9.05. Bonuri de Transfer

Documentul "Bon de Transfer" se folosește pentru a ține evidența transferurilor de articole între gestiuni. Bonul de transfer se utilizează doar în cadrul aceleiași societăți. Acesta permite "mutarea" stocului dintr-o gestiune în alta sau, în cadrul aceleiași gestiuni, dintr-o celulă în alta.  Descarcă stocul din gestiunea sursă și încarcă stocul în gestiunea destinație. În cazul în care nu se utilizează tipuri de document cu confirmări, stocul se descarcă și respectiv, se încarcă, instant.

Fereastra Bonuri de Transfer

Bonurile de transfer se gestionează în fereastra Bonuri de Transfer, localizată în meniul Stocuri. Pentru a introduce un bon de transfer se apasă butonul Înregistrare Nouă . Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate, Titular

• Tip Document - se selectează un sub-tip al documentului de bază: "Bon de Transfer". Detalii în Tipuri Documente;

  • dacă gestiunea sursă şi gestiunea destinaţie este una şi aceeaşi (=transfer între celulele aceleiaşi gestiuni) atunci sistemul propune automat primul tip de document fără confirmări!

  • dacă gestiunea sursă şi gestiunea destinaţie sunt diferite (=transfer între gestiuni) atunci sistemul propune automat primul tip de document cu 2 confirmări (pentru ieşire şi pentru intrare)!

  • "Bon de Transfer cu Confirmare" -  în urma finalizării, bonul de transfer va genera confirmări. Pentru ca bonul să își facă efectele în sistem, confirmările trebuie la rândul lor finalizate. Confirmările se operează în fereastra Confirmări Bonuri Transfer din meniul Stocuri. 

  • dacă s-a optat pentru ”Split when difference”, atunci sistemul va genera automat un bon de transfer de tipul indicat în câmpul ”Document diferențe”, dacă pe confirmare s-a introdus o cantitate mai mică decât cantitatea target.

  • ATENȚIE! dacă documentul indicat pentru diferențe este unul cu prima confirmare finalizată, această regulă nu se va aplica, prima confirmare (sursa) va trebui finalizată manual în acest caz!

  • confirmarea cu o cantitate mai mare decât cea ordonanțată (target) pe document este posibilă doar pe prima confirmare și doar dacă această cantitate este disponibilă în stocul efectiv!

    • începând cu 16.04 nu se mai pot șterge confirmările pentru bonuri de transfer. Confirmările se pot șterge doar prin anularea bonului de transfer;

    • începând cu 16.05 nu se mai pot copia/introduce manual confirmări pentru bonuri de transfer;

      • începând cu 17.10 nu se mai pot introduce (importa sau adauga prin servicii web/API) bonuri de transfer între gestiuni pentru cazul în care gestiunea sursă aparține unei societăți de tip entitate juridică și gestiunea destinație aparține unei alte societăți de tip entitate juridică. Determinarea se face pe baza câmpului "Societate Părinte" din definiția societăților, tab info societăți. Se recomandă ca societățile juridice cu puncte de lucru să fie organizate in grupuri distincte (nivele de consolidare). Exemplu:

• • • • • În conformitate cu Imaginea de mai sus bonurile de transfer se vor putea realiza astfel:

          • Între gestiunile societăților Test A SRL, Test A1 srl, Test A2 srl;

          • Între gestiunile societăților Test B SRL, Test B SRL - PL;

          • Nu vor putea fi realizate intre Test A SRL, Test B SRL ,WineEvent SRL

        • începând cu versiunea 18.06, dacă cel puțin o gestiune este cu evidență in WMS:

          • este obligatorie folosirea bonului de transfer cu 2 confirmări

          • confirmările pe gestiuni cu evidență în WMS nu se mai pot finaliza din interfața ERP, ci doar din WMS

          • cantitatea de pe a doua confirmare nu poate fi mai mică sau mai mare, eventualele incidente de stoc fiind tratate ulterior

          • finalizarea confirmării de ieșire din WMS duce la finalizarea confirmării 1 din ERP, respectiv finalizarea confirmării de intrare din WMS duce la finalizarea confirmării 2 din ERP.

        • începând cu versiunea 18.12 s-au adăugat pe Bonul de transfer generat din Split două câmpuri:

          • număr bon transfer din care s-a generat split

          • număr confirmare care a generat splitul-ul

• Nr. Document - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);

• Data mișcare - data transferului de stoc;

• Data Contabilă - data în care se înregistrează tranzacțiile contabile;

• Gestiune - gestiunea sursă din care se va face descărcarea (transferul);

• Celula - celula sursă (din cadrul gestiunii sursă) din care se va face descărcarea (transferul);

• Gestiune Destinație - gestiunea unde se va face încărcarea;

• Celula Destinație - celula unde se va face încărcarea;

• Descriere

  • buton Copiază Detalii - pornește un proces care va completa detaliile bonului de transfer cu articolele conținute de un alt document asemănător.

• buton Creează linii din - se pot aduce in detalii linii bonuri de transfer din detalii de proiecte, detalii de necesare de aprovizionare cu bifa de aprovizionare interna sau  șablon document.

  • Proiecte - util pentru a transfera stocuri dintr-o gestiune centrală în gestiunea unui proiect pe baza detaliilor deja introduse ale acestuia. Transferul poate fi folosit pentru a securiza costuri la un moment dat sau pentru a schimba natura contabila a articolelor

                        Exemplu: articolele sunt declarate marfa in gestiunea principala, iar la transferul in gestiunea proiectului devin materii prime si pot fi consumate ca atare

• • • se face filtrare doar dupa proiecte care au setat in tip categoria proiect Comandă de Lucru. 

    • la alegerea unui proiect sunt anulate filtrele din câmpul Necesar Aprovizionare

    • filtrare detalii după Fază proiect - sunt disponibile doar fazele proiectului selectat

    • filtrare detalii după Subfază proiect - sunt disponibile doar subfazele aferentei fazei selectate anterior

      • sunt disponibile doar detaliile care mai au cantitate de transferat mai mare ca 0 (cant angajată - cant transferată > 0)

      • sunt disponibile doar detaliile care au gestiune proiect = gestiune destinatie a Bonului de Transfer

    • bonurile de transfer sunt afisate in tab la nivelul fiecarui detaliu din proiect

    • pe detaliu proiect campul Cantitate transferata este suma cantitatilor de pe bonurile de transfer

• • Necesar de aprovizionare - util pentru a avea o situație unitară atunci cand se fac atât transferuri manuale din detalii de necesare cu aprovizionare interna cât și generari automate de BT-uri pe baza acestora

    • la alegerea unui Necesar de aprovizionare sunt anulate filtrele din câmpurile Proiect, Faza proiect, Subfaza proiect

    • disponibile doar linii din necesar cu bifa Aprovizionare internă

    • disponibile doar linii pentru care Cant de comandat din detalii necesar > 0

    • sunt disponibile doar detaliile care au gestiune proiect = gestiune destinatie a Bonului de Transfer

    • bonurile de transfer sunt afisate in tab la nivelul fiecarui detaliu din necesar aprovizionare

    • cantitatile transferate sunt evidentiate la nivel de detaliu necesar in campul Cantitate alocata

• Aprobat - indică dacă acest document are nevoie de aprobare înainte de a fi procesat;

• Valoare Aprobare - valoarea de aprobare stabilită pentru document la nivel de flux. Detalii în Fluxuri;

• În Tranzit - mișcarea de stoc este în tranzit: livrat și nerecepționat. Tranzacția va fi completă doar după ce este confirmată;

• Data Recepției - data confirmare, în care au fost recepționate articolele în gestiunea destinație;

Sectiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile. 

• Societate Trx - se auto-completează, în funcție de gestiunea sursă, cu centrul de cost/profit pentru descărcarea de gestiune;

• Societate Trx destinație - se auto-completează, în funcție de gestiunea destinație, cu centrul de cost/profit pentru încărcarea de stoc;

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Stare document - indică starea curentă a documentului;

  • Stare Initială: "Draft" - documentul este în curs de definire. Poate fi modificat sau șters;

• Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt:

  • "Finalizează"

    • • -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;

      • -> Stare Document: "În Progres" - indică faptul că în urma finalizării, documentul a generat confirmări. Pentru a trece în starea "Finalizat", confirmările trebuie la rândul lor finalizate. Nu mai poate fi modificat sau șters;

• • • documentul își generează efectele asupra stocului;

• • "Anulează" -> Stare Document: "Anulat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;

• • • dacă documentul este în starea "Draft", prin anulare se zerorizează cantitățile de pe document;

    • dacă documentul este în starea "În Progres", prin anulare se zerorizează cantitățile de pe document și se șterg confirmările;

      • începând cu v19.05 doar confirmările nefinalizate se vor șterge, confirmările finalizate fiind la rândul lor anulate.

    • dacă documentul este în starea "Finalizat", prin anulare se generează un document identic, dar cu semn opus pe cantitățile din detalii, cu următoarele proprietăți specifice:

      • Data Document = data documentului anulat;

      • Stare Document = "Stornat"

      • Descriere = numărul documentului anulat;

• • "Storno - Corect" -> Stare Document: "Stornat"  - toate efectele documentului în sistem au fost corectate;

• • • prin stornare se generează un document identic, dar cu semn opus pe cantitățile din detalii, cu următoarele proprietăți specifice:

      • Data Document = data curentă;

      • Stare Document = "Stornat"

      • Descriere = numărul documentului stornat;

    • acțiunea nu este disponibilă dacă există confirmări pentru bonul de transfer; 

• • "Închidere" -> Stare Document: "Închis"- nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document. Pe baza documentelor închise nu se mai pot genera alte documente. Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;

• Finalizat de - afișează utilizatorul care a "finalizat" bonul de transfer;

Detalii Mișcări

Detaliile unui bon de transfer se pot introduce manual sau automat folosind procesul Copiază Liniile. În tab-ul Detaliu Mișcări se va introduce câte o linie pentru fiecare articol transferat. Pentru a introduce o linie se apasă butonul Înregistrare Nouă 

. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Mișcare Stoc

• Nr rând

• Celulă - celula sursă (din cadrul gestiunii sursă) de unde se va face descărcarea (transferul);

• Celulă Destinație - celula unde se va face încărcarea;

• Articol - articolul transferat;

  • începând cu versiunea 18.12 au fost limitate pentru a fi transferate doar articolele de tip Produs, cu bifa Stocabil (nu se mai pot transfera articole de tip Cheltuiala si Servicii)

• Instanță Set Proprietăți, Instanța Set pt. - dacă este cazul, se selectează lotul sursă și lotul destinație;

  •                                                                   - La schimbarea articolului, câmpul Instanță Set pt. se va goli. 

  •                                                                   - Câmpul Instanța Set pt. va putea fi completat doar când se creeaza linie nouă.

• Cantitate introdusă - se introduce cantitatea de articol, în unitatea de măsură selectată;

  • Atenție: Începând cu v15.03, la introducerea cantității, sistemul verifică atât stocul fizic cât și stocul aflat în progres (de pe documente ce reprezintă miscări de stoc, in stările "Draft", "In Progress" sau "Invalid"). Dacă este cazul, utilizatorul va fi atenționat asupra faptului că urmează să înregistreze un consum care va duce la depășirea cantității fizice ce poate fi descărcată la momentul respectiv.

    • ===> introducerea de linii cu cantitate 0 este interzisă, în timp ce confirmarea cu 0 este permisă!

• • • În raportul Balanță Stoc, cantitățile articolelor implicate pe un bon de transfer vor apărea afișate astfel:

      • Pentru gestiunea sursă, în câmpurile Movement Qty IN și Cost qty IN, cantitatea cu semn negativ;

      • Pentru gestiunea destinație, în câmpurile Movement Qty IN și Cost qty IN, cantitatea cu semn pozitiv;

• UM - dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură din câmpul listă;

• Cantitate mișcată - afișează cantitatea de articol transferată, în unitatea de măsură de bază;

• Target Cantitate - cantitate (originală) la destinație, care ar trebui să fie recepționată;

• Confirmat  - cantitatea confirmată, recepționată în gestiunea destinație; 

• Pierdere - cantitatea de rebut/pierdere, datorită problemelor de calitate sau de depozitare;

  • Descriere - Începând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii Bon Transfer/Mișcare stoc se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol,dacă acesta are text scris.

Sectiunea Costuri:

• Cost Unitar - costul unitar conform descărcării de gestiune pentru articolul selectat. Detalii în Costuri;

• Valoare Cost - se calculează automat după formula "cantitate introdusă * cost unitar";

Ferestre secundare:

• tab-ul Tranzacție Stoc - afișează tranzacțiile de stoc generate în urma procesării documentului;

• tab-ul Proprietăți - afișează instanțele articolului transferat;

Începând cu versiunea 18.06, au fost introduse pe Bonul de Transfer următoarele coloane: Client (Terț) + Adresă Livrare aferentă client selectat. 

De asemenea, pe formatul de tipărire au fost aduse următoarele coloane:

     1.Aferente Client:

          *Denumire Client

          *CUI

          *Reg. Comerțului

     2. Aferent Adresă Livrare selectată:

           Adresă 1

           Adresă2

           Județ

           Oras

           Țară .

Prin Bonul de Transfer s-a implementat predarea în custodie a echipamentului către clientul scris în Descriere document în prezent.

Reguli de Postare

Postarea unui Bon de Transfer generează tranzacții contabile D/C pentru fiecare linie din detalii în parte, astfel:

• • dacă nu se lucrează cu setup de schimbare de natură contabilă la nivel de gestiune, postarea documentului este următoarea:

Observație ! Conform "Principiul dublei înregistrări" - un cont trebuie sa se debiteze si celălalt sa se crediteze, în cazul schimbării de natură contabilă se afectează rulajul creditor al contului din gestiunea sursă și rulajul debitor al contului din gestiunea destinație.