17.5. Decont de cheltuieli
Decontarea cheltuielilor către angajați se înregistrează în fereastra Decont din meniul Decont de Timp şi Cheltuieli.
Pentru a genera factura furnizor - angajat, prin care se achită cheltuielile decontate, se utilizează procesul Generare Facturi din Deconturi.
Sunt disponibile următoarele câmpuri:
Tip document, Nr Document, Descriere
Data - data introducerii decontului;
Angajat/Rep. - numele angajatului care face decontarea cheltuielilor. Terțul ca și definiție trebuie să fie ori furnizor cu bifa "Reprezentant" ori ”Angajat”;
Listă Prețuri - se pot selecta doar liste de preț de achiziție, active;
Obs: Lista de prețuri poate fi modificată pe un decont care are deja completate detalii, însă modificarea listei nu face ca prețurile din detalii să fie modificate automat în concordanță cu noua listă de preț.
Gestiune - se alege gestiunea aferentă angajatului;
Creează linii din - butonul pune la dispoziția utilizatorului posibilitatea de aducere pe decont a liniilor (articolelor) dintr-un proiect/fază/subfază proiect, astfel:
sunt afișate detaliile de proiect/fază/subfază care au cantitatea consumată (din Consumuri Proiecte, Bonuri de consum, Avize de Expediție) > cantitatea decontată (prinsă pe deconturi anterioare)
detaliile de proiect/fază/subfază pot fi afișate în funcție de trei Tipologii de articole (aplicabile doar pentru proiectele de tip "Comandă de Lucru(Job)" sau proiectele fără bifa "Consumuri doar de pe decont"):
Articole detalii proiect - se afișează articolele fără rețetă, din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care nu au bifa "Structuri / rețete"):
pot fi atât articole stocabile cât și articolele de tip Serviciu sau de tip Cheltuială
Articole Normate detalii - se afișează articolele cu rețetă, din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care au bifa "Structuri / rețete");
Articole Normate Fază/Subfază - se afișează articolele cu rețetă care se află înscrise direct în câmpul Articol de pe:
fază proiect cu nivel II de detaliere;
subfază proiect cu nivel III de detaliere; dacă subfaza nu conține Articol, nu va fi luat în considerare Articolul de pe fază, chiar dacă acesta există!
dacă se adaugă manual linii de detaliu, atunci acestea vor fi marcate întotdeauna cu tipologia Articole detalii proiect; dacă sunt articole cu rețetă atunci rândurile respective vor fi marcate cu bifa "Structura decont", iar acestea nu vor expanda pe facturile furnizor/client.
sunt afișate informații referitoare la: Fază Proiect, SubFază Proiect, Cod Articol, Denumire Articol, Cod Articol Structură, Cantitate Planificata de pe proiect/fază/subfază, Cant. consumată, Cantitate decontată anterior, Cantitate spre decontare reprezentând diferența dintre Cant. consumata și Cantitate decontată anterior sau diferența dintre Cant. planificată si Cant. decontată anterior, pentru articole de tip Serviciu/Cheltuială, UM.
Cant. consumată:
pentru articolele fară rețetă reprezintă cantitatea consumată la nivel de proiect, fază, subfază din Bonuri de Consum, Consum pe proiect - linie nouă (Issue to Project), Aviz de Expediție (orice ieșire).
pentru Articole Normate (articole cu rețetă) cantitatea consumată este 0. Liniile se afișează independent de Cant. Consumată, dar în limita cantității planificate.
Cant. spre decontare se calculează:
pentru articolele fară rețetă din detalii, cu formula: Cant Consumată - Cant Decontată
pentru Articole Normate, cu formula: Cant Planificată - Cant Decontată
pe liniile generate pe decont se poate modifica doar câmpul Cantitate, în cazul în care se decontează parțial.
Acțiune Document, Stare Document - sunt utilizate pentru procesare și pentru a gestiona stările documentului. După introducerea detaliilor se revine pe master și se finalizează documentul.
Validare la Finalizare Decont:
dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = DA, atunci nu se face nicio verificare;
dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = NU, atunci se face verificare pe proiect în funcție de bifa "Admite depășire cantități planificate":
bifa "Admite depășire cantități planificate" = DA, atunci nu se face nicio verificare;
bifa "Admite depășire cantități planificate" = NU, atunci se verifică să nu se depașească Cantitatea decontată față de Cantitatea planificată de pe proiect (Cantitate decontată de pe decontul curent <= Cantitate planificată - Cant Decontat alte deconturi legate).
În tabul Detalii decont:
Proces ”Validează C.U.I. pe Detaliu Decont” pe fiecare linie de decont - pentru furnizor:
Apelarea procesului de validare C.U.I. modifică denumirea terțului furnizor conform ANAF, adaugă RO în fața CUI-ului dacă este platitor de TVA și bifa de TVA la încasare dacă terțul este cu TVA la încasare
Terții validați nu vor fi salvați în fereastra ”Terți”, dar se va aplica bifa de “C.U.I. valid” pe linia de decont și denumirea acestuia devine read-only
Pentru ca terții din Uniunea Europeană să fie validați trebuie trecut codul de țară în fața C.U.I. - ului
Data Document - reprezintă data documentului justificativ (în cazul în care decontarea se face pentru o perioadă mai mare de o zi, data decont de pe master decont poate fi diferită de data decont din tab-ul Detalii decont)
Articol - se selectează articolul corespunzător, de ex. Diurnă, Transport (bilete), Alte cheltuieli de deplasare etc
Cantitate - se completează cantitatea corespunzătoare detaliului
Preţ - se completează cu preţul unitar al detaliului
Secțiune ”Contabilitate”:
Taxa - posibilitate de selecție cota de taxă. Se va prelua automat cota de taxă cu bifa de implicit asociată categoriei de taxă de care este legat articolul utilizat;
Țară - se pot selecta numai țările active din fereastra ”Ţări, Localităţi şi Regiuni”
Bon fiscal - se bifează numai dacă documentul este de tip bon fiscal; altfel se lasă nebifat
Factură Simplificată - se bifează numai dacă documentul este de tip factura simplificata; altfel se lasă nebifat.
Generează Justificări din Deconturi
Prin intermediul acestui proces, de pe un decont de cheltuieli finalizat, se generează automat terții/furnizorii lipsă, facturile furnizor și justificarea de avans de trezorerie aferentă decontului respectiv.
Procesul poate fi accesat din fereastra Decont (de pe master document finalizat) sau din Meniu -> Decont de Timp și Cheltuieli.
Procesul va efectua următoarele pentru fiecare decont în parte:
Generarea automată a terților lipsă - pentru fiecare linie din decont pentru care există informația despre CUI și acesta este valid, sistemul verifică dacă există deja definit un terț cu același CUI și în funcție de situație efectuează următoarele:
dacă terțul există, îl va folosi pe acesta mai departe în procesul de generare a facturilor furnizor;
dacă terțul nu există, va adăuga o înregistrare în fereastra Terți, după următoarele reguli:
Societate = *
Cod căutare = denumire
Denumire = denumirea din câmpul Furnizor de pe linia de decont
activă = da
CUI = CUI de pe linia de decont
TVA la încasare = bifa TVA la încasare de pe linia de decont
Regim Special = bifa Regim Special de pe linia de decont
Grup Terți = conform parametrilor procesului, a conținutului din câmpul Țară și al bifei UE de pe linia decontului:
Grup Terți RO = de pe liniile de decont care au câmpul Țară completat cu"România" sau nimic
Grup Terți UE = de pe liniile care au câmpul Țară diferit de"România" și bifa În Uniunea Europeană
Grup Terți NONUE = de pe liniile care au câmpul Țară diferit de"România" și fără bifa În Uniunea Europeană
din cauză că nu se poate adăuga automat o adresă pentru terții non-ue, se realizează doar creeare terț și contact și apoi procesul va afișa mesajul ”Vă rugăm completați definiția terților nou creați din NON-UE cu adresele implicite și apoi reluați procesul!”
tab Furnizor: Furnizor = da
Reprezentant (user) = din parametrul ”Reprezentant”
Regulă plată FF = ”Pe credit”
termen plată FF = primul termen de plată definit cu:
activ = da
zile scadență = 0
bifa Necesită generare scadente pe document = nu
valid = da
tab Contact (Utilizator) - se adăugă o înregistrare ”dummy” cu:
Denumire = ”Contact ” + <<denumire terț>>
Activă = da
Contact factură = da
Acces totat terți = nu
Primește notificări solduri = nu
Tip notificare = ”Nimic”
și va valida CUI-ul din nou cu opțiunea de ”Adăugare adresă terț”
Dacă la rularea procesului apar erori, atunci nu se mai generează niciun document, ci doar Terții lipsă.
Generarea facturilor furnizor - se face pentru fiecare linie din decont pentru care există informația despre CUI și acesta este valid, cu următoarele reguli:
Societate = societatea de pe decont
Tip document = în funcție de informația de pe linie, astfel:
ce s-a selectat în parametrul Tip document = dacă pe linie nu există nicuna dintre bifele Bon fiscal sau Factură simplificată
dacă pe linie e pusă bifa Bon fiscal atunci se caută un tip document cu tip document bază ”AP Invoice” (C_DocBaseType_ID=12) și bifa Bon fiscal=da
dacă pe linie e pusă bifa Factură simplificată atunci se caută un tip document cu tip document bază ”AP Invoice” (C_DocBaseType_ID=12) și bifa Factură simplificată=da
Nr.factură = nr document de pe linia din decont
Data facturii = data document de pe linia din decont
Data contabilă = data facturii
Furnizor = determinat la pasul 1.
Reprezentant = din definiția terțului (pentru terții noi se preia din parametrul ”reprezentant”)
Listă prețuri = din parametrul Listă prețuri achiziție, iar dacă nu s-a indicat, atunci se ia din definiția terțului, tab-ul Furnizor
Recomandare: dacă pe decont s-a folosit o listă de prețuri cu TVA inclusă, indicați aceeași listă de prețuri la rularea procesului pentru ca facturile furnizor obținute să aibă exact aceeași valoare ca și cea de pe decont, fără diferențe de zecimale.
Contact = din definiția terțului
Condiții plată = din definiția terțului, dacă există setat; dacă nu, aceeași regulă ca pentru terții noi
Regulă plată = din definiția terțului, dacă există setat; dacă nu, aceeași regulă ca pentru terții noi
Descriere = text compus din: ”Factură din componența decontului ”+ <<Nr document decont>>+” din data de ”+<<Data decontului>>
pe linii:
Articol = articolul de pe linia din decont
Cantitate = cantitate de pe linia din decont
Preț = prețul (ExpenseAmt) de pe linia din decont
Taxa = taxa de pe linia din decont
Deductibilitate = deductibilitate de pe linia din decont
Referințele = toate cele completate de pe linia din decont + Angajatul (din master decont)
Se grupează mai multe linii decont sursă pe o singură factură furnizor dacă au următoarele identice:
Tip document (tipul facturii)
Furnizor
Data document (factură)
Număr document (factură)
Facturile obținute cu succes (fără eroare) se finalizează obligatoriu.
Generarea Justificării de Avansuri Trezorerie - pentru fiecare decont se generează câte o justificare (1:1), cu următoarele reguli:
Societate = societatea de pe decont
Cont avansuri = se determină contul definit pe societatea indicată, de tip ”Justificare avansturi” și pentru care valuta = valuta listei de preț de pe decont
Terț = terțul de pe master decont
Denumire = număr document decont
Descriere = text compus din: ”Justificare avans aferent decontului ”+ <<Nr document decont>>+” din data de ”+<<Data decontului>>
Data justificare = data decont
Data contabilă = data justificare
tab Detalii avans: se caută și se adaugă toate liniile disponibile reprezentând avansuri acordate prin casă sau bancă și nealocate integral pe alte justificări - cu aceleași reguli ca și cele folosite la completarea manuală
tab Detalii justificare - se inserează o linie pentru fiecare linie din decont (1:1), cu următoarele reguli:
pentru liniile din decont pentru care nu s-au generat facturi la pasul 2., se adaugă cu:
Tip justificare = ”Cheltuială”
Divers = legătură nouă la nivel de Diverse, tab ”Articole relaționate” (1:n)
fac o legătură pentru fiecare articol de cheltuială folosit pe Decont
valoare = (-1) * valoare de pe linia din decont (LineNetAmt)
descriere = descriere de pe linia din decont
referințe = toate de pe linia din decont + angajatul de pe master
pentru liniile pentru care s-au generat facturi la pasul 2., se adaugă înregistrări cu:
Tip justificare = ”Factură”
Factura = factura aferentă liniei din decont, generată la pasul 2.
Furnizor = furnizorul de pe factură
Valoare = (-1) * valoare de pe linia din decont (LineNetAmt)
Descriere = descriere de pe linia din decont
Referințe = toate de pe linia din decont + angajatul de pe master
Justificările obținute cu succes (fără eroare) se trec în starea ”Finalizat” .
Parametrii procesului sunt:
Grup Terți RO = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI RO”);
se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară completat cu "Romania" sau nimic
Grup Terți UE = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI UE”);
se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară diferit de"România" și bifa În Uniunea Europeană
Grup Terți non-UE = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI NON-UE”)
se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară diferit de"România" și NU au bifat În Uniunea Europeană
Terț = opțional, terțul angajat, util pentru rularea din scheduler sau manuală
Data Decont = de la / până la - opțional, util pentru rularea din scheduler
Decont = opțional, util pentru rularea manuală
Tip document = obligatoriu - se indică tipul de factură furnizor folosit la generarea facturilor
Listă prețuri achiziție = opțional, dacă se indică se folosește pe toate facturile generate
Reprezentant = obligatoriu, este necesar pentru a fi pus în definiția noilor terți și mai apoi pe toate facturile furnizor ce vor fi generate
Acțiune document = obligatoriu - se indică în ce stare să se genereze justificarea !!! (facturile trebuie generate în stare ”Finalizat” pentru că altfel nu se pot aduce pe liniile justificării)