8.8. RMA Furnizori

În acest capitol este descrisă modalitatea de evidențiere a operațiilor care apar ca urmare a unui retur de articole catre un furnizor. Returul reprezintă un revers al tranzacției de aprovizionare, păstrând întocmai toate datele produselor recepționate (lot, serie, cantitate, preț etc). Retururile sunt guvernate de un set de reguli, denumit generic "Politica de RMA", care doar dacă sunt îndeplinite se permite înregistrarea acțiunii respective. Setul de reguli este compus din:

1. Categoriile RMA - prin care se pot delimita mai multe speţe de RMA, în vederea uşurării analizei ulterioare. Definirea este la libera alegere a beneficiarului. Exemple:

   • RMA Furnizor - defecte;

   • RMA Furnizor - necorespunzătoare calitativ;

   • RMA Client - defecte;

   • RMA Client - razgândire (cf. legii)

   • etc.

2. Politici de Retur - prin care se pot stabili perioadele de timp maxim admise pentru retur, calculate de la data livrării. Se poate stabili un număr de zile generic, aplicabil pentru toate articolele, cât şi perioade specifice la nivel de categorie sau articol. Acestea trebuie să fie definite în conformitate cu legislația aplicabilă.

Comanda de Retur

Comenzile de retur se definesc în fereastra RMA Furnizori localizată în meniul Aprovizionare -> Recepții și reprezintă primul pas în înregistrarea unui retur furnizor. Acestea realizează legătura între retur și documentul pe baza căruia se generează returul. Operațiile din această fereastra nu au implicații contabile. Sunt disponibile urmatoarele câmpuri:

• Tip Document Dest - se selectează din listă "Comanda Furnizor RMA";

• RMA Category - se selectează o categorie de retururi din cele disponibile. Categoriile de retururi se definesc în fereastra Categorii RMA;

• Orig Purchase Order - se selectează comanda furnizor pe care se bazează returul;

• Orig Receipt - se selectează recepția pe care se bazează returul;

• RMA Date - data la care este înregistrat returul;

• Receipt Date - afișează data la care a fost făcută recepția;

• Terț, Adresa Terț, Utilizator/Contact - se selectează furnizorul către care se returnează articolele;

• Terț facturare, Adresa Facturare, Contact Facturare - se selectează terțul care va fi facturat;

• Politica de Retur - afișează politica de retur (determină intervalul de timp în care se pot returna bunurile);

• Crează linii din - se pot selecta una sau mai multe linii din recepția originală pentru care se efectuează returul (preluarea în comanda rma)

Secțiunea Livrare - se alege gestiunea din care se va face returul.

Sectiunea Facturare

• Lista Preturi, Valuta - este afișată lista de prețuri si valuta folosite la tranzacția de aprovizionare;

• Reprezentant - responsabilul pentru comanda de retur;

În secțiunea Referințe sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip Document - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare pentru fiecare acțiune);

• Total Linii - afișează valoarea totală de pe linii, în valuta documentului;

• Total General - afişează valoarea totală a documentului, inclusiv taxe și transport;

• Stare Document - indică starea curentă a documentului. Pentru schimbarea stării se apasă  butonul Acțiune Document (din dreapta câmpului).

În tabul RMA Line conține detaliile aferente articolelor ce urmează a fi returnate către furnizor. Pentru fiecare linie sunt disponibile urmatoarele câmpuri:

• Se selectează liniile asociate de pe documentele sursă, pe baza cărora este selectat articolul:

  • Org Purchase Order Line - linia comanda sursă;

  • Org Receipt Line - linia recepție sursa;

Sectiunea Cantități:

• Cantitate Introdusă, UM - se poate introduce cantitatea articolului de pe comanda RMA. Nu se poate introduce o cantitate mai mare decât cantitatea de

• pe documentele sursă;

• Qunantity (base UOM) - cantitatea de articol în unitatea de măsură de bază;

• Cantitate Returnată - indică retururile efectuate pentru articol;

• Cantitate Facturată - cantitatea de produs facturată (în cazul în care comanda este asociată cu o factură de retur care a fost procesată);

Secțiunea Valori afiseaza informatii despre preturi. Tot în aceasta secțiune sunt afișate și dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile. 

Sectiunea Stare afișează câmpul Valoare Netă care indică valoarea netă a liniei având la bază cantitatea și prețul actual (Cantitate Introdusă * Preț). Orice taxe sau cheltuieli adiționale nu sunt incluse.

Retur Furnizor

Returul furnizor descarcă stocul. Anulările de retur anulează efectul contabil inițial și reface stocul. În fereastra Retururi Furnizor din meniul Aprovizionare -> Recepții se înregistrează returul, pe baza unei comenzi RMA. Sunt disponibile urmatoarele câmpuri:

• Tip Document - se selectează din listă "NIR RMA";

• Data mișcare - data în care se realizează returul;

• Data contabilă - data în care este înregistrată tranzacția de retur în contabilitate;

• Terț, Adresa Terț, Contact - se selectează furnizorul către care se returnează articolele;

• Gestiune - se selectează gestiunea din care vor fi returnate articolele;

• Prioritate - se poate selecta o prioritate (mare, medie, mică) pentru a indica importanța acestui retur;

• Reprezentant - se introduce persoana responsabilă de retur;

• Buton Crează Linii din - se foloseste pentru a completa detaliile unui retur;

• Buton Generate Credit memo - se foloseste pentru a genera o factura de retur;

În secțiunea Referințe sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip mișcare -  indică metoda de mișcare a stocului;

• Buton Generează Confirmări -  generează confirmări pentru retur. Confirmările sunt documente ce trebuie procesate (finalizate) pentru a putea procesa returul. Detalii în Confirmare livrări;

• În Transit - mișcarea de stoc este în tranzit - livrat și nerecepționat (pentru livrare directă între Furnizor - Client);

• Data recepției - data în care au fost returnate articolele;

• Receipt Match Requirement -  se selecteaza documentul care trebuie asociat returului pentru a putea fi procesat;

• Stare Document - indică starea curentă a documentului. Pentru schimbarea stării se apasă  butonul Acțiune Document (din dreapta câmpului):

  • "Finalizează" - după finalizare, stocul din gestiune va fi actualizat conform returului.

Detaliile unui retur se completează folosind procesul Crează linii din (asociază returul cu o comandă de retur):

• Se selectează terțul către care se returnează articolele;

• Se selectează o comandă de retur care va sta la baza returului;

• Se selectează detaliile (liniile) returului. Se pot selecta toate liniile de pe documentul sursă sau linii individuale;

• Se selectează celula din care se face returul;

• Se apasă OK .

Detaliile create pot fi vizualizate în tab-ul Return Line. Cantitățile de pe linii se pot modifica dar nu se poate introduce o cantitate mai mare decât cantitatea de pe linia asociată din comanda de retur. 

Reguli Postare Retururi

Regula generală este aceea că NIR-ul se evaluează la valuta COF dar la cursul din data NIR !!!

În cazul "importurilor temporare", returul se evaluează la acelaşi curs ca şi NIR-ul original. Prin urmare regula de postare pentru NIR (Recepţie) este că NIR-ului se evaluează la cursul din data COF, strict pentru "retururi", astfel:

- doar pentru acele NIR-uri marcate cu "Receipt Match Requirement" = "Purchase Order" ŞI

- doar pentru acelea care au cantitate tranzacţionată negativă (cu minus) (aici prindem ambele situaţii, adică şi cele operate cu minus manual, şi cele generate din RMA care sunt cu + pe detalii dar, diminuează defapt stocul).

NIR storno

În situaţia în care după ce s-au făcut toate documentele: COF, NIR, NIR-storno, FF, MatchINV, MatchINV-storno => 

• NU se mai pot şterge asocierile pereche storno-storno !

• nu se poate storna nir-ul daca nu are asocieri FF complete.

• nu se poate storna nir-ul daca are asocieri PO cu update de cost!

Nivel costuri = batch/lot, metoda de descărcare = FIFO

1. Documentele client/furnizor (operaţional) sunt cu cantităţi/valori pozitive şi doar influenţele sunt inversate faţă de documentele normale.

2. Postarea documentelor furnizor:

   1. Postare FF retur: 327=4011 în roşu; schema de contare este:

      • Debit: "Purchases not received (327)", cu valoarea bazei, cu semnul (-);

      • Debit: "Tax Credit (4426)", cu valoarea taxei tva, cu semnul (-);

        • Credit: "Vendor Liability (4011)", cu valoarea total document, cu semnul (-).

   2. Postare NIR retur: 371=408 în roşu; inclusiv cantitatea postată e cu (-); schema de contare este:

      • Debit: "Product Asset (371)", cu valoarea cu semnul (-);

        • Credit: "Not-invoiced Receipt (408)", cu valoarea cu semnul (-).

   3. Postare MatchINV: 408=327 în roşu; schema de contare este:

      • Debit: "Not-invoiced Receipt (408)", cu valoarea cu semnul (-);

        • Credit: "Purchases not received (327)", cu valoarea cu semnul (-).

3. Postarea documentelor client:

• 1. Postare FC retur: 411=707 în roşu; schema de contare este:

     • Debit: "Customer Receivables (4111)", cu valoarea total document, cu semnul (-);

       • Credit: "Product Revenue (707)", cu valoarea bazei, cu semnul (-);

       • Credit: "Tax Due (4427)", cu valoarea taxei tva, cu semnul (-);

  2. Postare AC retur: 357=371 în roşu; inclusiv cantitatea postată e cu (-); schema de contare este:

     • Debit: "Inventory Clearing (357)", cu valoarea cu semnul (-);

       • Credit: "Product Asset (371)", cu valoarea cu semnul (-).

  3. Postare MatchShip: 607=357 în roşu; inclusiv cantitatea postată e cu (-); schema de contare este:

     • Debit: "Product COGS (607)", cu valoarea cu semnul (-);

       • Credit: "Inventory Clearing (357)", cu valoarea cu semnul (-).

4. Raport sold terţ, sold facturi - ţin cont de retururi.

5. Raport Mişcare stoc vs costuri - docqty trebuie inversează semnul cantităţii după tip doc retur.

6. În M_AttributeSetInstance nu se mai scrie Produsul (v2.2.1)

7. În CostDetail, cantitatea e trecută cu (-) pentru rândurile aferente Comenzilor furnizor de tip RMA.