1.6. Tablouri de Bord

Tablourile de bord din SocrateCloud utilizează principiile Kanban, bazate pe o idee relativ simplă, aceea că acțiunile de tip WIP (work in progress) trebuie limitate, iar un nou task nu poate fi început până un altul aflat în WIP nu este finalizat. Tabloul reprezintă aplicarea sistemului de management vizual în cadrul unei companii, ceea ce presupune semnalizarea atingerii condițiilor care pot determina producerea unei situații anormale, astfel încât să fie posibilă aplicarea la timp a unei acțiuni corective. Semnalizarea se face, de obicei, prin folosirea de culori aplicate in funcție de categoria acțiunilor și/sau starea lor.  Următoarele tipuri de înregistrări pot avea stări și se pot afișa pe tablouri de bord distinct sub formă de etichete:

• • documente și/sau detalii de documente: 

    • comenzi client, detalii comenzi client - K-board COC 

    • comenzi furnizor, detalii comenzi furnizor - K-board COF

    • avize de expeditie, detalii avize de expeditie - K-board Avize

  • sesizări - Kanban Board și Calendar Sarcini

  • sarcini - Calendar Sarcini

  • lead-uri - Sales Pipeline

Prezentare Generală

• • Elemente tablou de bord:

    • Bara cu parametri:

      • Linii - opțiune de grupare a etichetelor pe linii, după valoarea acestui parametru;

      • Parametru 1, Parametru 2 - se pot utiliza 2 filtre customizabile pentru a controla ce etichete sunt afișate pe tabloul de bord;

    • Zona de vizualizare - conține etichete, linii și coloane;

      • Etichete - etichetele din tabloul de bord pot reprezenta sesizări, sarcini, lead-uri, comenzi și avize de expeditie;

      • valorile și culorile din stânga și respectiv, dreapta etichetei reprezintă:

        • K-board COC sau COF

          • • în stânga - numărul de zile de la data documentului = cât de veche este comanda;

• • • • • • în dreapta - numărul de zile (contor invers) până la data promisă, care este semaforizat astfel:

            • > 5 zile - verde

            • cuprins în intervalul 0 - 5 - galben

            • < 0 - roșu

• • • • • Avize de Expediție K-board Avize

          • • în stânga - numărul de zile de la data documentului = cât de vechi este avizul de expediție;

• • • • • • în dreapta - numărul de zile (contor invers) până la data încărcării, care este semaforizat astfel:

            • > 5 zile - verde

            • cuprins în intervalul 0 - 5 - galben

            • < 0 - roșu

          • Kanban Board -  începând cu V 20.09 se va ține cont de UM ales pe Tip Sesizare;

            • Contorizare:

              • în stânga - numărul de zile/ore trecute de la înregistrarea sesizării;

            • în dreapta - numărul de zile/ore trecute de la ultima notă de pe sesizare, fără a lua în calcul zilele de sâmbătă și duminică pentru sesizările cu tip definit cu UM = Zi, la cele cu UM = Ora se calculează inclusiv orele din weekend.

          • Semaforizare:

            • • culoare (pentru corpul etichetei) se definește în secțiunea K-Board din fereastra Tipuri Sesizări

              • culoarea din stânga se semaforizare (pentru contorul din stânga) - mai multe detalii în Definiri Sesizari;

              • fereastra Definire Culori Prioritate Sesizări permite setarea culorilor dorite pentru contorul din dreapta, funcție de Prioritatea sesizării (v17.07).

                • Cu versiunea 21.01 s-a corectat funcționalitatea, astfel încât să se țină cont de ce este configurat pe titular. În cazul în care în acestă fereastră nu este configurat nimic, contorul din dreapta va avea culoarea gri, indiferent de prioritatea selectată pe sesizare.

• • • • • Calendar Sarcini

          • • Contorizare:

              • în stânga:

                • pentru tipurile de sesizări care nu sunt ”Sarcină” sau sunt marcate cu ”Nr zile/ore vechime” = Da, se afișează numărul de zile/ore trecute de la înregistrarea sesizării/sarcinii;

                • pentru sarcini (tipuri sesizări cu bifa Sarcină, fără bifa Nr zile/ore vechime) este afișată valoarea trecută în câmpul "Cant. Planificată" (qtyPlan), însă dacă aceasta este 0, contorul din stânga va afișa 1;

              • în dreapta - numărul de zile/ore trecute de la ultima notă de pe sesizare, fără a lua în calcul zilele de sâmbătă și duminică pentru sesizările cu tip definit cu UM = Zi, la cele cu UM = Ora se calculează inclusiv orele din weekend.

            • Semaforizare:

              • în stânga: este gri și se transformă în culoarea roșie doar dacă data curentă este mai mare decât Data următoarei acțiuni sau Data livrare sau Start Plan, în funcție de care câmp este completat;

              • centrul etichetei va prelua culoarea definită pe tipul sesizării/sarcinii,dacă există definită culoare, în caz contrar, acesta va fi alb. în cazul în care sesizarea/sarcina este de prioritate '(A) Urgent', centrul etichetei se va colora în roșu;

              • în partea dreaptă întotdeauna este colorat în gri, aceasta este statică.

• • • • • • Sales Pipeline

            • Contorizare: în partea stângă a etichetei se afișează numărul de zile de la crearea lead-ului, calculând inclusiv zilele de weekend.

            • Semaforizare:

              • în stânga este întotdeauna gri;

              • corpul etichetei preia culoarea definită pe tipul de lead, în caz contrar este alb.

• • • • Coloane - coloanele in care sunt încadrate etichetele indică stările prin care trec înregistrările:

        • valorile din capul coloanei reprezintă:

          • K-board COC, K-board COF, Avize de Expediție K-board Avize - numărul etichetelor din coloană;

          • Kanban Board:

          • numărul de sesizări filtrate / numărul total sesizări din încadrarea respectivă;

          • totalul efortului estimat (cantitate planificată) pentru sesizările afișate în coloana respectivă;

          • Calendar Sarcini, Sales Pipeline

      • Linii - liniile grupează etichetele după proprietatea selectată pentru parametrul Linii;

• Acțiuni disponibile:

  •  Drag&Drop - etichetele se pot muta în cadrul tabloului de bord prin drag&drop:

    • • mutarea trebuie efectuată întotdeauna imediat sub linia delimitatoare superioară a rândului pe care se dorește plasarea etichetei;

• • • eticheta se poate muta atât între linii (reprezentând o alocare) cât și între coloane (reprezentând o modificare de stare): 

      • prin mutarea între coloane, se schimbă automat starea în cea implicită aferentă coloanei;

        • prin mutarea între linii, se schimbă automat proprietatea înregistrării, utilizată pentru gruparea liniilor;

          • e.g. parametru Linii = "Reprezentant "-> prin mutare intre linii, se va schimba reprezentatul de pe înregistrare;

                                            Notă: nu se pot muta între linii dacă pe linie este ales parametrul Terț

• • • Editare - editarea înregistrării reprezentate prin etichetă este posibilă în două moduri:

      • restrâns (minimalist) - se deschide o fereastră cu un număr restrâns de câmpuri. 

        • se obține prin:

          • dublu click pe eticheta înregistrării care se vrea a se edita;

          • mutarea etichetei dintr-o coloana/linie în alta;

        • ferestrele restrânse se pot defini la nivel de titular. Detalii în Înregistrare Nouă;

    • complet - se obține prin click dreapta, selecție Editare, caz în care se deschide fereastra standard de gestiune a înregistrărilor;

      • • la nivel de tip de sesizare se indică fereastra care se deschide pentru editarea sesizarii din tabelul de bord Kanban. Detalii in Definiri Sesizări;

Configurare

1. Se definesc coloanele disponibile din tabloul de bord, in fereastra Stări Kanban;

2. Se definesc stările prin care vor trece înregistrările, in fereastra Stări;

   1. • stările se leagă de coloanele din tabloul de bord prin intermediul câmpului K-board;

      • dacă se selectează, când trece prin aceasta stare, înregistrarea va fi afișata sub forma de etichetă pe tabloul de bord. pe coloana respectivă;

      • dacă nu se selectează, când trece prin aceasta stare, înregistrarea nu va apărea pe tabloul de bord;

      • ulterior stările trebuie alocate unei categorii de stări (vezi pct. 4);

3. Se definește o categorie de stări, din fereastra Categorii Stări; 

• • categoriile fac legătura între stări și tipul de înregistrare pe care se vor putea utiliza:

    • • pentru a fi utilizate pe documente, se selectează tipul de document de bază în câmpul Tip Document Bază. Stările care fac parte dintr-o categorie de stări pot fi selectate pe antet sau pe detalii, în funcție de selecția din câmpul Nivel Aplicare pe Document;

      • pentru a fi utilizate pe sesizari, lead-uri sau sarcini, această categorie trebuie selectată pe tipul de sesizări corespunzător. Detalii in Definiri Sesizări;

• • • tot aici se indică tabloul de bord pe care se vor afișa înregistrările cu această categorie de stări;

• 1. Stările se alocă categoriei de stări:

     • prin intermediul tab-ului Categorii din fereastra Stări;

     • prin intermediul tab-ului Stări din fereastra Categorii Stări;

Mai jos sunt descrise ferestrele de definire utilizate pentru configurarea unui tablou de bord:

Stări Kanban

Coloanele din cadrul unui tablou de bord se definesc în fereastra Stări Kanban din meniul CRM ->Sesizări ->Definiri Sesizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire - numele coloanei așa cum va apărea în tabloul de bord;

• Activă - se bifează pentru a activa coloana;

• Descriere - opțional, se introduce descrierea coloanei;

• Secvență - numărul de ordine al coloanei în tabloul de bord;

• Cod culoare - opțional, codul culorii HEX (http://www.color-hex.com/) utilizata pe fundalul coloanei;

• K-Board - tabloul de bord pe care va apărea aceasta coloana:

  • K-board Sesizări

  • K-board COF

  • K-board COC

    • K-board AC

    • Sales Pipeline

Stări

O înregistrare poate trece prin mai multe stări. Stările disponibile se grupează pe categorii de stări care ulterior sunt asociate unui tip de sesizări sau unui tip de document. O stare poate aparține mai multor categorii de stări. Pentru ca o înregistrare sa fie afișată pe o coloană dintr-un tablou de bord, starea în care se află aceasta trebuie alocată acesteia. Una sau mai multe stări pot fi alocate la aceiași coloana. Stările se definesc in fereastra Stări.. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Comentariu/Ajutor

• Cod Căutare - cod unic de căutare pentru înregistrare, pentru căutări rapide. Dacă se lasă gol, sistemul generează automat un număr;

• Secvența - valoare folosită pentru ordonarea stărilor;

• Implicit - se bifează dacă se dorește utilizarea în mod implicit a stării în lipsa altei reguli;

• Actualizare Web - se bifează dacă se dorește ca utilizatorii de pe WebStore să poată seta aceasta stare pentru o sesizare;

• Actualizare Stare - stare ce va fi setată automat pentru o sesizare când acesta este modificată prin WebStore;

• Zile Timeout - indică numărul de zile de inactivitate a unei sesizări după care va fi actualizată la starea următoare. Dacă nu a fost definită starea următoare, starea sesizării va rămâne neschimbată;

• Stare deschisă - dacă se bifează o sesizare cu această stare trebuie actualizată;

• Stare închisă - o sesizare cu această stare nu va fi marcată ca și închisă, permițând definirea de fluxuri în funcție de această proprietate. De pe o sesizare închisă se vor trimite notificări adiționale. Detalii în Operare Sesizări;

  • • Închis final - dacă se bifează, o sesizare cu această stare nu va mai putea fi actualizată (dacă nu este redeschisă printr-un proces);

• K-State - se selectează o coloană din tabloul de bord pe care va apărea o sesizare cu această stare;

Tab-ul Categorii - se utilizează pentru a gestiona categoriile din care face parte starea;

Tab-ul Status Updates - se utilizează pentru a adăuga reguli de notificare ce se vor folosi atunci când sesizarea ajunge în starea respectivă. Se poate trimite către membrii unui rol sau unui utilizator. Aceste notificări sunt transmise către această listă de utilizatori doar pentru acțiunile cu confidențialitate "Public"!

Categorii Stări

Categoria de stări determină stările (fluxul) prin care poate trece o înregistrare de un anumit tip. Tot cu ajutorul categoriilor de stări se indică dacă înregistrările de un anumit tip vor apărea sau nu pe un tablou de bord (K-board, Sales Pipeline, Sarcini). Se recomandă a se defini categorii de stări diferite pentru fiecare tip de sesizare sau tip de document. O stare poate sa intre în componența uneia sau a mai multor categorii de stări. Categoriile de stări se gestionează în fereastra Categorii Stări Sesizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Comentariu/Ajutor

• Implicit - unde este cazul, aceasta categorie va fi utilizata in mod implicit;

• Tip Document baza - tipul de document pe care vor fi disponibile stările cu aceasta categorie;

• Nivel Aplicare pe Document - stările pot fi disponibile pe antetul documentului sau pe detalii;

• K-board Sesizări - dacă se bifează, sesizările care au aceasta categorie de stări vor apărea pe tabloul de bord Kanban (tabloul de bord specific sesizărilor);

• Sales Pipeline - dacă se bifează, sesizările care au aceasta categorie de stări vor apărea pe tabloul de bord Sales Pipeline (tabloul de bord specific lead-urilor);

• K-board COF - dacă se bifează, documentele cu aceasta categorie vor putea fi vizualizate pe tabloul de bord specific comenzilor furnizor;

• K-board COC - dacă se bifează, documentele cu aceasta categorie vor putea fi vizualizate pe tabloul de bord specific comenzilor client;

• K-board AC - dacă se bifează, documentele cu aceasta categorie vor putea fi vizualizate pe tabloul de bord specific avizelor de expediție;

• External - dacă se bifează, sesizările care au aceasta categorie de stări vor putea fi înregistrate și prelucrate din exterior prin intermediul platformelor de tip WebStore;

În tab-ul Stări Sesizări se adaugă stări categoriei. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Stare - se selectează din listă o stare, definita în fereastra Stări Sesizări;

• Implicit - se bifează pentru a indica starea implicită a sesizărilor care au această categorie de stări.

Stările vor fi ordonate conform secvenței din definirea acestora, ținându-se cont de categoria de stări în care sunt alocate. 

Din versiunea 16.11 această facilitate se extinde și asupra stărilor aferente sesizărilor (K-Board Sesizări și Sales Pipeline)

Tranziții 

Tab-ul Tranziții din fereastra Categorii Stări se utilizează pentru a defini reguli de tranziție intre stări. Tranzițiile determină care sunt stările disponibile atunci când înregistrarea are o stare anume. Prin tranziție între stări se înțelege schimbarea stării unei înregistrări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

Notă: Începand cu versiunea 17.07 a fost introdusă o noua coloana, Stare anterioară ,în tabul Tranziții, valabila pentru COC master si COC detalii astfel

•  COC master: în cazul anulării unei facturi client se poate specifica în ce stare să revină comanda client, această stare fiind procesată ulterior la rularea procesului Procesare stări documente

• • COC detalii: în cazul anulării unui aviz de expediție se poate specifica în ce stare să revină linia de comandă client, această stare fiind procesată ulterior la rularea procesului Procesare stări documente

• • Stare, Stare Următoare - pentru un document sunt permise doar tranziții de la Stare la Stare următoare;

  • Condiție Tranziție - condiție care se verifică înainte de a se efectua tranziția de la Stare la Stare următoare prin intermediul procesului Procesare stări documente (procesor de stări);

  • condițiile nu se aplica la tranziții efectuate din fereastra de definire sau din tabloul de bord;

    • procesul Procesare stări documente (procesorul de stări) verifică toate documentele cu tipul selectat ca și parametru (Tip Document Baza) și utilizează tranzițiile definite pentru categoria legată de tipul de document, pentru care s-a selectat o condiție;

    • procesorul verifica starea curentă a documentului, tranzițiile disponibile și aplicabilitatea condiției, iar pentru prima tranziție care respectă condiția selectată, face trecerea de la starea curentă la starea următoare;

    • sunt disponibile următoarele condiții:

      • Așteptare plata avans - aplicabilă doar pe master comenzi clienți;

        • are starea document așteaptă plata, doar pentru COC prepay order %;

      • Plătit - aplicabilă doar pe master comenzi clienți;

        • există cel puțin o plată legată dacă e Order sau cu bifa ”IsPaid” dacă e Invoice;

      • Livrat - aplicabilă pe master și detalii comenzi clienți;

        • Master - există generate avize client pentru toată comandă;

        • Detalii - există cantitate comandată = cantitate livrată;

      • Facturat - aplicabilă pe master și detalii comenzi clienți;

        • Master - există generate facturi client pentru toată comanda;

        • Detalii - există cantitate comandată = cantitate facturată;

      • Order-To-Order - aplicabilă pe master și detalii comenzi clienți;

        • Master - există COF-COC pe standard ”Order-To-Order” pentru toate liniile care nu au stoc suficient;

        • Detalii - există indicația de linie COF generată;

      • Facturat Partial - aplicabilă doar pe master comenzi clienți;

        • există cel puțin o factură generată de pe comandă;

        • exista cel puțin o cantitate facturată pe liniile de comenzi;

      • Recepționat - aplicabilă doar pe master comenzi clienți/furnizor;

        • există NIR pentru toate cantitățile comandate;

      • Rezervat - aplicabilă pe master și detalii comenzi clienți;

        • Master - toate cantitățile din detalii alocate pe cutie;

        • Detail - cantitate integrală alocată pe cutie (doar COC)

      • Fără Stoc - aplicabilă doar pe detalii comenzi clienți;

        • există linii pentru care nu toată cantitatea comandată este alocată în cutie;