19.4. Sarcini şi Calendar

Sarcini

Funcționalitatea Sarcini permite planificarea și controlul acțiunilor pe care trebuie să le realizeze "resursele umane". Pentru vizualizarea sarcinilor se pot folosi următoarele ferestre:

• • Sarcini - afişează doar sarcinile utilizatorului logat;

  • Sarcini - Toate - afişează toate sarcinile introduse în sistem;

  • Calendar Sarcini - util pentru a vizualiza sarcinile grupate pe fluxul stabilit pentru execuţie.

Începând cu v14.04 SocrateCloud oferă un proces de generare de sarcini recurente. Procesul Generare Sarcini Recurente poate genera una sau mai multe sarcini plecând de la o sarcină existentă în sistem (bază). Utilizatorul poate indica:

• • Rolul - opțional - dacă se indică atunci sistemul va genera câte o sarcină pentru fiecare utilizator din rolul respectiv;

  • Tipul de frecventă - zilnic, săptămânal, lunar sau anual - reprezentând unitatea de timp pentru care se face generarea recurentă;

  • Frecvența - ca şi număr de perioade - din n în n zile, săptămâni, luni sau ani, în funcție de unitatea de timp aleasă mai sus;

  • Data Stop - ca dată limită până la care se generează sarcinile repetitive;

  • Număr Apariţii - pentru varianta în care se doreşte un număr exact de repetiţii ale sarcinii respective;

  • Simulare - dacă se indică, procesul face doar o simulare şi afişare a rezultatului fără a produce fizic sarcinile respective.

Începând cu versiunea 18.06 a fost adăugat parametrul Societate (opțional), utilzat pentru gnerarea sarcinilor recurente pe societatea indicată în parametru; Dacă nu se indică o societate, sarcina se va genera pe societatea pe care a fost definită.

Introducere Sarcini

În fereastra Sarcini, localizată în meniul CRM -> Sesizări, se definesc sarcinile aferente unui angajat pentru o anumită perioadă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Sarcină - se introduce denumirea sarcinii;

• Tip Sarcină - modalitate de clasificare a sarcinilor. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra "Tipuri Sesizări" din meniul CRM -> Sesizări -> Definiri Sesizări.

• Prioritate - listă de valori predefinite care se utilizează pentru a indica gradul de importanța a sarcinii;

• Sumar - descrierea sarcinii;

• Reprezentant - se introduce angajatul responsabil pentru îndeplinirea sarcinii

• Due date - se introduce data până la care trebuie îndeplinită sarcina

• Terț - se completează cu terțul ( client, furnizor, angajat) pentru care se execută sarcina;

• Cantitate planificată - numărul de ore planificate pentru sarcină;

Secțiunea Acțiune - se utilizează pentru a introduce acțiunile efectuate pentru a finaliza o sarcină. Înregistrările aferente acțiunilor vor fi disponibile în tab-ul Actualizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Rezultat - descriere sumară a acțiunii;

• Activitate, Tip Ore, Cantitate utilizată, Dată Livrare - se utilizează pentru a introduce orele lucrate de angajat pe o sarcină;

• Procesat - se bifează pentru a procesa sarcina. Pe o sarcină procesată nu mai pot fi introduse acțiuni;

  • Procesul Redeschidere Sesizare se utilizează pentru a scoate bifa Procesat de pe o sarcină.

Secțiunea Referințe - conține dimensiuni de analiză pentru sarcină.

        Începând cu versiunea 18.12, a fost adăugat câmpul Județ, completat automat de sistem cu județul din adresa de livrare a proiectului selectat ca referință. Sunt vizibile județele în care terțul are definită locație. Este util pentru vizualizarea/ filtrarea/ gruparea activităților (de service, mentenanță, etc), ce trebuie executate, în funcție de județul din locație. 

Secțiunea Istoric - conține informații despre modificările efectuate pe înregistrarea aferentă sarcinii. Modificările sunt prezentate detaliat în tab-ul Istoric.

Actualizare Sarcini

Procesul Actualizare Sarcini se utilizează pentru a actualiza sarcini în calup. Este disponibil în meniul CRM ->Sesizări începând cu vesiunea 20.04.

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Filtre de selecție pentru sarcinile care vor fi actualizate: 

  • Terț (client) - parametru obligatoriu;

  • Proiect - parametru optional;

• Parametri prin care se indică valorile ce se doresc a fi modificate pe Sarcini: 

  • Data livrare nouă (nr. luni) - se va completa cu valori pozitive sau negative, pentru a modifica data înainte, respectiv înapoi; sunt permise doar valori întregi și rezultatul procesului constă în modificarea datei de livrare cu numărul de luni introdus la rularea procesului;

  • Reprezentant nou - noul reprezentant alocat sarcinilor pentru care va fi rulat procesul.

Calendar Sarcini

Tabloul de bord Calendar Sarcini, localizat în meniul CRM ->Sesizări, este un tablou de bord al sarcinilor/sesizărilor introduse în SocrateCloud cu posibilitatea de filtrare funcție de Terț, Proiect și Angajat și grupare pe Angajat sau Timp (perioadă).

Informațiile afișate în tabloul de bord Calendar Sarcini pot fi controlate prin intermediul următorilor parametri:

• Linii - determina modalitatea de afisare a sarcinilor/sesizarilor. In functie de selectia din acest camp, poate fi disponibil si parametrul Data;

  • "Angajat" - sarcinile/sesizarile sunt afiste pe randuri in functie de angajat iar pe coloane dupa saptamana din an in care se incadreaza;

  • "Timp - Zile" - sarcinire/sesizarile sunt afisate pe randuri dupa zi, iar pe coloane dupa angajat. Sunt afisate doar cele din perioada de 30 de zile dupa data selectata in campul Data;

  • "Timp - Saptamana" - sarcinile/sesizarile sunt afisate pe randuri dupa saptamana din an in care se incadreaza, iar pe coloane dupa angajat. Sunt afisate doar cele din perioada de 7 de zile dupa data selectata in campul Data;

  • "Timp - Luna" - sarcinile/sesizarile sunt afisate pe randuri dupa luna din an, in functie data selectata in campul Data, iar pe coloane dupa angajat;

  • Observatii:

    • sarcinile sunt incadrate in timp dupa urmatoarea regula: Data Următoarei Promisiuni, Dată Start, Dată Promisă;

    • pentru modalitatile de vizualizare "Timp" exista posibilitatea de schimbare a angajatului sau a incadrarii in timp prin drag&drop;

    • Zilele de weekend se înroșesc.

    • Sesizările, sarcinile care au prioritate A (Urgent) apar în calendar cu pătrățelul înroșit.

• Tip Solicitare - incepand cu v16.02 fereastra Calendar Sarcini permite si vizualizarea sesizarilor si a lead-urilor:

  • "Sesizari" - vor fi afisate doar lead-uri si sesizari;

  • "Sarcini" -  vor fi afisate doar sarcini;

  • "Ambele" -  vor fi afisate simultan sarcini, sesizari si lead-uri; 

  • Parametru 1, Parametru 2 - permit filtrarea sarcinilor si a sesizarilor dupa urmatoarele atribute: Grup, Tip Sesizare, Tert, Reprezentant, Proiect, Tip Proiect, Faza Proiect sau Prioritate

Tabloul de bord afișează:

• etichetele din tabloul de bord reprezintă sarcinile sau sesizările introduse în ferestrele aferente; 

• este impărțit pe coloane pe săptămâni;

• pentru fiecare etichetă din tabloul de bord se afișează:

  • • în stânga - numărul de zile/ore trecute de la înregistrarea sesizării - doar pentru tipurile de sesizări care nu sunt ”Sarcină” sau sunt marcate cu ”Nr. zile vechime”, altfel ”Cantitate Planificată (qtyPlan);

    • în dreapta - numărul de zile/ore trecute de la ultima notă de pe sesizare. La sesizările/sarcinile cu tip care este definit cu UM = Zi nu se iau în calcul zilele de sâmbătă și duminică, la cele cu UM = Ora se calculează inclusiv orele din weekend.

• Editarea unei sesizări este posibilă în două moduri:

• • restrâns (minimalist) - se obține prin dublu click pe eticheta sesizării care se vrea a se edita, caz în care se deschide o fereastră cu un număr restrâns de câmpuri;

  • complet - se obține prin click dreapta, selecție Editare, caz în care se deschide fereastra standard de gestiune a sesizărilor;

• Capetele de coloane afișează:

• • numărul de sesizări filtrate / numărul total sesizări din încadrarea respectivă

  • totalul efortului estimat (cantitate planificată) pentru sesizările afișate în coloana respectivă.

• Detalii in Tablouri de bord.

Incepând cu vesiunea 16.11 în tooltip (fereastra care se deschide la poziționarea mouse-lui pe etichetă) este afișată și informația referitoare la Data următoarei acțiuni (format oră UTC). De asemenea, sarcinile vor fi sortate după această informație.

Generare notificări pentru service utilaje

Cu ajutorul procesului Generare notificări pentru service utilaje disponibil în meniu CRM ->Sesizări se pot trimite notificări prin email clienților pe baza informațiilor din fereastra Sarcini. Procesul de notificare conține următorii parametrii:

• Terț destinație - clientul destinatar al notificării. Sunt disponibili terții pentru care există sesizări neprocesate.

• Proiect - sunt disponibile proiectele pentru care există sesizări neprocesate. Pe baza proiectului din sesizare se va determina contactul terțului (Contact Livrare din Proiect), care va primi notificarea.

• Faza Proiect - sunt disponibile doar fazele legate de proiectul selectat în câmpul Proiect.

• Regiune - filtru cu județele locației de livrare din proiectele selectate pe fereastra sarcini.

• Dată promisă - filtru de tip interval prin care sunt emise notificări pentru sarcinile cu data promisă cuprinsă în intervalul de data introdus.

  • Data Următoarei acțiuni - filtru de tip interval prin care sunt emise notificări pentru sarcinile cu data următoarei acțiuni cuprinsă în intervalul de dată introdus.

• Imobilizare - filtru pentru imobilizările pentru care există sarcini neprocesate.

• Reprezentant - filtru pentru reprezentanții din sesizările neprocesate.

• Email suplimentar - câmp suplimentar de email către care sunt transmise notificările

• Machetă mail - macheta de email folosită la trimiterea notificării

• Zile limită - numărul de zile la care se trimit notificările raportat la data promisă din sarcină.