11.13. Avansuri Angajați
Avansuri prin Registru de Casă/Extras de Cont
Această procedură se folosește pentru avansurile de trezorerie acordate din casierie sau prin bancă și permite urmărirea, ordinea și durata decontării lor.
Înregistrare Avans
Dacă avansul se acordă din casierie, se înregistrează în registrul de casă aferent zilei acordării lui. În fereastra Registrul Casă, tab-ul Detaliu Registru, se introduce o linie, cu următoarele elemente:
Sursă Casă = "Avansuri Trezorerie";
Terț = Angajatul căruia i se acordă avansul;
Valoare = valoarea avansului acordat, cu minus;
Detalii în Registrul de Casă.
Dacă avansul se acordă prin transfer bancar, se înregistrează în extrasul de cont aferent zilei acordării lui. În fereastra Extras de Cont, tabul Detalii Extras se înregistrează avansul acordat, cu următoarele elemente:
Valoare Extras și Valoare Diverse = valoarea avansului acordat, cu minus;
Diverse = Avansuri Trezorerie (tip cheltuiala generic);
Terț = Angajatul căruia i se acordă avansul;
Detalii în Extrasul de Cont.
Acordarea de avans din casierie se înregistrează ca și detaliu în registrul de casă cu tip sursă casă = 'Avansuri trezorerie'. Postarea aferentă este de forma 542 = 5311, unde aceste conturi provin din:
- 542 provenind din tab 'Contabilitate angajați', câmpul 'Avansuri angajați (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Angajați'
- 5311 provenind din tab 'Contabilitate', câmpul 'Casa (CNT)' din fereastra 'Casierii și registre de avansuri'
Justificare Avans
Fereastra Justificări Avansuri Trezorerie, localizată în meniul Trezorerie, se utilizează pentru justificarea avansurilor acordate angajaților. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
Denumire, Descriere
Cont avansuri - se selectează casieria folosită pentru operațiuni de justificare avansuri (definită în fereastra Registre Casă, cu bifa Justificare Avansuri);
Data Justificare - data la care se înregistrează plățile justificative;
Data Contabilă - data de pe tranzacțiile contabile rezultate în urma postării plăților justificative;
Terț - se selectează angajatul pentru care se face decontarea - se pot selecta doar terți care sunt angajați, au persoana de contact completată și au înregistrată cel puțin o adresă;
Avans de justificat - câmpul se auto completează cu valoarea maximă disponibilă pentru decontare pentru linia de avans selectată. Valoarea poate fi modificată cu o valoarea mai mică decât ceea completată, în cazul în care avansul acordat nu se închide;
Total Justificare - suma valorilor introduse pe detalii;
Suma retur = Avans de justificat - Total Justificare;
Buton Acțiune Document:
"Finalizează" - se apasă după introducerea detaliilor, pentru a procesa justificarea. După finalizarea justificării, în cazul în care valoarea din câmpul Sumă Retur este diferită de 0, butonul Închidere devine activ.
”Anulare” - (v20.02) ca și acțiune este aplicabilă unui document finalizat și pentru care se observă ulterior o greșeală de operare. Efectele anulării unei justificări de avans sunt:
avansurile acordate se zero-rizează -> tab ”Detalii avans” se setează suma 0 pe toate înregistrările:
detaliul respectiv de Registru Casă/Extras se va putea prelua pe altă justificare!
justificările cuprinse se zero-rizează d.p.d.v. al sumei alocate/conciliate -> tab ”Detalii justificări” => se șterg concilierile;
documentele din aceste detalii vor putea fi preluate pe detaliile altei justificări!
se șterge legătura de pe justificare relativă la suma returnată (dacă există).
acest retur se va putea cuprinde pe o nouă justificare.
se șterge postarea documentului.
În tab-ul Detalii Avans se înregistrează avansurile acordate unui angajat prin selectarea liniilor de extras sau de registru corespunzătoare. Se pot selecta linii și din jurnale de casă sau extrase de cont în stare "Drafted", dar doar din data curentă (altfel, dacă registrul este din altă dată, acesta trebuie să fie finalizat).
Atentie! Pentru a putea selecta un extras trebuie respectata urmatoarea conditie: cont cheltuială de pe divers = cont "Avansuri Angajati CNT" (de pe fereastra Terti, tab Angajat, tab Contabilitate (aferent schemei contabile de bază).
Obs: La selecția liniilor din extrase de cont vor fi afișate doar acele linii de extras cont care au divers al cărui cont cheltuială este egal cu contul setat în definiția angajatului, în câmpul Avansuri Angajat CNT. Detalii în Cheltuieli.
În tab-ul Detalii Justificare se vor introduce plățile justificative (facturi, cazare, transport etc.).
dacă nu este completat terțul pe linia de detaliu justificare, documentul nu va putea fi finalizat
Secțiunea "Referințe" conține informații despre dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Societate TRX, Activitate, Angajat, Proiect, Fază proiect, Campanie etc.).
Justificarea de avansuri se înregistrează în fereastra cu același nume. Postarea aferentă este de forma ccc = 542, unde aceste conturi provin din:
- ccc provenind din contul corespondent aferent detaliului de cheltuială din cadrul justificării și poate fi ori cont de clasă 6, ori cont de furnizor (4011 - dacă este factură de furnizor)
- 542 provenind din tab 'Contabilitate angajați', câmpul 'Avansuri angajați (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Angajați'
Închidere Sold
Dacă valoarea diferenței dintre avans și plățile justificative nu este 0, se apăsa butonul Închidere pentru a porni un proces care va genera:
o linie nouă în registrul de casă prin care se înregistrează returul sau completarea avansului, cu următoarele date:
Sursă Casă = "Avansuri Trezorerie";
Tip document = tipul de document aferent dispozițiilor de plată/încasare;
Terț - Angajatul;
Valoare = valoarea soldului final (câmpului Sumă Retur);
sau, o linie nouă în extrasul de cont bancar, reprezentând o depunere de numerar aferentă unui retur de avans, la ATM-urile băncilor care oferă această facilitate sau o suplimentare de avans:
extrasul (master) se indică de către operatorul justificării conform chitanței ATM atașată justificării, iar linia va conține automat:
suma returnată, în câmpurile: Valoare divers și Valoare Extras;
diversul completat cu cel al cărui cont de cheltuială ”Ch_Expense_Acct” este identic cu cel din definiția contului de pe justificarea de trezorerie, ”CB_Asset_Acct”, de pe schema contabilă de bază,
dacă sunt mai multe astfel de diverse, se ia cel mai nou definit (id-ul cel mai mare);
terțul de pe justificare.
După rularea procesului, butonul Închidere va deveni inactiv.
În situațiile în care operațiunile de retur/suplimentare de avans de trezorerie au fost deja înregistrate prin casă/bancă, se procedează doar la completarea directă a liniei respective de pe registrul de casă / extrasul de cont bancar. În această situație nu se mai folosește procesul/butonul Închidere!
în câmpul Detaliu registru casă închidere va fi selectată o linie din registru de casă aferentă închiderii sumei retur, conform regulilor de determinare de mai sus, sau
în câmpul Detaliu extras cont închidere va fi selectată o linie din extrasul de cont aferentă închiderii sumei retur, conform regulilor de determinare:
fix aceeași sumă înscrisă în ”Sumă retur” să fie pe ”Valoare extras”
pe linia de extras să fie la Terț exact angajatul de pe Justificare
pe linia de extras să fie indicat un Divers a cărui con de cheltuială să fie același cu contul din definiția casieriei de avansuri de pe Justificare - Casa (CNT)
ambele înregistrări să fie operate pe aceeași societate!
Rapoarte
Raportul Avansuri Nedecontate Integral, localizat în meniul Trezorerie -> Cash Management, oferă informații referitoare la avansurile acordate și nejustificate la data raportului, cu posibilitatea de filtrare după Registru Casă, Cont bancar și/sau Dată contabilă. Pentru corectitudinea datelor raportul trebuie rulat pe Terț.
Datele afișate în raport, a căror sursă sunt linii din extrase de cont, sunt filtrate după regula: ID cont cheltuială de pe divers = ID cont "Avansuri Angajati CNT" (din Terti ->Angajat)
Raport Fișă Angajat - Avansuri Trezorerie, localizat in meniul Trezorerie, oferă informații referitoare la avansurile de trezorerie acordate unui angajat, din casă sau din bancă și deconturile operate la nivel de detalii, prin Justificare avansuri. Raportul se rulează pentru fiecare valută în parte acordată ca și avans, cu obligativitate Terț si Data tranzacție.
Avantaje:
- se folosește și se urmărește un singur cont (542)
Dezavantaje:
- documentele justificative aduse de către angajați trebuie operate de către un contabil
- nu se pot folosi aplicații precum ExpenseApp- efortul de operare este mult mai mare față de varianta 2
- trebuie să existe definiți în sistem toți furnizorii care apar pe documentele justificative
Avansuri prin carduri de delegație/angajat
Procedura se folosește în cazurile în care avansurile de trezorerie sunt acordate prin carduri de delegație emise nominal pe angajat. În cazul decontării utilizând carduri de delegație, angajatul plătește cu cardul de delegație sau retrage numerar de pe acesta (de la ATM).
Setup inițial
Pentru avansurile de trezorerie utilizând cardurile de delegație (nominale pe angajat) se definește contul bancar de delegații în fereastra Bănci şi conturi, localizată în meniul Trezorerie -> Definiri Trezorerie. Detalii în Definiri Trezorerie.
Introducere deconturi/cheltuieli
Decontarea avansurilor se înregistrează în fereastra Decont, localizată în meniul Decont de Timp şi Cheltuieli. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
Tip documente, Nr. document, Descriere
Angajat/Rep - angajatul;
Data decont - data decontului;
Listă prețuri - determină prețul articolelor decontate - se pot selecta doar liste de preț de achiziție;
Tab-ul Detalii Decont:
Data decont - reprezintă data documentului justificativ (în cazul în care decontarea se face pentru o perioadă mai mare de o zi, această dată poate fi diferită de data decontului;
Furnizor (și câmpuri aferente) - informații sumare despre furnizor și documentul prin unde s-a înregistrat cheltuiala decontată;
Articol - se selectează articolul prin care se înregistrează cheltuiala (e.g.. Diurnă, Transport, Alte cheltuieli de deplasare etc);
Cantitate - se completează cantitatea corespunzătoare articolului (în cazul diurnei se completează cu numărul zilelor de diurnă acordată, în cazul biletelor se trece numărul biletelor decontate etc);
Preț factură = valoarea cheltuielii decontate - se completează cu prețul unitar al articolului;
Descriere, Notă
După introducerea tuturor detaliilor se revine în fereastra Decont, se verifică câmpul Valoare care reprezintă valoarea totală a decontului și se finalizează decontul prin apăsarea butonului Acțiune Document.
Deconturile pot fi culese prin aplicația mobilă Expense App. Angajații pot înregistra toate cheltuielile efectuate folosind aplicația de pe telefon sau tabletă, dar și dintr-un browser. Aplicația trimite datele astfel culese către SocrateCloud în fereastra ”Import Decont”. Ulterior, acestea vor fi prelucrate automat de către procesul ”Import Deconturi (Scheduler)”, proces rulat programatic prin intermediul Schedulerului. Pentru execuția acestuia se pot indica următoarele:
frecvența cu care să se genereze deconturile;
modurile de grupare a cheltuielilor (liniilor importate) în formarea decontului (master document):
pe societate
pe angajat
pe valută sau listă de preț
pe proiect
după dată sau
după număr de document
Documentul ”Decont” poate fi generat în starea ”În pregătire” sau ”Finalizat”, în funcție de nevoile de implementare. Pot fi activate fluxurile de aprobare în coformitate cu regulamentele interne aplicabile.
Dacă prin aplicația Expense App au fost culese și imagini ale documentelor sursă justificative, acestea se pot consulta pe decont, pe liniile acestuia, pentru fiecare cheltuială în parte, ca și fișiere atașate.
Articolele de cheltuială sunt determinate automat prin maparea pe ”SKU” din definiția articolelor.
Validare la Finalizare Decont:
dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = DA, atunci nu se face verificare
dacă pe tip proiect bifa "Consumuri doar de pe decont" = NU, atunci se face verificare pe proiect în funcție de bifa "Admite depășire cantități planificate":
bifa "Admite depășire cantități planificate" = DA, atunci nu se face nicio verificare;
bifa "Admite depășire cantități planificate" = NU, atunci se verifică să nu se depașească Cantitatea decontată față de Cantitatea planificată de pe proiect (Cantitate decontată de pe decontul curent <= Cantitate planificată - Cant Decontat alte deconturi legate);
Generare factură decont
Pentru a genera factura furnizor - angajat, prin care se achită cheltuielile decontate, se utilizează procesul Generare Facturi din Deconturi, localizat în meniul Decont de Timp și Cheltuieli.
Procesele Generează Facturi Cheltuieli din Decont după Listă Preț și Generare Facturi Cheltuieli din Decont, folosite anterior, au fost inactivate începând cu v22.09 .
La generarea facturilor furnizor provenite din decont prin procesul Generare Facturi din Deconturi :
procesul va tine cont de tipurile de document selectate pe liniile de decont și va grupa factura/facturile furnizor generate în funcție de tipul de document:
dacă pe detaliul de decont nu este bifat niciun tip de document (bon fiscal sau factură furnizor simplificată) atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat pe tipul de document indicat;
dacă pe detaliu de decont există linii cu bifa de ”Bon fiscal”, linii cu bifa de ”Factură Simplificată” și linii fără nicio bifă atunci gruparea se va face astfel:
Liniile cu bifa de ”Bon fiscal” vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document ce are ”Tip document baza = Factura Furnizor” și ”Tip document 394 = Bon fiscal” (vezi Documente tipuri)
Liniile cu bifa de ”Factura simplificata” vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document ce are ”Tip document baza = Factura Furnizor” și ”Tip document 394 = Factură Simplificată” (vezi Documente tipuri)
Liniile fără nicio bifa vor fi grupate într-o factura furnizor pe angajat cu un tip de document indicat în clar ca parametru la proces: ”Tip document”
la rularea procesului se poate specifica data facturii. Pentru cazurile rulării din scheduler a procesului, se poate specifica o data din viitor. Dacă nu se indică parametrul ”Dată Factură”, atunci data facturii furnizor generate va fi data cea mai recentă de pe linia din decont sursă;
pe detaliile facturii furnizor generate, se vor prelua toate referințele de pe detaliile de decont, pentru a avea analiza completă a cheltuielilor. Pe master-ul facturii se vor prelua doar dacă sunt identice pe toate liniile decontului sursă;
dacă pe linie/linii nu este setată bifa de "TVA la încasare", atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat pentru toate aceste linii fără bifă;
dacă pe un decont se regăsesc mai multe linii cu același Terț (Furnizor) și cu bifa de "TVA la încasare", atunci se vor genera tot atâtea facturi furnizor pe angajat, câte linii cu "Nr. Document" diferit se regăsesc pe decont;
dacă pe un decont se regăsesc mai multe linii cu același Terț (Furnizor) și cu bifa de "TVA la încasare" și cu același "Nr. Document", atunci se va genera o singură factură furnizor pe angajat, cu liniile respective.
procesul va ține cont de cota de taxă și tipul de deductibilitate selectate pe detaliul de decont și va genera factura furnizor pe angajat cu aceste cote de taxă și tip de deductibilitate. Pe factura furnizor - angajat:
dacă se modifică cota de TVA înainte de finalizarea facturii, atunci se va modifica automat și pe linia de decont legată:
dacă se modifică cota de TVA după finalizarea facturii, atunci trebuie rulat procesul ”Recalcul taxe” și abia după rularea procesului se va face actualizarea și pe liniile de decont;
modificarea tipului de deductibilitate trebuie să se actualizeze și pe liniile de decont, indiferent dacă factura furnizor este finalizată sau nu;
deconturile cu stare "Închis" și respectiv detaliile nefacturate de pe ele, nu vor fi incluse în proces;
deconturile de pe care s-au generat facturi furnizor nu mai pot fi reactivate;
procesul poate realiza conversia între valuta de pe decont/deviz și cea pentru factura furnizor prin parametrul "Lista de preț F. Furnizor". Valorile de pe detaliile de factură vor fi rezultatul conversiei dintre valuta decont și valuta selectată în parametru, la cursul de schimb declarat Implicit
pentru liniile generate din decont care au la baza articole cu structură nu se realizează explozia componentelor din structură la finalizarea facturii.
Factura de furnizor în numele angajatului reprezintă cheltuielile (decontul) justificate. Postarea aferentă este de forma ccc = 54201 (542C), unde aceste conturi provin din:
- ccc provenind din contul corespondent aferent detaliului de cheltuială din cadrul facturii
- 54201 (542C) provenind din tab 'Contabilitate furnizori', câmpul 'Furnizor (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Furnizori'
Stingere decont
După ce se generează facturile de cheltuieli, acestea trebuie conciliate cu plățile și liniile de extras corespunzătoare. În fereastra Extras de Cont, fiecare factură de decont trebuie asociată cu o linie de extras, cu următoarele proprietăți:
Dată linie extras = Dată contabilă = Dată efectivă - reprezintă data decontului;
Terț - angajatul;
Factura - factura furnizor de decont;
Valoare tranzacție = Valoare extras = valoarea facturii cu semn negativ (deoarece reprezintă o plată);
După salvarea liniei de extras se apasă butonul Generează Plată, prin care se va genera în sistem plata aferentă decontului și a liniei de extras:
Metoda de plată = Direct Depozit,
Acțiune document = Finalizare
După generarea plații, câmpul Plată pe pe linia extras se completează cu datele referitoare la plata generată.
Detalii în Extras de Cont.
Retragerea de numerar, respectiv plățile efectuate cu cardul de delegații sunt înregistrate ca și plăți în fereastra 'Încasări și plăți'. Postarea aferentă este de forma 54202 (542N) = 5125C, unde aceste conturi provin din:
- 54202 (542N) - provenind din tab 'Contabilitate angajați', câmpul 'Avansuri angajați (CNT)' din fereastra 'Terți', tab 'Angajați'
- 5125C provenind din tab 'Contabilitate', câmpul 'Disponibilități în curs (CNT)' din fereastra 'Bănci și conturi', tab-ul 'Cont'
Alocarea dintre plăți și facturi are postarea de forma 54201 (542C) = 54202 (542N).
Avantaje:
- documentele justificative pot fi operate direct de către angajați, prin fereastra 'Decont' sau direct de pe teren, în timp real, din aplicația ExpenseApp
- efortul de operare este distribuit
- nu trebuie să existe definiți în sistem toți furnizorii care apar pe documentele justificative, aceste informații fiind trecute doar la nivel de linii ale decontului
- contabilul trebuie doar să facă verificările și, eventual, completările necesare asupra deconturilor operate de către angajați
Dezavantaje:
- trebuie folosite și urmărite 2 conturi de tip 542, respectiv 542N și 542C, așa cum am arătat mai sus.
Rapoarte de verificare
”Raport Fișă Terț” și ”Fișa Contului (RO)”
Se filtrează angajatul și perioada (luna dorită).
Rezultatul operațional trebuie să fie comparat/comparabil cu ”Fișa Contului (RO)” pentru fiecare cont în parte: 54201 și 54202.
Setup:
Terțul trebuie să fie marcat ca și ”Angajat”, cu:
- contul 54201 (Conciliate) se setează pe terțul angajat în tab Furnizor / Contabilitate pe ”Furnizori (CNT)” - și va fi folosit la postarea facturilor din decont;
- contul 54202 (Neconciliate) se setează pe terțul angajat în tab Angajat / Contabilitate pe ”Avansuri Angajați (CNT)” - și va fi folosit la postarea plăților.
Documente și postări:
- extras/liniile cu plățile: 5125=5121 - sunt sumele plătite cu cardul sau ridicate de la ATM de către angajat;
- plata (cf. liniilor din extrasele de mai sus): 54202=5125 - aici apare utilizarea lui 54202 pe debit, reprezentând sumele trase de angajat cu cardul => deci dacă am sold debitor aici înseamnă că mai sunt bani scoși/plătiți, dar nealocați la facturi din decont/cheltuială, deci posibil să trebuiască să-i returneze dacă nu mai e nimic de conciliat.
- decont: nu are efect în contabilitate, nu se postează;
- factura angajat din decont: 6xx=54201 (4426=54201) - aici apare 54201 pe credit, reprezentând cheltuielile efectuate. Dacă am sold creditor înseamnă că am cheltuieli neachitate, dacă nu mai e nimic de conciliat (posibil să fi plătit cu banii lui), caz în care trebuie să-i dau banii sau să-i scoată el de pe cardul de delegații;
- alocare plăți-facturi (conciliere): 54201=54202 - prin care se închid cele două conturi. dacă nu mai e nimic de conciliat, ambele trebuie să aibă sold 0.
Cele de mai sus trebuie să arate la fel atât în ”Fișa Contului (RO)” pentru fiecare cont în parte: 54201 și 54202, cât și pe ”Raport Fișă Terț”.