044. Extensie - WorkFlow App

Etapele necesare activării aplicației

Pentru a putea utiliza de această aplicație, beneficiarii sistemului SocrateCloud ERP&CRM trebuie să parcurgă următoarele etape:

Setup funcțional

1. toți utilizatorii care trebuie să folosească aplicația trebuie să primească acces la metodele API utilizate de către aceasta în comunicarea cu SocrateCloud. Accesul se acordă de către administratorul de aplicație al beneficiarului. Accesul se configurează în fereastra ”Gestiune Roluri” astfel:

   • se poate acorda acces complet la toate metodele API - prin setarea bifei ”Acces full API”, sau

   • se poate acorda acces limitat, doar la metodele necesare aplicației

• 1. setări utilizatori:

• • se verifică rolurile utilizatorilor aprobatori să fie setate cu drepturi de aprobare;

    • pentru ca un rol să aibă drepturi de aprobare, este necesar ca în fereastra ‘Gestiune Roluri’, secțiunea ‘Workflow’, să fie completat câmpul ‘Limită aprobare’ cu  valoare mai mare decât 0

  • în funcție de necesități, se stabilesc supervizorii pentru fiecare rol, societate și utilizator din sistem;

  • se verifică accesul la societăți al rolurilor de aprobatori;

    • rolurile aprobatorilor trebuie să aibă acces la societățile documentelor;

    • Atenție! Procesul de aprobare nu ține cont de bifa ‘Acces toate Soc’ de la nivelul rolului.

  • se verifică corectitudinea înregistrărilor la nivel de utilizatori (adrese de email valide).

• 1. se pleacă de la premiza că setup-ul pentru fluxuri este deja implementat și că aprobările se efectuează deja prin interfața web SocrateCloud

     • în caz contrar trebuie realizat setup-ul complet așa cum este descris în cap. 2.12. Fluxuri (independent de aplicația prin care se vor efectua aprobările).

       • În SocrateCloud, fereastra ‘Fluxuri’ - conține lista completă de fluxuri predefinite și permite gestionarea acestora.

       • Asupra fluxurilor de mai sus se poate interveni pentru a se introduce noduri (pași) de aprobare.

       • Toate fluxurile de tip document conțin patru noduri standard ce nu pot fi editate: Start, DocPrepare, DocComplete, DocAuto.

       • Dacă supervizorul determinat nu are drepturi de aprobare -> fluxul se lasă suspendat la acest user (adminul va da drepturi ulterior).

       • Pentru toate nodurile adăugate este obligatorie alegerea tipului "User maintained", astfel încât aceste modificări să nu se piardă în procesul de migrare la o versiune nouă.

       • La nivelul tranzacțiilor de pe noduri, fluxurile de tip aprobare trebuie să fie marcate cu bifa ‘Std User Workflow’ = ‘D’.

• • pentru ca în aplicație să fie vizibilă poza documentului, este necesar ca în SocrateCloud pe tipul de document să existe un format de tipărire. 

• Vor fi vizibile doar documentele:

  • • active 

    • neprocesate (în SocrateCloud, fereastra documentului -> ‘Procesare document’ = ‘Finalizează’) 

    • cu fluxul aflat în starea ‘Suspendat’ (în SocrateCloud, fereastra ‘Procese flux’ - se poate accesa și de la iconul 'Flux de lucru' din fereastra documentului - câmpul ‘Stare flux’

• • În procesul de aprobare din aplicația mobilă va fi vizibil orice document din SocrateCloud care are setat un flux de aprobare, însă în secțiunea de rapoarte și filtre sunt disponibile doar documentele care în SocrateCloud au unul din tipurile de document de bază:

    • Sales Order = Comandă Client

    • Material Physical Inventory = Intrări/Ieşiri Stocuri

    • Purchase Order = Comandă Furnizor

    • Purchase Order Services = Comandă Furnizor - Servicii

    • Vendor RMA = Comandă Furnizor RMA (RMA = retur marfă)

    • Purchase Requisition = Necesar de Aprovizionare

    • Time Expense = Decont

  • Dacă în SocrateCloud sunt definite mai multe documente cu același tip de documente de bază, în aplicația de aprobări, la secțiunea Raport și Filtre, vor fi vizibile toate aceste documente.

  • În Rapoarte și Filtre este preluată denumirea tipului de document definit în SocrateCloud.

Fluxul detaliat - operațiuni și roluri