12.6.7. D406 - SAF-T

În vederea pregătirii datelor, următoarele elemente de setup trebuie parcurse:

• 1. Societatea

     1. entitatea juridică trebuie să aibă asociată o adresă corectă și completă - care trebuie să conțină obligatoriu Țara, Județul, Orașul și linia de Adresa 1.

     2. entitatea juridică trebuie să aibă corect completate toate informațiile din tab ”Info Societăți” - secțiunile ”Alte informații” și ”Intern”.

     3. în fereastra ”Țări, Localități și Regiuni” - verificați ca pentru România, în tab ”Regiuni” să aveți completate coloanele ”Cod D394” și ”Locode” pentru toate județele!

     4. dacă societatea are o organizare complexă, cu puncte de lucru, vă rugăm să vă asigurați că aveți definită o societate de nivel consolidare care să conțină întreaga structură și care să conțină o singură societate de tip ”entitate juridică”! Structura trebuie asigurată prin completarea corectă a câmpului ”Societate părinte” din tab ”Info Societăți”.

     5. societatea de tip ”entitate juridică” trebuie să fie legată de un terț unic - legătura se face din fereastra Terți - butonul Societate!

        • terțul legat trebuie să fie definit atât ca și client cât și ca furnizor și cu date complete pentru locație și contact.

  2. Planul de conturi

     1. la nivelul planului de conturi indicați tipologia care vi se aplică: ”Societate comercială”, ”IFRS” etc

     2. toate conturile trebuie revizuite și aduse la o formă strict numerică!

        • exemplu: dacă aveți un cont de genul ”4011.01”, acesta trebuie transformat în ”401101”

        • exemplu: dacă aveți un cont de genul ”5121.01.RON01”, acesta trebuie transformat în ”51210101”

     3. fiecare cont contabil trebuie mapat la contul indicat de ANAF

        • folosiți procesul Mapare conturi SAF-T  pentru a genera această acțiune. Logica procesului realizează maparea automat, pornind de la primele 4 cifre ale contului.

        • verificați apoi că s-a reușit maparea pentru toate conturile specifice, ținând cont și de indicațiile ANAF pentru planul de conturi standard;

        • unde/dacă este cazul, maparea se poate face/modifica și manual, direct din fereastra Plan conturi;

     4. excepții:

        • în această versiune nu am transmis conturile de tip ”Memo”!

        • sunt excluse conturile marcate cu bifa ”Excludere SAF-T”!

     5. pentru obținerea valorilor soldurilor se determină agregarea minimă ce conține dimensiunea ”Cont”, de pe schema contabilă de bază.

        • soldurile contabile trebuie actualizate la zi!

  3. Cote de Taxe (TVA)

     1. fiecare cotă  de tva trebuie mapată cu cota ANAF ”TaxCode” - una pentru achiziție și una pentru vânzare.

• 1. • • lista de cote ANAF se regăsește spre consultare în fereastra Cote TVA SAF-T;

       • maparea este manuală - un exemplu puteți consulta aici.

       • dacă nu ați avut până acum, este necesară o cotă nouă, distinctă, pentru operarea facturilor de vamă (ex: ”19% vama” pentru care se indică taxcode 301201). Aceasta trebuie adăugată și în jurnalele de tva de achiziții.

       • dacă nu ați avut până acum, este necesară o cotă nouă, distinctă pentru operarea facturilor cu deductibilitate 50% și/sau nedeductibile (ex: ”19% 50/neded” pentru care se indică taxcode 301101). Aceasta trebuie adăugată și în jurnalele de tva de achiziții.

       • pentru cotele compuse trebuie completat câmpul ”Rată D394” cu procentul aferent cotei, procent util strict pentru declarații (D394 și D406).

       • Excludere SAF-T - pentru cotele de TVA marcate cu bifa” Excludere SAF-T”, sistemul exclude aceste informații din fișierele .csv Înregistrări Contabile și Facturi. În cazul tranzacțiilor cu aceste cote, coloanele taxtype, taxcode, taxpercentage, taxbase, taxamount, taxcurrencycode, taxcurrencyamount și taxexchangerate vor fi completate cu valori null, simulând absența TVA-ului pe documentul sursă. Structura numărului de linii rămâne neschimbată.

• 4. Unități de măsură (UoM)

     1. fiecare unitate de măsură trebuie mapată cu cea corespunzătoare din tabelul dat de ANAF

        • toate unitățile de măsură care sunt definite la nivel de system sunt mapate automat;

        • în fereastra Unități de măsură trebuie mapate manual cele proprii.

  5. Articole

     1. trebuie mapate cu coduri NC8 conform nomenclator tarifar vamal (pentru cele care vin din import sau cele pentru care se declara cod NC la D390 și D394)

1. 1. 1. • trebuie mapate manual;

         • maparea se face din fereastra Articole, tab Cod NC8.

         • toate serviciile trebuie mapate la codul de servicii 00000000

• 6. Diverse cheltuieli

     1. pentru diversele folosite pentru plata impozitelor, taxelor, dividendelor etc pot fi indicate ”TaxType” și ”TaxCode” în conformitate cu cerințele ANAF - vă recomandăm să definiți diverse distincte pentru fiecare tip de taxă și procent în parte, în conformitate cu declarația 100!

     2. informațiile din definiția diverselor vor fi completate automat pe liniile de extras de cont bancar și respectiv pe liniile de registru de casă - aferente plăților acestor taxe și impozite;

     3. informația poate fi adăugată și ulterior, pentru înregistrările deja efectuate începând cu 01.01.2022!

  7. Documente (Tipuri)

     1. trebuie mapate tipurile de documente pentru facturi către tipurile indicate de ANAF. Este o mapare manuală ce se indică în câmpul ”Tip Document SAF-T/e-Factura” (folosite la comun cu D406), pe tipurile: 

        • 380 (Factura)

        • 381 (Factura storno)

        • 389 (Autofactura)

        • 751 (Factura - informații în scopuri contabile)

     2. tipurile de documente definite pentru bonurile fiscale sau alte situații interne trebuie marcate cu ”Excludere SAF-T”

  8. Terții

     1. trebuie verificați toți terții (clienții și furnizorii) pentru a avea setate corect următoarele:

        • doar terții marcați cu bifa ”Activ” sunt preluați în declarație !

        • sunt exceptați terții marcați cu bifa ”Excludere SAF-T”!

        • terții marcați cu bifa ”Client” sunt declarați în secțiunea de ”Customers”, terții marcați cu bifa ”Furnizor” sunt declarați în secțiunea de ”Suppliers”, iar terții marcați cu ambele bife sunt declarați în ambele secțiuni; tot ca și ”Client” sunt preluați și terții de tip angajat, dacă au avut tranzacții pe facturi client!

          • expunem doar soldurile conturilor 40%, 451% sau 462% pentru furnizori, 

          • expunem doar soldurile conturilor 41%, 451% sau 461% pentru client și angajați

          • la care adăugăm și terții care au sold/rulaj prin 4731%, 4732% și 581% pentru a prinde spețele de încasări/plăți în perioada de raportare și pentru care nu există încă concilieri cu facturi!

        • terții marcați cu bifa ”Terț generic în SAF-T” vor fi tratați în mod special astfel:

          • nu sunt declarați în fișierul de terți;

          • nu sunt declarate facturile acestor terți în fișierul de facturi;

          • în fișierul de tranzacții contabile se trimit toate tranzacțiile lor, dar se înlocuiesc cu terțul societății;

          • în fișierul de plăți se trimit toate plățile, dar se înlocuiesc cu terțul societății.

        • terțul marcat cu bifa ”Persoană fizică” și cu CUI = ”0000000000000” (13 de zero), este considerat ”client generic” și se poate folosi doar pentru clienții care NU SE IDENTIFICĂ cu cod fiscal în tranzacțiile de la punctele de vânzare, precum stații de distribuție de carburanți-lubrefianți sau magazine cu vânzare în detaliu. Acest cod este utilizat doar pentru vânzări!

        • CUI - verificat și validat

        • adresa - cea implicită și cele folosite pe facturi trebuie să conțină cel puțin o stradă în câmpul ”Adresa 1”,  apoi județul, orașul și țara - obligatoriu (excepție județ pentru alte țări în afară de România);

        • trebuie să existe setat terțul aferent societății entitate juridică, legat de societatea entitatea juridică pentru care se face declarația; acest terț trebuie să fie definit ca și client și ca și furnizor, iar acesta va fi inclus întotdeauna în fișierul de terți;

        • se recomandă limitarea codurilor terților la maxim 31 de caractere!

     2. pentru obținerea valorilor soldurilor sunt necesare următoarele:

        • dimensiunea contabilă ”Terț” activă pe schema contabilă de bază;

        • o agregare contabilă cu bifa ”Business Partner” activă pe schema contabilă de bază;

        • soldurile contabile actualizate la zi.

  9. Imobilizări

     1. toate imobilizările trebuie să aibă obligatoriu completat Codul de clasificare pentru imobilizări - vezi detalii în cap.15.01. Definiri imobilizări

  10. Setup

      1. va trebui activat serviciul SBS aferent aplicației de declarații pentru fiecare titular în parte, prin rularea procesului ”Configurare acces SBS titular” (de pe system);

      2. procedura se va realiza de către BITSoftware în momentul în care se încheie abonamentul și va activa aplicația în fereastra Titular, tab Aplicațiile mele SBS.

Din perspectivă operațională avem următoarele modificări:

• • 1. pe linia de extras de cont bancar sau linia din registrul de casă, ce reprezintă o plată de taxă/impozit/dividende etc,  vor trebui completate următoarele:

       • terțul (ex: terțul aferent societății entitate juridică pentru care se face declarația)

       • diversul (era completat și până acum și indica contul folosit la postarea documentului = indicația contabilă a taxei/impozitului)

       • valoare divers = valoarea taxei/impozitului plătit (e o valoare cu semnul minus, pentru că reprezintă o plată)

       • Tip Taxă SAFT - se alege din listă tipul de taxă sau impozit (ex: 100_Impozit pe profit)

       • Taxa SAFT - se alege din listă taxa sau impozitul (ex: 150010_Impozit pe dividende distribuite persoanelor juridice)

       • Procentul de impozitare - se trece procentul (opțional - pentru că nu întotdeauna există un procent la bază sau este vorba despre mai multe procente cumulate)

       • Bază impozit - se trece valoarea bazei pentru care s-a calculat valoarea taxei/impozitului, valoare pozitivă tot timpul!

    2. informația poate fi adăugată și ulterior, pentru înregistrările deja efectuate începând cu 01.01.2022!

    3. În cazul implementărilor specifice în care nu se poate folosi registrul de casa standard și se folosește un pseudo cont bancar, aceste pseudo conturi trebuie definite cu tipurile ''Casierie'' sau ''Compensare''. În aceste situații toatre înregistrările din extrasele aferente se transmit cu metoda plată 01 și respectiv 02.

    4. pentru obținerea datelor necesare declarației trebuie să vă asigurați că ați parcurs complet fluxul descris mai jos, pentru perioada aferentă declarației.

Detalii suplimentare - regulile interne aplicate în obținerea fișierelor .csv din SocrateCloud

În tabelul de mai jos regăsiți în amănunt regulile după care am construit și completat fiecare informație din cadrul fișierelor .csv folosite pentru a compune declarația 406.