10.2.4. Operare Comenzi

Procesare Comenzi Multiple

Procesul Procesare Comenzi Multiple, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client, se folosește pentru a procesa comenzi în calup. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Parametrii de filtrare

  • Societate,Terț (client), Self-Service, Data Comandă - filtre de selecție pentru comenzile ce vor fi procesate;

  • Tip Document Dest - vor fi procesate doar comenzile de acest tip;

  • Stare Document - vor fi procesate doar comenzile din această stare;

  • Comenzi cu Încasare - dacă se alege DA se vor procesa doar acele comenzi care au valoare plătită >1. Pentru NU se vor procesa doar comenzile cu valoare plătită =0. Pentru valoare Null se procesează comenzile indiferent că sunt plătite sau nu

  • Procesat - filtrare comenzi în funcție de bifa ''Procesat'' 

• Parametrii de actiune proces

  • Acțiune Document - se selectează o acțiune document ce va fi aplicată documentelor selectate. Acțiunea dorită trebuie să poată fi aplicată asupra stării curente a documentelor selectate, conform workflow! În caz contrar acțiunea nu se va realiza! De exemplu, pentru un document în starea "Drafted" se vor putea aplica doar acțiunile "Pregătire", "Finalizare" sau "Anulare".

Se apasă butonul Start pentru a procesa comenzile conform parametrilor selectați.

Tipărire Comenzi

Comenzile pot fi tipărite selectând butonul Tipărire 

 din bara de unelte. Documentul tipărit este determinat de tipul comenzii. De exemplu:

• Comandă POS - clientul a făcut deja plata comenzii. Deci, nu mai are nici un sens să se tipărească comanda pentru client, dar va trebui tipărită factura;

• Comandă Standard  - produsul va fi livrat și clientul va primi nota de plată. Documentul tipărit va fi confirmarea comenzii;

Obs: 

• documentul tipărit poate fi vizualizat înaintea tipăririi doar dacă această opțiune a fost selectată în meniul Unelte -> Preferințe Utilizator. 

• Informația completată în  Descriere linie comandă client poate fi tipărită DOAR dacă:

  • se utilizează coloana Name (Product) care afișează  Denumire Articol + Descriere Articol și în acest caz se tipăresc și liniile de comandă care conțin doar explicații (nu au articolul completat)

  • linia de comandă are completat ori articol ori divers și pe format detalii comandă se utilizează coloana Descriere. 

Formatul utilizat este determinat de formatul definit pentru acest tip de document. Limba și formatul de dată sunt determinate de caracteristicile multi limbă ale documentelor și de limba setată pentru client. 

Începând cu v17.02 pe formatele de tiparire standard au fost adaugate urmatoarele coloane:

• • OBP_IBAN - IBAN-ul contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 

  • OBP_Bank_ID - banca contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 

  • OBP_AccountNo - numărul  contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 

Începând cu v17.06 pe formatele de tiparire standard au fost adaugate urmatoarele coloane:

• PriceActualNoEcoTax_Preţ Unitar Fără Taxă Verde

• PriceActualNoTaxNoEcoTax_Preţ unitar fără TVA şi Taxă Verde

• PriceEnteredNoEcoTax_Preţ fără Taxă Verde

• PriceEnteredNoTaxNoEcoTax_Preţ introdus fără TVA şi Taxă Verde

• EcoTax_Val. Taxă Verde

toate aceste prețuri sunt calculate pornind de la Preț Standard Comandă - Valoare Netă Ecotaxă - asociată articolului prin completarea coloanei Taxă Verde(vezi fereastră Taxă Verde).

Aceste coloane au apărut pentru a emite oferte cu prețuri care nu includ Ecotaxa.

Detalii în Rapoarte.

Conversie Ofertă

Procesul Conversie Ofertă, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client, se utilizează pentru a converti o ofertă sau propunere într-o comandă client. În urma rulării procesului oferta sau propunerea este rezervată și opțional poate fi închisă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Comandă - se selectează din listă o ofertă sau o propunere;

• Tip Document - se selectează tipul dorit pentru comanda ce va fi generată;

• Data Document - se selectează data ce va fi folosită pe comanda generată (va fi utilizată implicit data curentă);

• Închide document - se bifează dacă se dorește închiderea ofertei/propunerii;

Se apasă butonul Start pentru a face conversia ofertei. Oferta trebuie să fie în stare "În Pregătire" pentru a putea genera Comanda Client. Comanda client generată va avea starea: "In Progress" și același număr ca oferta.

Recalcul Preț Comandă/Factură

Pentru a recalcula prețul de pe o comandă sau factură client sau furnizor cu valorile de pe o listă de prețuri actualizată se folosește procesul Recalcul preț Comandă/Factură, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Clienți.  Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Comandă/ Factură - se selectează comanda sau factura pentru care se vor recalcula prețurile. Se vor putea selecta doar documente cu starea "În Progres" sau "Drafted";

• Interval Comandă/ Factură - se selectează perioada pe care se dorește recalculul de preț pe baza ultimei liste de prețuri valide.

• Obs.: Nu se poate rula procesul simultan pentru toți parametrii; ori se introduce doar o perioadă aferentă comenzilor/facturilor, ori doar un singur număr de document comandă/factură. În momentul selecției unui parametru ceilalți parametrii nu vor mai fi vizibili. Pentru a revenii la vizualizarea tuturor parametrilor se șterge specificația de pe parametrul ales inițial.

Se vor recalcula prețurile din fiecare linie (detaliu) a documentului pe baza celei mei recente liste de preturi existente. După finalizarea procesului va apărea o fereastră de dialog care arată numărul comenzii sau facturii pentru care s-a recalculat prețul, valoarea totală veche și valoarea totală nouă.

Adăugare Cost Transport

SocrateCloud permite calculul automat al costului de transport pentru o comandă în funcție de greutate, volum și categorie de transport și adăugarea acestuia pe comandă. Pentru a putea folosi această funcționalitate va trebui sa efectuați următorii pași:

1. Definire Categorie Transport

Categoriile de transport reprezintă un nivel de clasificare entităților de transport din SocrateCloud. Acestea se definesc în fereastra Categorii Transport, localizată în meniul Articole. 

2. Definire Transportator și Tarife

Transportatorii reprezintă furnizori de servicii transport. Un furnizor poate fi definit ca și transportator folosind fereastra Transportatori, localizată în meniul Articole. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Furnizor - se selectează un terț;

• URL Transabilitate - adresă web folosită pentru conectarea la aplicația transportatorului selectat (pentru integrare cu aplicații de curierat);

Tarifele pe baza cărora se va determina costul transportului se introduc în tab-ul Tarife Transport. Se introduce câte o înregistrare pentru fiecare tarif aplicabil în funcție de greutate, volum și categorie de transport. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Categorie Transport - se selectează o categorie de transport, definită la pasul 1;

• Valid de la - data din care se aplică acest tarif. Pentru determinarea prețului vor fi folosite tarifele cu o dată cât mai recentă;

• Valoare transport, Valuta - valoarea tarifului, în valuta selectată;

• Weight Limit, UM pt Greutate - greutatea maximă pentru care se aplică acest tarif, în unitatea de măsură selectată;

  • Volume Limit, UM pt Volum - volumul maxim pentru care se aplică acest tarif, în unitatea de măsură selectată;

• Țara, Regiune, Destinație - informativ, țara și județul plecare și respectiv, destinație pentru care se aplică acest tarif;

Intervalul de greutate și volum pentru fiecare tarif este determinat astfel:

• Limită superioară = volumul și greutatea limită de pe înregistrarea curentă;

• Limită inferioară = valorile cele mai mari pentru volumul și greutatea limită de pe restul înregistrărilor, dar mai mici decât cele de pe înregistrarea curentă;

• Dacă volumul și greutatea nu se încadrează în nici un interval, tariful implicit va fi 0.

Observații:

• Pentru a se putea determina intervalul, articolele de pe comandă trebuie sa aibă definite atât greutatea cât și volumul, folosind câmpurile corespunzătoare din fereastra Articole.

  • UM pt. Greutate și UM pt. Volum trebuie sa fie aceleași cu cele din fereastra Titular, tab-ul Info Titular sau sa aibă conversii definite;

3. Definire Articol Transport

În fereastra Articole, localizată în meniul Articole, se definește un serviciu cu urmatoarele proprietăți:

• Tip Articol = "Serviciu";

• Categorie Transport = categoria de transport definită la pasul 1. Pentru a putea selecta categoria de transport:

  • se setează tipul articolului "Produs";

    • se selectează categoria de transport;

    • se resetează tipul articolului "Serviciu";

4. Rulare Process de Adăugare Cost Transport

Procesul este disponibil pentru comenzi standard. În fereastra comenzii, pentru a activa butonul Adaugă cost transport la comandă, se completează următoarele câmpuri:

• Mod Livrare = "Transport";

• Transport = transportatorul definit la pasul 2;

• Categorie Transport = categoria de transport definită la pasul 1;

Obs: pentru a activa butonul, detaliile ce pe comandă nu trebuie sa conțină articole ce aparțin unei categorii de transport;

Se apasă butonul Adaugă cost transport la comandă după care, se selectează articolul de transport definit la pasul 3. Se apasă Start pentru rularea procesului. O linie va fi adăugată pe comanda client cu următoarele valori:

• Preț = valoarea tarifului conform intervalului de greutate și volum definit la pasul 2;

• Articol = articolul de transport definit la pasul 3, selectat ca și parametru la rularea procesului.

Începând cu v20.09, procesul Adăugare Cost Transport este valabil și pentru integrarea cu curierul Postis, unde se preia valoarea calculată de transport de la curier.

Înregistrare Încasări pe Comandă

Există următoarele metode pentru asocierea unei încasări la o comandă client:

1. Numerar (în registrul de casă) - direct din fereastra de comandă;

   • Se apasă butonul Metodă de Plată. Va apărea o fereastră de dialog cu informații referitoare la metoda de plată;

   • Se alege ”Numerar” și se completează dacă e cazul restul de informații cerute;

   • Se apasă OK pentru a salva încasarea. 

2. Se leagă o plată existentă de comandă folosind fereastra Încasări și Plăți. Se completează următoarele câmpuri:

   • Tip Document = "Încasare"

   • Cont Bancar = contul bancar în care se înregistrează încasarea;

   • Terț = clientul;

   • Valoare plată, Valută = suma încasată;

   • Comanda - se selectează comanda. Vor fi afișate comenzile de tip "Comandă Preplătită" care au la starea documentului "Așteptare plată"

   • Detalii în Încasări și Plăți.

3. Direct din fereastra de comandă - butonul ”Generare Încasări”. Modul de lucru este descris în paragraful următor.

Observații: 

• în urma înregistrării unei plăți pe o comandă preplătită, aceasta va fi finalizată automat și vor fi generate documentele aferente (aviz, factură). Pentru a vizualiza documentele asociate comenzii se apasă butonul Detaliere Încrucișată  

•   de pe bara de unelte; 

• factura se generează cu data contabilă de pe încasare;

• Încasarea este conciliată automat şi legată de factura generată;

• Concilierea poate fi vizualizată în tab-ul Concilieri.

Generare Încasări

Prin intermediul formularului Generare Încasări, este posibila înregistrarea de încasări direct de pe comenzi client:

• formularul este disponibil doar pentru următoarele tipuri de comenzi: Comanda Standard (Standard Order), Comanda Preplătită - Standard (Standard Prepay Order) și Comandă pe Credit (Credit Order)

• Data Tranzacție (obligatoriu) - data cu care va fi înregistrată plata; 

• se introduce plata ca și valoare fixă sau ca și procentaj din totalul comenzii:

  • Val Plata % - valoarea încasată va fi egala cu Valoare Sold * Val Plată % / 100;

  • Valoare Plată - valoarea încasată va fi egala cu Valoare Plată;

• pentru a indica modalitatea de plată utilizată, se completeaza câmpurile disponibile în secțiunile:

• • • Numerar - se completează valoarea încasată și registrul de casă pe care este înregistrată; Se poate face încasări doar în Caseria definită pe societatea comenzii client. Nu se pot emite comenzile pe o societate și genera încasarea pe altă societate.

      • începând cu v17.09 registrul de casă se completează cu registrul definit pe societatea documentului, cu bifa de implicit.

• • Card, Ordin de Plată, CEC - se completează valoarea încasată, contul bancar și numărul documentului de plată;

  • începând cu versiunea 21.03 se poate face încasarea și prin Tichet cadou. De asemenea, la secțiunea Card, a fost adăugat un al doilea câmp pentru situația în care o comandă este achitată cu două carduri diferite

• se pot utiliza mai multe modalități de plata simultan, iar la procesare se va genera câte un document pentru fiecare secțiune completată;

• nu se pot înscrie valori negative în câmpurile Card, CEC

• sunt disponibile următoarele câmpuri cu rol informativ:

  • Comanda - comanda pentru care se realizează încasarea;

  • Total General - valoarea totală a comenzii;

  • Valoare in Sold - valoarea rămasă neplătită - ca diferență între totalul general al comenzii și toate încasările de pe toate facturile client generate de pe această comandă;

  • Val Încasată - valoarea care va fi încasată la procesarea formularului;

  • Rest de Încasat = Valoare Încasată - totalul valorilor completate în secțiunile Numerar, Card, Ordin de Plata și CEC;

    • reprezintă valoarea pentru care nu s-a specificat o modalitate de plată;

• secțiunea Proforma

• • Tip Document - tipul de document utilizat pentru factura proformă;

    • "Facturi Clienți" (v16.10) - dacă se selectează și se face încasarea integrală a comenzii (sau a soldului acesteia), comandă va fi facturată și livrată automat;

      • • in cazul în care a fost încasat un avans initial, se va face și stornarea avansului respectiv;

        • factura și avizul vor fi generate doar în cazul în care există pe stoc cantitățile ce urmează a fi livrate;

• • • • regula de livrare de pe comandă se transformă în ”Comandă completă”;

        • regula de facturare de pe comandă se transformă în ”Imediat”;

        • în cazul unei gestiuni cu auto-alocare în cutii trebuie ca toată marfa sa fie alocată în cutie înainte de a fi rulat procesul de încasare cu facturare integrală. Sistemul nu verifică stocul disponibil pe cutie, ci doar disponibilitatea de stoc pe gestiune. Dacă produsele nu au fost alocate initial în cutie, sistemul va aloca cu minus respectivele cantități pe cutia alocată comenzii. Ca mod de lucru se poate goli cutia de aceste cantități prin procesul Golește/Mută cutia din fereastra Gestiuni și Locații, tab Cutii.

• • • "Proforma" -  permite generarea facturi proforma pe baza avansului înregistrat;

  • Divers - diversul utilizat pentru înregistrarea avansului; din v17.09 câmpul este activ doar pentru tip document "Proforma";

  • Acțiune Document - acțiune document aplicată facturii la generare;

  • Tipărire Directă - dacă se bifează, factura generată va fi tipărită direct de la imprimantă, fără previzualizare PDF;

  • Tipărire Bon Fiscal - dacă se bifează, un bon fiscal va fi tipărit pentru avansul înregistrat;

    • Buton Procesare - generează plăți și le alocă automat la comanda, pe baza informațiilor completate în câmpurile descrise mai sus;

  • Sectiunea Alocări afiseaza informații despre plățile deja alocate la comandă:

Aplică Discount  pe Comandă

Începând cu versiunea 16.11 a fost dezvoltat un proces de calcul discount procentual la nivel de comandă și aplicare pe liniile de comandă în prețul standard, după cum urmează:

• Calcul și aplicare discount în baza unei scheme de discount de tip breaks / Nivel cumulativ: Document. Pentru detalii vezi Schema de Discount (Terți). Procesul funcționează conform următoarelor reguli:

  • • Procesul este apelabil de pe antet comandă client și are efecte asupra detaliilor de comandă, câtă vreme:

    • Total General Comandă se încadrează în unul dintre pragurile din Schema de Discount asociată clientului (tab client / Schemă Discount) sau a celei selectate ca parametru în Proces. 

    • de această comandă nu sunt legate alte documente

• • Procesul va putea rula și doar în mod simulare. Pentru a nu se aplica se va deselecta  parametrul  "Simulare".

  • Bază calcul discount: sumă de Valoare cu TVA inclus linii comandă client - indiferent de parametrii folosiți!

    • ”Exclude articole discountate” și ”Exclude serviciile” indică doar faptul că discountul determinat nu se va aplica și asupra acestor linii, dar în baza de calcul sunt cuprinse întotdeauna toate liniile!

  • Procentul de discount determinat (se compară Total General Comandă cu pragurile de valorice introduse în Schema de Discount) se va aplica asupra pozițiilor de comandă în funcție de parametrii ”Exclude articole discountate” și ”Exclude serviciile”

  • Ca urmare a rulării procesului sunt fi afișate următoarele informații:

    • Procent Discount aplicabil

    • Valoare Bază Calcul Discount 

    • Valoare discount comandă=Bază * % Discount

    • Total General Comandă Client după aplicare discount 

    • Pe antet comandă au fost  introduse următoarele coloane:  

    • Procentul de discount aplicat

    • Valoarea discountului = total linii (cant * pret lista) - total linii (cant * pret standard)

• Aplicare discount prin introducere manual procent discount în parametru proces "Aplicare discount"

  • Procesul resetează doar discountul care a fost acordat tot prin acest proces. Nu se atinge de procentele oferite direct prin lista de preț sau adăugate manual înainte de rularea procesului. 

  • Exemple: 

    • •  la articolele care vin cu discount de pe lista de preț, se cumulează cele 2 discounturi, adică: 10% de pe lista de preț + 7% aplicat prin proces, deci 17% total. Dacă se rulează din nou procesul și se aplică un alt discount 3%,  atunci se înlocuiește cu noul discount, adică 10% de pe lista de preț + 3% aplicat prin proces, rezultă 13% (nu se va cumula și discountul de 7% aplicat la prima rulare a procesului)

      • dacă la adăugare articol (care vine cu discount 1% de pe lista de preț) se modifică manual prețul pe linia de comanda astfel încât să aibă un discount de 4% și apoi se aplică discount 5% prin proces, atunci se cumulează cele 2 discounturi și rezultă discount 9%

Emitere și aplicare Voucher/Cod Discount pe Comandă

Începând cu v21.05 a fost dezvoltat un proces de emitere vouchere de pe comenzile client încasate integral. 

La nivel de Titular, în tab-ul Info Titular, este necesară precizarea următorilor parametri:

• Macheta mail voucher - se indică macheta mail care se va folosi la notificarea clienților privind primirea unui voucher;

• Articol pt voucher - se indică un articol generic, predefinit, care va fi utilizat în comenzile client în cazul aplicării unui voucher; 

  • Dată generare vouchere - se precizează data calendaristică de începere a acordării voucherelor. În cazul în care nu se completează, atunci nu se vor emite vouchere;

  • Trimitere automată voucher - dacă nu se bifează, email-urile se trimit doar prin rularea manuală a procesului Notifică Beneficiari Vouchere. Procesul va trimite email-uri doar pentru voucherele netrimise și active.

Emitere Vouchere:

• • voucherul va fi emis automat, ulterior livrării și facturării comenzii client, ca urmare a două condiții:

    • comanda este încasată integral și factura finală este finalizată, adică sold-ul comenzii este 0; schimbarea acestor condiții asupra unei comenzi (încasat integral, livrat, facturat) va duce la inactivarea voucherului câtă vreme aceasta nu a fost deja folosit;

    • comanda se încadrează în grila de acordare discount definită în fereastra Scheme de Preț (pentru detalii vezi Scheme de Discount), cu următorii parametri:

      • Tip Discount: 'Breaks" 

      • Nivel cumulativ: "Document"

  • pentru emiterea automată a voucherului, Schema de discount definită în acest scop, trebuie sa fie asociată terțului de pe comandă, prin selecție în tab-ul Client din ferastra Terț;

  • generarea și operarea manuală a voucherelor se face în fereastra Vouchere și Coduri Discount: 

    • bifele "Trimis" și "Utilizat" nu se preiau la copiere înregistrare;

    • nu se pot șterge înregistrări, ci doar inactiva;

• beneficiarul voucherului va fi notificat prin email despre emiterea/activarea voucherului, cu un mesaj de forma:

• • procesul de trimitere mailuri se numeste Notifică Beneficiari Vouchere, și trimite în calup mailuri pentru toate voucherele active, dar fară bifa "trimis", atât pentru voucherele generate manual cât și pentru cele generate automat, imediat ce se salvează. Procesul poate fi rulat manual pentru cazurile de eroare initială;

  • Caracteristici voucher - o înregistrare cu date de identificare: Cod, Client livrare și Contact facturare, Valoare discount de utilizat , Valută comandă, perioadă valabilitate, sursă emitere - comanda client, înregistrare Activă: Da/Nu, Trimis: Da/Nu, Utilizat: Da/Nu, document pe care a fost folosit - vizibil în tab-ul Alocări Doscount - Comenzi;

  • voucherul este valabil un 1 an de zile de la momentul emiterii.

Emitere Coduri de Discount:

• • Codurile de discount se definesc manual, în vederea aplicării pe comenzile client, cu următoarele caracteristici: Cod discount, Procent discount de acordat și Valabilitate.

Utilizare Vouchere /Coduri de discount:

• • procesele de aplicare și ștergere voucher/cod discount se gasesc direct pe comanda client în stare Draft sau În Pregătire (nu Finalizat sau Așteaptă Plată); 

• procesul Aplică Vocher/Cod Discount conține câmpurile:

  • • Tip Document - se alege una din cele două valori predefinite: Voucher sau Cod Discount;

    • Cod Căutare - se introduce codul de voucher/cod discount care se dorește a fi aplicat;

• • butonul Șterge Vocher/Cod Discount:

  • va fi vizibil doar dacă comanda are deja un voucher/cod discount aplicat; 

    • dacă se șterge un voucher/cod discount folosit, de pe linia de comandă client, atunci acesta se consideră nefolosit (se scoate bifa "Utilizat" de pe el) și se va scoate automat bifa "Voucher/Cod discount aplicat", situată sub butonul proces de pe comandă;

• dacă codul de voucher/discount introdus este valid, atunci, pe comanda client, se va aplica în consecință, unul din cele două, după cum urmează:

  • • voucher: se va introduce pe comanda client o linie cu articol predefinit (selectat la nivel de Titular, în tab-ul Info Titular, în câmpul "Articol pt Voucher") cu cantitate = -1 iar prețul de vânzare se va afișa astfel:

      • dacă lista de prețuri de pe comanda client pe care se aplică voucherul, este cu TVA inclus, atunci prețul de vânzare va fi contravaloarea voucherului;

      • dacă lista de prețuri de pe comandă client pe care se aplică voucherul, este fără TVA inclus, atunci prețul de vânzare va fi contravaloarea voucherului, din care se extrage TVA-ul, iar pe coloana de TVA, va fi contravaloarea TVA aferentă. În final, bază fără TVA + valoare TVA, va fi  contravaloarea voucherului.

• • cod de discount: se va aplica procentul de discount aferent, asupra prețului de vânzare, pentru toate liniile de pe comanda respectivă, exceptând: 

    • articolele de tip Serviciu;

    • liniile de comandă asupra cărora s-a aplicat deja un alt procent de discount.

    • dupa aplicare, se va pune automat bifa "Voucher/Cod discount aplicat", situată sub butonul proces;

• condiții de aplicare voucher/cod discount pe aceeași comandă client:

  • • se poate aplica fie Voucher, fie Cod Discount!

    • dacă se alege aplicarea de cod discount, acest lucru se poate face doar o singură dată!

    • pe o comandă client, se pot aplica mai multe vouchere, în limita valorii comenzii;

    • contravaloarea voucherului utilizat pe comanda client este limitată la contravaloarea comenzii client, valoarea voucherului va fi ajustată corespunzător în mod automat; odată utilizat voucherul (chiar și parțial) nu mai poate fi folosit a doua oară;

    • nu se pot face retururi la vouchere, chiar dacă clientul returnează marfa. Un voucher folosit nu va fi preluat pe documentele RMA;

• • la anularea comenzilor client încasate, se anulează și voucherul.

Redeschidere Comandă

Procesul Redeschidere Comandă readuce o comandă din starea Închis înapoi in starea Finalizat, iar pe liniile comenzii actualizează cantitatea comandată: Cantitate Comandată = Cantitate Introdusă.

• începând cu v16.12 procesul zerorizează cantitatea de vânzări pierdute;

Generare COF din Comenzi Clienți (proces)

Procesul Generare Comenzi Furnizor din Comenzi Clienți, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client permite generarea de comenzi furnizor din comenzi client. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Data comandă (de la - până la) - determină intervalul de timp folosit pentru a selecta comenzile care trebuie utilizate pentru generarea comenzilor furnizor;

• Terț - folosit pentru restricționarea comenzilor client numai pentru un anumit terț;

• Furnizor - comenzile vor fi generate numai pentru pentru articolele cu furnizorul respectiv;

• Comanda - se selectează o comanda client, dacă se dorește generarea comenzilor furnizor dintr-o anumită comandă client;

• Livrări Directe

  • opținea DA, procesul generează comenzi de furnizor pentru liniile de comenzi clienți marcate cu bifa livrări directe;

  • opțiunea NU, procesul generează comenzi furnizor pentru liniile de comenzi clienți ce nu sunt marcate cu bifa livrări directe

Se apasă butonul Start

 pentru a începe procesul.

Reguli de obținere:

• • societatea de pe comanda client determină societatea de pe comanda furnizor;

  • vor fi generate comenzi furnizor numai pentru acele articole care au definit un furnizor în tab-ul Aprovizionare, fereastra Articole.

  • dacă s-a definit un tip document implicit pentru comanda furnizor, atunci el este folosit în locul celui definit la nivel de titular;

  • vor fi generate comenzi furnizor pentru acele articole din comanda client care au un furnizor, cu o listă de prețuri furnizor validă;

  • valutele pot fi diferite.

Drop Shipment - Livrări directe

Mecanism de generare automată a documentelor de recepție, respectiv de livrare pentru cazul articolelor ce sunt livrate de la furnizor direct clientului. Pe acest caz, articolele comercializate nu trec fizic prin gestiunea societății care realizează vânzarea respectiv achiziția. Documentele aferente recepției (NIR), respectiv livrării (AE) se întocmesc în baza confirmărilor primite de la furnizor și client.

Reguli de funcționare a mecanismului

• tip Comandă client: standard order, standard prepay order

• regulă livrare pe Comanda client: disponibilitate

• gestiuni: fără cutii

• liniile de COC pentru care se aplică mecanismul sunt marcate cu bifa ”Livrări directe”

• liniile de COC marcate cu bifa ”Livrări directe”, sunt ignorate în gestiunile de tip wms, în sensul în care, nu sunt preluate pe Confirmarea de ieșire din depozit

• comenzile la furnizor sunt generate utilizând procesul ”Generare Comenzi Furnizori din Comenzi Clienţi”

Mecanismul de livrări directe este accesibil prin:

• Generare documente drop shipments (formular)

• Generare documente drop shipments (proces)

Generare documente drop shipments (formular)

Fereastra Generare documente drop shipments (formular) apelabilă din Vânzări -> Avize de expediție gestionează detaliile Comenzilor de furnizor, pe baza cărora pot fi generate documentele aferente recepției (NIR-uri), respectiv cele aferente livrării (Avize de expediție). 

Sunt disponibile pentru selecție liniile:

• generate prin intermediul procesului Generare Comenzi Furnizori din Comenzi Clienţi

• linii de COF finalizate

• linii de COF în care cantitate comandată > catitate recepționată

Din fereastră poate fi apelat procesul de generare al documentelor drop shipments prin intermediul butonului Procesare.

Parametrii de filtrare a detaliilor de comenzi furnizor:

• • Societate - filtru pentru liniile de COF cu societatea selectată

  • Gestiune - filtru pentru liniile de COF care cu gestiunea selectată

  • Tip document - filtru pentru liniile de COF care fac parte dintr-o Comandă furnizor cu tipul de document selectat. Filtrul permite selecție multiplă.

  • Data comandă - filtru de tip interval pentru liniile de COF ce se încadrează în intervalul de data introdus

  • Data promisă - filtru de tip interval pentru liniile de COF ce se încadrează în intervalul de data solicitată introdus

  • Client - filtru pentru liniile de COF care conțin linii de COC aferente clientului selectat

  • Furnizor - filtru pentru liniile de COF lansate la Furnizorul selectat

  • Articol - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul selectat

  • Cod articol - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul care în definire în câmpul Cod Căutare, are codul selectat

  • EAN/UPC - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul care în definire în câmpul UPC/EAN, are codul EAN selectat

  • Comandă - filtru pentru liniile de COF din comanda selectată

  • Stare comandă - filtru pentru liniile de COF ce conțin starea selectată pe master comandă

  • Stare linie - filtru pentru liniile de COF ce conțin starea selectată pe detalii comandă

Detaliile formularului Generare documente drop shipment:

• • Societate -  câmp read only, conține societatea comenzii din care provine linia

  • Gestiune - câmp read only, conține gestiunea comenzii pe care a fost introdusă linia

  • Nr. document - câmp read only, conține numărul comenzii din care provine linia.

  • Tip document - read only, conține denumirea tipului de document (master Comandă Furnizor), din care provine linia.

  • Furnizor - read only, conține furnizorul pe care a fost lansată comanda furnizor

  • Data comandă - read only, data comenzii din care provine linia.

  • Data promisă - read only, data promisă din linia de comandă (detalii COC).

  • Comandă client - read only, conține Comanda de Client din care a fost generată Comanda de Furnizor

  • Client - read only cu numele clientului din Comanda de Client din care a fost generată Comanda de Furnizor

  • Articol - read only, numele/denumirea articolului din linia de comandă furnizor.

  • Cod Articol - read only, codul de căutare al articolului din linia de comandă furnizor.

  • UPC/EAN - read only, codul UPC/EAN al articolului din linia de comandă furnizor.

  • Cantitate comandată - read only, cantitatea din linia de comandă furnizor.

  • Instanță set proprietăți - read write

    • conține numărul instanței dacă aceasta a fost introdusă în comanda de furnizor

    • se introduc datele aferente setului de proprietăți, în funcție de specificul setului (lot, dată expirare, proprietăți de tip instanță), ce vor fi preluate în Recepția generată, respecitv Avizul de Expediție generat.

    • pentru articolele fără instanță, câmpul nu se completează.

  • UOM bază - read only, unitatea de măsură de bază din definiția articolului din linia de comandă furnizor.

• UM - read only, unitatea de măsură de conversie din definirea articolului (definită în tab Conversie UM, fereastra Articole), din linia de comandă furnizor.

  • Cantitate recepționată - read only, suma cantităților din recepții, generate pe baza liniei din comandă furnizor.

  • Cantitate NIR/AE - read write, câmp calculat ca diferență între Cantitatea comandată (din linia de comandă furnizor), Cantitate Recepționată. Este preluată în procesul de generare a comenzi de Lucru.

  • Descriere - read, descrierea din linia de comandă furnizor.

  • Stare - read, starea din comanda de comandă furnizor (master).

  • Stare detalii - starea din linia de comandă furnizor (detalii).

Procesul de Generare Documente Drop Shipments rulat din formular Generare documente drop shipment:

• disponibil prin intermediul butonului Procesare

• pentru liniile selectate în detaliile formularului

• generează NIR respectiv AE după următoarele reguli

  • 1 NIR pentru fiecare COF cu adresă Furnizor = Adresa din COF

  • 1 AE pentru fiecare COC cu Adresă livrare = Adresa livrare din COC

    • în funcție de parametrii de ieșire descriși mai jos

  • ținând cont de datele introduse în câmpul Instanță set Proprietăți pentru articolele care în definire au set de proprietăți

  • cu preluare de referințe: pe NIR referințele din COF, pe AE referințele din COC

Parametrii ieșire proces

• Societate NIR

  • parametru opțional

    • NIR-ul se generează pe societatea aleasă ca parametru

• Gestiune NIR

  • parametru opțional

  • NIR-ul se generează pe gestiunea societății alese ca parametru

  • dacă nu se specifică, NIR-ul se generează pe gestiunea Comenzii de furnizor

• Tip document recepție

  • parametru opțional

  • NIR-ul se generează pe tipul de document ales ca parametru

  • dacă nu se specifică NIR-ul se generează pe doc cu bifa implicit

• Tip document livrare

  • parametru opțional

  • AE se generează pe tipul de document ales ca parametru

  • dacă nu se specifică AE se generează pe doc setat în definirea tipului de COC

• Stare nouă COF

  • Parametru folosit la actualizarea stării din master Comandă furnizor

  • La rularea procesului, Câmpul Stare Comandă din Comanda de furnizor, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă COC

  • Parametru folosit la actualizarea stării din master Comandă Client

  • La rularea procesului, Câmpul Stare Comandă din Comanda de client, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă Linie COF 

  • Parametru folosit la actualizarea stării din detalii Comandă Furnizor

  • La rularea procesului, câmpul ”Stare” din detaliul Comenzii de Furnizor, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă linie COC

  • Parametru folosit la actualizarea stării din detalii Comandă Client

  • La rularea procesului, câmpul ”Stare” din detaliul Comenzii Client, va fi actualizat cu parametrul ales

• Acțiune document

  • parametru folosit la stabilirea stării de workflow în care vor fi generate documentele de recepție respectiv de livrare

Generare documente drop shipments (proces)

Procesul Generare documente drop shimpment proces apelabil din Vânzări -> Avize de expediție gestionează detaliile Comenzilor de furnizor pe baza cărora pot fi generate documentele aferente recepției (NIR-uri), respectiv cele aferente livrării (Avize de expediție).

Pentru automatizarea procesului de aprovizionare respectiv livrare, în cazul integrării cu diverși conectori sau diverse aplicații (ex: aplicații de curierat), procesul de Generare documente Drop shipments poate fi programat să ruleze automat din scheduler. Identificarea liniilor de comenzi furnizor pentru care procesul să genereze documentele aferente recepției respectiv livrării, se poate realiza prin stările definite la nivelul comenzilor de furnizor (master sau detalii). Stările comenzilor de furnizor pot fi actualizate de aplicațiile externe prin intermediul tehnologiei API, în acest fel rularea procesului făcându-se doar pentru liniile marcate.

Parametrii de căutare a detaliilor de comenzi furnizor:

• • Societate - filtru pentru liniile de COF cu societatea selectată

  • Gestiune - filtru pentru liniile de COF care cu gestiunea selectată

  • Tip document - filtru pentru liniile de COF care fac parte dintr-o Comandă furnizor cu tipul de document selectat. Filtrul permite selecție multiplă.

  • Data comandă - filtru de tip interval pentru liniile de COF ce se încadrează în intervalul de data introdus

  • Data promisă - filtru de tip interval pentru liniile de COF ce se încadrează în intervalul de data solicitată introdus

  • Client - filtru pentru liniile de COF care conțin linii de COC aferente clientului selectat

  • Furnizor - filtru pentru liniile de COF lansate la Furnizorul selectat

  • Articol - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul selectat

  • Cod articol - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul care în definire în câmpul Cod Căutare, are codul selectat

  • EAN/UPC - filtru pentru liniile de COF ce conțin articolul care în definire în câmpul UPC/EAN, are codul EAN selectat

  • Comandă - filtru pentru liniile de COF din comanda selectată

  • Stare comandă - filtru pentru liniile de COF ce conțin starea selectată pe master comandă

  • Stare linie - filtru pentru liniile de COF ce conțin starea selectată pe detalii comandă

Parametrii de ieșire proces:

• Societate NIR

  • parametru opțional

    • NIR-ul se generează pe societatea aleasă ca parametru

• Gestiune NIR

  • parametru opțional

  • NIR-ul se generează pe gestiunea societății alese ca parametru

  • dacă nu se specifică, NIR-ul se generează pe gestiunea Comenzii de furnizor

• Tip document recepție

  • parametru opțional

  • NIR-ul se generează pe tipul de document ales ca parametru

  • dacă nu se specifică NIR-ul se generează pe doc cu bifa implicit

• Tip document livrare

  • parametru opțional

  • AE se generează pe tipul de document ales ca parametru

  • dacă nu se specifică AE se generează pe doc setat în definirea tipului de COC

• Stare nouă COF

  • Parametru folosit la actualizarea stării din master Comandă furnizor

  • La rularea procesului, Câmpul Stare Comandă din Comanda de furnizor, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă COC

  • Parametru folosit la actualizarea stării din master Comandă Client

  • La rularea procesului, Câmpul Stare Comandă din Comanda de client, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă Linie COF 

  • Parametru folosit la actualizarea stării din detalii Comandă Furnizor

  • La rularea procesului, câmpul ”Stare” din detaliul Comenzii de Furnizor, va fi actualizat cu parametrul ales

• Stare nouă linie COC

  • Parametru folosit la actualizarea stării din detalii Comandă Client

  • La rularea procesului, câmpul ”Stare” din detaliul Comenzii Client, va fi actualizat cu parametrul ales

• Acțiune document

  • parametru folosit la stabilirea stării de workflow în care vor fi generate documentele de recepție respectiv de livrare