05.1. Multi - Societate

Capabilitatea multi-societate permite diferitelor organizaţii să partajeze date şi să se asigure că datele confidenţiale nu sunt accesibile altor entităţi. Partajarea sigură şi structurată a datelor este o condiţie esenţială pentru funcţionarea centralizată, externalizare şi eventual operarea unuei centru de service. Multe aplicaţii au încercat să adauge această capabilitate, însă au utilizat definiţii incoerente ale termenului "Organizatie" în contabilitate. De asemenea, conceptul de date partajate şi confidenţiale este de multe ori implementat prin mecansime de replicare şi sincronizare a datelor.

SocrateCloud a fost conceput pentru a opera în organizaţii diferite şi suportă trei nivele distincte:

• • Sistem

  • Titular (Beneficiar)

  • Organizaţie (Societate) şi ierarhia asociată

Nivelul Sistem conţine în cea mai mare parte informaţii legate de infrastructură, precum limbi, ţări, valute, structuri de date, mesaje. Este echivalent instalării unei instanţe a bazei de date. Nivelul Titular conţine informaţiile şi structura contabilă ale unei entităţi juridice (sau grup de entităţi juridice), precum şi elemente comune: terţi, articole, gestiuni, conturi etc. Nivelul Organizatie este nivelul tranzacţiei (pentru că la nivel de Sistem şi Titular nu se pot realiza tranzacţii). Organizaţiile pot avea propriile lor date şi structuri informaţionale, partajate sau nepartajate cu alte Organizaţii. Organizaţiile pot fi structurate în ierarhii, iar diviziile/filialele pot accesa informaţiile organizaţiei mamă.

La fiecare nivel datele pot fi introduse sau modificate numai dacă rolul utilizatorului include drepturi pentru acel nivel. Utilizatorul poate vizualiza şi utiliza date de la un nivel superior, însă nu le poate modifica. Spre exemplu: utilizatori cu rol la nivel de Sistem pot accesa şi schimba datele de la nivelul Sistemului, dar nu pot accesa sau vizualiza date de la nivelurile Titular sau Organizaţie. Utilizatorii cu rol la nivel de Organizaţie pot utiliza toate datele definite la nivel de Sistem sau Titular, însă nu le pot modifica. Un rol ar putea permite menţinerea nivelurilor multiple (spre exemplu date specifice nivelului Client, sau date specifice nivelului Organizaţie).

Anumite entităţi, cum ar fi terţii sau articolele necesită informaţii contabile. Informaţiile contabile sunt menţinute la nivelul titular sau organizaţie, însă nu la nivelul sistem. Dacă se doreşte partajarea unei entităţi de la nivelul Sistem, trebuie introduse informaţiile contabile. Fără aceste informaţii, entitatea nu este vizibilă pentru Organizaţie. Acest lucru îi permite organizaţiei să fie selectivă în informaţiile pe care le preia şi să depăşească o dificultate majoră a partajării informaţiilor: Majoritatea aplicaţiilor consideră informaţiile contabile ca parte a atributelor normale ale unei entităţi, ceea ce face dificilă partajarea sau impune partajarea aceleiaşi structuri informaţionale de către entităţile care doresc să aibă în comun informaţii.

SocrateCloud permite de asemenea reorganizarea structurii organizaţionale sau fuziunea entităţilor.

Centre de servicii Saas

Centrele de Servicii sunt organizaţii virtuale care realizează tranzacţii pentru alte organizaţii. Exemple de astfel de centre sunt serviciile centralizate de achiziţii sau serviciile financiar-contabile externalizate. Pot fi stabilite roluri care permit departamentelor centrale sau organizaţiilor externe să acceseze zona funcţională, însă numai pentru informaţiile de care au nevoie. Centrele de Servicii pot accesa organizaţii multiple fără a schimba rolurile, chiar dacă organizaţiile au structuri informaţionale şi financiare diferite. 

SocrateCloud suportă contabilitatea unor entităţi legale multiple, asigurând efectuarea corectă a tranzacţiilor cărora li se aplică reguli diferite.