16.2. Mijloace de transport

Pentru a ține evidența mijloacelor de transport, pe lângă înregistrări de resurse și imobilizari, trebuie introduse în sistem o multitudine de caracteristici (atribute) specifice. Scopul înregistrărilor din fereastra Mijloace de Transport detaliate este de a completa definirile efectuate la nivel de resursă și imobilizare cu informații specifice mijloacelor de transport.

Fereastra Mijloace de transport detaliate, localizată în meniul Management Utilaje/Resurse -> Definiri, se utilizează pentru introducerea informațiilor specifice mijloacelor de transport. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Comentariu/Ajutor

  • dacă este cazul în câmpul "Comentariu/Ajutor" se pot trece toate accesoriile din componența mijlocului de transport și care nu sunt neapărat obiecte de inventar evidențiate pe număr de inventar, dar care totuși se doresc a fi regăsite la un inventar;

• Reprezentant - reprezintă angajatul care deține, controlează și răspunde de mijlocul de transport;

• Imobilizare - se alege imobilizarea prin care se înregistrează amortizarea mijlocului de transport;

  • Denumire Imobilizare, Cod Imobilizare - informații preluate de pe înregistrarea imobilizării;

• Volum, UM pt Volum - greutatea maximă suportată de mijlocul de transport;

• Greutate, UM pt Greutate - volumul maxim suportat de mijlocului de transport;

• Preţ, UM Verificare - prețul folosit pentru pontajul în unitatea de măsură secundară; 

  • Exemplu: pontaj în Km pentru utilaje care la bază se pontează pe Ore;

• Resursa - se alege resursa definită pentru mijlocul de transport;

Secțiunea Utilaje/Mașini:

• Categorie MT - care reprezintă o catalogare internă a mijloacelor de transport. Împărțirea se face după nevoile interne de raportare ale beneficiarului. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Categorii de Mijloace transport, localizată în meniul Management Utilaje -> Definiri;

• An de fabricație, Marca, Tip/variantă, Nr. Identificare, Nr. Înmatriculare, Nr. Locuri - date de identificare pentru mijlocul de transport;

• Dată expirare înmatriculare - în baza acestei informații se pot programa alerte pentru responsabilul de parc auto, astfel încât să se pregătească din timp pentru activitățile necesare reînnoirii numerelor de înmatriculare;

Secțiunea Motor - conține date referitoare la caracteristicile motorului: Serie motor, Capacitate cilindrică, Putere, Cuplu maxim, Tip combustibil.

Secțiunea Date - conține caracteristici constructive pentru mijlocul de transport. Toate aceste date sunt opționale:

• Q rezervor - capacitatea rezervorului de combustibil;

• Q baie ulei - capacitatea băii de ulei;

• Q baie ulei cutie viteze - capacitatea băii de ulei a cutiei de viteze;

• Q baie ulei diferenţial faţă - capacitatea băii de ulei a diferențialului față;

• Q baie ulei diferenţial central - capacitatea băii de ulei a diferențialului central;

• Q baie ulei diferenţial spate - capacitatea băii de ulei a diferențialului spate;

• Consum std intern, Consum std extern - consum standard;

• Consum std mediu - aici se trece consumul și în situațiile în care este specificat consumul normat;

• Masă proprie, Masă remorcabilă+frână, Masă remorcabilă-frână, Masă total maximă

• Dim. Anvelope faţă

• Dim. alternativă Anvelope faţă 

• Dim. Anvelope spate

• Dim. alternativă Anvelope spate

• Cod culoare

În tab-ul Achiziție/Cost se vizualizează datele referitoare la facturile alocate (repartizate) pe această resursă. Detalii în Alocare costuri pe resurse.

În tab-ul Alte costuri se vizualizează datele cu privire la detaliile Bonurilor de consum înregistrate pe acest mijloc de transport. Prin bonurile de consum se pot înregistra combustibilii încărcați în rezervor sau orice alte produse stocate care se alocă/încarcă pe mijlocul de transport. Detalii în Alocare costuri pe resurse.

În tab-ul Contract se adaugă datele referitoare la contractul de achiziție pentru mijlocul de transport: tipul contractului, terțul care deține respectivul mijloc de transport (util când este vorba despre contracte de leasing), terțul la care s-a încheiat polița de asigurare CASCO, etc.

Fereastra Mijloace de Transport se poate utiliza pentru a vizualiza în mod restrâns înregistrările definite pentru mijloace de transport.

Intrare/Ieșire

În tab-ul Intrare/Ieșire se adaugă informațiile cu privire la datele de intrare în companie respectiv ieșire din companie a mijlocului de transport. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr. Luare în evidență, Data primei înmatriculări, Data înmatriculării, Data proces verbal preluare

• Data înregistrării fiscale - data înregistrării la organul fiscal;

• Data înstrăinării, Înstrăinat către - informații despre ieșire;

Componență

În tab-ul Componență se adaugă informații despre:

• toate acele componente din cadrul (alocate) mijlocului de transport şi care sunt definite ca imobilizări de tip obiect de inventar sau mijloc fix;

• alte componente care fac parte din inventarul mijlocului de transport, inclusiv documentele însoţitoare gen certificat înmatriculare, poliţă RCA etc.

• orice alte componente pentru care trebuie să mă notifice sistemul dacă un anumit eveniment se produce, prin generarea de alerte.

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Descriere, Comentariu/Ajutor

• Imobilizare - se alege o înregistrare din imobilizări cu bifa În proprietate. Este cazul alocărilor de obiecte de inventar sau mijloace fixe pe mijlocul de transport;

  • Exemplu: trusă de scule, stingător etc.

• Data intrare - data la care s-a efectuat alocarea;

• Cantitate - se poate indica o cantitate atunci când este cazul;

  • Exemplu: 2 x Triunghi reflectorizant;

• Data înlocuire - se indică data la care s-a înlocuit respectiva componentă, dacă este cazul;

• Motiv înlocuire - se trece motivul înlocuirii;

  • Exemplu: "A expirat".

• Data ieșire - este data la care s-a scos (predat) respectiva componentă de pe mijlocul de transport;

• Dată expirare - se indică data expirării, dacă e cazul. Aceasta poate fi folosită pentru a crea alerte de sistem pentru notificarea din timp a responsabilului cu înnoirea componentei respective;

• Activ - se marchează pentru a indica faptul că această înregistrare este încă alocată pe mijlocul de transport.

Revizii

În tabul Revizii se adaugă toate informațiile necesare pentru a putea planifica și efectua reviziile în timp util. Sunt disponibile urmatoarele câmpuri:

• Descriere, Comentariu/Ajutor

• Tip revizie - opțiunile disponibile se definesc fereastra Tipuri Inspecții din meniul Management Utilaje/Resurse;

• Index ultima revizie - se indică indexul reviziei. În funcție de acesta și de frecvența indicată în tipul de inspecție se pot forma alerte prin care responsabilul cu reviziile să fie notificat la momentul la care mijlocul de transport trebuie să intre la următoarea revizie;

Pentru un tip de revizie se definesc următoarele:

• Denumire, Descriere - informații despre tipul de revizie/inspecție;

• UM Frecvență - pentru indicarea frecvenței de intrare în revizie: ore, zile, luni, ani, km, sau orice alt index. Pentru situațiile combinate se folosește şi câmpul "Frecvență Km"

• Frecvență - se indică o valoare numerică în funcție de UM frecvență;

• Frecvență Km - se folosește pentru situațiile în care există un cumul sau indecși diferiți care trimit la revizie;

  • Exemplu: "Revizie la 15000 Km sau 1 an";

Chirie

În tab-ul Chirie se adaugă datele referitoare la valoarea de închiriere a mijlocului de transport. Închirierea poate fi văzută ca și cost de alocare internă pe proiecte în cadrul companiei, dar și ca și cost de închiriere extern, cu limitarea că este la nivel de zi. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Listă de prețuri - determină valuta pentru tariful de închiriere;

• Preţ pe zi - tariful de închiriere pe zi;

• Data început, Data sfârșit -  intervalul de valabilitate al tarifului de închiriere.