10.4.2. Introducere Facturi

Facturi Clienți

Facturile client se gestionează folosind fereastra Facturi Clienți, localizată în meniul Vânzări -> Facturi Client. Ferestrele Facturi Clienți cu Scadente Multiple și Facturi Clienți cu Încasare sunt alternative ce permit o vizualizare sumară a facturilor client. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Societate, Titular

• Comanda - comanda client pe baza căreia a fost generată factura;

• Data Comandă - data comenzii client sursă;

• Ref Comandă Client - se poate introduce unui număr de referință pentru tranzacție (e.g. numărul contractului și data);

• Nr. Factură 

• Tip Factură - determină stările prin care trece documentul, documentele generate, planul de conturi folosit etc. Detalii în Tipuri Documente. Exemple de tipuri de facturi client:

  • "FC Oglindă" - factură utilizată pentru tranzacții între societăți. Va genera un document oglindă. Detalii în Documente Oglindă;

  • "Factură Client - Indirect" - tip de document folosit pentru facturi client generate automat în urma procesării unei comenzi client;

  • "Factură Client - RMA" - factură client de retur. Detalii în Retururi;

    • Atenționare! Cantitățile introduse - operate pe factura client de retur sunt prezentate întotdeauna cu plus, dar acestea reprezintă cantități returante! Valorile facturii sunt prezentate cu minus pentru a putea fi conciliate cu facturi cu valoare pozitivă.

  • "Factura TVA Inclus" - factură folosită pentru articole de pe liste de prețuri cu TVA inclus;

• Contract - referință către contractul aferent;

• Data Registru - data înregistrării documentului de către client. Dacă este completat, termenele de plată și discount-urile se calculează în funcție de această dată;

• Data Facturată - data documentului;

• Data Contabilă - data în care sunt înregistrate tranzacțiile contabile generate de factură;

• DVE - declarația vamală de export asociată facturii. Detalii în Declarații Vamale;

Secțiunea Client:

• Client Facturare, Adresă, Contact - clientul facturat;

  • Lista Prețuri - determină prețurile articolelor de pe factură;

• Valuta - afișează valuta utilizată pe factură (în funcție de lista de prețuri selectată);

  • Tip Curs - tipul cursului de schimb valutar; câmpul apare doar dacă s-a selectat o valută diferită de valuta de bază. Detalii în Valute; Tipul de curs se autocompletează astfel:

    • conform tipului de curs stabilit pe proiect, în cazul în care comanda s-a generat dintr-un proiect, sau

    • tipul de curs stabilit în definirea terțului (începând cu v18.12), sau

    • tipul de curs standard stabilit la nivel de societate sau titular.

• Buton Reaplicare Politică Prețuri pentru Factură -  butonul este activ doar pe comanda aflată în stare ''Draft'' sau '' In Progres'' - detalii în Reaplicare Politică Prețuri. Nu este permisă modificarea listei de prețuri cu altă valută decât cea existentă pe factură.

• Imobilizări - referință la imobilizarea asociată;

• Reprezentant - persoana responsabilă de facturare;

• Intermediar 

• Tipărire Discount - dacă se bifează, discounturile vor fi tipărite pe factură;

• Modalitate Plată - sunt folosite pentru a informa personale responsabile de livrare (e.g. firme de curierat) asupra documentelor sau plăților ce trebuie primite în schimbul bunurilor pentru a putea efectua tranzacția;

• Condiții Plată - determină condițiile în care se va realiza efectuarea plății. Detalii în Termene de plată;

• Buton Regulă de Plată - se selectează regula de plată ce va fi folosită la achitarea produselor facturate: Numerar, Cec, Credit Card etc. 

           Atenție! Dacă se alege opțiunea "Numerar" pe factură, atunci se vor genera automat încasari și alocări pentru aceasta.

• • pentru operarea încasărilor și plăților în numerar, efectuate direct de pe facturi, există posibilitatea de introducere directă a numărului chitanței emise/primite. Varianta este utilă pentru cazurile de încasare/plată pe teren, din/cu chianțiere externe. Pentru restul operațiunilor de casierie, mecanismul de alocare automată a numerelor de chitanțe a rămas în continuare activ

• Scadenta fixa tip Dată - dacă se bifează, se alege o dată în câmpul Dată scadentă, iar termenul de plată va fi generat în funcție de aceasta;

• Descriere

• Butonul Copiază detalii - permite copierea detaliilor de pe facturi introduse anterior;

• Fact Discount Încasare - indică faptul că aceasta factură reprezintă un discount la încasare. Detalii în Operațiuni Facturi;

• Penalizare - indică faptul că factura a fost emisă pe baza uni calcul de penalizări. Detalii în Penalizări și Discount-uri

• Nr. Bonuri Fiscale, Nr. Casa de marcat - relevant pentru Declarația 394, disponibil doar dacă pe tipul de document a fost bifată opțiunea "Bon Fiscal" (și la "Save" după completarea master-ului facturii). Detalii în D394 Ro 2016

Secțiunea Expediție - conține informații referitoare la transport, preluate de pe comandă:

Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Valorile sunt preluate de pe documentele sursă, după regula : de pe avizul de expeditie, dacă există; dacă nu există pe aviz de pe comanda client. Detalii în Scheme Contabile.  Dacă nu există nici AE, nici COC, atunci  se pot selecta ca referință proiectele definite pe terțul din document  sau cele pe care terțul documentului este terț facturare.

Secțiunea Stare:

Secțiunea Raportare Intrastat - se preiau informațiile adăugate pe Aviz sau se completează manual. Aceste informații vor fi folosite în raportarea Intrastat. Detalii în Intrastat. Informațiile se copiază doar în situația în care factura se generează de pe o singură comandă client sursă și de pe care s-a generat un singur aviz de expediție.

• Total Linii - afișează valoarea totală de pe linii, în valuta documentului;

• Total General - indică valoarea totală a documentului, inclusiv taxe și transport;

• Tip Document - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare pentru fiecare acțiune);

• Termen de plată valid - indică faptul că pe termenul de plată asociat a fost definit și validat un scadențar;

• Stare document - indică starea curentă a documentului:

  • Stare Inițială: "Drafted" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;

• Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt: "Finalizează", "Anulare", "Închidere";

  • "Finalizare" -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;

    • procesează și pregătește factura pentru transfer în contabilitate. Se selectează numai atunci când factura este considerată corectă și completă, și se poate emite clientului. După finalizare factura nu se mai poate modifica;

    • odată cu finalizarea facturii acesta se trimite şi pe e-mail către contactele terțului (clientului) dacă sunt îndeplinite următoarele condiții cumulativ:

      • titularul are setată și activată conexiunea la un serviciu de e-mail. Detalii în Titular;

      • utilizatorul (sau procesul) care finalizează factura trebuie să aibă activat accesul din SocrateCloud la contul acestuia de e-mail, întrucât trimiterea e-mail-ului se va face din contul acestuia (setarea se realizează din fereastra "Utilizatori");

      • terţul (clientul) trebuie să aibă cel puţin un contact cu următoarele:

        • bifa "Trimitere factură automat pe e-mail";

        • o "Machetă mail" completată;

        • "Tip notificare" EMail sau EMail+Notificare;

    • e-mail-urile trimise se păstrează şi se pot vizualiza în fereastra "Mesaje Email" din meniul SysAdmin - Servicii EMail (de către utilizatori cu drept de administrator). Pentru situațiile în care transmisia eșuează, mesajele sunt stocate pentru verificare, iar acestea se regăsesc în ferestra "Mesaje Email (netrimise)"

  • "Storno - Corect" -> Stare Document: "Stornat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;

    • va anula orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale, cu data curentă, în starea "Stornat";

    • în cazul în care se anulează o factură introdusă la o dată dar cu dată contabilă diferită de data document, documentul de anulare va păstra data document și data contabilă identice cu cele ale facturii inițiale. În cazul în care se stornează, se va folosi data curentă;

    • dacă tipul de document pentru factură este setat să genereze facturi furnizor în oglindă, atunci și factura anulată va genera factura furnizor în oglindă.

  • "Anulare" - Stare Document: "Anulat" -  - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;

    • dacă este posibil, sistemul va încerca înainte de toate anularea facturii prin zerorizare, dacă nu, va anula orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale, cu data documentului initial în starea "Stornat";

    • mesajul de confirmare a anulării indică faptul că eventualele concilieri dintre factura respectivă și plați vor fi șterse!

    • dacă factura este alocată la o plată, iar plata este alocată la facturi multiple, toate detaliile alocării plății respective vor fi șterse;

    • motivul anularii pe facturi este obligatoriu, fără completarea câmpului respectiv, factura nu poate fi anulată;

    • o factură trimisă în sistemul RO e-Factura nu mai poate fi anulată! Dacă este cazul, factura poate fi stornată.

    • facturile care sunt prinse în ”Declarațiile de taxe” (Jurnalele de TVA) nu se pot anula: la anulare va apărea mesajul ”Nu se poate anula Factura, deoarece este prinsă într-o Declarație de taxe”. Dacă este cazul, factura poate fi stornată.

  • "Închide" -> Stare Document: "Închis" - de pe documente închise nu se mai pot genera alte documente. Nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document;

    • închide definitiv documentul;

    • Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;

  • Buton Transferat - generează  tranzacțiile contabile pentru factură. Conturile de venituri utilizate sunt definite în fereastra Articole. Conturile utilizate pentru taxe se definesc în fereastra Cote Taxe. Contul utilizat pentru clienţi se definește în fereastra Terți, tab-ul Contabilitate clienţi:

  • Debit: Clienți

  • Credit: Taxă Datorată

  • Credit: Venit Articol

  • Obs: dacă se selectează contabilitate bazată pe numerar, facturile client nu vor genera nici o tranzacție contabilă. Consecințele contabile vor fi generate la alocare încasărilor.

  • Self Service - dacă se bifează, factura va putea fi vizualizată de către clienți prin intermediul Web Store;

Factura Client ține cont de limita de credit stabilită pentru un client şi starea creditului. Când creditul clientului ajunge în starea Credit stop, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare factura poate fi:

• Finalizată - se selectează pentru a procesa factura, după ce se soluționează starea creditului;

• Anulată - se selectează pentru anularea facturii;

Schimbare tip document

Procesul „Schimbare tip document” se regăsește în meniul Contabilitate/Definiri Contabilitate. Este disponibil pentru Facturile Clienți care nu au fost trimise în e-Factura. Procesul realizează schimbarea tipului de factură doar pentru acele facturi încasate cu numerar sau cu cardul. 

Această modificare a tipului de document este necesară înainte de transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura, astfel încât:

• Tipul de document trimis să fie „751 – Factură – informații în scopuri contabile”, conform cerințelor SAFT.

• Informația din e-TVA să fie preluată exclusiv din casele de marcat fiscale, evitând dublarea acesteia prin raportarea în RO e-Factura.

Procesul poate fi executat:

• Manual, prin:

  • Rulare în calup, apelând procesul din meniu.

  • Rulare punctuală, prin butonul disponibil direct în fereastra Facturi Clienți pentru factura selectată.

• Programatic, prin Scheduler, conform planificării definite de utilizator.

Parametri proces:

• Societate - permite selecția uneia sau mai multor societăți (noduri). Dacă nu se indică, procesul rulează pe toate societățile titularului respectiv.

• Data facturată - intervalul de date document pentru filtrarea facturilor client.

• Creat la - intervalul de date „Creat la” pentru filtrarea facturilor client.

• Tip document (sursă) - tipul de document existent (factură sursă). Dacă este indicat, procesul va filtra doar facturile de acest tip.

• Tip document (nou) / PJ - tipul nou de document care va fi aplicat pentru terții Persoană Juridică (PJ). Tipul de document trebuie să aibă în definiție atributul SAFT_DocumentType = 751 Factură – informații în scopuri contabile.

• Tip document (nou) / PF - tipul nou de document care va fi aplicat pentru terții Persoană Fizică (PF). Tipul de document trebuie să aibă în definiție atributul SAFT_DocumentType = 751 Factură – informații în scopuri contabile.

• Factura -numărul unei facturi specifice pentru rulare punctuală (utilizat implicit când procesul este apelat direct din butonul ferestrei Facturi Clienți).

Dacă nu se indică niciunul dintre următorii parametri: Data facturată, Creat la, Factura, atunci procesul nu se execută și va afișa un mesaj de atenționare.

Buton/proces „Schimbare tip document (facturi)” - apelat de pe facturile clienti aflate în stare finalizat și care nu au fost trimise in e-Factura

Parametri: 

• Tip document (nou) / PJ - tipul nou de document care va fi aplicat pentru terții Persoană Juridică (PJ). 

• Tip document (nou) / PF - tipul nou de document care va fi aplicat pentru terții Persoană Fizică (PF). 

Procesul selectează facturile conform filtrelor setate și execută schimbarea tipului de document, conform regulii: 

• • dacă terțul de pe factură e Persoană Juridică atunci i se aplică Tip Document (nou) / PJ

  • dacă nu (adică e Persoană Fizică), atunci i se aplică Tip Document (nou) / PF

  • Numărul facturii rămâne neschimbat!

Detalii în Definire Terți.

Ferestre secundare:

• Tab-ul Concilieri - afișează plățile sau detaliile de jurnal de casă prin care s-a stins soldul facturii;

• Tab-ul Reevaluare - afișează înregistrările generate în urma rulării procesului Actualizare Solduri Facturi. Detalii în Trezorerie;

• Tab-ul Penalități - afișează facturile de penalități generate pe baza acestei facturi client;

• Tab-ul Amânare la Plată - afișează amânările la plată asociate facturii. Detalii în Amânări la Plată.

Detalii Factură

În tab-ul Detalii Factură se va gestionează liniile unei facturi. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Taxă - cota de TVA utilizată;

• Valoare netă - indică valoarea netă a liniei având la bază cantitatea și prețul actual (Cantitate Introdusă * Preț). Taxele nu sunt incluse;

• Factură Avans Asociată - (18.12) indică o factură sursă prin intermediul căreia s-a încasat un avans de la client. Câmpul se poate completa numai dacă s-a folosit un articol de tip avans, cu cantitate negativă ceea ce reprezintă o stingere a unui avans încasat anterior. Informațiile din câmp prezintă valoarea avansului încasat și valoarea disponibilă nefolosită (rest avans). Nu se va putea stinge o valoare a avansului mai mare decât avansul sursă selectat.

  • Doar descriere - dacă este bifat, atunci linia este doar o descriere și nu reprezintă o tranzacție și nu va avea consecințe contabile; în câmpul Descriere din detalii factură clienți se aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol, dacă articolul îl are are completat.

• Tipărit - dacă este bifat, atunci această linie poate fi tipărită;

• Discount - discount procentual, raportat la Preț listă. Va fi actualizat automat dacă se modifică prețul (valoarea din câmpul Preț), iar prețul va fi actualizat automat dacă se modifică discount-ul;

Secțiunea Discount după încasare:

• Discount Încasare % - discount aplicat la valoarea încasărilor asociate facturii. Detalii în Discount la Încasare;

Secțiunea Referințe - conține informații despre dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Acolo unde pe liniile documentului sursă dimensiunile nu sunt completate, sistemul le completează automat de pe documentul generat (de pe master). Detalii în Scheme Contabile.

Tab-ul Descărcare AC-FC - afișează asocierea factură - aviz;

Sunt disponibile pentru tipărire câmpurile cu informații din WMS (componentă WMS trebuie să fie activă) referitoare la:

• Lot

• Data expirare

• Serie numerica

Tab-ul Valori Valuta Ref (v.21.12) afișează valori ale unor câmpuri de pe detaliile documentului, exprimate în valuta de referință, doar pentru documente procesate, aflate în una din stările finalizat/anulat/stornat/închis. Un document care nu este încă procesat, nu va avea valori în acest tab.

• • read only

  • valuta de referință setată,este vizibilă la nivel de Titular, tab Info Titular - detalii în Info Titular ;

  • calculul valorilor în valuta de referință se face folosind cursul valutar de referință de la data documentului;

  • dacă se modifică cursul valutar de referință pentru o anumită dată, la salvarea modificării, se vor recalcula automat valorile în valuta de referință de pe toate documentele procesate care au data documentului egală data cursului valutar modificat.

  • dacă pe un document procesat se fac modificări care au impact asupra valorilor în valuta de bază, atunci la salvare se vor actualiza automat și valorile în valuta de referință.

Taxe Factură

Tab-ul Taxe Factură se folosește pentru a afișa informații despre taxele de pe o factură. Tab-ul conține câte o înregistrare pentru fiecare rată asociată cu articolele facturate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• • Valoare taxă - afișează valoarea totală a taxelor cumulată de pe toate liniile facturii;

  • Valoare bază taxe - afișează baza utilizată pentru calculul valorii taxelor;

  • Preț Incl. Taxe - indică dacă taxa este inclusă în prețul articolelor facturate.

Scadențe Factură

Tab-ul Scadente se foloseste pentru a vizualiza sau defini un termen de plată de tip "Scadențar" pentru o factură și va conține câte o înregistrare pentru fiecare plată scadentă. Detalii în Termene de Plată. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Data Scadentă, Valoarea de Plată - data scadentă și valoarea de plată;

• Data Discount, Valoare Discount - se poate defini un discount valoric și data până la care este valabil;

• Buton Validare - se apasă după adăugarea tuturor înregistrărilor în tab-ul Scadențe. Procesul de validare asigură că suma valorilor de plată alocate este egală cu valoarea totală de pe factură;

• Valid - indică faptul că înregistrările de scadențe au fost validate cu succes.

Scadențe multiple pe document

A fost implementat un tab de scadențe multiple pe Comenzi Client + Factură Client.

Generarea Scadențelor multiple pe Comandă/Factură se poate face doar dacă pe document se selectează o scadență (Termen de Plată) cu bifa "Necesită Generare Scadențe pe document". Doar în acest caz, procesul (butonul) de "Generează Scadențar" devine activ. 

Procesul permite generarea de rate=scadențe multiple folosind următorii parametri:

• • Dată start - data cu care se va genera prima scadență;

  • Tip perioadă: luna - se generează doar rate lunare;

  • Interval: distanța (luni calendaristice) dintre 2 rate;

  • Nr. Rate: număr rate la care se va împărți [Total General Document  - Avans];

  • Avans %: dacă se completează atunci prima rată va avea rolul de avans, calculat ca % din Total General.

Preluare Scadențar pe Factura Client

Scadențarul poate fi generat pe Comanda Client și apoi va fi preluat pe Factura generată de pe comanda client.

În cazul livrărilor parțiale, scadențarul preluat de pe comandă, va fi recalculat proporțional cu cantitatea facturată și % din scadențar de pe comanda client.

în cazul în care pentru factura respectivă are loc o altă înțelegere atunci, dacă factura este generată în stare "În Pregătire"  - scadențarul se poate recalcula prin apăsarea butonului de  

"Generează Scadențar"  de pe factura client. 

Valori Valuta Ref

Tab-ul Valori Valuta Ref afișează valori ale unor câmpuri de pe header-ul documentului, exprimate în valuta de referință, doar pentru documente procesate, aflate în una din stările finalizat/anulat/stornat/închis. Un document care nu este încă procesat, nu va avea valori în acest tab.

• • read only

  • valuta de referință setată, este vizibilă la nivel de Titular, tab Info Titular - detalii în Info Titular;

  • calculul valorilor în valuta de referință se face folosind cursul valutar de referință de la data documentului;

  • dacă se modifică cursul valutar de referință pentru o anumită dată, la salvarea modificării, se vor recalcula automat valorile în valuta de referință de pe toate documentele procesate care au data documentului egală data cursului valutar modificat;

  • dacă pe un document procesat se fac modificări care au impact asupra valorilor în valuta de bază, atunci la salvare se vor actualiza automat și valorile în valuta de referință.