8.1.2. Introducere Cereri

Cererea de ofertă cuprinde toate detaliile și parametri care trebuie utilizați de furnizor pentru a face o ofertă. Se folosește fereastra Cereri ofertă din meniul Aprovizionare -> Cereri ofertă pentru a gestiona cererile de ofertă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Comandă Client - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);

• Reprezentant - se selectează persoana responsabilă cu introducerea cererii de ofertă;

• Subiect Cerere - se selectează un subiect pentru cererea de ofertă. Acesta determină furnizorii pentru care vor fi generate raspunsuri și formatul de tipărire al cererii de ofertă;

• Tip Cerere - determină regula prin care se stabilește momentul în care se consideră că s-a primit un răspuns complet pentru cererea de ofertă:

  • Oferă liniile selectate - răspunsul este complet dacă s-a introdus cel puțin un preț pentru o linie a cererii;

  • Oferă toate liniile - răspunsul este complet dacă s-a introdus câte un preț pentru toate liniile din cerere;

  • Oferă doar total - fiecare linie a cererii de ofertă trebuie va trebui să conțină o singură cantitate. Răspunsul este complet dacă s-a introdus un preț total;

• Oferă Toate Cant: 

  • dacă se bifează, pentru a răspunde corect, trebuie introdus câte un preț pentru toate cantitățile unui articol;

  • dacă nu se bifează, pentru a răspunde corect, trebuie introdus un preț pentru cel putin o cantitate;

• Oferă valoare totală:

  • se bifează dacă se dorește ca răspunsurile să fie clasate în functie de valoarea totală;

  • nu se bifează pentru a clasa răspunsurile după linii;

• Doar Furnizori invitați - dacă se bifează, cererea de ofertă este vizibilă doar pentru furnizorii invitați (funcționalitate în dezvoltare pentru Webstore);

• Self Service - se acceptă răspunsuri la cererea de ofertă introduse prin Webstore. Dacă nu este bifată răspunsurile trebuie introduse direct în SocrateCloud;

• Răspuns Acceptat - se bifează dacă sunt acceptate răspunsurile la cererea de ofertă - pentru cereri încă în lucru;

• Data Răspuns - se introduce data până la care se acceptă răspunsurile furnizorilor;

• Work Start, Data Finalizare - informativ, se definește o perioada de lucru asociată cererii de ofertă;

• Valuta - se selectează valuta pentru această cerere de ofertă. Toate răspunsurile vor fi transmise în această valută;

• Zile pana la livrare - dacă este necesar se introduce numărul de zile între comandă și livrare.

Butonul ”Creează linii din” adăugă detalii pe cererea de ofertă preluând liniile dintr-unul sau mai multe necesare de aprovizionare. Condițiile sunt:

• necesarul trebuie să fie Finalizat și să aparțină aceleiași societăți juridice

• liniile din necesar trebuie să nu fie prinse pe nicio altă cerere de ofertă!

• liniile de necesar să nu aibă indicat un Furnizor (preferențial)!

Bifa ''Cantitate Cumpărată'' se va pune automat dacă se adaugă detalii pe cererea de ofertă preluată dintr-un necesar de aprovizionare cu ''Creează linii din''. Dacă bifa nu este pusă nu se pot genera comenzi furnizor.

Parametri de filtrare:

• Necesar - aplicat va aduce doar detaliile necesarului selectat

  • bifa Adu toate liniile NAP

    • dacă se bifează această opțiune atunci se șterge conținutul câmpului Necesar

    • sunt aduse doar liniile de NAP ce pot fi prelucrate (furnizor = Null, cantitate de comandat diferită de 0)

  • Proiect, Fază, Subfază - filtre suplimentare care vor încărca doar detaliile de necesar ce corespund referintelor selectate

O cerere definitivată va fi trimisă către furnizorii indicați prin apăsarea butonului Crează & Invită. În fereastra procesului se bifează căsuța Trimite Invitații la Furnizor dacă se dorește trimiterea unui e-mail la furnizorii invitați. Procesul crează răspunsuri la cererile de ofertă pentru fiecare furnizor înscris la acest subiect.

Cererile se pot trimite și prin email în format PDF. Conținutul documentelor se poate exporta în format .xls.

Se așteaptă ofertele de la furnizori și pe măsura apariției lor se completează răspunsurile, în fereastra Răspunsuri Cereri Ofertă.

Butonul Clasifică Răspunsuri se apasă după ce au fost completate și verificate toate răspunsurile. Acesta pornește clasificarea răspunsurilor introduse la cerea de ofertă. Pașii sunt următorii:

• Pentru cereri de tip Oferă liniile selectate, liniile cu cea mai bună clasificare vor fi marcate cu bifa Câștigător Selectat;

• Pentru cereri de tip Oferă doar total și Oferă toate liniile, furnizorul câștigător va avea, pentru răspunsul asociat, în fereastra Răspunsuri Cereri, căsuța Câștigător Selectat bifată:

  • Implicit, câștigătorul se determină prin adunarea clasificărilor pentru fiecare linie. Furnizorul cu numărul cel mai mic este desemnat câștigătorul total. 

  • Pentru cereri de tip Oferă doar total sau Oferă toate liniile cu bifa Oferă valoare totală, câștigătorul desemnat va fi cel cu valoarea totală cea mai mică;

• Pe cererea de ofertă se actualizează câmpul Best Response Amount pentru fiecare cantitate cerută cu valoarea cantității de pe răspunsul câștigător;

• Bifa Câștigător Selectat se pune pentru toate detaliile cererii, care au valoare clasare 1, dacă exista și bifa Cantitate Cumpărată pe detaliul cererii în tab-ul de cantități cerute.

Secțiunea Terț:

• Client, Adresa, Contact - se selectează terțul, o locația și contactul ce vor apărea pe o comandă client generatá pe baza unei cereri de ofertă;

• Margine % - se introduce o margine pentru comanda client. Prețul de vânzare pentru articole este calculat prin adăugarea marginii la preturile furnizorului câștigător, numai dacă aceasta nu este specificată în detaliile cereri de ofertă;

• Comandă Client - afișează numărul comenzii generate pe baza cererii de ofertă;

Butonul Generează Comenzi Client va crea o comandă client pe baza acestei cereri de ofertă:

• Clientul de pe comanda se introduce în secțiunea Terț, mai sus;

• Fiecare linie (cantitate) din cererea de ofertă cu bifa Cantitate Ofertă va genera o linie de comandă:

  • Dacă se introduce o Valoare Ofertă se va utiliza acel preț. 

  • Dacă se introduce o Margine % pentru acea linie atunci prețul va fi Best Response Amount mărit cu procentajul specificat;

  • Dacă nu există Valoare Ofertă sau Margine % pe linie atunci prețul va fi Best Response Amount mărit cu procentajul specificat în câmpul Margine % (din secțiunea Terț)

  • Dacă toate aceste câmpuri sunt 0 atunci se utilizează Best Response Amount;

• După finalizarea procesului, câmpul Comandă Client din cererea de ofertă se actualizează cu numărul și data comenzii client;

• Pe comanda generată se pot adăuga sau modifica linii.

Butonul Generează Comenzi Furnizor va crea o comandă furnizor sau comenzi furnizor multiple pentru răspunsurile câștigătoare:

• Sistemul verifică pentru un răspuns dacă are bifa Câștigător Selectat:

  • Dacă găsește unul, atunci se folosește acel răspuns pentru crearea comenzii furnizor. 

  • Dacă nu, se folosesc liniile cu bifa Câștigător Selectat. În acest fel se pot genera multiple comenzi furnizor, în functie de furnizorul de pe linie;

• Comanda creată folosește prețurile de la răspunsuri cereri și nu prețurile care pot exista pe lista de prețuri implicită pentru furnizor;

• Pe comanda generată se pot adăuga sau modifica linii;

• La generarea de Comenzi Furnizor se păstrează legătura între liniile de NAP sursă și liniile Cererii de Ofertă sursă

• Atenție: dacă o decrementare de cantitate este urmată de o incrementare, nu se mai refac cantitățile pe legătura NAP - COF. Pentru astfel de situații se recomandă ștergerea comenzii furnizor și regenerarea ei!

• Se pot genera din nou  Comenzi Furnizor dacă:

  • • se anulează COF generată

    • se schimbă cantități pe COF generată

Butonul Copiază Detalii - va copia detaliile și cantitățile de pe o cerere de ofertă existentă;

Butonul Închide Cerere de Ofertă - va închide cererea pentru a preveni orice actualizare, răspuns sau orice altă acțiune asupra prezentei cereri. După rularea procesului va fi bifată căsuța Procesat.

Se selectează tab-ul Detalii pentru a introduce articolele acestei cereri de ofertă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Rând - număr unic de rând în cadrul acestui document prin care se controlează ordinea de afișare și tipărire a liniei;

• Articol, Instanta Set Proprietati - se selectează articolul dorit;

• Work Start, Data Finalizare - se definește o perioadă de lucru la nivel de detaliu cerere;

• Zile pana la livrare - se introduce numărul de zile între data comandă și data promisă.

• Cantitate cerută - se completeaza cu cantitatea selectată la nivel de articol 

  • • dacă se modifică valoarea din acest câmp, atunci se ajustează liniile din sub-tab cu detaliile de NAP sursă

• Cantitate suplimentară: diferența între Cantitate detaliu cerere ofertă și cantitatea legată de linii necesar 

• dacă articolele din necesarul de aprovizionare sunt legate de o cerere de ofertă, atunci nu se mai pot reactiva/anula sau modifica linile respective 

Se pot cere oferte pentru diferite cantități ale aceluiași articol. Se selectează tab-ul Cantități Cerute pentru a introduce cantități pentru articolul din cerere. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• UM, Cantitate - se introduce o unitate de măsură și o respectiv o cantitate pentru articol;

• Preț Benchmark - se introduce un preț de referință;

• Best Response Amount - este actualizat de sistem când s-au primit toate răspunsurile la cererile de ofertă și se rulează procesul Clasare Răspunsuri;

• Cantitate Cerere - se bifează pentru ca această cantitate să apară pe răspunsuri la cerere;

• Cantitate Cumpărată - se bifează pentru ca această cantitate să poată fi folosită pentru a genera o comandă furnizor;

  • Bifa ''Cantitate Cumpărată'' se va pune automat pe cererea de ofertă dacă detaliile ei au fost preluate dintr-un necesar de aprovizionare cu ''Creează linii din''.

• Cantitate Oferta - se bifează pentru ca această cantitate să poată fi folosită pentru a genera o comandă client. Vor apărea următoarele câmpuri: 

  • Valoare Ofertă - se poate introduce prețul folosit pe linia comenzii;

  • Margine % - se introduce un procentaj care, adăugat la Best Response Amount, va rezulta fi prețul folosit pe linia comenzii.

Tab-ul Detalii necesar afișează informații de pe necesarele de aprovizionare legate de linia de detaliu.