17.7. Rapoarte Proiecte

SocrateCloud pune la dispoziție un număr de rapoarte ce pot fi utilizate pentru evidența operațiunilor realizate pe proiecte. Rapoartele se găsesc în meniul Project Management și pot fi modificate în functie de cerințele organizației. Detalii în Rapoarte.

Raport Proiecte - Consumat/Facturat

Raport de control util atunci când, în cadrul proiectelor desfășurate, se urmărește decontarea consumurilor realizate. Raportul returnează informații referitoare la consumurile realizate în cadrul unui proiect și considerate a fi decontate sau nu , într-o perioada dată. Parametrii de rulare: Schema Contabila, Perioada, Terț, Proiect, Articol.

Coloane raport:

• Terț = terțul folosit la definirea proiectului;

• Proiect = numele proiectului;

• Fază Proiect = numele fazei proiect;

• Articol = denumirea articolului folosit în detaliu faza/proiect;

• Cant Planificată, Preţ planificat, Val Planificată, Marjă planificată = valori introduse pe detaliu de proiect/fază;

• Cant mișcată = total cantitate din consumuri pe proiect/ până la perioada selectată (inclusiv);

• Valoare Cost = total valoare cost din Consumuri pe Proiect/articol/proiect transferate, până la perioada selectată (inclusiv);

• Cant spre decontare = total cantitate/articol/proiect/faza introdusa pe un Decont, până la perioada selectată (inclusiv);

• Cant. mișcată fără perioadă, Valoare cost fără perioadă = total cantitatea consumată și valoare cost din consumuri pe proiect până la perioada selectată (exclusiv);

• Cant mișcată din perioadă, Valoare Cost din perioadă = cantitatea consumată și valoare cost din consumuri pe proiect în perioada selectată la rularea raportului;

• Cant spre decontare din perioadă, Valoare Cost decontată din perioadă = total cantitate introdusă și valoare cost pe deconturi în perioada selectată la rularea raportului;

• Total cantitate = Cant mișcată - Cant spre decontare Total - reprezintă cantitatea consumată și rămasă de decontat la finele perioadei selectate la rularea raportului

• Total Valoare Cost = Valoare Cost - Valoare Cost decontată în perioadă - reprezintă valoarea cost aferentă cantității consumate și rămasă de decontat la finele perioadei selectate la rularea raportului.

Raport Facturi / Încasări pe Proiect

Raportul prezintă valorile facturate și încasate aferente unui proiect. Detalierea este făcută până la nivel de articol și angajat care a prestat serviciile respective, atunci când proiectul este de servicii.

Raportul este conceput pentru firmele care prestează servicii pe bază de proiect. Premize pentru raport:

• proiectele sunt detaliate la nivel de faza (de obicei câte o fază pentru fiecare lună din proiect, sau conform perioadei de facturare alese);

• proiectele se facturează pe baza consumului, adică a efortului de lucru (ore) prestat pe proiectul și faza respectivă:

  • Tip Proiect = Job (Comandă de Lucru),

  • Regula de Facturare pe proiect = Manopera & Material,

  • Calendar facturare = <setat> obligatoriu - este cel care indică perioada de facturare.

• se înregistrează consumurile pe proiect/faza prin introducerea de Deconturi;

  • decontul se introduce periodic pe fiecare angajat în parte,

  • se introduce câte un Decont pe perioada, iar în detaliile decontului se introduc toate proiectele la care s-a lucrat în perioada-faza respectivă.

  • se alocă aceste consumuri pe proiect prin procesul de "Consum pe Proiect - din Decont";

  • se generează comenzile (-> avize -> facturi) de pe fazele proiectului;

  • pe un proiect, pe o fază, se emite o singură comandă/factură care cumulează toate serviciile realizate pe proiect/fază în perioada respectivă,

  • detaliile pe comenzi/facturi sunt grupate la nivel de articol/serviciu conform consumurilor înregistrate.

  • se înregistrează și alocă încasările pe facturi.

Raportul prezintă detaliat valorile facturate și repartizează valorile încasate pe proiect, fază, factură, articol şi angajat care a contribuit la proiectul respectiv.

Exemplu: în raportul de mai jos se observă alocarea încasării pe un proiect şi fază, cu detalierea pe cei trei angajati care au lucrat pe proiectul/faza respectivă şi detaliat pe articolele de servicii prestate. este doar un model de prezentare al raportului, acesta putând fi ajustat pentru a realiza grupările în forme diferite:

• • grupare pe angajat şi articol;

  • grupare pe articol şi angajat;

  • grupare pe angajat şi proiectele la care a lucrat, şamd.

Raport Detalii Proiecte Nepreluate în COC

Raport Detalii Proiecte Nepreluate în COC va identifica liniile din detaliile unui proiect, care nu au fost preluate în comenzile de client, sau au fost preluate parțial, adică liniile care au Cantitate planificată > Cantitate Comandată COC. Raportul va putea fi rulat indiferent de nivelul de detaliere al proiectului. Raportul va returna doar liniile care conțin în detalii articole, nu și cele planificate doar la nivel de Categorii articol.

Explicatie asupra parametrilor:

• • Societate TRX

    • Societatea TRX din master Proiect

Raport Detalii Proiecte rămase de Aprovizionat

Raport Detalii Proiecte rămase de Aprovizionat va identifica acele linii din detaliile unui proiect, care nu au fost preluate în Necesar de aprovizionare sau Comandă de furnizor, sau au fost preluate parțial, adică liniile care au Cantitate Angajată > Cantitate aprovizionată (NAP sau COF) Raportul va returna doar liniile care conțin în detalii articole, nu și cele angajate doar la nivel de Categorii articol și va putea fi rulat indiferent de nivelul de detaliere al proiectului.

Explicatie asupra parametrilor:

• • Societate TRX

    • Societatea TRX din master Proiect

Explicatie asupra coloanelor:

• • Cantitate Aprovizionată 

    • sumă de cantități din NAP și sau COF introduse direct din linia proiectului (Creează linii din apelat din NAP sau din COF), fără linii de COF generate din NAP

    • Observație: 

      • Cantitatea din COF introdusă pe baza unui NAP generat dintr-un proiect, nu se adună la Cantitatea Aprovizionată (doar COF-uri directe fără NAP);

Raport Analiză Proiecte

Se pot realiza analize asupra proiectelor în derulare sau a proiectelor finalizate. Analiza se poate face din punct de vedere planificare versus execuție proiect, pornind de la nivel de proiect, și mergând către detaliile acestuia.

Parametrii de rulare: Schema Contabila, Fișă Proiect, Format Tipărire, Societate, Societate TRX, Tip Proiect, Proiect, Curs schimb, Grupare după categorie articol, Procesat

Explicatie asupra parametrilor:

• • Societate

    • societatea proiectului

    • filtru de tip listă

  • Schema contabilă - obligatoriu

    • folosită pentru determinarea valorilor realizate

  • Curs Schimb

    • câmp de tip text, implicit = null, cursul de schimb la care se va face conversia valorilor

    • folosit pentru cazul în care valuta proiectului este diferită de valuta de bază

      • toate valorile realizate (venite din contabilitate), vor fi convertite la valuta proiectului folosind cursul de schimb introdus

  • Grupat pe Categorie Articol

    • câmp de tip bifă, implicit = Y

    • modul de afișare/grupare a detaliilor de proiect

      • bifa = Y

        • detaliile sunt afișate la nivel de categorie articol cu sumă de valori aferente

        • detaliile consumate rezultate din contabilitate (Consumuri pe proiecte, Bon Consum, Avize expediție, Facturi furnizor), vor actualiza ”Valoare mișcată” aferent categoriei din care articolul consumat face parte (nu va fi afișat ca linie distinctă pe raport, valoarea de cost al articolului consumat se va aduna la ”Valoare mișcată” aferentă categoriei din care face parte articolul)

      • bifa = N

        • detaliile sunt afișate la nivel de articol planificat/ consumat

Explicatie asupra coloanelor:

• • Adaos % planificat = (Valoare Planificată - Valoare Angajată)/ Valoare angajată * 100

  • Adaos Valoric planificat = Valoare Angajată * Adaos %

• Marjă % planificată = (Valoare Planificată - Valoare Angajată)/Valoare planificată *100

  • Marjă Valorică planificată = Valoare planificată * Marjă %

  • Adaos % Realizat = Valoare Venituri - Valoare mișcată)/ Valoare mișcată * 100

  • Adaos Valoric realizat = Valoare Venituri - Valoare Mișcată

  • Marjă % Realizată = ( Valoare Venituri - Valoare mișcată)/ Valoare Venituri *100

  • Marjă Valorică realizată = Valoare Venituri* Marjă %

  • Adaos % planificat BaseLine = valoarea de la momentul rulării procesului ”Salvează BaseLine”

  • Adaos Valoric planificat BaseLine = valoarea de la momentul rulării procesului ”Salvează BaseLine”

  • Marjă %  Planificată BaseLine = valoarea de la momentul rulării procesului ”Salvează BaseLine''

  • Marjă Valorică Planificată BaseLine = valoarea de la momentul rulării procesului ”Salvează BaseLine''

  • Adaos % Realizat BaseLine = (Valoare planificată Base Line - Valoare mișcată)/ Valoare mișcată * 100

  • Adaos Valoric realizat Baseline = Valoare Planificată BaseLine - Valoare Mișcată

  • Marjă % Realizată BaseLine = (Valoare Planificată BaseLine - Valoare mișcată)/Valoare planificată BaseLine *100

  • Marjă Valorică realizată BaseLine = Valoare planificată BaseLine * Marjă % Realizată BaseLine

  • Sold Proiect = determinat similar cu Raport Sold Facturi Curent

Același calcul se aplica și la Fază proiect, SubFază proiect

• • Detalii Proiecte

  • Categorie Articol 

    • Cantitate mișcată/consumată (cantitate din consumuri pe proiecte + cantitate avize)

    • Valoare mișcată (cost articol * cantitate miscata)

    • Activitate

Pe baza câmpurilor de mai sus sunt necesare Formate de tipărire pentru analiza proiectului:

• • Fișă proiect

    • raport format din master + detalii (similar cu documentele), prin care se poate analiza un proiect din punct de vedere Bugetat vs Realizat

    • Format Raport: vezi detalii Fișă Proiect

  • Rapoarte Proiecte 

    • raport din care se pot analiza proiecte în calup

      • aferente unui departament

      • proiectele aferente unui proiect de Nivel consolidare 

    • în raport vor trebui aduse valorile proiectelor legate de proiecte de Nivel consolidare cu 4 Niveluri similar cu cele 4 Niveluri din BI

Format Raport: vezi detalii Rapoarte Proiecte

Alte Rapoarte

Raportul Grad Realizare Proiecte se utilizează pentru a prezenta gradul de livrare/facturare pentru serviciile contractate, pe linii de proiect. De exemplu un contract de service/SLA poate sa aibă un număr de incidente/ore servicii incluse în contract (proiect). Raportul afișează gradul de utilizare al cantității de articole și valorile inițializate pe contract. 

Raportul Grad Realizare Proiecte pe Categorii Articol afișează gradul de utilizare al cantității de articole și valorile inițializate pe contract grupate pe categorii de articole.

Raportul Detalii Proiecte - Articole listează, în funcție de filtrele căutare selectate, linii de proiecte și pentru fiecare articolul, valoarea și marja aferentă.

Raportul Raport Proiecte - COF nealocate listează liniile de proiecte pentru care nu există comenzi furnizori alocate.

Raportul Raport Marja Proiect (COL) listează, pentru liniile unui proiect, marja de comparație între veniturile planificate și costuri. Parametrii de rulare:

• Proiect - proiectul pentru care vor fi afișate liniile;

• Schema Contabilă - schema contabilă de unde se vor prelua costurile;

În fereastra Info Proiecte se pot vizualiza toate proiectele din sistem, împreună cu sesizările și documentele aferente (facturi, comenzi) la nivel de proiect, fază sau subfază.

Tipărire Proiect - un proiect poate fi tipărit sub forma unui document cu antetul format din datele introduse în tab-ul Proiect și conținutul format din detaliile introduse în tab-urile Detalii Proiect sau Detalii Faze, funcție de nivelul de detaliere folosit la definirea proiectului. Pentru proiectele cu nivel II - Faza conținutul va cuprinde toate detaliile de pe toate fazele proiectului.

Raport Consumuri Proiect/Angajat - prezintă costurile cu manopera pe proiect detaliat pe angajat și structura proiectului. Costurile cu angajații sunt evaluate la TCA (total cost angajat) sau la Cost standard. Informațiile sunt preluate direct din pontaj.