12.9.5. Repartizare - Refacturare cheltuieli pe locații

În cadrul activităților care includ administrarea de locații (apartamente, spații comerciale, hale) fie ele aflate în proprietate sau doar administrate, procesul de facturare a servicilor de administrare include și refacturarea utilităților aferente locațiilor administrate - energie, apă, servicii mentenanță comune.

Procesul de refacturare se realizează având la bază:

• facturi furnizori primite cumulat, cu repartizare funcție de cheie - metri pătrați sau nr. de persoane

• facturi furnizori primite cumulat, cu repartizare în baza unei citiri de contoare

Funcționalitatea necesită următoarele elemente de setup:

• pentru fiecare locație pentru care se primesc facturile de utilități sau se înregistrează consumuri va fi definit în sistem un Proiect (generic) = blocul, clădirea

• fiecare unitate pentru care se va face repartizarea (refacturarea) va avea în sistem definite următoarele:

  • Articol = apartament, spațiu comercial 

    • • în tab-ul Cheie de repartizare, din fereastra Articole, se indică suprafața în metri pătrați utili, și eventual numărul de persoane;

  • Livrabil - generat la momentul livrării sau inserat la momentul definirii articolului (pentru cele existente la inițializare);

    • • conține articolul echivalent (apartament, spațiu comercial);

      • proiectul: pe master se selectează manual proiectul aferent blocului, clădirii;

      • în fereastra Fișă echipament:

        • • în tab-ul Contracte:

            • se ține legătura cu proiectul aferent contractului de vânzare sau închiriere, proiect pe care a fost selectat livrabilul;

          • în tab-ul Cheie de repartizare: 

            • se preiau înregistrările existente la momentul creării livrabilului din tab-ul cu același nume de pe Articolul aferent 

            • se pot adăuga înregistrări oricând;

            • nu se mai pot șterge înregistrările dacă există o repartizare generală în care aceste chei au fost folosite;

            • nu pot fi înregistrate/active mai multe înregistrări deodată cu același tip de cheie.

Fereastra Repartizări Generale:

• Tip document - se alege un sub-tip de document, predefinit în acest scop, cu Tip Document Bază: Repartizare Generală;

• Tip defalcare - se poate selecta: Repartizări pe contoare sau Repartizări pe cheie;

• Tip document sursă - se alege tipul de document sursă (factura furnizor de utilități) pentru generarea detaliilor de repartizare;

• Factură - se precizează nr. de factură.

Procesul-buton Generare linii conform cheie generează detalii de repartizări generale în funcție de cheile de repartizare.

• Parametri:

  • • Gestiune - opțional;

    • Proiect - se selectează proiectul aferent blocului sau clădirii;

    • Data "până la"- se folosește doar pentru tip defalcare: Repartizări pe contoare, și este utilizată pentru calcularea cantității și procesarea citirilor ; cantitatea se consideră ca sumă de consumuri nepreluate, până la data introdusă ca parametru, pentru contorul asociat proiectului de vânzare/chirie, din fereastra Citiri Contoare, pentru toate tipurile de citiri;

    • Tip cheie repartizare - în funcție de tipul de defalcare care s-a ales pe repartizare, se poate selecta:

      • • Suprafață sau Număr de persoane - pentru tip defalcare Repartizări pe cheie;

        • Contor - pentru tip defalcare Repartizări pe contoare;

    • Articol Refacturare - se alege un articol predefinit în acest scop, care se va folosi ca detaliu pe comenzile client care se vor genera ca urmare a acestei repartizări și mai apoi la refacturare;

• Liniile de repartizare generate conțin: 

  • • Livrabil - livrabilul, activ, cu proiectul de pe master livrabil, determinat prin parametrii de rulare;

    • Contract vânzare/chirie - contractul activ din tab-ul Contracte de pe livrabil;

    • Proiect vânzare/chirie - proiectul activ (aferent contractului) din tab-ul Contracte de pe livrabil;

    • Soc TRX vânzare/chirie - aferentă proiect activ din tab-ul Contracte de pe livrabil;

    • Terțul Proiectului vânzare/chirie - terț de pe proiectul activ din tab-ul Contracte de pe livrabil;

      • • reprezintă clientul pentru comanda client care se va genera în urma acestei repartizări;

    • Articol - conform parametru Articol Refacturare;

    • Procent calculat/cheie - calcul în funcție de tip cheie repartizare:

      • pentru Suprafață sau Număr persoane:  se determină livrabilele conform proiectelor și de aici se determină valorile, iar procentul reprezintă ponderea fiecărei valori din total linii;

      • pentru Contor: se determină livrabilele conform proiectelor și de aici se determină citirile contoarelor aferente, iar procentul reprezintă ponderea consumului de pe linie din total consum linii;

    • Cantitate - calculată în funcție de tip cheie repartizare, astfel:

      • • pentru Suprafață sau Număr persoane este 1;

        • pentru Contor este suma de consumuri nepreluate, până la data introdusă ca parametru, pentru contorul asociat proiectului de vânzare sau chirie, din fereastra Citiri Contoare, pentru toate tipurile de citiri;

    • Valoare = valoare netă (fară TVA) de document sursă * procent calculat;

    • Gestiune Repartizare - dat ca parametru;

    • Proiect Repartizare - dat ca parametru;

    • Data “până la” - dată ca parametru;

    • Cheie Repartizare - dată ca parametru.

Procesul-buton Generare Comenzi Client este afișat doar dacă repartizarea generală este finalizată.

• • Parametri:

    • • Tip Document - se alege un sub-tip de document cu tip document bază: Comandă Client;

      • Acțiune Document - se poate selecta: Pregătire sau Finalizare; dacă nu se selectează nimic, documentele se vor genera în stare Drafted;

      • Data Comandă - se selectează data comenzii;

      • Listă Prețuri - se selectează o listă de prețuri de vânzare;

  • Documente rezultate:

  • se generează câte o comandă client pentru fiecare Terț din detaliile repartizării generale;

  • Societate - se preia de pe master repartizare generală;

  • Gestiune - implicită pt societatea determinată de pe master repartizare generală sau prima Gestiune creată pe Titularul și Societatea masterului repartizarii generale;

  • Articol - articolul de pe detaliile de repartizare generală;

  • se generează câte o linie pentru combinația articol - proiect (e posibil să am mai multe linii pentru același terț, cu proiecte diferite, ex: client cu 2 apartamente).  Pe fiecare linie a comenzii, se preiau Dimensiunile contabile de pe linia corespunzătoare repartizării generale (pe linie se preia valoarea din câmpul Proiect Repartizare);

    • • • • cantitatea de pe linia de repartizare generală se preia pe linia de comandă client;

          • prețul este determinat astfel:

            • • când cantitatea = 1, prețul va fi egal cu valoarea de pe linia de repartizare generală;

              • când cantitatea este diferită de 1, atunci prețul este determinat ca valoare/cantitatea de pe linia de repartizare generală.