12.1.5. Documente

Documente (Tipuri)

Fereastra Documente (Tipuri), localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se utilizează pentru a defini tipurile de documente utilizate în sistem în vederea stabilirii regulilor de procesare, numerotare și tipărire. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Text Tipărire - denumire, denumire tipărită și descriere relevantă pentru tipul de document;

  • NU folosiți caractere speciale în denumirea tipurilor de documente!  (@#!$%^&*_” ' etc)  - deoarece sunt incompatibile în utilizarea serviciilor web (API).

  • Centralizator - categorie de documente utilizate pentru raportare;

  • Tip Document Bază - determină tabela unde sunt înregistrate documentele, modul în care sunt contate și efectele documentelor în sistem. În funcție de documentul de bază selectat, la nivel de tip document, se pot specifica următoarele: 

  • "Comanda Client":

    • Subtip COC - subtipul comenzii: Ofertă, Propunere, Comandă Preplătită, Comandă Standard, Comandă pe Credit, Comandă Gestiune, Comandă POS. Detalii în Tipuri Comenzi;

    • Document Tipărit - documentul tipărit din fereastra comenzii: Factura, Aviz sau <nimic> (implicit comandă);

      • • Obs: valabil doar pentru comenzi procesate și tine cont de definirea de pe tipul de document din momentul procesării comenzii;

    • TipDoc Factură - tipul de factură generată automat pe baza comenzii;

• • • • Obs: nu se completeaza dacă la Tip doc livrare este folosit tip document Aviz fără factură

• • • Data Factura Generată - data utilizată pe factura generată: Data comanda sau Data curentă;

    • TipDoc Livrare - tipul de aviz de expediție generat automat pe baza comenzii;

    • Data Document livrare Generat - data utilizată pe avizul de expediție generat: Data comanda, Dată curentă;

  • "Comanda Furnizor":

• • • • Avans - comanda poate fi folosită pentru plăți în avans. Detalii în Plăți cu Aprobare;

• • "Aviz de expeditie", "Nota Recepție NIR" 

    • "Aviz de expeditie fara Factura" - se utilizeaza pentru avize de expeditie care nu necesita facturi;

  • "Bon de Transfer":

    • În Transit, În Transit 2 - dacă se bifează, bonul de transfer va genera, la "Finalizare", confirmări de ieșire și/sau respectiv, intrare. Bonul nu va fi procesat decât după finalizarea confirmărilor, disponibile în fereastra Confirmări Bonuri Transfer. Începând cu 16.04 nu se mai pot șterge confirmările pentru bonuri de transfer;

• • • • Finalizează Prima Confirmare - dacă se bifează, o după "Finalizarea" unei confirmări de intrare (În Transit 2) se va finaliza automat și confirmarea de ieșire (În Transit);

• • "Intrări/Ieșiri Stocuri" - se selectează subtipul documentului:

    • Subtip Inventar: Bon Primire, Bon Consum, Inventar fizic

  • "Notă Contabilă":

• • • • Limitare la 2 egalități - dacă se bifează, pe o notă contabilă nu se pot introduce mai mult de două linii. În cazul în care se introduc mai multe linii, utilizatorul nu va putea finaliza documentul;

• • "Producție - Comandă de Lucru":

    • TipDoc Bon Consum - tipul bonului de consum generate pentru articolele dispuse;

    • "Factura Client", "Factura Furnizor":

• • • • Bon Fiscal - indică faptul că documentul este un bon fiscal (relevant pentru Declarația 394);

        • dacă se bifează vor fi disponibile pe facturi câmpurile "Nr. Bonuri Fiscale" și "Nr. Casă de marcat" (după completarea master-ului facturii și apăsarea butonului de "Save");

• • Return Transaction - se bifează dacă documentele de acest tip reprezintă o tranzacție de retur;

    • Atenție: bifa trebuie pusă pe tipurile de document utilizate pentru retur: AP Credit Memo și AR Credit Memo!

• Tranzacție Vânzare - indică dacă documentele de acest tip reprezintă o tranzacție de vânzare sau achiziție;

• Scadențar Obligatoriu - se bifează dacă, pentru documentele de acest tip, trebuie definit un scadențar;

• Creează Document Oglinda - indică faptul că pe baza acestui tip de documente se pot genera documente oglindă;

• Document Oglindă Implicit - indică faptul că acest tip de documente poate fi folosit pentru documente oglindă;

• Document Numerotat - indică faptul că acest tip de documente folosește secvențe de numerotare.

  •  Tab-ul Secvență Document va fi accesibil dacă se bifează "Document numerotat";

• Secvență Document - secvența de numerotare utilizată pentru acest tip de documente, indiferent de societate;

• Format Tipărire - formatul de tipărire implicit pentru acest tip de documente;

• Nr Copii (informativ) - numărul de copii necesar la emiterea documentului;

• Necesită atașamente - dacă se bifează, pe tipul de document devine obligatorie adăugarea de atașamente; este utilă pentru condiționarea afișărilor în funcție de necesitate. Se poate utiliza pe ferestre customizate în definirea de condiții pentru Logică Afișare, împreună cu bifa ''IsHasAttachments'';

• Copiere atașamente de pe documentul sursă - dacă se bifează pe tipul de document, fișierele atașate pe documentul sursă se vor prelua la generarea documentului;

• Convertește e-Factura în RON - se folosește atunci când se dorește ca indiferent de valuta în care s-a întocmit factura, tipărirea și transmiterea acesteia să fie în RON complet

Începând cu v17.12 documentele asociate recepțiilor se pot stabili la nivel de tip document.

Începând cu v17.11 in tabul "Secventă Document" se pot aloca diferite formate de tiparire implicite (aferente unui tip de document) pentru fiecare societate in parte, asemanător cu secventa de numerotare. Astfel, documentele de acel tip de pe societatea respectivă vor fi printate folosind formatul selectat.

Secvență Numerotare

Secvențele de numerotare (carnete documente) se utilizează pentru numerotarea implicită a documentului. După introducerea unui document, la salvarea acestuia, dacă în câmpul Nr Document nu s-a introdus manual nici o valoare, sistemul va genera automat un număr, conform secvenței de numerotare.

Secvențele de numerotare se definesc în fereastra Numerotare documente, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri

• Denumire, Descriere - denumire și descriere relevantă pentru secvența de numerotare;

  • Gapless (mărește semnificativ timpul de procesare) - garanteaza ca nu se va sari nici un numar din secventa de numerotare la generarea unui numar de document;

    • Atentie: Niciodata NU va rezulta urmatoarea situatie: sunt inregistrate facturile 1,2,3,5,6 atunci urmatorul numar va fi implicit 4.

• Auto Numerotare:

  • "bifat"

    • Nr Următor = "Număr de pe ultimul document" + Increment;

    • Utilizat Pentru ID Înregistrare - dacă se bifează, numărul documentului va fi utilizat ca și ID unic pentru înregistrare în tabela aferentă (nu este recomandat);

    • "debifat" -> Format Valoare - regulă de formatare la care trebuie să adere numărul documentului. Pot fi variabile, valori fixe, caractere alfanumerice etc.

• Prefix, Sufix - text adăugat înainte și respectiv după secvența de numerotare pentru a forma numărul documentului;

• Unicitate Număr Document - sistemul verifică și previne existența dublurilor când se introduce un număr de document;

Pentru un tip de document, asocierea secvențelor cu societatea se realizează în tab-ul Secvențe documente, din fereastra Documente (Tipuri). Pentru tipurile de documente care au tip document bază: Sales Order, Purchase Order, Purchase Order Services, Material Receipt, Material Delivery sau Services Receipt, se pot defini carnete de documente la nivel de gestiune.

La folosirea tipului de document cu secvențe definite, documentul va fi numerotat funcție de secvența asociată societății/gestiunii emitente. Când se adaugă/șterg secvențe pe tip document și societate trebuie:

• dat resetare cache pe server din meniul Unelte pentru ca aplicația să folosească noile secvențe;

• rulat procesul "Resetare Cache Secvențe" indicând tipul de document pentru care se dorește resetarea.

Începând cu v15.05, procesul "Resetare Cache Secvențe" se mai poate folosi și în situațiile în care, de exemplu, în urma unui import de documente, se consumă numere de document din secvența indicată pe tipul de document respectiv. În acest caz, la revenirea la introducerea manuală pentru documentul respectiv, sistemul va răspunde cu un mesaj de gen "Număr document duplicat", deoarece secvența a rămas în memorie la un anumit număr, iar între timp importul a consumat numerele respective. Pentru a resincroniza numerele se va apela la procesul "Resetare Cache Secvențe", pentru tipul de document în cauză, după care operarea manuală poate continua în mod obișnuit.

Centralizatoare

Centralizatoarele reprezintă categorii pentru documente din care rezultă tranzacții contabile (ex. Facturi Furnizori, Recepții etc). Acestea pot fi utilizate pentru grupări sau pentru perfecționarea și rafinarea raportării. Un centralizator poate fi asociat cu tip de document și va fi asociat automat cu toate tranzacțiile contabile generate de documente de acel tip.

Centralizatoarele se definesc în fereastra Centralizatoare, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere - denumire și descriere relevantă pentru înregistrare;

• Tip Categorie - se utilizează pentru a indica tipurile de documente pentru care va fi utilizat centralizatorul: 

  • • "document" - documente operaționale (e.g. facturi, recepții)

• • "manual" - note contabile;

  • "import"

  • "system generated" 

  • Implicit - se bifează dacă acest centralizator este folosit ca și valoare implicită pentru tranzacții contabile.

Procese

Verificare Tipuri Documente

Procesul verifică dacă există un tip document pentru fiecare document de bază și crează perioadele de control pentru toate tipurile de documente în calendarul contabil.

Redeschidere Document

Procesul localizat în meniul Contabilitate -> Control se utilizează pentru a schimba starea unui document din "Închis" în "Finalizat". Parametrii de rulare proces:

• Societate, Tip document bază, Tip document, Data document - filtre de selecție pentru documentele care vor fi redeschise;

• Nr.document - numărul documentului ce urmează a fi redeschis;

• Nota contabilă calup - se bifează în cazul în care trebuie redeschisă o notă contabilă calup, pentru tip document bază "Note contabilă";

• începând cu v16.12, cand este rulat pentru comenzi, procesul are aceleași efecte ca și Redeschidere Comandă și zerorizează cantitatea de vânzări pierdute;

  • pentru versiuni mai vechi de 16.12, a nu se utiliza acest proces pentru redeschidere comenzi - a se utiliza procesul Redeschidere Comandă. Detalii în Operare Comenzi;

• Obs: pentru tipurile de documente bază care nu au Tip Document și implicit Nr.Document (ex. Extras Cont, Registrul Casă) redeschiderea/căutarea documentelor se va efectua doar după dată.

Procesare Documente în calup 

Procesul este localizat în meniul Contabilitate -> Control. Prin intermediul acestui proces se poate realiza modificarea stării pentru un calup de documente. Prin intermediul filtrului ”Stare document” se va selecta starea în care se regăsesc documentele respective, în timp ce în câmpul ”Acțiune Document” se va indica starea în care se dorește să ajungă setul de documente selectat. Calupul de documente ce vor fi procesate se determină folosind celelalte filtre puse la dispoziție.