12.02. Transferuri Contabile

În SocrateCloud documentele operaționale generează automat tranzacțiile contabile aferente. Astfel, este necesar introducerea a unui număr limitat de note contabile manuale, reducând astfel oportunitatea apariției erorilor. 

Transferul (contarea) poate avea loc doar după se procesează documentul individual sau în calup, atunci când serverul de aplicație este pornit. Arhitectura unică a aplicației permite 'anularea' contărilor în orice moment, pentru toată societatea sau doar o parte a acesteia, pentru a reflecta schimbările efectuate asupra conturilor implicite. Totodată se poate relua oricând transferul pentru un document contat sau pentru un document la care transferul a eșuat (de exemplu când perioada din calendar este închisă).

Contabilitatea SocrateCloud înregistrează automat atât valorile debit/credit ale tranzacțiilor operaționale cât și impactul cantitativ al acestora. Astfel, prin rapoartele contabile puse la dispoziție, se pot obține atât informații valorice cât și cantitative direct din contabilitate.

Toate contările sunt înregistrate și se pot vizualiza în fereastra Tranzacții Contabile, localizată în meniul Contabilitate. Afișarea transferului unui document se realizează prin apăsarea butonului Transferat din cadrul documentului. Rezultatul transferului este afișat implicit pe schema asociată societății folosită la logare, societate pentru care utilizatorul are drept de operare/vizualizare. Asocierea schemei contabile se realizează prin completarea câmpului "Schema contabilă" din tab-ul "Info Societăți" din fereastra de definire a societății.

Tranzacții de vânzare

Tranzacții de cumpărare

Un document postat poate fi re-postat dacă suferă modificări ulterioare transferului inițial în contabilitate. În cazul facturilor furnizor/client pentru care au fost generate declarații, re-postarea nu mai este posibilă, utilizatorul primind un mesaj de eroare la încercarea de re-postare.

Tranzacții cont - cont Corespondent

Dacă la definirea schemei contabile este bifată opțiunea "Înregistrează tranzacții cont - cont corespondent" fiecare transfer contabil este scris și în fereastra Tranzacții cont - cont corespondent, sursa rapoartelor din meniul Contabilitate care conțin indicativul "(RO)" în denumirea lor.

Un document va fi considerat transferat doar atunci când a fost postat în ambele moduri. Există o serie de reguli suplimentare de contare care trebuiesc avute în vedere atunci când se folosește această funcționalitate:

• Asocierile recepțiilor înregistrate cu cantitate negativă se vor transfera doar dacă contul setat în câmpul "Diferență Preț" din definirea categoriei articolelor recepționate va fi un cont de clasă 6. Dacă aceasta regulă nu poate fi folosită, pentru înregistrarea recepțiilor cu cantitate negativă se va folosi funcționalitatea RMA furnizori.

  • Documentele a căror înregistrare contabilă este de forma "contul X = contul X" cu valori doar pe o parte - fie debit, fie credit - și cu suma valorilor egală cu 0, vor fi scrise sub forma cont - cont corespondent.

  • Notele contabile de forma 6xx/7xx = 6xx/7xx  - cu valori doar pe debit, sau doar pe credit vor intra în eroare de transfer.

• O notă contabilă simplă trebuie să conțină o singură pereche de linii cu conturi corespondente;

Procesul Generare Tranzactii Cont - Cont Corespondent se utilizează pentru a genera înregistrări contabile de tip "cont - cont corespondent", pentru documente multiple. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

• Tabelă, Data Contabilă (interval) - filtre de selecție pentru documentele pentru care se vor genera înregistrări;

• Șterge Înregistrări Vechi - dacă se bifează, înregistrările deja existente pentru documente vor fi suprascrise.

Regulile pentru postare și raportare cont - cont corespondent pentru situațiile de postare Db+/Db- sau Cr+/Cr- sunt prezentate în tabelul următor:

(1) - s-a aplicat această formă pentru că există și speța în care terții de pe cele două facturi diferă.

(2) - NU se recomandă generarea de alocări de tip compensare între multiple facturi client și furnizor !!! În locul unei singure alocări, generați mai multe alocări, care, fiecare, să stingă o singură factură client cu o singură factură furnizor.

(3) - alocările generate din procesul de stingere solduri, se postează D = C și în consecință apar cu sumă atât în fișele de cont cât și în registrele jurnal, în toate formele acestora.

(4) - valabil pentru ambele forme de raport (Fișa contului - cont.corespondent și respectiv Fișa Contului (RO)), dacă nu se specifică în clar o formă de prezentare diferită.

(5) - valabil pentru ambele forme de raport (Registru Jurnal și respectiv Registru Jurnal (RO)), dacă nu se specifică în clar o formă de prezentare diferită.

Documente Netransferate

Există și cazuri în care documentele nu pot fi transferate din varii motive (setup greșit, flux incomplet etc). Verificarea documentelor netransferate se realizează în ferestrele Documente Netransferate și Documente Imobilizări Netransferate, din meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate pentru documente operaționale și respectiv documentele aferente imobilizărilor (e.g. rate de amortizare). Ferestrele oferă informații cu privire la:

• • Nr Document - numărul documentului netransferat;

• buton ID Înregistrare - deschide fereastra și înregistrarea aferentă documentului netransferat;

  • Data documentului, Data Contabilă - data de pe document;

  • Tabela - tabela din care face parte documentul - respectiv tipul de document

  • Mesaj Eroare - mesajul de eroare primit când s-a încercat transferat documentului;

  • Stare Document - starea documentului pentru documentul netransferat (e.g. Finalizat, Drafted, Anulat)

  • Stare Transfer - starea transferului pentru documentul netransferat (e.g. Transferat, Eroare Transfer, Netransferat)

Începând cu 16.04, vor fi afișate și documentele cu Stare Document = Anulat în fereastră, iar înainte de încărcarea înregistrărilor va fi afișată o fereastră de căutare. De asemenea a fost corectat câmpul "Data Contabilă" astfel încat să afișeze data contabilă de pe document și nu data document.

Fereastra Ultima Eroare de Transfer, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, afișează o listă cu erorile rezultate în urma transferului în contabilitate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Mesaj Eroare - descriere sumară a erorii;

• Nr Document - numărul documentului care a dat eroare la transfer;

• Tabelă - tabela din care face parte documentul ;

• buton Id Înregistrare - utilizat pentru accesarea documentului în urma căruia a rezultat eroarea. 

Raportul Documente cu Postare Incorectă și fereastra Diferențe Contabile D/C afișează toate documentele care au fost postate dar pentru care, din anumite motive (rotunjiri, erori din sistem), valoarea postată pe debit nu este egală cu valoarea postată pe credit.