11.02. Încasări și Plăți

Introducere Încasări / Plăti

Fereastra Încasări și Plăți, localizată în meniul Trezorerie, se folosește pentru a înregistra tranzacții bancare (plăți sau încasări) în SocrateCloud. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate, Titular

• Tipul Documentului - indică tipul tranzacției:

  • "Plată" - plați efectuate de societate către terți sau conturi de cheltuieli;

  • "Încasare" - plați efectuate de terți (clienți) către societate;

• Încasare (întreținut de sistem) - se bifează dacă tipul documentului este de încasare;

• Nr. Document

• Contul bancar - contul bancar unde se înregistrează încasarea/plata;

  • în vederea ușurării modului de operare a efectelor comerciale, când contul bancar nu se cunoaște cu precizie de la momentul primirii efectului, am lăsat posibilă modificarea contului bancar de pe încasare/plată și după finalizarea documentului. Această operațiune vine și cu o atenționare, întrucât, după orice modificare a contului bancar va trebui să re-postați documentul în contabilitate !!! (pentru că pot exista modificări ale conturilor de tranzit indicate pentru contul bancar modificat pe document);

  • modificarea contului bancar se poate face atât timp cât plata/încasarea nu a ajuns pe o linie de extras de cont.

• Data Tranzacție - data în care s-a înregistrat plata;

• Data Contabilă - data utilizată pentru tranzacțiile contabile generate în urma transferului în contabilitate;

• Metoda De Plată - indică tipul documentului de plată (Credit Card, OP, Cec):

  • CEC/BO - se selectează pentru a înregistra plăți prin efecte comerciale:

    • Nr. Rută - număr rutare;

      • Nr. Cont - indică numărul de cont alocat;

      • Nr. Cec - indică numărul de pe CEC;

    • Micr - o combinație formată din numărul de rutare, numărul contului și numărul cec-ului (utilizat de către bancă pentru procesare);

    • Data Scadentă - data scadentă de pe CEC;

    • Deposition Date - data depunerii CEC-ului

      • Detalii în Efecte Comerciale;

  • Credit Card - se selectează pentru a înregistra plăți prin card de credit:

    • Credit Card - tipul de card folosit;

    • Tip Tranzacție - se selectează din listă un tip generic pentru tranzacții cu cardul;

    • Număr - numărului credit cardului, fără spatii;

    • Cod Verificare - codul de verificare de pe credit card;

    • Luna expirare, An expirare - data în care expiră cardul de credit;

    • Denumire cont - denumirea cardului sau denumirea deținătorului de card;

    • Ordin de plată - se selectează pentru a înregistra plăți prin transfer bancar:

    • Număr de rutare

    • Numărul de cont - în funcție de tipul tranzacției (încasare sau plată) reprezintă numărul alocat contului sursă sau respectiv, destinație;

    • Tichet Cadou - se selectează pentru a înregistra plăți prin tichet cadou;

    • Tichet Cadou - se selectează tipul tichetului cadou, definit în fereastra Tichet Cadou, localizată în meniul Trezorerie;

    • Nr Tichet - numărul/codul de pe tichet;

  • Direct Debit (neimplementat in versiunea curentă) - se selectează pentru a înregistra plăți prin direct debit;

• Categorii Capex-Opex, Subcategorii Capex-Opex

• Descriere

• Acces Online (neimplementat in versiunea curentă) - dacă se bifează, plata poate procesată printr-o aplicație web. Vor fi afișate câmpuri suplimentare, utilizate pentru procesarea plății;

Secțiunea Terț:

• Terț - terțul pentru care se înregistrează plata;

• Comandă, Obligație de Plată, Factură, Redevențe, Diverse - documentul sau un tipul de cheltuială cu care se conciliază plata;

  • în fereastra care se deschide se pot alege documentele care nu sunt integral încasate/plătite. Dacă facturile prezintă scadențe multiple, atunci aceste facturi vor fi prezentate detaliat pentru fiecare scadență în parte chiar dacă unele dintre acesta au fost stinse, aici fiind vorba doar de selecția facturii! Separat, în câmpul de mai jos, se vor putea selecta scadențele efectiv;

    • începând cu versiunea 21.03, în câmpul Comandă devin disponibile pentru selecție și comenzile de tip “Comandă Preplătită - Standard” cu stare “Așteaptă Plată” și "Finalizată" și de tip "Comandă pe Credit” cu stare “În Pregătire”. La aceste încasări se va pune bifa de “Plată Avans”;

• Titlu Executoriu

• Proces/buton ”Import desfășurător plăți asigurator'' - apelabil doar de pe încasările finalizate. Funcționalitatea acestui proces necesită ca pe Facturile Client să fie trecută informația despre asigurator în câmpul ''Intermediar'' și informația despre dosarul de daună în câmpul ''Nr Trasabilitate''. Fișierul necesar pentru import conține detalierea plăților respective.  În urma rulării procesului se generează următoarele: 

  • • Relații Terți pentru Terț = Client Factură și Terț = Intermediar Factură 

    • Alocările necesare între Încasare și toate facturile indicate în fișier prin intermediul Nr. dosar asigurator (Nr. trasabilitate de pe factură) 

• Scadența Comandă, Scadența Obligație de plată, Scadența Factură - se selectează scadența de pe document pentru care se dorește înregistrarea încasării/plății;

  • • se afișează doar scadențele care mai sunt în sold

• Proiect, Activitate, Angajat, Contract etc - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

    Obs. Începând cu versiunea 19.08 în secțiunea referințe este disponibiă și dimensiunea contabilă "Contract", cu mențiunea că pot fi selectate numai contracte aferente terțului pe care se înregistraza plata/ încasarea.

• Serviciu Curierat, Nr. Trasabilitate - informații despre curier, afișate dacă plata a fost importată din aplicația integrată de curierat;

• Rând Extras Cont - indică rândul de extras de cont pe care apare plata;

  • • Obs: rândul este afișat chiar dacă extrasul a fost anulat și va fi actualizat după plata este legată de un alt extras;

Secțiunea Valori - dacă se selectează un document în secțiunea Referințe, câmpurile vor fi populate automat cu informațiile de pe document. Este permisă introducerea de tranzacții multi valută (e.g factura poate fi într-o valută, iar plata în altă valută);

• Valoare Plată - valoarea totală a plății

• Valuta - se autocompletează după următoarele reguli:

  • pentru încasări - se aduce valuta de facturare din definiţia terţului selectat (fereastra Terţi, tab Client) - v15.07;

  • pentru plăţi - se aduce valuta de bază;

  • în ambele situaţii valuta poate fi modificată manual de către operator.

• Valoare Discount - valoarea discount-ului pentru plată. În cazul în care au fost definite discount-uri în funcție de termenul de plată de pe factură/comandă, iar data plații se încadrează în termenul de plată stabilit, atunci discountul va fi completat automat ;

  • Valoare Diferență - se introduce diferența dintre valoarea documentului de conciliat și valoarea plății. Diferența nu va putea fi conciliată ulterior și nu intră în categoria de discount;

• Plăți nealocate/Parțiale - se bifează pentru indica faptul că plata este nealocata sau parțială, după care se completează diferența dintre plată și documentul conciliat în câmpul cu același nume:

  • Plățile nealocate (supra-alocate) se introduc cu valoare negativă și permit efectuarea plății peste valoarea documentului conciliat. Acest lucru va inversa valoarea soldului pentru documentul respectiv;

  • Plățile parțiale au valoare pozitivă și reprezintă diferența dintre plată și valoarea documentului conciliat care nu va fi conciliată. Aceasta poate fi conciliată ulterior cu o altă factură;\

Secțiunea Referințe:

• • conține informații despre dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

• Serviciu Curierat, Nr Trasabilitate - se completează automat pe încasările importate de la curieri. Detalii în Integrare Curieri;

Secțiunea Stare:

• Stare document - indică starea curentă a documentului. Starea inițială pentru o plată este "Drafted";

• Buton Acțiune Document - se utilizează pentru modificarea stării documentului:

  • "Finalizează" -> Stare Document: "Finalizat" - plata își va produce efectele în sistem;

  • "Anulare" / "Storno - Corect" -> Stare Document: "Anulat" / "Stornat":

    • se generează automat o plată cu semn schimbat și aceeași dată tranzacție şi dată contabilă ca şi documentul original (anulare) sau cu data tranzacție şi data contabilă = data curentă (storno) și cu starea document "Stornat";

    • dacă există concilieri, acestea sunt anulate/stornate automat de către sistem, iar concilierile pereche generate sunt legate automat de către sistem de plata pereche generată în urma anulării/stornării;

    • Incepând cu versiunea 20.03 se poate realiza stornarea/anularea documentelor de încasare/plată aferentă facturilor de client/furnizor cu TVA la încasare atâta timp cât nu sunt legate de un extras de cont.

• OBS : Plățile care sunt prinse într-un calcul de redevenţe nu se pot anula : în urma generării procesului de anulare va apărea mesajul "Nu se poate anula acest document deoarece este prins într-o redevenţă"

  • "Închide" -> Stare Document: "Închis" - determină închiderea definitivă a a documentului de plată;

• Self Service - indică faptul că plata a fost înregistrată prin intermediul WebStore;

• Proces/buton ”Generează Factură Proformă” - apelabil de pe Plățile care au bifa ”Avans” și care au o COF pe master sau mai multe pe tabul ”Conciliază”.

  • • tip document - se indică tipul de document de FF cu bază ”Proforma Furnizor”;

    • divers - se alege divers de “Avans” marcat cu bifa ”ProForma”;

  • Procesul genereză o singură factură furnizor de avans al cărei conținut are atâtea linii câte COF-uri a avut în conciliere plata respectivă:

• dacă plata are COF pe master (una singură), atunci rezultă o singură linie pe FF. În acest caz pe factură se va prelua societatea comenzii (utilă pentru operarea multi-societate).

• dacă plata are multiple COF în tabul ”Conciliază”, atunci rezultă câte o linie pentru fiecare COF în parte cu valoarea conciliată aferentă. În acest caz pe factură se va prelua societatea de pe plată (utilă pentru operarea multi-societate).

• liniile rezultate păstrează legătura cu COF sursă pentru a putea fi aduse apoi pe factura furnizor finală

• se generează și legăturile necesare în fereastra ”Facturi Proforme” și se completează legătura cu indicația liniei de pe proformă

• • Procesul generează alocarea între factura proformă furnizor obținută și plată, cu conținut detaliat pe fiecare pereche COF/FF în parte, cu sumele conform tabului ”Conciliază” 

  • Limitare: în această versiune NU tratăm cazurile de stingere parțială! (acum se sting avansurile doar în valoare totală)

Procesul Stornare Plată / Încasare la Data, localizat în Meniul Trezorerie, permite efectuarea unei operațiuni de stornare, la care utilizatorul poate indica data la care să se genereze documentul storno. 

Documentul ține cont de limita de credit stabilită pentru un client, atunci când un client este și furnizor. Detalii în Terți. 

Când creditul clientului ajunge în starea Credit Stop și se dorește a se face o plată către acel terț, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare plata poate fi:

• Finalizată - se selectează după ce se soluționează starea creditului;

• Anulată - se selectează pentru anularea plătii;

Conciliere Facturi Multiple

Tab-ul Conciliază din fereastra Încasări și Plăți se utilizează pentru a concilia facturi multiple. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Plată - referință către plata pentru care se realizează concilierea;

• Factură - se selectează o factură. La selectarea facturii sunt afișate automat valoarea și discountul;

• Val Factură - afișează valoarea soldului de pe factura selectată;

• Valoare - valoarea de plată alocată;

• Valoare Discount - valoarea discount-ului pentru plată;

• Valoare Diferențe - această valoare nu va putea fi conciliată ulterior și nu intră în categoria de discount;

• Plați nealocate/parțiale - diferența dintre valoarea facturii și valoarea de plată alocată;

Secțiunea Referințe:

• Val Rămasă - afișează valoarea plății nealocată încă, ținând cont de toate înregistrările din acest tab. Dacă valoarea rămasă este negativă, plata nu va putea fi finalizată. Dacă valoarea rămasă este pozitivă, plata poate fi conciliată cu o altă factură;

• Detaliu Alocare - referință către alocarea plată-factură generate în urma procesării plații;

Observații: 

• Nu se pot introduce înregistrări în acest tab dacă plata a fost deja conciliată folosind secțiunea Referințe, din fereastra Încasări și Plăți;

• Tab-ul este disponibil doar dacă s-a selectat opțiunea Afișează taburi avansate, în fereastra Preferințe Utilizator;

• nu se pot concilia manual facturi furnizor cu scadenţe. În cazul acestora concilierea se va realiza doar din ecranul de Alocări plăţi-facturi.

• Dacă se face înregistrarea unei plăți în avans și alocare la comandă furnizor (una sau mai multe) se pot introduce în tab-ul ”Conciliază” una sau mai multe înregistrări cu completarea COF dorită, dar doar dacă nu s-a indicat deja o COF pe master. La salvare, pe aceste plăți se va pune automat bifa ”Avans”.

Consecințe Contabile

După finalizarea plătii va apărea butonul Netransferat, utilizat pentru a face transferul în contabilitate.

Mai jos se găsesc tranzacțiile contabile generate din încasări și plăți:

• • Încasare:

    • Debit: Cont bancă

    • Credit: Numerar neconciliat

  • Plată:

    • Debit: Efecte de Întocmit

    • Credit: Cont Bancă

  • Încasare comenzi preplătite:

    • Debit: Cont bancă

    • Credit: Clienți în avans

Obs: Contul setat la nivel de Încasări neconcilate/Efecte sau Plăți neconciliate / Efecte se aplică cu prioritate numai dacă la nivel de terț nu este setat un alt cont.

Reguli de prioritate cont Încasări neconcilate/Efecte sau Plăți neconciliate / Efecte:

• • Setup la nivel de terț (cont diferit de cel de pe setup contabil la nivel de Cont bancar și Scheme contabile) - are prioritate

  • Setup la nivel de cont bancar, diferit de cel implicit de pe Schema contabila (daca la nivel de tert nu este setat nici un cont atunci se aplica cu prioritate cel de la punctul anterior)

  • Setup la nivel de schemă contabilă - prioritate dacă la nivel de terț nu avem nici un cont setat și cel setat la nivel de Cont bancar coincide cu cel de pe Schema contabilă

Efecte Comerciale (CEC / BO)

Înregistrarea efectelor comerciale acordate sau primite, de tip CEC sau Bilet la Ordin (BO) se operează în SocrateCloud în fereastra Încasări şi plăţi, din meniul Trezorerie.

Trezorerie -> Încasări şi plăţi - se apasă butonul Înregistrare nouă, pentru adăugare document nou. Se completează următoarele:

• Tab Incasări şi Plăţi

  • Societate - societatea pentru care se face plata/încasarea

  • Cont bancar - contul bancar (iban-ul) de unde se dispune plata/încasarea

  • Nr.document - se adaugă manual sau va fi alocat automat de către  sistem

  • Tip Document - se selectează din listă: Plată sau Încasare

  • Data tranzacţie = Data contabilă - Data primirii sau emiterii efectului comercial

  • Descriere - opţional, explicaţie aferentă tranzacţiei

  • Terţ - Furnizorul/Clientul către care s-a dispus plata sau de la care s-a încasat efectul

  • Valoare plată - valoarea documentului de plată/încasare

  • Metodă plată = Cec/BO care va activa campurile 

    • Număr cec: se completează cu numărul filei cec

    • Data scadenţă: data scadenţei efectului

    • Data depunere: data depunerii la bancă (data decontării pe extras).

Dacă se plateşte integral o singură factură, în câmpul Factură se selectează din Info Facturi factura aferentă (pentru afişare facturi furnizor se debifează Tranzacţie Vânzare, iar pentru afişare facturi client se bifează Tranzacţie vânzare)

• Tabul Conciliază

  • Dacă  se plătesc mai multe facturi parţial/ integral şi acestea sunt introduse în sistem, prin înregistrare nouă, se completează câmpurile:

    • Factură - se apasă săgeata pentru a deschide Info Facturi si se selecteaza factura aferentă prin click pe aceasta

    • Valoare - se va afişa valoarea soldului facturii în limita valorii de plată/încasare, şi aceasta se modifică cu valoarea plătită/încasată pe acea factura şi apoi se salvează detaliul.

    • Valoare Diferenţă - se afişează diferenţa dintre valoarea documentului de plată şi valoarea plătită pe factură, 

    • Plaţi/nealocate parţial - se afişează soldul facturii.

    • Se apasă Înregistrare nouă, pentru a adăuga o nouă conciliere cu o altă factură, pe modelul de mai sus.

    • După introducerea tuturor detaliilor şi implicit acoperirea valorii de plată/încasare, se revine pe Încasări/plăţi şi se apasă butonul Finalizează, se selectează Acţiune Document: Finalizează şi apoi se apasă OK.

Concilierea Plată- Factură se poate realiza şi ulterior finalizării documentului de plată/încasare, din fereastra Alocări Plăţi- Facturi: se alege Terţul şi apoi se selectează plata corespunzătoare şi apoi se bifează factura/facturile ce trebuie conciliate. În cazul în care se stinge parţial soldul facturii, în câmpul Aplicat se trece valoarea corespunzătoare ce se doreşte a fi conciliată şi apoi se apasă butonul Proces (acesta va fi activ doar atunci când valoarea plăţii/încasării va fi egală cu valoarea facturii/facturilor).