17.3. Consum Proiecte

În SocrateCloud, consumurile pe proiecte reprezintă documente care se înregistrează pentru a ține evidența cheltuielilor aferente unui proiect. Procesele și ferestrele prin care se ține evidența consumurilor aferente unui proiect sunt localizate în meniul Project Management -> Consum Articole pe Proiecte. În cadrul unui proiect se pot evidenția:

• Consum Materiale

• Consum Manoperă

• Consum Resurse

Începând cu v15.07, toate consumurile pe proiecte, indiferent de forma de obținere, vor prelua toate referințele (dimensiunile contabile) de pe proiectul sau faza de care sunt legate (de pe care se generează sau pentru care se generează).

Începând cu v16.03 în cazul consumurilor proiecte, la postare, dimensiunile Element 1, 2 se vor completa cu Faza și Subfaza proiectului pe pe care se realizeaza consumul.

Consum pe Proiect - din Detalii Proiect

Procesul Consum pe Proiect - din Detalii Proiect se utilizează pentru înregistrarea consumurilor materiale, aferente detaliilor de proiect introduse pe proiectele cu nivel detaliere "I Proiect", sub formă de deviz estimativ. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Proiect, Detaliu Proiect, Articol, Instanță Set Proprietăți - filtre de selecție pentru liniile de proiect pe baza cărora se vor genera documente de consum;

  • Celulă - celula gestiunii de unde se dă în consum articolul;

• Cantitate Mișcată - se introduce cantitatea care se dă în consum;

  • dacă cantitatea consumată este egală cu cantitatea introdusă pe detaliu proiect, atunci acest câmp nu se completează;

  • dacă cantitatea introdusă în acest câmp este mai mare decât cantitatea introdusă pe detaliu proiect, atunci rezultă mesaj de eroare şi nu se generează  consumul;

• Data Mișcare - data consumului (implicit data curentă);

• Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

  • v15.12 - Admite depăşirea cantităţii planificate - dacă se bifează, procesul admite înregistrarea unui consum cantitativ ce depăşeşte cantitatea planificată pentru detaliul respectiv.

Se apasă Start pentru a genera consumul conform parametrilor selectați. În secțiunea Log vor fi afișate date informative despre consumul generat.

Consum pe Proiect - Linie nouă (proces)

Procesul Consum pe Proiect - Linie nouă se utilizează pentru înregistrarea consumurilor de materiale indiferent de nivelul de detaliere selectat pentru proiect. Procesul permite înregistrarea de consumuri, chiar dacă detaliile de proiect aferente nu au fost introduse încă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Proiect, Faza Proiect, Subfază Proiect - în funcție de nivelul de detaliere, se specifică proiectul, faza și/sau subfaza pentru care se înregistrează consumul;

• Activitate (activity based costing) - dimensiune de analiză pentru consum și pentru linia de proiect generată;

• Articol, Instanta Set Proprietăți, Cantitate Mișcată - articolul care se dă în consum și informațiile aferente;

• Celula - celula gestiunii de unde se dă în consum articolul;

  • Data mișcare  - data consumului (implicit data curentă);

  • Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

Se apasă Start pentru a genera consumul conform parametrilor selectați. În secțiunea Log vor fi afișate date informative despre consumul generat.

Consum pe Proiect - din Recepție

Raportul Consum pe Proiect - din Recepție se utilizează pentru a înregistra consumuri pe proiect pe baza unei recepții de la un furnizor. Articolele de consumat trebuie să fie planificate (adică să fie puse pe linii de proiect).  

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Recepţie - se selectează recepția a cărei detalii urmează a fi date în consum;

• Data mişcare - data consumului (implicit data curentă);

•  Set proprietăți -  consumul se poate genera doar pentru articolele legate de setul de proprietăți indicat ca parametru

• Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

• Creează detaliu proiect 

  • dacă se execută procesul cu bifa setată (”Yes”), atunci procesul caută un detaliu de proiect cu potrivire pe atributele proiect, fază, subfază, articol și activitate sau pe un subset al acestor atribute și dacă găsește o astfel de linie va face o actualizare și înregistrare a consumului. Dacă nu găsește o astfel de linie atunci procesul va genera o linie nouă de proiect și va asocia consumul aferent;

    • dacă se execută procesul cu bifa nesetată (”No”), atunci procesul caută un detaliu de proiect cu potrivire pe atributele proiect, fază, subfază, articol și activitate sau pe un subset al acestor atribute și dacă găsește o astfel de linie va face o actualizare și înregistrare a consumului. Dacă nu găsește o astfel de linie atunci procesul va trece mai departe la procesarea detaliului următor de pe recepție.

Se apasă Start pentru a genera consumul conform parametrilor selectați. În secțiunea Log vor fi afișate date informative despre consumul generat (pentru toate detaliile de pe recepție).

Procesul poate fi apelat și prin adăugare pe nod la nivel de workflow document Recepție.

Atenție!!! Dacă procesul este trecut ca nod pe fluxul recepției, iar utilizatorul care finalizează documentul nu are accces la proces, recepția se va finaliza dar nu se va genera consumul.

Consum Proiecte - din Pontaj

Procesul Consum pe Proiect - din Pontaj se utilizează pentru înregistrarea consumurilor de manoperă, adică cheltuiala aferentă angajaților care lucrează pe un anumit proiect pe baza orelor introduse. După introducerea pontajelor pe o anumită perioadă / proiect și validarea/aprobarea acestora se poate înregistra şi consumul efectiv al orelor pe proiecte. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Societate - dacă se selectează o societate atunci se generează consumuri numai pentru societatea selectată, altfel se generează consumuri pentru toate societățile din pontaj;

• Data - data consumului (implicit data curentă); - data cu care se generează consumurile şi respectiv data până la care se preiau pontajele (inclusiv);

• Articol - este articolul (de tip resursă) prin care se înregistrează consumul de ore evaluate la TCA; este un articol generic "MANOPERĂ", folosit strict pentru înregistrarea manoperei, atât în detaliile proiectului pe o linie aferentă planificării, cât şi mai apoi pentru înscrierea consumului realizat. Dacă această linie cu acest articol nu există în detaliile proiectului, atunci acest proces ceează una (per proiect/fază/subfază). Articolul de tip "Resursă" trebuie să aibă și preț= 0 în lista de prețuri implicită (în cea de pe proiect); Tot articolul va da şi contarea aferentă consumului (contabilitate extrabilanţieră).

• Proiect - proiectul pentru care se realizează consumul. Sunt luate în considerare doar proiectele de tip "Comandă Lucru (job)" sau "Proiect Imobilizare";

• Tip Ore - filtru de selecție pentru tipul de ore pentru care se va genera consumul (ex. Ore Normale sau Ore Suplimentare etc);

  • se vor putea selecta doar acele tipuri de ore care nu au bifa "Fără cost" în definirea acestora. (detalii în Setup HRM)

• Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

• Validare Nivel Detaliere Proiect - se bifează pentru a ţine cont de nivelul de detaliere al proiectelor când se generează consumul (nivelul de detaliere a proiectului poate fi modificat după introducerea pontajelor);

Se apasă Start pentru a genera consumul conform parametrilor selectați. În secțiunea Log vor fi afișate date informative despre consumul generat.

• rularea procesului va genera documente de consum și pentru consumurile realizate anterior, dar care au fost anulate.

  • dacă activitatea este legată de o celulă atunci consumul pe pontaj se facă pe societatea aferenta gestiunii/celulei, iar câmpul celulă de pe consum se completează cu celula aferentă activității. 

  • dacă activitatea nu este legată de nicio celulă atunci consumul se face pe societatea de pontaj, pe celula cu bifa de implicit aferentă gestiunii legate de societate (fereastra Societăți / tab. Info societăți).

  • logica de determinare a dimensiunilor contabile și a costurilor pentru postarea documentului ”Consumuri pe Proiecte” și regula de determinare a societății:

    • a. se ia societatea din gestiunea/celula de pe activitatea din pontaj, cu prioritate, doar dacă activitatea are în definiția ei setată o gestiune/celulă

    • b. dacă activitatea are null pe celulă gestiune, atunci se ia societatea de pe pontaj

    • c. dacă nu este specificată o activitate pe pontaj, atunci se ia societatea de pe pontaj

Consum Proiect - din Decont

Procesul Consum Proiect - din Decont se utilizează pentru înregistrarea consumurilor de manoperă, adică cheltuiala aferentă angajaților care lucrează pe un anumit proiect pe baza deconturilor. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Proiect - proiectul pentru care se realizează consumul;

• Decont - decontul pe baza căruia se va genera consumul;

• Data - data consumului (implicit data curentă);

• Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Creează detaliu proiect 

  • dacă se execută procesul cu bifa setată (”Yes”), atunci procesul caută un detaliu de proiect cu potrivire pe atributele proiect, fază, subfază, articol și activitate sau pe un subset al acestor atribute și dacă găsește o astfel de linie va face o actualizare și înregistrare a consumului. Dacă nu găsește o astfel de linie atunci procesul va genera o linie nouă de proiect și va asocia consumul aferent;

    • dacă se execută procesul cu bifa nesetată (”No”), atunci procesul caută un detaliu de proiect cu potrivire pe atributele proiect, fază, subfază, articol și activitate sau pe un subset al acestor atribute și dacă găsește o astfel de linie va face o actualizare și înregistrare a consumului. Dacă nu găsește o astfel de linie atunci procesul va trece mai departe la procesarea detaliului următor de pe decont.

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

Începând cu versiunea 18.12  consumurile pe proiect generate cu acest proces vor conține valori pentru câmpurile Activitate si Societate TRX, in următoarea ordine:

• • pentru Activitate

    • 1. de pe detaliu de decont

    • 2. daca nu există pe detaliu, de pe proiect completat

  • pentru Societate TRX

    • 1. de pe detaliu de decont

    • 2. dacă nu există pe detaliu decont, atunci se preia de pe proiect

Consum pe Proiect - din Utilaje

Procesul Consum pe Proiect - din Utilaje se utilizează pentru a înregistra, pentru un proiect, consumurile de resurse (cheltuieli aferente utilajelor, sculelor care sunt angajate pe un anumit proiect). După introducerea pontajelor aferente resurselor si validarea/aprobarea lor (detalii în Resurse) se poate înregistra şi consumul efectiv al resurselor pe proiecte. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• • Proiect -  proiectul pentru care se realizează consumul;

• Perioadă - perioada pentru care se generează cheltuielile aferente resurselor angajate pe proiecte;

  • Data Mişcare - data consumului (implicit data curentă);

  • Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

  • Validare Nivel Detaliere Proiect - se bifează pentru a ține cont de nivelul de detaliere al proiectelor când se generează consumul (nivelul de detaliere a proiectului poate fi modificat după introducerea pontajelor);

• Dată Tranzacție Foaie Utilaj/Resursă

Se apasă Start pentru a genera consumul conform parametrilor selectați. În secțiunea Log vor fi afișate date informative despre consumul generat.

Formula de repartizare a costurilor provenite din pontaje:

• manopera = cantitate * sumă (QTY în ore (1,2,3) * preţ articol (lista, std, lim)). Pretul este alocat articolului de tip resursa (Fereastra Resurse->tab Resurse Articole -> tab Preturi). Lista de preturi trebuie sa fie bifata ca implicita

• km = sumă km (1,2,3) * preţ pe km din definirea mijlocului de transport. (campurile Pret su UM din fereastra Mijloace de Transport Detaliate)

Consum pe Proiect - Linie Nouă

Fereastra Consum pe Proiect - Linie Nouă se utilizează pentru a gestiona consumurile înregistrate pe proiect. Este utilă dacă trebuie introduse mai multe înregistrări de consum noi pe același proiect. Pentru proiectul selectat în fereastră, în tab-ul Consumuri se gestionează documentele de consum. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr document, Nr rând, Descriere

• Faza, Subfază Proiect Destinație, Detaliu Proiect - detaliul de proiect pentru care se realizează consumul;

• Articol, Instanță Set Proprietăți - articolul care se dă în consum;

• Data mișcare - data la care se realizează consumul;

  • Celula - celula gestiunii de unde se dă în consum articolul;

• Cantitate introdusă, UM, Cantitate Mișcată - cantitatea care se dă în consum în unitatea de măsură selectată și respectiv, în unitatea de măsură de bază;

• Detaliu Livrare, Detaliu Decont, Time Sheet (menținute de sistem) - indică tipul consumului și afișează informații specifice tipului de consum;

Secțiunea Referințe - dimensiuni contabile de analiză:

• Activitate, Activitate Destinație - activitatea orelor consumate și respectiv, activitatea de pe proiect;

• Societate Trx (departament);

Sectiunea Stare:

• Înregistrare Procesată - indică faptul că documentul de consum a fost procesat;

  • Stare Document - indică starea curentă a documentului;

• Buton Acțiune Document:

  • "Finalizează" -> Stare Document "Finalizat" - generează toate efectele documentului în sistem;

  • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat" - anulează efectele documentului în sistem și împiedică orice altă procesare ulterioară a documentului;

  • "Închide" -> Stare Document "Închis" - determină închiderea definitivă a documentului. Nu va mai putea fi aplicată nici o altă acțiune asupra documentului;

Tab-ul Detalii afișează detaliul de pe proiect pe baza căruia s-a înregistrat consumul.

Consum pe Proiect - din Necesar Aprovizionare (NAP)

Procesul Consum pe Proiect - din NAP se utilizează pentru înregistrarea consumurilor de materiale dintr-un necesar de aprovizionare adăugat pentru un proiect și o fază. Procesul permite înregistrarea de consumuri, chiar dacă detaliile de necesar nu se regăsesc în detaliile de proiect. Este important ca datele de pe liniile necesarului de aprovizionare (proiect, fază, activitate) să se potrivească cu cele de pe proiectul selectat pentru generarea consumurilor. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri:

• Proiect - proiectul pentru care se realizează consumul;

• Tip document - tipul de document definit pentru necesar pentru care se face consumul;

• Necesar - necesarul pe baza caruia se realizează consumul;

• Detaliu necesar - Câmp opțional, dacă este specificat, consumul se va realiza doar pe detaliul ales.

• Cantitate - Câmp opțional (afișat doar dacă se alege un detaliu de ncesar), dacă este completat, consumul se realizează pe cantitatea introdusă;

• Data mișcare - data consumului (implicit data curentă);

• Descriere - va apărea pe documentul de consum generat;

• Acțiune Document - determină starea documentului de consum generat:

  • Nimic - documentul va avea starea "Drafted";

  • Finalizează - documentul va avea starea "Finalizat" și va fi procesat automat;

• Creează detaliu proiect - dacă se bifează, procesul va introduce în detaliile proiectului, liniile din detaliile necesarului selectat;

  • Generează Instanțe - determină dacă pe document se vor genera sau nu instanțe

    • dacă pe necesarul de aprovizionare este completată instanța, aceasta se va păstra pe documentul de consum.

    • dacă pe necesarul de aprovizionare nu este completată instanța, procesul încearcă determinarea instanțelor generate pe baza dimensiunilor contabile (Soc TRX, Proiect, Fază, Subfază, Activitate, Campanie etc).

  • Admite depăşirea cantităţii planificate - câmp opțional (afișat doar dacă se alege un detaliu de necesar în câmpul Detaliu Necesar);

    • dacă se bifează, procesul admite înregistrarea unui consum cantitativ ce depăşeşte cantitatea planificată în proiect pentru detaliul respectiv.

Începând cu versiunea 18.09 a fost efectuate următoarele modificări

• • s-a adăugat legătură între consumul rezultat în urma rulării procesului și Necesarul de aprovizionare din care a fost rulat.

  • rularea procesului se va face ținându-se cont de valoarea din Câmpul Rest de Consumat din detalii NAP, consumul făcându-se în limita acesteia.

  • a fost adăugată condiția ca doar NAP-urile cu Rest de consumat diferit de 0 să fie vizibile și să poată fi selectate la rularea procesului de consum.

  • a fost adăugat subtabul Consumuri pe proiecte la tabul Detalii Necesar, unde sunt vizibile consumurile legate de detaliul de necesar selectat. 

Începând cu versiunea 18.12 consumurile pe proiect generate vor conține valori pentru coloanele Activitate si Societate TRX, in următoarea ordine:

• •  1. de pe detaliu de necesar

  •  2. daca nu există pe detaliu, de pe master de necesar

  •  3. daca nu exista pe master de necesar, de pe masterul proiect completat pe necesar

Vizualizare Consumuri

Fereastra Consumuri pe Proiecte, localizată în meniul Project Management se poate utiliza pentru vizualizarea și actualizarea consumurilor efectuate pe un proiect. Spre deosebire de fereastra Consum pe Proiect - Linie, descrisă mai sus, în fereastra Consumuri pe Proiecte nu se pot adăuga înregistrări noi.

Fereastra Proiecte Detalii Consumuri, localizată în meniul Project Management, se poate utiliza pentru gestionarea consumurilor pe un proiect și permite vizualizarea înregistrărilor de pontaj pe baza cărora s-a generat consumul.

Rapoarte Consum

Raportul Raport Consumuri pe Proiecte se utilizează pentru vizualizarea, în funcție de parametrii selectați, a consumurilor pe proiecte, faze sau subfaze.

Raportul Raport Proiecte Deschise (Consumuri) listează liniile de proiect care nu au cantitățile consumate integral și afișează articolele (materialele, manopera, utilajele) pentru care nu s-au efectuat integral consumurile.