17.5. Decont de cheltuieli

Decontarea cheltuielilor către angajați se înregistrează în fereastra Decont din meniul Decont de Timp şi Cheltuieli.

Pentru a genera factura furnizor - angajat, prin care se achită cheltuielile decontate, se utilizează procesul Generare Facturi din Deconturi.

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Tip document, Nr Document, Descriere

• Data - data introducerii decontului;

• Angajat/Rep. - numele angajatului care face decontarea cheltuielilor. Terțul ca și definiție trebuie să fie ori furnizor cu bifa "Reprezentant" ori ”Angajat”;

• Listă Prețuri - se pot selecta doar liste de preț de achiziție, active;

Obs: Lista de prețuri poate fi modificată pe un decont care are deja completate detalii, însă modificarea listei nu face ca prețurile din detalii să fie modificate automat în concordanță cu noua listă de preț.

• Gestiune - se alege gestiunea aferentă angajatului;

• Creează linii din - butonul pune la dispoziția utilizatorului posibilitatea de aducere pe decont a liniilor (articolelor) dintr-un proiect/fază/subfază proiect, astfel:

  • • sunt afișate detaliile de proiect/fază/subfază care au cantitatea consumată (din Consumuri Proiecte, Bonuri de consum, Avize de Expediție) > cantitatea decontată (prinsă pe deconturi anterioare)

    • detaliile de proiect/fază/subfază pot fi afișate în funcție de trei Tipologii de articole (aplicabile doar pentru proiectele de tip "Comandă de Lucru(Job)" sau proiectele fără bifa "Consumuri doar de pe decont"):

      • Articole detalii proiect - se afișează articolele fără rețetă,  din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care nu au bifa "Structuri / rețete"):

        • pot fi  atât articole stocabile cât și articolele de  tip Serviciu sau de tip Cheltuială

      • Articole Normate detalii - se afișează articolele cu rețetă,  din detalii de proiect/fază/subfază (doar de pe acele linii de detaliu care au bifa "Structuri / rețete");

      • Articole Normate Fază/Subfază - se afișează articolele cu rețetă care se află înscrise direct în câmpul Articol de pe:

        • fază proiect cu nivel II de detaliere;

        • subfază proiect cu nivel III de detaliere; dacă subfaza nu conține Articol, nu va fi luat în considerare Articolul de pe fază, chiar dacă acesta există!

    • dacă se adaugă manual linii de detaliu, atunci acestea vor fi marcate întotdeauna cu tipologia Articole detalii proiect; dacă sunt articole cu rețetă atunci rândurile respective vor fi marcate cu bifa "Structura decont", iar acestea nu vor expanda pe facturile furnizor/client.

    • sunt afișate informații referitoare la: Fază Proiect, SubFază Proiect, Cod Articol, Denumire Articol, Cod Articol Structură, Cantitate Planificata de pe proiect/fază/subfază, Cant. consumată, Cantitate decontată anterior, Cantitate spre decontare reprezentând diferența dintre Cant. consumata și Cantitate decontată anterior sau diferența dintre Cant. planificată si Cant. decontată anterior,  pentru articole de tip Serviciu/Cheltuială, UM.

    • Cant. consumată:

      • pentru articolele fară rețetă reprezintă cantitatea consumată la nivel de proiect, fază, subfază din Bonuri de Consum, Consum pe proiect - linie nouă (Issue to Project), Aviz de Expediție (orice ieșire).

      • pentru Articole Normate (articole cu rețetă) cantitatea consumată este 0. Liniile se afișează independent de Cant. Consumată, dar în limita cantității planificate.

    • Cant. spre decontare se calculează:

      • pentru articolele fară rețetă din detalii, cu formula: Cant Consumată - Cant Decontată

      • pentru Articole Normate, cu formula: Cant Planificată - Cant Decontată

    • pe liniile generate pe decont se poate modifica doar câmpul Cantitate, în cazul în care se decontează parțial.

• Acțiune Document, Stare Document - sunt utilizate pentru procesare și pentru a gestiona stările documentului. După introducerea detaliilor se revine pe master și se finalizează documentul.

• Validare la Finalizare Decont:

  • dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = DA, atunci nu se face nicio verificare;

  • dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = NU, atunci se face verificare pe proiect în funcție de bifa "Admite depășire cantități planificate":

    • bifa "Admite depășire cantități planificate" = DA, atunci nu se face nicio verificare;

    • bifa "Admite depășire cantități planificate"  = NU, atunci  se verifică să nu se depașească Cantitatea decontată față de Cantitatea planificată de pe proiect (Cantitate decontată de pe decontul curent  <= Cantitate planificată - Cant Decontat alte deconturi legate).

În tabul Detalii decont:

• Proces ”Validează C.U.I. pe Detaliu Decont” pe fiecare linie de decont - pentru furnizor:

  • Apelarea procesului de validare C.U.I. modifică denumirea terțului furnizor conform ANAF, adaugă RO în fața CUI-ului dacă este platitor de TVA și bifa de TVA la încasare dacă terțul este cu TVA la încasare

  • Terții validați nu vor fi salvați în fereastra ”Terți”, dar se va aplica bifa de “C.U.I. valid” pe linia de decont și denumirea acestuia devine read-only 

  • Pentru ca terții din Uniunea Europeană să fie validați trebuie trecut codul de țară în fața C.U.I. - ului

  • Limitarea finalizării decontului relativ la bifa "CUI valid" se aplică pentru liniile de detaliu decont pe care: Țara = Romania sau bifa "În UE" = Da. În toate celelalte situații limitarea nu se aplică.

  • Pentru terții din state nonUE se va afișa mesajul: ”Procesul este valabil doar pentru coduri C.U.I. înregistrate în una dintre țările membre UE”.  Este necesar să fie completat numele terțului în câmpul Furnizor și la secțiunea Contabilitate să se completeze câmpul Țară!

• Data Document - reprezintă data documentului justificativ (în cazul în care decontarea se face pentru o perioadă mai mare de o zi, data decont de pe master decont poate fi diferită de data decont din tab-ul Detalii decont)

• Articol - se selectează articolul corespunzător, de ex. Diurnă, Transport (bilete), Alte cheltuieli de deplasare etc

• Cantitate - se completează cantitatea corespunzătoare detaliului 

• Preţ - se completează cu preţul unitar al detaliului 

• Secțiune Contabilitate:

  • Taxa - posibilitate de selecție cota de taxă. Se va prelua automat cota de taxă cu bifa de implicit asociată categoriei de taxă de care este legat articolul utilizat;

  • Țară - se pot selecta numai țările active din fereastra ”Ţări, Localităţi şi Regiuni”

  • Bon fiscal - se bifează numai dacă documentul este de tip bon fiscal; altfel se lasă nebifat

  • Factură Simplificată - se bifează numai dacă documentul este de tip factura simplificata; altfel se lasă nebifat. 

• Secțiune Referințe: 

  • Demensiunile contabile completate se transmit pe liniile de Factură Furnizor  și/sau pe Justificarea de Avans

  • Client, Proiect, Fază Proiect, SubFază Proiect

  • Societate Trx, Activitate, Resursă, Campanie, User 1, User 2, Contract și Imobilizare

• Secțiunea Resursă - devine vizibilă dacă s-a completat câmpul Resursă

  • Categ. Cost Resursă, Sursă Cost Resursă, Tip Cost Resursă și Index

Generează Justificări din Deconturi 

Prin intermediul acestui proces, de pe un decont de cheltuieli finalizat, se generează automat terții/furnizorii lipsă, facturile furnizor și justificarea de avans de trezorerie aferentă decontului respectiv. 

Procesul poate fi accesat din fereastra Decont (de pe master document finalizat) sau din Meniu -> Decont de Timp și Cheltuieli.

Procesul va efectua următoarele pentru fiecare decont în parte:

1. Generarea automată a terților lipsă - pentru fiecare linie din decont pentru care există informația despre CUI și acesta este valid, sistemul verifică dacă există deja definit un terț cu același CUI și în funcție de situație efectuează următoarele:

   1. • dacă terțul există, îl va folosi pe acesta mai departe în procesul de generare a facturilor furnizor;

      • dacă terțul nu există, va adăuga o înregistrare în fereastra Terți, după următoarele reguli:

        • • Societate = *

          • Cod căutare = denumire

          • Denumire = denumirea din câmpul Furnizor de pe linia de decont

          • activă = da

          • CUI = CUI de pe linia de decont

          • TVA la încasare = bifa TVA la încasare de pe linia de decont

          • Regim Special = bifa Regim Special de pe linia de decont

          • Grup Terți = conform parametrilor procesului, a conținutului din câmpul Țară și al bifei UE de pe linia decontului:

            • Grup Terți RO = de pe liniile de decont care au câmpul Țară completat cu"România" sau nimic

            • Grup Terți UE = de pe liniile care au câmpul Țară  diferit de"România" și bifa În Uniunea Europeană

            • Grup Terți NONUE =  de pe liniile  care au câmpul Țară  diferit de"România" și fără bifa În Uniunea Europeană

              • din cauză că nu se poate adăuga automat o adresă pentru terții non-ue, se realizează doar creeare terț și contact și apoi procesul va afișa mesajul ”Vă rugăm completați definiția terților nou creați din NON-UE cu adresele implicite și apoi reluați procesul!” 

          • tab Furnizor: Furnizor = da

            • Reprezentant (user) = din parametrul ”Reprezentant”

            • Regulă plată FF = ”Pe credit” 

            • termen plată FF = primul termen de plată definit cu:

              • activ = da

              • zile scadență = 0

              • bifa Necesită generare scadente pe document = nu

              • valid = da

          • tab Contact (Utilizator) - se adăugă o înregistrare ”dummy” cu:

            • Denumire = ”Contact ” + <<denumire terț>>

            • Activă = da

            • Contact factură = da

            • Acces total terți = nu

            • Primește notificări solduri = nu

            • Tip notificare = ”Nimic”

• și va valida CUI-ul din nou cu opțiunea de ”Adăugare adresă terț”

Dacă la rularea procesului apar erori, atunci nu se mai generează niciun document, ci doar Terții lipsă.

2. Generarea facturilor furnizor - se face pentru fiecare linie din decont pentru care există informația despre CUI și acesta este valid, cu următoarele reguli:

   1. • Societate = societatea de pe decont

      • Tip document = în funcție de informația de pe linie, astfel:

        • • ce s-a selectat în parametrul Tip document = dacă pe linie nu există nicuna dintre bifele Bon fiscal sau Factură simplificată

          • dacă pe linie e pusă bifa Bon fiscal atunci se caută un tip document cu tip document bază ”AP Invoice” (C_DocBaseType_ID=12) și bifa Bon fiscal=da

          • dacă pe linie e pusă bifa Factură simplificată atunci se caută un tip document cu tip document bază ”AP Invoice” (C_DocBaseType_ID=12) și bifa Factură simplificată=da

      • Nr.factură = nr document de pe linia din decont

      • Data facturii = data document de pe linia din decont

      • Data contabilă = data facturii

      • Furnizor = determinat la pasul 1.

      • Reprezentant = din definiția terțului (pentru terții noi se preia din parametrul ”reprezentant”)

      • Listă prețuri = din parametrul Listă prețuri achiziție, iar dacă nu s-a indicat, atunci se ia din definiția terțului, tab-ul Furnizor

        • • Recomandare: dacă pe decont s-a folosit o listă de prețuri cu TVA inclusă, indicați aceeași listă de prețuri la rularea procesului pentru ca facturile furnizor obținute să aibă exact aceeași valoare ca și cea de pe decont, fără diferențe de zecimale.

      • Contact = din definiția terțului

      • Condiții plată = din definiția terțului, dacă există setat; dacă nu, aceeași regulă ca pentru terții noi 

      • Regulă plată = din definiția terțului, dacă există setat; dacă nu, aceeași regulă ca pentru terții noi 

      • Descriere = text compus din: ”Factură din componența decontului ”+ <<Nr document decont>>+” din data de ”+<<Data decontului>>

      • pe linii:

        • • Articol = articolul de pe linia din decont

          • Cantitate = cantitate de pe linia din decont

          • Preț = prețul (ExpenseAmt) de pe linia din decont

          • Taxa = taxa de pe linia din decont

          • Deductibilitate = deductibilitate de pe linia din decont

          • Referințele = toate cele completate de pe linia din decont + Angajatul (din master decont)

Se grupează mai multe linii decont sursă pe o singură factură furnizor dacă au următoarele identice:

• Tip document (tipul facturii)

• Furnizor

• Data document (factură)

• Număr document (factură)

Facturile obținute cu succes (fără eroare) se finalizează obligatoriu.

Atunci când factura este finalizată, postată și conține cel puțin un detaliu de factură care are completate toate cele patru câmpuri – Resursă, Categorie Cost Resursă, Sursă Cost Resursă și Tip Cost Resursă – pe master factură va fi afișat procesul Generare Alocări Cost-Resursă (din FF).

3. Generarea Justificării de Avansuri Trezorerie - pentru fiecare decont se generează câte o justificare (1:1), cu următoarele reguli:

   1. • Societate = societatea de pe decont

      • Cont avansuri = se determină contul definit pe societatea indicată, de tip ”Justificare avansturi” și pentru care valuta = valuta listei de preț de pe decont

      • Terț = terțul de pe master decont

      • Denumire = număr document decont

      • Descriere = text compus din: ”Justificare avans aferent decontului ”+ <<Nr document decont>>+” din data de ”+<<Data decontului>>

      • Data justificare = data decont

      • Data contabilă = data justificare

      • tab Detalii avans: se caută și se adaugă toate liniile disponibile reprezentând avansuri acordate prin casă sau bancă și nealocate integral pe alte justificări - cu aceleași reguli ca și cele folosite la completarea manuală

      • tab Detalii justificare - se inserează o linie pentru fiecare linie din decont (1:1), cu următoarele reguli:

        • • pentru liniile din decont pentru care nu s-au generat facturi la pasul 2., se adaugă cu:

            • • Tip justificare = ”Cheltuială”

              • Divers = legătură nouă la nivel de Diverse, tab ”Articole relaționate” (1:n)

                1. fac o legătură pentru fiecare articol de cheltuială folosit pe Decont 

              • valoare = (-1) * valoare de pe linia din decont (LineNetAmt)

              • descriere = descriere de pe linia din decont

              • referințe = toate de pe linia din decont + angajatul de pe master

        • pentru liniile pentru care s-au generat facturi la pasul 2., se adaugă înregistrări cu:

          • • • Tip justificare = ”Factură”

              • Factura = factura aferentă liniei din decont, generată la pasul 2.

              • Furnizor = furnizorul de pe factură

              • Valoare = (-1) * valoare de pe linia din decont (LineNetAmt)

              • Descriere = descriere de pe linia din decont

              • Referințe = toate de pe linia din decont + angajatul de pe master

Justificările  obținute cu succes (fără eroare) se trec în starea ”Finalizat” .

Parametrii procesului sunt:

• Grup Terți RO = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI RO”);

  • • • •  se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară completat cu "Romania" sau nimic

• Grup Terți UE = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI UE”); 

  • • • • se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară diferit de"România" și bifa În Uniunea Europeană

• Grup Terți non-UE = obligatoriu, se indică un grup de terți dintre grupurile definite (de obicei ”FURNIZORI NON-UE”)

  • • • • se aplică pentru liniile de decont care au câmpul Țară diferit de"România" și NU au bifat În Uniunea Europeană

• Terț = opțional, terțul angajat, util pentru rularea din scheduler sau manuală 

• Data Decont = de la / până la - opțional, util pentru rularea din scheduler

• Decont = opțional, util pentru rularea manuală

• Tip document = obligatoriu - se indică tipul de factură furnizor folosit la generarea facturilor

• Listă prețuri achiziție = opțional, dacă se indică se folosește pe toate facturile generate

• Reprezentant = obligatoriu, este necesar pentru a fi pus în definiția noilor terți și mai apoi pe toate facturile furnizor ce vor fi generate

• Acțiune document = obligatoriu - se indică în ce stare să se genereze justificarea !!! (facturile trebuie generate în stare ”Finalizat” pentru că altfel nu se pot aduce pe liniile justificării) 

Alocare Costuri Justificare 

Procesul poate fi accesat din fereastra Justificare Avansuri Trezorerie (de pe master document finalizat) sau din Meniu/Management Utilaje/Resurse.

• Realizează alocarea costurilor la resursele legate de o imobilizare, indicată la nivel de detaliu de Justificare, la secțiunea Referințe. Rezultatul procesului este înscris sub formă de documente "Alocări Cost-Resursă".Atenție! Justificările trebuie transferate înainte a fi alocate la o resursă! Procesul poate fi rulat automat din Scheduler cu indicarea unei perioade în mod dinamic față de data rulării procesului. Procesul este aplicabil doar pentru liniile de Tip: Cheltuială.