044. Extensie - WorkFlow App
Socrate WorkFlow App - este aplicația mobilă, extensie nativă a SocrateCloud ERP&CRM, prin intermediul căreia utilizatorii, (de obicei managerii sau supervizorii), pot aproba sau respinge documentele care le sunt alocate în conformitate cu regulile stabile în cadrul companiei. Regulile se stabilesc prin definiția fluxurilor de procesare a documentelor, pentru fiecare tip de document în parte. Pentru mai multe detalii despre configurarea fluxurilor vă rugăm să consultați cap. 2.12. Fluxuri.
Aplicația poate fi folosită dintr-un browser, atât de pe calculator cât și de pe un dispozitiv mobil (telefon, tabletă), indiferent de sistemul de operare (Android, IOS, Windows etc).
Funcționalitățile oferite sunt următoarele:
consultarea documentelor alocate spre aprobare;
consultarea istoricului fluxului unui document;
aprobarea documentelor, individual sau în calup;
respingerea documentelor, individual sau în calup;
redirectarea unui document către un alt aprobator.
Fluxul de procesare al informațiilor este detaliat în diagrama următoare:
Etapele necesare activării aplicației
Pentru a putea utiliza de această aplicație, beneficiarii sistemului SocrateCloud ERP&CRM trebuie să parcurgă următoarele etape:
Setup funcțional
toți utilizatorii care trebuie să folosească aplicația trebuie să primească acces la metodele API utilizate de către aceasta în comunicarea cu SocrateCloud. Accesul se acordă de către administratorul de aplicație al beneficiarului. Accesul se configurează în fereastra ”Gestiune Roluri” astfel:
se poate acorda acces complet la toate metodele API - prin setarea bifei ”Acces full API”, sau
se poate acorda acces limitat, doar la metodele necesare aplicației, și anume:
setări utilizatori:
se verifică rolurile utilizatorilor aprobatori să fie setate cu drepturi de aprobare;
pentru ca un rol să aibă drepturi de aprobare, este necesar ca în fereastra ‘Gestiune Roluri’, secțiunea ‘Workflow’, să fie completat câmpul ‘Limită aprobare’ cu valoare mai mare decât 0
în funcție de necesități, se stabilesc supervizorii pentru fiecare rol, societate și utilizator din sistem;
se verifică accesul la societăți al rolurilor de aprobatori;
rolurile aprobatorilor trebuie să aibă acces la societățile documentelor;
Atenție! Procesul de aprobare nu ține cont de bifa ‘Acces toate Soc’ de la nivelul rolului.
se verifică corectitudinea înregistrărilor la nivel de utilizatori (adrese de email valide).
se pleacă de la premiza că setup-ul pentru fluxuri este deja implementat și că aprobările se efectuează deja prin interfața web SocrateCloud
în caz contrar trebuie realizat setup-ul complet așa cum este descris în cap. 2.12. Fluxuri (independent de aplicația prin care se vor efectua aprobările).
În SocrateCloud, fereastra ‘Fluxuri’ - conține lista completă de fluxuri predefinite și permite gestionarea acestora.
Asupra fluxurilor de mai sus se poate interveni pentru a se introduce noduri (pași) de aprobare.
Toate fluxurile de tip document conțin patru noduri standard ce nu pot fi editate: Start, DocPrepare, DocComplete, DocAuto.
Dacă supervizorul determinat nu are drepturi de aprobare -> fluxul se lasă suspendat la acest user (adminul va da drepturi ulterior).
Pentru toate nodurile adăugate este obligatorie alegerea tipului "User maintained", astfel încât aceste modificări să nu se piardă în procesul de migrare la o versiune nouă.
La nivelul tranzacțiilor de pe noduri, fluxurile de tip aprobare trebuie să fie marcate cu bifa ‘Std User Workflow’ = ‘D’.
pentru ca în aplicație să fie vizibilă poza documentului, este necesar ca în SocrateCloud pe tipul de document să existe un format de tipărire.
Vor fi vizibile doar documentele:
active
neprocesate (în SocrateCloud, fereastra documentului -> ‘Procesare document’ = ‘Finalizează’)
cu fluxul aflat în starea ‘Suspendat’ (în SocrateCloud, fereastra ‘Procese flux’ - se poate accesa și de la iconul 'Flux de lucru' din fereastra documentului - câmpul ‘Stare flux’
În procesul de aprobare din aplicația mobilă va fi vizibil orice document din SocrateCloud care are setat un flux de aprobare, însă în secțiunea de rapoarte și filtre sunt disponibile doar documentele care în SocrateCloud au unul din tipurile de document de bază:
Sales Order = Comandă Client
Material Physical Inventory = Intrări/Ieşiri Stocuri
Purchase Order = Comandă Furnizor
Purchase Order Services = Comandă Furnizor - Servicii
Vendor RMA = Comandă Furnizor RMA (RMA = retur marfă)
Purchase Requisition = Necesar de Aprovizionare
Time Expense = Decont
Dacă în SocrateCloud sunt definite mai multe documente cu același tip de documente de bază, în aplicația de aprobări, la secțiunea Raport și Filtre, vor fi vizibile toate aceste documente.
În Rapoarte și Filtre este preluată denumirea tipului de document definit în SocrateCloud.
Fluxul detaliat - operațiuni și roluri
Operațiunea
Introducere documente primare în conformitate cu regulile interne aplicabile companiei
Lansează ”Finalizarea” documentelor introduse
Generare flux procesare document (funcție de setup-ul specific fiecărui tip de document în parte, cu aplicarea tuturor condițiilor implementate)
Notificare e-mail pentru documentele nou alocate spre aprobare către responsabilul desemnat
Așteaptă acțiunea (răspunsul) aprobatorului desemnat
Accesează aplicația Socrate Workflow App (și o descarcă pe telefon): https://aprobari.socratecloud.com/#/login
Login (deocamdată cu mail + parolă)
Utilizator
X
X
I
Manager
Supervizor
Robot
Sistem
cu aceleași credențiale ca și pentru accesul în Socratecloud
I
X
X
X
X
X
X
X
X
I
X
X
X
X
X
Selectează rolul asignat:
exact la fel ca și când se intră în SocrateCloud
dacă are un singur rol, se alege automat (nici nu se mai vede acest pas)
Setează parametri doriți (iconița cu 3 linii, stânga sus / settings)
limba: Ro sau En
de aici se poate schimba parola
Atenție! Schimbarea parolei în aplicația WorkFlow conduce în mod automat la schimbarea parolei și pentru logarea în SocrateCloud (pentru utilizatorii care au drepturi de accesare SocrateCloud).
Vizualizează documentele care îi sunt alocate spre aprobare:
caută - după număr document
selectează un document sau mai multe
aprobă, respinge sau redirecționează
redirecționarea se face către un alt aprobator (aprobatorul care face redirecționarea nu va mai fi în procesul de aprobare al documentului selectat)
Vizualizează conținutul unui document selectat
aprobă, respinge sau redirecționează documentul vizualizat
Vizualizează istoricul fluxului documentului selectat
Filtrează documentele pe care dorește să le proceseze, după:
termen limită
data primirii
prioritate
filtrul funcționează doar pentru documentele care au câmpul ‘Prioritate’ completat. Documentele care nu au completat/nu au deloc acest câmp, la filtrare vor fi eliminate.
Consultă raportul de activitate
Notificări e-mail pentru documentele aprobate, respinse, redirectate, escaladate sau trecute în așteptarea aprobării pe următorul nivel de aprobare
Procesare automată documente în funcție de răspunsurile primite pe flux (aprobare / respingere)