19.6. Evidența echipamentelor

Funcționalitate pentru evidența echipamentelor de lucru și de protecție a muncii alocate pe angajat. Prin intermediul acesteia se va realiza urmărirea echipamentelor ce trebuie alocate unui angajat în funcție de postul pe care acesta îl ocupă, controlul perioadelor de verificare și de înlocuire a acestor echipamente, cât și urmărirea altor cursuri sau certificări pe care angajatul trebuie să le efectueze cu o anumită frecvență. Sistemul permite configurarea și trimiterea de alerte pentru evenimentele de verificare, înlocuire, reînnoire, atât către responsabilul desemnat cât și către angajat, astfel încât operațiunile să poată fi efectuate corect și la timp;

I Fereastra seturi de echipamente

Pentru a defini sau edita un set de echipamente se deschide fereastra Seturi de echipamente accesată din Hours Management. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip Set: se selectează un tip de set din cele definite

  • Echipamente de lucru

  • Echipamente de protecție

  • Medicina muncii

  • Cursuri/certificări

• Denumire, Descriere: se introduce o denumire și o descriere relevantă pentru setul de echipament respectiv;

• Comentariu/Ajutor: comentariu suplimentar

Începând cu versiunea 18.06 a fost completată definiția Seturilor de echipamente. Pentru fiecare set de echipamente s-a adăugat posibilitatea de indicare a destinatarilor și a timpilor în care aceștia vor fi notificați (cu X zile înainte de data de verificare/înlocuire). 

Sunt disponibile 3 niveluri de alertare care se pot corela cu oricare din cele 5 tipuri de destinatar către se vor transmise notificări. Cele 5 opțiuni pentru destinatar sunt:

• • Supervizor - Supervizorul angajatului definit în câmpul supervizor din fereastra Utilizatori pentru fiecare angajat.

  • Supervizor II - Supervizorul supervizorului angajatului definit în câmpul supervizor din fereastra Utilizatori pentru fiecare supervizor.

  • Șef departament - Supervizorul departamentului în care angajatul își desfășoară activitatea definibil în fereastra Angajați, tab loc de muncă.

  • Inspector zonal - Angajatul definit în Câmpul Inspector Zonal, fereastra Societăți, tabul Info Societăți.

  • Angajat - Angajatul însuși.

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• • Zile limită 1 - Numărul de zile la care se va trimite alerta raportat la perioada de Verificare, Înlocuire pentru nivelul 1 de alertă

  • Zile limită 2 - Numărul de zile la care se va trimite alerta raportat la perioada de Verificare, Înlocuire pentru nivelul 2 de alertă

  • Zile limită 3 - Numărul de zile la care se va trimite alerta raportat la perioada de Verificare, Înlocuire pentru nivelul 3 de alertă

• Nivel notificare 1 - Se va alege destinatarul către care se va trimite alerta în concordanță cu Nr. de zile limită 1

  • Nivel notificare 2 - Se va alege destinatarul către care se va trimite alerta în concordanță cu Nr. de zile limită 2

  • Nivel notificare 3 - Se va alege destinatarul către care se va trimite alerta în concordanță cu Nr. de zile limită 3

Ferestre suplimentare:

Tabul Conținut

• Articol - se alege echipamentul folosit (opțional)

• Denumire, descriere - denumire, descriere echipament sau curs (pentru cazul când nu aleg un articol sau doresc o descriere suplimentară)

  • Perioada de verificare - informativ - numărul de zile la care se face verificarea echipamentului

  • Perioada de înlocuire - informativ - numărul de zile la care se face de înlocuire al echipamentului

• Zile limită alertă - informativ - numărul de zile la care se trimite alerta raportat la perioada de verificare/ înlocuire.

• Zile limită escaladare - informativ - numărul de zile la care se trimite alerta la supervizor raportat la perioada de verificare/ înlocuire

  • Zile limită notificare angajat - informativ - numărul de zile la care se trimite alerta de notificare angajat raportat la perioadă de verificare/înlocuire.

• Activă - indică dacă înregistrarea este activă

Tabul Alocare (alocare pe departament/post)

• • Departament - se indică departamentul din cadrul societății unde va fi utilizat echipamentul (detalii în 19.1. Definiri HRM)

  • Post - se indică postul unde va fi utilizat echipamentul (detalii în 3.3. Utilizatori )

II Fereastra Angajați - protecția muncii

Este folosită pentru alocarea echipamentelor fiecărui angajat în parte. Se accesează din Hours Management fereastra Angajați - protecția muncii.

Începând cu versiunea 18.06 datele din fereastră se vor filtra automat, fiind vizibili (read only), angajații la care utilizatorul este supervizor și înlocuitor de supervizor pe perioada desemnată. Detalii in 3.3 Utilizatori

Detaliile ferestrei (tab)

• 1. conțin câte o înregistrare pentru fiecare echipament, curs, vizită medicina muncii etc, conform postului;

  2. se adaugă detalii noi pentru fiecare înlocuire sau verificare de echipament / curs realizată (confirmată!), astfel încât să se păstreze istoricul înregistrărilor;

  3. detaliile odată adăugate nu se pot șterge, dar se pot inactiva (caz în care nu se mai ține cont de ele);

  4. detaliile se pot adăuga automat cu procesul Alocă echipamentele/cursurile sau manual;

  5. supervizor - câmp read only ce conține supervizorul angajatului stabilit în fereastra Utilizatori (18.06);

  6. supervizor II - câmp read only ce conține supervizorul supervizorului angajatului definit in fereastra Utilizatori pentru supervizorul angajatului(18.06);

Obs: 

1. Incepand cu v17.11 la copiere de linie, la salvare, se auto completeaza noua data de inlocuire si verificare, avand ca baza setul de echipamente.

2. Începând cu versiunea 18.01, modificarea datei de verificare din toate cele 3 taburi (Echipamente, Cursuri PM, Medicina Muncii), va duce la scoaterea bifelor ”Notificat pt. verificare” pentru angajat, supervizor și sef departament. Astfel, la următoarea rulare a alertelor de tip ”Verificare”, în funcție de parametrii selectați, aceste înregistrări vor intra în calculul procesului, urmând a fi transmise notificări după caz. Procesul ”Alerte echipamente/cursuri” va repune bifele pentru înregistrările care corespund parametrilor de rulare și pentru care au fost trimise notificări.

Procesul Alocă echipamentele/cursurile: procesul inserează în detaliile angajatului câte o înregistrare pentru fiecare echipament din setul/seturile alocate departamentului/postului pe care este angajatul definit, pentru fiecare din cele 3 taburi ale ferestrei:

• 1. Tabul Echipamente

  2. Tabul Cursuri PM

  3. Tabul Medicina Muncii

       Taburile echipamente/Cursuri PM/Medicina muncii - alocare manuală de echipamente. Sunt disponibile următoare câmpuri:

• • Activă - indică dacă înregistrarea este activă

  • Terț - read only indică angajatul pentru care se alocă echipamentul

  • Conținut set echipamente - se alege un echipament definit în fereastra Seturi echipamente

  • Nr. Serie - seria echipamentului (acolo unde este cazul)

  • Bon de Consum/ Detaliu bon de consum - se indică bonul de consum/detaliul bonului de consum cu care a fost înregistrat consumul echipamentului.

Secțiunea Stare

Incepând cu versiunea 18.06 au fost modificate câmpurile din secțiunea stare. Câmpurile disponibile:

• • Dată înlocuire - sistemul propune data de înlocuire în funcție de numărul de zile introdus la definirea setului

  • Notificat pt înlocuire Nivel 1 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 1 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru înlocuirea echipamentului;

  • Notificat pt înlocuire Nivel 2 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 2 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru înlocuirea echipamentului;

• Notificat pt înlocuire Nivel 3 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 3 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru înlocuirea echipamentului;

  • Dată verificare - sistemul propune data de verificare în funcție de numărul de zile introdus la definirea setului

  • Notificat pt verificare Nivel 1 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 1 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru verificarea echipamentului;

    • sistemul ridică automat bifa dacă este modificată data de verificare pentru înregistrarea respectivă;

  • Notificat pt verificare Nivel 2 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 2 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru verificarea echipamentului;

    • sistemul ridică automat bifa dacă este modificată data de verificare pentru înregistrarea respectivă;

  • Notificat pt verificare Nivel 3 - indică dacă responsabilul definit la Nivelul 3 pentru acest set de Echipamente a fost notificat pentru verificarea echipamentului;

    • șef departament este determinat ca supervizorul societății departament pe care este angajat salariatul (conform fereastră Salarizare, câmpul Soc trx);

    • sistemul ridică automat bifa dacă este modificată data de verificare pentru înregistrarea respectivă;

Secțiunea comentarii

• • Comentarii - informații suplimentare (relevante)

III Procesul Alerte Echipamente/Cursuri

Este folosit pentru generarea notificărilor pe e-mail pentru supervizor, supervizor II, șef departament, inspector zonal angajați. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• • Tip set (opțional) - Începând cu versiunea 18.06 - se poate indica unul din cele 4 tipuri de seturi (Cursuri/certificări, Medicina muncii, Echipamente de protecție, Echipamente de lucru), pe care să fie rulată alerta. Dacă câmpul nu este completat, alertele se vor genera pentru toate seturile. 

  • Alerta pt. - se selextează din listă destinatarul căruia i se adresează alerta (supervizor, supervizor II, șef departament, inspector zonal, angajat)

  • Tip alertă - se selectează din listă tipul alertei verificare/ înlocuire

  • Data - se alege data față de care se face calculul pentru verificare/înlocuire echipament

  • Zile limită - se introduce numărul de zile limită față de care se face calculul pentru verificare/ înlocuire echipament (cu X zile înainte de data de verificare/înlocuire)

    • Incepând cu versiunea 18.06, procesul va ține cont de valoarea introdusă în acest câmp doar dacă pe Setul de echipamente nu este precizat numărul de zile limită 1-3.

  • Machetă mail - se alege macheta configurată pentru generarea e-mailului de verificare/ înlocuire (detalii in Machete mail din 11.10. Notificări Solduri)

  • Către -  se poate introduce suplimentar o adresa de email către care se trimite notificarea (față de adresa angajatului, supervizorului, Sef departament)

Observații

1. Începând cu versiunea 18.06

• • alertele se transmit și înlocuitorului de supervizor în perioada în care acesta nu este disponibil (tab Inlocuitor Utilizator fereastra Utilizatori);

  • pentru perioadele în care angajatul are contractul suspendat (tab Perioade Suspendare, fereastra Angajați), nu se transmit alerte;

  • pentru angajații lichidați (câmp Data lichidare din tab Salarizare, fereastra Angajați), nu se transmit alerte;