12.10. Repartizări Contabile

Repartizări Contabile

Repartizările contabile sunt utilizate pentru distribuirea sau alocarea valorilor aferente detaliilor tranzacțiilor prin contări multiple predefinite. Pot fi folosite pentru cheltuielile uzuale: Chirie, Utilități, Salarii care trebuie repartizate pe diferite Societăți, Terți sau Proiecte. 

În fereastra Repartizări Contabile, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se definește combinația de dimensiuni contabile pentru care valoarea tranzacțiilor contabile va fi repartizată. Trebuie reținut că sunt incluse acele tranzacții contabile generate de pe documente operaționale (Facturi, Bonuri, Încasări/Plăți, Alocări, etc). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire, Descriere, Comentariu/Ajutor - denumire, descriere și comentarii relevate pentru înregistrare;

• Schema Contabilă - determina care tranzacții contabile vor fi afectate de repartizare;

Secțiunea Doar... se utilizează pentru a limita tranzacțiile care vor fi repartizate:

• Tip Transfer - doar tranzacțiile contabile cu acest tip de transfer vor fi repartizate;

• Tip Document - doar tranzacțiile contabile aferente documentelor operaționale de acest tip vor fi repartizate;

  • Obs.!!! Această funcționalitate este neacoperită pe ”Bonuri de transfer” atunci când se dorește schimbarea contului contabil. Pentru această speță există setup de schimbare de natură contabilă la nivel de gestiune. Pe alte dimensiuni de analiză (Soc TRX,  Activitate, Proiect ...) se poate face repartizare contabilă și pe bonuri de transfer.

Secțiunea Selecție conține câte un câmp pentru fiecare dimensiune contabilă disponibilă în SocrateCloud și se utilizează pentru a defini combinația de dimensiuni contabile pentru tranzacțiile care vor fi repartizate:

• Orice ... (implicit bifat):

  • bifat - nu se ține cont de dimensiunea contabilă aferentă;

    • debifat - se ține cont de dimensiunea contabilă iar valoarea acesteia trebuie completată în câmpul corespunzător;

    • începând cu v20.03 sunt permise și combinațiile în care nu se specifică un anumit cont contabil = ”Orice cont”.

Secțiunea Stare:

• Total Procente - valoarea totală pentru procentele repartizate în tab-ul Detalii. 

  • Obs: pentru a putea fi validată repartizarea valoarea din câmpul Total Procente trebuie sa fie "100";

• Valid (menținut de sistem) - indică faptul că repartizarea contabilă a fost verificată cu succes;

• buton Verificare - se utilizează pentru a valida repartizarea contabilă;

În tab-ul Detalii se definesc combinațiile de elementele contabile și procentul aferent pe care va fi repartizată tranzacția. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr Rând, Descriere

  • Procent - procentul din valoarea tranzacției care va fi repartizat pe combinatia de elemente de pe această linie. Poate fi orice număr cuprins între 0 și 100;

• Suprascrie... - se utilizează pentru a defini combinația contabilă pe care va fi repartizată tranzacția;

  • • "debifat" - nu se ține cont de dimensiunea contabilă aferentă;

    • "bifat" - se ține cont de dimensiunea contabilă iar valoarea acesteia trebuie completată în câmpul corespunzător;

 Începând cu versiunea 19.05 regula setată pe o repartizare contabilă se va aplica și pentru contările care au ca sursă setup contabil la nivel de master data (articol, tert, divers). 

Regula de aplicare este:  dacă un divers are în setup-ul contabil mentionată si o dimensiune contabilă folosită pentru o repartizare, la folosirea acestuia pe un document se va aplica repartizarea existentă, dacă pe document NU EXISTĂ valoare completată pentru aceeași dimensiune. 

Exemplul 1:

Se definește o repartizare:

• Master:

  • Orice Cont = "Debifat"

  • Cont = 641

• Detaliu 1:

  • Procent = 40%

  • Suprascrie Societate Trx = "Bifat"

  • Societate Trx = "HO"

• Detaliu 2 

  • Procent = 60%

  • Suprascrie Societate Trx = "Bifat"

  • Societate Trx = "PL"

Un detaliu de pe o notă contabilă a debitat cu suma de 27.800 contul de cheltuieli aferent salariilor (641). Nota contabilă a fost transferata în contabilitate

Se apasă butonul Transfer pentru a vedea contările postate. Valoarea aferentă contului 641 este distribuită conform detaliilor repartizării. Valoarea este multiplicată cu 40% şi înregistrată pentru societatea HO (11.120), iar restul este înregistrat pentru punctul de lucru PL (16.680).

Exemplul 2:

Se defineste o repartizare:

• • Master:

    • Orice cont = "Debifat"

    • Cont =  641

    • Orice activitate = "Debifat"

    • Activitate = "Test 1"

    • Orice Societate TRX = " Debifat"

    • Societate TRX = "Soc 1"

  • Detaliu 1

    • Procent 30%

    • Orice activitate = "Bifat"

    • Activitate = "Test 2"

    • Orice Societate TRX = " Bifat"

    • Societate TRX = "Soc 2"

  • Detaliu 2

    • Procent 70%

    • Orice activitate = "Bifat"

    • Activitate = "Test 3"

    • Orice Societate TRX = " Bifat"

    • Societate TRX = "Soc 3"

Un detaliu de pe o notă contabilă a debitat cu suma de 10.000 contul de cheltuieli aferent salariilor (641). Nota contabilă a fost transferata în contabilitate cu detaliile Societate TRX = "Soc 1" și Activitate = "Test 1"

Se apasă butonul Transfer pentru a vedea contările postate. Valoarea aferentă contului 641 este distribuită conform detaliilor repartizării. Valoarea este multiplicată cu 30% şi înregistrată pentru societatea TRX "Soc 2" și activitatea "Test 2" (3 000), iar restul este înregistrat pentru societatea TRX "Soc 3" și activitatea "Test 3" (7 000).

Obs.: Repartizările contabile se aplică atât pentru tranzacțiile contabile obținute în urma introducerii de note contabile cât și pe tranzacțiile contabile obținute de pe documentele primare. 

Asocieri în Participație

Participația este asocierea, pe un termen determinat, a două sau mai multor entități economice, numite coparticipante, pentru desfășurarea unor activități cu caracter productiv sau comercial, în baza normelor de drept comercial, economic și civil.

• Începând cu versiunea 13.05 este posibilă închiderea conturilor de venituri și cheltuieli și pentru asocierile în participație.

Pentru realizarea închiderii este nevoie a se defini dimensiunile contabile implicate în participație. Acest lucru se realizează în fereastra Seturi Participație din meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate prin completarea câmpurilor astfel:

• Tip dimensiune - dimensiunea contabilă care reprezintă entitatea coparticipantă (e.g. Organizație Trs pentru departamente coparticipante);

• Corepondent Account - contul unde vor fi înregistrate tranzacțiile în aferente operaținunii în participație (e.g 458 - decontari din operatii in participatie);

• Procent - se introduce procentul aferent enetităților copaticipante, definite în tab-ul Detalii;

Exemplu:

La sfârşitul lunii s-a înregistrat un rulaj total pe contul 6xx (cont în participaţie) de 1000 lei, din care 200 lei pe soc.trx AA (soc trx în participaţie).

Se defineşte set participaţie:

• • Tab (Principal) Set participaţie

  • Societate: ABC SRL

  • Denumire set: Soc. în participaţie

  • Cont corespondent: 458

  • Tip dimensiune: soc trx

  • Procent participaţie: 50%

  • Tab Detalii set participaţie

    • soc trx AA

    • soc trx BB

La rulare proces închidere cu selecţie:

• • Societate: ABC SRL

  • Schema contabilă: RON

  • Set participaţie: Soc. în participaţie

  • Tip transfer: Actual

  • Perioadă: mar.2013

  • Tip cont: Cheltuieli

  • Cont corespondent (121)

  • Tip document: Notă contabilă

  • Centralizator: manual

  • Stare document: drafted

  • Ierarhie raportare: ierarhie implicită

vor rezulta 2 note contabile:

458 = 6xx      200lei*50%= 100 lei cu soc trx AA

121 = 6xx     200 lei-100lei (în participaţie)= 100 lei+ 800 lei (rulaj extra-participaţie)= 900 lei

Dacă se rulează procesul fără set participaţie selectat atunci va rezulta nota standard de închidere venituri şi cheltuieli (cu corespondenţă 121).