15.09. Customer Service

Livrabile

Un livrabil reprezintă o individualizare a unui articol vândut unui client, pentru care organizația dorește sa evidențieze tranzacții viitoare asupra acestuia. Spre deosebire de un Articol, care se află întotdeauna în proprietatea organizației atât timp cât este în stoc, proprietatea asupra unui livrabil este transferata clientului (articolul a fost vândut clientului, moment în care s-a generat livrabilul). Tranzacțiile ce se doresc evidențiate pot fi operațiuni de mentenanță sau servicii post-vânzare, în perioada de garanție sau post-garanție. În mod specific SocrateCloud oferă posibilitatea de a atașa fișiere acestor livrabile, pe care clientul are posibilitatea de a le descărca prin intermediul conectării la SocrateCloud - WebStore sau din tab-ul Home - Livrabilele Mele.

Livrabilele se generează automat la finalizarea avizelor de expediție, pentru fiecare dintre articolele pentru care s-a setat acest comportament!

În mod excepțional, livrabilele pot fi introduse și manual. Pentru a crea manual sau pentru a modifica un livrabil se accesează fereastra Livrabile, localizată în meniul Customer Service -> Livrabile. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cod căutare - O cheie de căutare permite o metodă mai rapidă de găsire a unei înregistrări anumite. Dacă se lăsat gol sistemul crează automat un număr.

• Denumire - denumirea înregistrării;

• Descriere - o descriere a livrabilului

• Comentariu/Ajutor - un sfat, comentariu sau ajutor referitor la utilizarea acestui livrabil.

• Activ: Da/Nu - Livrabilele generate automat odată cu avizul de expediție se inactivează automat în următoarele situații:

  • la stornarea avizului sursă

  • la înregistrarea returului client (aviz de retur RMA) pentru avizul sursă.

• Articol - se crează legătura cu un produs vândut de către societate;

• Instantă Set Proprietăți - valorile ale atributelor actuale ale produsului.

• Detaliu Livrare -  indică linia de aviz de expediție de pe care a fost generat livrabilul respectiv.

• System Status - folosit pentru a determina prioritatea operațiunilor de service;

• Nr. Versiune - opțional/descriptiv - folosit în principal în industria IT, producție editorială;

• Nr. Lot - indică lotul specific din care face parte produsul;

• Nr. Serie - Numărul serial identifică un produs urmărit, în garanție. Se poate utiliza doar când cantitatea este 1;

  • Atenție! -> livrarea unui produs care generează un livrabil identificabil unic prin serie este limitată la o tranzacție pe zi!

    • => nu se pot opera în aceeași zi și livrarea ”1” și returul acestei livrări și livrarea ”2”!

• Data PIF - data la care livrabilul a fost pus în funcțiune;

• Data garanție - data la care expiră garanția sau termenul de valabilitate; 

  • • data garanție se autocompletează cu formula: Data PIF + Frecvența din Tip Abonament din definiția Articolului indicat pe Livrabil și doar dacă Tip Frecvență = ”Zi” (din Tip Abonament).

    • data garanție se actualizează la fiecare modificare de Data PIF, Articol sau Garanție Extinsă

• Grup Imobilizări - sunt afișate spre selecție doar grupurile de imobilizări care NU au bifele ''Este imobilizare'' și  ''Amortizare''. Determină conturile contabile implicite. Dacă un grup de imobilizări este selectat în categoria produsului, la definire setări contabile, după selecția schemei contabile și a tipului de transfer, conturile contabile se completează conform cu definirile contabile ale grupării. Detalii în Definire Grupuri de imobilizări;

• Cantitate - indică numărul de unități de articol;

• Căsuța Uz Propriu - se bifează pentru cazul în care livrabilul este folosit de către societate și nu poate fi înstrăinat; 

• Terț (Reprezentant) - se selectează un reprezentant responsabil de livrabil;

• Terț - se selectează terțul care achiziționează livrabilul;

• Adresă Terț, Adresa - se va selecta adresa de livrare a terțului selectat;

• Utilizator/Contact - se selectează un contact pentru terț;

• Proiect - se selectează în cazul în care se va lucra cu proiecte definite în fereastra Proiecte din meniul Project Management; Se preia de pe linie aviz (1) sau antet aviz (2) în cazul generării.

• Comentariu locație - o descriere suplimentară aferenta locației unde este recepționat livrabilul;

• Ultimul service - data ultimului service;

• Durată viată (cantitate totală) - valoare folosită pentru calculul amortizării;

• Cantitate în folosință - valoare actuală (folosită pentru calculul amortizării);

• Last Unit - valoarea (folosită pentru calculul amortizării) de la ultimul service;

• Ultima observație - observație de la ultimul service;

• Următorul service - data următorului service programat;

• Next Unit - se estimează valoarea (folosită pentru calculul amortizării) pentru următorul service programat;

• Terț curent (coloană virtuală) - terțul actual al livrabilului, este completat astfel:

  • • la generarea Livrabilului cu terțul Livrabilului

    • la generarea unei alocări cu terțul destinație

• Adresă livrare curentă (coloană virtuală) - adresa actuală a terțului, este completată astfel

  • • la generarea Livrabilului cu adresa de livrare a Terțului

    • la generarea unei alocări cu adresa destinație a terțului destinație

• Contact Curent (coloană virtuală) - contactul actual al terțului de livrare, este completat astfel

  • • la generarea Livrabilului cu contactul de livrare a Terțului

    • la generarea unei alocări cu contactul destinație a terțului destinație

Începând cu versiunea 20.04 a fost integrată preluarea datelor referitoare la lot si serie numerică din WMS, dacă este activă componenta SCWI și gestiunea este cu evidență în WMS. 

De asemenea au fost adăugate taburile Loturi(WMS) și Serii(WMS), în care sunt disponibile detalierea loturilor sau a seriilor numerice din care este compusă cantitatea de pe livrabil.

Astfel, în funcție de opțiunea Un Livrabil pe UM, avem următoarele situații:

• • Un livrabil pe UM = Da (cantitate livrabil este 1)

    • pentru articolele cu loturi se va completa 

      • câmpul Nr Lot cu lotul scanat din WMS

        • în tabul Loturi(WMS) este înscris același lot

    • pentru articolele cu serii numerice se va completa

      • câmpul Nr Serie cu seria numerică scanată din WMS

        • în tabul Serii(WMS) este înscrisă aceași serie numerică

  • Un livrabil pe UM = Nu (cantitate livrabil >=1)

    • pentru articolele cu loturi se va completa 

      • câmpul Nr Lot cu primul lot scanat din WMS

        • în tabul Loturi(WMS) sunt înscrise toate loturile scanate pentru cantitatea livrabilului (inregistrri diferite pentru fiecare lot)

    • pentru articolele cu serii numerice se va completa

      • câmpul Nr Serie cu prima seria numerică scanată din WMS

        • în tabul Serii(WMS) sunt înscrise toate seriile scanate pentru cantitatea livrabilului (inregistrri diferite pentru fiecare serie numerică)

Tab-ul Delivery - conține informații despre avizul de expediție prin care s-a generat livrabilul;

Începând cu versiunea 19.10 au fost adăugate câmpuri noi, în componenta SocrateCloud Service:

• • Familie Articol (coloană virtuală) - se preai familia completată pe articolul selectat

  • Ultimul Service  - câmp existent

    • se completează automat la închiderea sesizării (trecere într-o stare închisă sau închisă definitiv), cu data ultimei acțiuni așa cum e scrisă în câmpul cu aceeași denumire de pe sesizare. Sesizarea aferentă livrabilului se determină astfel: este sesizarea care conține livrabilul respectiv în coloana A_Asset și dacă există mai multe sesizări cu același livrabil atunci se ia cea cu cumărul cel mai mare.

• Ultima Unitate Service

  • se completează automat la închiderea sesizării (trecere într-o stare închisă sau închisă definitiv), cu Reprezentantul de pe aceasta. Sesizarea aferentă livrabilului se determină astfel: este sesizarea care conține livrabilul respectiv în coloana A_Asset și dacă există mai multe sesizări cu același livrabil atunci se ia cea cu cumărul cel mai mare.

• Garanție Extinsă

  • marcare livrabil cu informație privind tipul de garanție extinsă 

  • opțiuni disponibile: 24 luni, 36 luni și N/A

  • valoare cu titlu informativ

  • din versiunea 19.11 la selecția unei valori se va actualiza ”Data Garanție” cu  +24 luni sau +36 luni

• Post Garanție

  • marcare livrabil cu informație privind postgaranție (Y/N)

  • valoare cu titlu informativ

  • din versiunea 19.11 se autocompletează cu Y dacă Data Garantie este < CurrentDate

Generare Livrabile din Aviz

Livrabilele se pot obține în mod automat la procesarea documentului Aviz de Expediție. Pentru ca la finalizarea unui aviz să se genereze automat livrabile trebuie să se întrunească următoarele condiții:

• Detaliul (linia) avizului de expediție trebuie să conțină un articol (nu un divers!);

  • Categoria Articolului de pe detaliul respectiv trebuie să aibă indicat un Grup Livrabile. Detalii în Definire Grupuri de imobilizări;

• avizul să fie de tip client (IsSOTrx = Y)

• avizul să nu fie de retur (RMA)

Livrabilele, ca şi numărul lor, cantitatea de pe livrabil şi data garanţie, depind de mai multe opţiuni care se pot stabili la nivel de Articol, Grup Livrabile şi Tip abonament selectat pe articol:

• • Numărul de livrabile - la nivel de grup imobilizări se poate stabili numărul de livrabile generate prin opțiunea Un livrabil per UM.

    • dacă este selectată, numărul de livrabile generate este egală cu cantitatea de pe detaliul avizului. De exemplu dacă linia de aviz are cantitate 5, se vor genera 5 livrabile distincte. Această opțiune îşi pierde efectul dacă tipul de abonament al articolului are opțiunea Actualizare înregistrare existentă!

    • dacă nu este selectată, atunci se va genera un singur livrabil, indiferent de cantitatea de pe linia de aviz.

  • Cantitatea de pe livrabilele - se stabilește în funcție opțiunea Actualizare înregistrare existentă de pe tipul de abonament:

    • dacă este selectată - se pune cantitatea de pe detaliul avizului, indiferent de opţiunea Un livrabil per UM de pe grup imobilizări;

    • dacă nu este selectată - se pune în funcție de Un livrabil per UM de pe grup imobilizări astfel:

      • dacă este selectată se va pune Nr. Unităţi Suportate din definiţia articolului;

      • dacă nu este selectată se va pune cantitatea de pe detaliul avizului.

  • Data garanție de pe livrabile - se completează în funcție de opțiunea Actualizare înregistrare existentă de pe tipul de abonament al articolului astfel:

    • dacă această opţiune este selectată şi există un livrabil activ având articolul de pe linia de aviz atunci se va actualiza data garanţie pe acest livrabil astfel:

      • dacă articolul are completat Zile Garanţie atunci aceste zile se adaugă la data garanție existentă pe livrabil;

      • dacă articolul nu are completat Zile Garanţie atunci se citesc câmpurile Tip Frecvenţă şi Frecvenţă de pe tipul de abonament selectat pe articol şi se adaugă corespunzător la data garanţie existentă pe livrabil;

    • dacă această opţiune nu este selectată sau nu există un livrabil activ având articolul de pe linia de aviz atunci data garanţie pe livrabilul nou creat va fi:

      • dacă articolul are completat Zile Garanţie atunci aceste zile se adaugă la data avizului;

      • dacă articolul nu are completat Zile Garanţie atunci se citesc câmpurile Tip Frecvenţă şi Frecvenţa de pe tipul de abonament selectat pe articol şi se adaugă corespunzător la data avizului.

Livrabilele generate automat odată cu avizul de expediție se inactivează automat în următoarele situații:

• • la stornarea avizului sursă

  • la înregistrarea returului client (aviz de retur RMA) pentru avizul sursă.

În cazul în care livrabilul a fost livrat, returnat și livrat a doua oară se va genera un nou livrabil odată cu generarea ultimului aviz de expediție.

Tipărire Certificat Garanție aferent livrabil

Începând cu versiune 15.04, SocrateCloud pune la dispoziția utilizatorilor, posibilitatea de tipărire din fereastra Livrabile a unui Certificat Garanție aferent livrabilului generat.

Formatul se generează prin apăsarea butonului "Imprimantă" și afișează implicit câmpurile:

• • Nr. certificat = cod căutare din fereastra Livrabile

  • Data certificat = data generare livrabil

  • Descriere = valoarea din campul Descriere

  • Factura = nr. factura client aferenta avizului care a generat livrabilul

  • Cumparator = valoare din camp Tert

  • CUI = din definirea tertului

  • Adresa = valoare din campul Adresa Tert

  • Telefon = din definirea adresei tert

• Cod = cod articol din camp Articol

• Produs = denumire din camp Articol

• Serie = valoare introdusa în campul Nr. Serie

• Garantie = Data Garantie - Data PIF , exprimat în luni

  • Eliberat de = nume utilizator logat

Formatul de tipărire este customizabil și, dacă este necesar, pot fi afișate și alte câmpuri existente în fereastra Livrabile.

Ferestre Service

Pentru a acoperi cerințe legate de service sunt disponibile următoarele ferestre, localizate în meniul Customer Service -> Service:

Fereastra Fisa Echipament - versiune simplificată a ferestrei Livrabile, prin intermediul căreia se pot gestiona livrabilele (înregistrări din tabela A_Asset cu IsDepreciated='N' și IsOwned='N') și documentele aferente.

• • tab-uri Contracte, Detalii Contracte - permit gestionarea contractelor aferente livrabilului selectat în fereastra Fisă Echipament;

  • tab-uri Sesizări, Actualizări Sesizare - permit gestionarea sesizărilor aferente livrabilului selectat în fereastra Fisă Echipament;

  • fereastra Comandă Service - versiune simplificată a ferestrei Proiecte. Afișează doar proiecte cu denumirea "Comandă Service".

Fereastra Scanare Serii Echipamente - disponibilă în meniul Customer Service ->  Livrabile este folosită la optimizarea procesului de livrare/primire în service a echipamentelor cu serii astfel:

• • prin scanarea seriilor echipamentelor folosind tehnologia codurilor de bare

  • prin încărcarea seriilor de echipamente dintr-un fișier după o structură simplă ce conține seria echipamentelor (un echipament pe rând urmat de caracterul ”;”)

  • prin introducere manuală seriilor.

Sunt disponibile următoarele câmpuri și procese

Câmpuri

• Înregistrare - numărul înregistrării în baza de date

  • Activă - indică dacă înregistrarea este activă în sistem

  • Livrare recepție - numărul avizului de expediție cu care au fost generate livrabilele. Sunt disponibile pentru selecție avizele din care au fost generate livrabile și pentru care nu s-a făcut update în câmpul serie. 

  • Detaliu livrare/recepție - liniile din avizul selectat în câmpul Livrare recepție din care a fost generat livrabilul pentru care se dorește update.

• Articol

  • • completat automat cu articolul din detaliul de livrare din care a fost generat livrabilul și folosit în procesul Înscrie serii pe livrabil

    • completat manual va fi folosit în procesele: Generează sesizări, Alocare echipament livrabil, Actualizare/Procesare sesizări

  • Câmp scan - 

    • folosit pentru scanarea seriilor de echipamente

    • pentru sacanarea continua (serie după serie), cititorul de coduri de bare trebuie programat ca după textul scanat să aplice funcția tab și funcția enter. Astfel programat cititorul, va apela butonul Salvează, care va introduce in tabul Serii Scanate (detaliile ferestrei), câte o înregistrare care conține articolul și seria scanată

Procese

• • Înscrie serii pe livrabil - proces prin care seriile scanete/încărcate sunt înscrise pe livrabile generate și legate de avizul și detaliul de aviz selectat .

    • update-ul pe livrabil se face în câmpul Nr. serie.

    • procesul poate fi apelat doar dacă sunt completate câmpurile Livrare recepție și Detaliu livrare/recepție

    • pentru mai multe serii scanate, update-ul pe livrabile se face în ordinea crescătoare a id-urilor determinate după detaliu și aviz

    • după rulare procesul aplică bifa Procesat și înregistrarea devine read only

  • Încărcare serii - proces prin care sunt citite datele dintr-un fișier txt și încărcate în tabul serii scanate.

    • structură fișier

      • serie player - alfa numeric (ex: ABC123478)

      • separator ”;”

      • exemplu de fișier:

        • ABC123478;

        • ABC123479;

        • ABC123480;

  • Generează sesizări - proces prin care este generată câte o sesizare pentru fiecare serie scanată/încărcată în detaliile ferestrei. Sesizarea se va genera astfel:

    • combinația articol + serie determină livrabilul care va fi înscris în câmpul imobilizare

    • seria livrabilului se va înscrie în câmpul subiect

    • câmpurile Terț, Proiect, Imobilizare - se vor completa automat cu cele din livrabilul identificat

    • numărul sesizării generate conține seria imobilizării urmată de secvența de numerotare.

    • Parametrii de rulare proces:

      • Tip sesizare

      • Grup

      • Categorie

  • Alocare echipament livrabil - procesul generează documentul Alocare Imobilizări (detalii in Alocare imobilizări) prin care un livrabil este mutat de la un terț la altul. În procesul de identificare al livrabilelor se folosesc seriile scanate/introduse în combinatie cu artiolul și societatea astfel:

    • seria + articolul + societatea determină livrabilul pentru care se generează alocarea în următoarea ordine.

      • 1. se caută livrabilul definit pe societatea pe care s-a făcut scanarea/introducere seriei în fereastra scanare serii

      • 2. se caută livrabilul definit pe societatea * 

    • Parametrii de rulare proces:

      • Data Document

      • Terț destinație

      • Adresă Livrare Terț destinație

      • Contact Terț destinație

  • Actualizare/procesare sesizări - proces prin care se procesează în calup sesizări astfel:

    • sesizările neprocesate care în câmpul livrabil conțin livrabilul determinat după combinația Articol + Serie scanată

    • în funcție de parametrii de rulare a  pocesului

      • Tip sesizare

      • Stare Actuală

      • Terț

      • Reprezentant

      • Stare nouă

      • Rezoluție

  • Începând cu versiunea 19.05, este disponibilă funcționalitatea de integrare cu Schenker Curier,  detalii în 6.1. Integrare Schenker. Accesul la procesele disponibile în integrarea cu Schenker (Adăugare colete, Generare și tipărire etichete colete, Creare Notă transport Schenker), sunt condiționate de alegerea curierului Schenker în câmpul Transportator. 

• • Condiții de generare a awb-ului:

    • Pentru toate detaliile din tabul serii scanate trebuie să fie identificat livrabil

    • Pentru toate livrabilele din tab-ul ”Serii scanate” trebuie să existe generată alocare (bifa alocare generată activă)

    • Pentru toate livrabilele din tabul serii scanate înregistrările din câmpurile Terț curent, Adresă curentă și contact curent, trebuie să fie identice

  • Awb-ul se va genera cu următoarele date:

    • Date expediție (Societate expediție, Adresă expediție) - fereastra Societăți tab Info Societăți 

    • Destinatar - Terț curent din fereastra Livrabile

    • Adresă livrare - Adresă curentă din fereastra Livrabile

    • Contact Livrare - Contact curent din fereastra Livrabile (in definiția contactului de livrare este obligatorie completrea numărului de telefon - Câmp Telefon tab Contact Fereastra terți) 

    • Nr document - Nr înregistrare din fereastră

    • Dată document - Dată mișcare din fereastră

  • Datele referitoare la expediție se vor salva în următoarele câmpuri

    • Etichetele de colete generate cu procesul Generare și tipărire etichete colete pot fi accesate prin apăsarea butonului Atașament din masterul ferestrei. Etichetele se vor genera pentru coletele din tabul Colete după regula 1 etichetă pentru 1 colet, generate cu procesul Adăugare colet.

    • Nr trasabilitate - numărul de Awb generat

    • Stare expediție Schenker - statusul expediției

Tab Serii scanate - conține seriile scanate/încărcate, livrabilele identificate care vor fi folosite la rularea proceselor din fereastra de Scanare serii.

Câmpuri

• • Nr. serie - seria scanată/ introdusă din master document

  • Livrabil (coloană virtuală) V.19.05 - livrabilul identificat pe baza combinației dintre articol, serie și societate astfel:

    • 1. livrabilul definit pe societatea pe care s-a făcut scanarea/introducere seriei în fereastra scanare serii

    • 2. se livrabilul definit pe societatea ”*”

    • Observație: dacă sunt identificate 2 livrabile cu același articol și aceeași serie unul din care unul este definit pe societatea pe care s-a făcut introducerea în fereastra scanare serii (master) și celălalt pe societatea ”*” se returnează eroare.

  • Terț curent (coloană virtuală) V.19.05 - terțul actual al livrabilului, este completat astfel:

    • la generarea Livrabilului cu terțul Livrabilului

    • la generarea unei alocări cu terțul destinație

  • Adresă livrare curentă (coloană virtuală) V.19.05 - adresa actuală a terțului, este completată astfel

    • la generarea Livrabilului cu adresa de livrare a Terțului

    • la generarea unei alocări cu adresa destinație a terțului destinație

  • Contact Curent (coloană virtuală) V.19.05 - contactul actual al terțului de livrare, este completat astfel

    • la generarea Livrabilului cu contactul de livrare a Terțului

    • la generarea unei alocări cu contactul destinație a terțului destinație

  • Livrare/recepție, Detaliu Livrare/recepție - completate automat de sistem din masterul de document și indică numărul Avizului de expediție + detaliul avizului pentru care se va face update în câmpul Nr serie utilizând procesul Înscrie serii pe livrabil

  • Articol - articolul completat din master document

  • Livrabil actualizat - pentru detaliul respectiv a fost rulat procesul Înscrie serii pe livrabil din master și a fost făcut update pe livrabil în câmpul Nr. serie.

  • Sesizare generată - pentru detaliul respectiv a fost rulat procesul Generează sesizări din master și a fost generată o sesizare.

  • Alocare generată - pentru detaliul respectiv a fost rulat procesul Alocare echipament livrabil din master, și a fost generată o alicare.

Proces Inactivare Livrabil și Terț (Inactivează livrabile, terți și sesizări)

Din versiunea 19.11 în meniul Customer Service -> Livrabile a fost adăugat procesul Inactivare Livrabil și Terț, programabil în Scheduler, disponibil doar în componenta Service.

Procesul verifică Data Garanție de pe Livrabil și dacă acesta e < data curentă și nu are bifa de PostGaranție livrabilul se va inactiva.

Dacă pentru terțul de pe livrabil, nu mai există alt livrabil activ, atunci se va inactiva și Terțul și toate contactele acestuia.

Parametrii proces: 

• Tert: optional

• Grup Imobilizări: optional

Se pot alege doar grupuri de imobilizări livrabile definite pe societatea de logare.

Procesul vine în întâmpinarea cerințelor GDPR privind eliminarea datelor unui client după încetarea termenului de garanție.

Din versiunea 20.03 procesul ”Inactivează livrabile și terț”, din componenta ”Service”, a fost completat cu inactivarea sesizărilor corespunzătoare livrabilelor/terților pe care le/îi inactivează. Cu această ocazie procesul a fost redenumit în ”Inactivează livrabile, terți și sesizări”.

De la versiunea 20.04, la rularea procesului, se va folosi Confidențialitate Acțiune = "Fără Notificare" pentru a nu mai trimite nici un fel de notificare, nimănui la inactivarea sesizărilor.