestea să fie preluate la folosirea machetei, după salvare, trebuie să se facă Resetare cache client + server!