12.6.7. D406 - SAF-T

Declarația informativă D406 - SAF-T (Fișierul Standard de Control Fiscal) a fost prezentată prin Ordinul preşedintelui ANAF nr.1783 din 04.11.2021, publicat în Monitorul Oficial nr. 1073 din 09.11.2021, privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal.

În cele ce urmează vă prezentăm modul nostru de abordare, soluția fiind gândită pentru a se integra nativ cu SocrateCloud ERP dar și cu terțe sisteme informatice specializate, pe care dvs ca beneficiari le folosiți în activitatea de zi cu zi. Dat fiind volumul mare de date prelucrate și faptul că este un serviciu cloud independent, cu resurse și plan de dezvoltare distinct, acesta este oferit separat față de abonamentele în vigoare, având trei nivele de preț, în funcție de volumul de tranzacții necesar a fi prelucrat.

Modulul de declarații este oferit exclusiv ca serviciu cloud!

În vederea pregătirii datelor, următoarele elemente de setup trebuie parcurse:

1. Societatea
  1. entitatea juridică trebuie să aibă asociată o adresă corectă și completă - care trebuie să conțină obligatoriu Țara, Județul, Orașul și linia de Adresa 1.
  2. entitatea juridică trebuie să aibă corect completate toate informațiile din tab ”Info Societăți” - secțiunile ”Alte informații” și ”Intern”.
  3. în fereastra ”Țări, Localități și Regiuni” - verificați ca pentru România, în tab ”Regiuni” să aveți completate coloanele ”Cod D394” și ”Locode” pentru toate județele!
  4. dacă societatea are o organizare complexă, cu puncte de lucru, vă rugăm să vă asigurați că aveți definită o societate de nivel consolidare care să conțină întreaga structură și care să conțină o singură societate de tip ”entitate juridică”! Structura trebuie asigurată prin completarea corectă a câmpului ”Societate părinte” din tab ”Info Societăți”.
  5. societatea de tip ”entitate juridică” trebuie să fie legată de un terț unic - legătura se face din fereastra Terți - butonul Societate!
    - terțul legat trebuie să fie definit atât ca și client cât și ca furnizor și cu date complete pentru locație și contact.
2. Planul de conturi
  1. la nivelul planului de conturi indicați tipologia care vi se aplică: ”Societate comercială”, ”IFRS” etc
  2. toate conturile trebuie revizuite și aduse la o formă strict numerică!
    - exemplu: dacă aveți un cont de genul ”4011.01”, acesta trebuie transformat în ”401101”
    - exemplu: dacă aveți un cont de genul ”5121.01.RON01”, acesta trebuie transformat în ”51210101”
  3. fiecare cont contabil trebuie mapat la contul indicat de ANAF
    - folosiți procesul Mapare conturi SAF-T pentru a genera această acțiune. Logica procesului realizează maparea automat, pornind de la primele 4 cifre ale contului.
    - verificați apoi că s-a reușit maparea pentru toate conturile specifice, ținând cont și de indicațiile ANAF pentru planul de conturi standard;
    - unde/dacă este cazul, maparea se poate face/modifica și manual, direct din fereastra Plan conturi;
  4. excepții:
    - în această versiune nu am transmis conturile de tip ”Memo”!
    - sunt excluse conturile marcate cu bifa ”Excludere SAF-T”!
  5. pentru obținerea valorilor soldurilor se determină agregarea minimă ce conține dimensiunea ”Cont”, de pe schema contabilă de bază.
    - soldurile contabile trebuie actualizate la zi!
3. Cote de Taxe (TVA)
  1. fiecare cotă de tva trebuie mapată cu cota ANAF ”TaxCode” - una pentru achiziție și una pentru vânzare.

1. - - lista de cote ANAF se regăsește spre consultare în fereastra Cote TVA SAF-T;
    - maparea este manuală - un exemplu puteți consulta aici.
    - dacă nu ați avut până acum, este necesară o cotă nouă, distinctă, pentru operarea facturilor de vamă (ex: ”19% vama” pentru care se indică taxcode 301201). Aceasta trebuie adăugată și în jurnalele de tva de achiziții.
    - dacă nu ați avut până acum, este necesară o cotă nouă, distinctă pentru operarea facturilor cu deductibilitate 50% și/sau nedeductibile (ex: ”19% 50/neded” pentru care se indică taxcode 301101). Aceasta trebuie adăugată și în jurnalele de tva de achiziții.
    - pentru cotele compuse trebuie completat câmpul ”Rată D394” cu procentul aferent cotei, procent util strict pentru declarații (D394 și D406).

1. Unități de măsură (UoM)
  1. fiecare unitate de măsură trebuie mapată cu cea corespunzătoare din tabelul dat de ANAF
    - toate unitățile de măsură care sunt definite la nivel de system sunt mapate automat;
    - în fereastra Unități de măsură trebuie mapate manual cele proprii.
2. Articole
  1. trebuie mapate cu coduri NC8 conform nomenclator tarifar vamal (pentru cele care vin din import sau cele pentru care se declara cod NC la D390 și D394)

1. 1. - trebuie mapate manual;
    - maparea se face din fereastra Articole, tab Cod NC8.
    - toate serviciile trebuie mapate la codul de servicii 00000000

1. Diverse cheltuieli
  1. pentru diversele folosite pentru plata impozitelor, taxelor, dividendelor etc pot fi indicate ”TaxType” și ”TaxCode” în conformitate cu cerințele ANAF - vă recomandăm să definiți diverse distincte pentru fiecare tip de taxă și procent în parte, în conformitate cu declarația 100!
  2. informațiile din definiția diverselor vor fi completate automat pe liniile de extras de cont bancar și respectiv pe liniile de registru de casă - aferente plăților acestor taxe și impozite;
  3. informația poate fi adăugată și ulterior, pentru înregistrările deja efectuate începând cu 01.01.2022!
2. Documente (Tipuri)
  1. trebuie mapate tipurile de documente pentru facturi către tipurile indicate de ANAF. Este o mapare manuală ce se indică în câmpul ”Tip Document SAF-T/e-Factura” (folosite la comun cu D406), pe tipurile:
    - 380 (Factura)
    - 381 (Factura storno)
    - 389 (Autofactura)
    - 751 (Factura - informații în scopuri contabile)
  2. tipurile de documente definite pentru bonurile fiscale sau alte situații interne trebuie marcate cu ”Excludere SAF-T”
3. Terții
  1. trebuie verificați toți terții (clienții și furnizorii) pentru a avea setate corect următoarele:
    - doar terții marcați cu bifa ”Activ” sunt preluați în declarație !
    - sunt exceptați terții marcați cu bifa ”Excludere SAF-T”!
    - terții marcați cu bifa ”Client” sunt declarați în secțiunea de ”Customers”, terții marcați cu bifa ”Furnizor” sunt declarați în secțiunea de ”Suppliers”, iar terții marcați cu ambele bife sunt declarați în ambele secțiuni; tot ca și ”Client” sunt preluați și terții de tip angajat, dacă au avut tranzacții pe facturi client!
      - expunem doar soldurile conturilor 40%, 451% sau 462% pentru furnizori,
      - expunem doar soldurile conturilor 41%, 451% sau 461% pentru client și angajați
      - la care adăugăm și terții care au sold/rulaj prin 4731%, 4732% și 581% pentru a prinde spețele de încasări/plăți în perioada de raportare și pentru care nu există încă concilieri cu facturi!
    - terții marcați cu bifa ”Terț generic în SAF-T” vor fi tratați în mod special astfel:
      - nu sunt declarați în fișierul de terți;
      - nu sunt declarate facturile acestor terți în fișierul de facturi;
      - în fișierul de tranzacții contabile se trimit toate tranzacțiile lor, dar se înlocuiesc cu terțul societății;
      - în fișierul de plăți se trimit toate plățile, dar se înlocuiesc cu terțul societății.
    - terțul marcat cu bifa ”Persoană fizică” și cu CUI = ”0000000000000” (13 de zero), este considerat ”client generic” și se poate folosi doar pentru clienții care NU SE IDENTIFICĂ cu cod fiscal în tranzacțiile de la punctele de vânzare, precum stații de distribuție de carburanți-lubrefianți sau magazine cu vânzare în detaliu. Acest cod este utilizat doar pentru vânzări!
    - CUI - verificat și validat
    - adresa - cea implicită și cele folosite pe facturi trebuie să conțină cel puțin o stradă în câmpul ”Adresa 1”, apoi județul, orașul și țara - obligatoriu (excepție județ pentru alte țări în afară de România);
    - trebuie să existe setat terțul aferent societății entitate juridică, legat de societatea entitatea juridică pentru care se face declarația; acest terț trebuie să fie definit ca și client și ca și furnizor, iar acesta va fi inclus întotdeauna în fișierul de terți;
    - se recomandă limitarea codurilor terților la maxim 31 de caractere!
  2. pentru obținerea valorilor soldurilor sunt necesare următoarele:
    - dimensiunea contabilă ”Terț” activă pe schema contabilă de bază;
    - o agregare contabilă cu bifa ”Business Partner” activă pe schema contabilă de bază;
    - soldurile contabile actualizate la zi.
4. Imobilizări
  1. toate imobilizările trebuie să aibă obligatoriu completat Codul de clasificare pentru imobilizări - vezi detalii în cap.15.01. Definiri imobilizări
5. Setup
  1. va trebui activat serviciul SBS aferent aplicației de declarații pentru fiecare titular în parte, prin rularea procesului ”Configurare acces SBS titular” (de pe system);
  2. procedura se va realiza de către BITSoftware în momentul în care se încheie abonamentul și va activa aplicația în fereastra Titular, tab Aplicațiile mele SBS.

Din perspectivă operațională avem următoarele modificări:

- 1. pe linia de extras de cont bancar sau linia din registrul de casă, ce reprezintă o plată de taxă/impozit/dividende etc, vor trebui completate următoarele:
    - terțul (ex: terțul aferent societății entitate juridică pentru care se face declarația)
    - diversul (era completat și până acum și indica contul folosit la postarea documentului = indicația contabilă a taxei/impozitului)
    - valoare divers = valoarea taxei/impozitului plătit (e o valoare cu semnul minus, pentru că reprezintă o plată)
    - Tip Taxă SAFT - se alege din listă tipul de taxă sau impozit (ex: 100_Impozit pe profit)
    - Taxa SAFT - se alege din listă taxa sau impozitul (ex: 150010_Impozit pe dividende distribuite persoanelor juridice)
    - Procentul de impozitare - se trece procentul (opțional - pentru că nu întotdeauna există un procent la bază sau este vorba despre mai multe procente cumulate)
    - Bază impozit - se trece valoarea bazei pentru care s-a calculat valoarea taxei/impozitului, valoare pozitivă tot timpul!
  2. informația poate fi adăugată și ulterior, pentru înregistrările deja efectuate începând cu 01.01.2022!
  3. În cazul implementărilor specifice în care nu se poate folosi registrul de casa standard și se folosește un pseudo cont bancar, aceste pseudo conturi trebuie definite cu tipurile ''Casierie'' sau ''Compensare''. În aceste situații toatre înregistrările din extrasele aferente se transmit cu metoda plată 01 și respectiv 02.
  4. pentru obținerea datelor necesare declarației trebuie să vă asigurați că ați parcurs complet fluxul descris mai jos, pentru perioada aferentă declarației.

Fluxul de lucru pentru obținerea declarației

Extragerea datelor pentru D406 va putea fi realizată atât manual cât și automatizat. Pentru început recomandăm rularea manuală în vederea verificării fiecărui calup de date după cum urmează. Operațiunea se realizează din meniul Contabilitate -> Rapoarte Financiare -> Declarații Fiscale -> Export fișiere declarația 406 SAF-T

Terți (BPartners) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul clienților și furnizorilor care au sold sau rulaje în perioada aferentă declarației, la care se adaugă:
- terții indicați ca ”owneri” în definiția gestiunilor de tip custodie;
- terțul legat de societatea entitate juridică pentru care se face declarația - acesta va apărea atât ca și client cât ca și furnizor în cadrul fișierului de terți;
  - contul de ”client” se determină de pe schema contabilă de bază, din C_AcctSchema_Default (conturi implicite), contul ”C_Receivable_Acct”;
  - contul de ”furnizor” se determină de pe schema contabilă de bază, din C_AcctSchema_Default (conturi implicite), contul ”V_Liability_Acct”.
- la care adăugăm și terții care au sold/rulaj prin 4731%, 4732% și 581% pentru a prinde spețele de încasări/plăți în perioada de raportare și pentru care nu există încă concilieri cu facturi!

Rulajul, respectiv soldul sunt preluate din agregarea pe terți de pe schema contabilă de bază, de pe conturile din grupele 40, 451 și 462 pentru furnizori și respectiv 41, 451 și 461 pentru clienți/angajați;

- excepție: terții marcați cu ”Excludere SAF-T” și angajații (dacă nu au tranzacții prin facturi client);

Terții operaționali precum ”BUGETUL STATULUI”, ”VAMA” etc trebuie marcați cu bifa ”Terț generic în SAF-T”, cu următoarele efecte:

- nu vor fi incluși în fișierul de terți
- facturile operate cu acești terți nu vor fi incluse în fișierul de facturi
- plățile operate cu acești terți se trimit, dar terțul este înlocuit cu terțul aferent societății juridice
- tranzacțiile contabile operate cu acești terți se trimit, dar terțul este înlocuit cu terțul aferent societății juridice

Terții operaționali persoane fizice neidentificate (neidentificabile), gen ”CLIENT GENERIC” trebuie să aibă următoarele:

- bifa ”Persoană fizică” = Da;
- CUI = 0000000000000 (13 de zero).
Conturi Contabile (GeneralLedgerAccounts) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul conturilor contabile care au avut sold sau rulaje în perioada aferentă declarației;
- excepție: conturile marcate cu ”Excludere SAF-T”;
Înregistrările Contabile - Registrul Jurnal (GeneralLedgerEntries) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul tranzacțiilor contabile din perioada aferentă declarației;
- sunt înlocuiți terții cu terțul societății atunci când:
  - terțul este marcat cu ”Excludere SAF-T”;
  - terțul reprezintă un angajat și tranzacția nu este aferentă unei facturi client sau a unei încasări;
  - terțul este marcat cu ”Terț generic în SAF-T”;
Facturi (Invoices) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul facturilor clienților și furnizorilor din perioada aferentă declarației. Include facturile client aferente terților de tip angajat;
- excepții:
  - facturile terților marcați cu ”Excludere SAF-T” sau cu ”Terț generic în SAF-T”;
  - facturile furnizor ale angajaților (ex: din deconturi);
  - facturile a căror tip document este marcat cu ”Excludere SAF-T” (ex: bon fiscal);
  - facturile client anulate;
Plăți (Payments) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul încasărilor și plăților din perioada aferentă declarației = reuniune din:
- - încasări/plați cu metoda de plată CEC/BO și Rând Extras cont = null, adică cele care n-au ajuns în bancă;
  - lini de extras;
  - lini de registru casă.
- excepții:
  - încasările/plățile terților marcați cu ”Excludere SAF-T”;
  - încasările/plățile din conturile bancare sau casieriile marcate cu ”Excludere SAF-T”;
  - În cazul implementărilor specifice în care nu se poate folosi registrul de casa standard și se folosește un pseudo cont bancar, aceste pseudo conturi trebuie definite cu tipurile ”Casierie” sau ”Compensare”. În aceste situații toate înregistrările din extrasele aferente se transmit cu metoda plată 01 și respectiv 02.
- sunt înlocuiți terții cu terțul societății atunci când:
  - terțul reprezintă un angajat și tranzacția nu este o încasare aferentă unei facturi client;
  - sau terțul este marcat cu ”Terț generic în SAF-T”;
Stocuri (PhysicalStock) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul articolelor în stoc care au avut sold sau rulaje în perioada aferentă declarației
- excepție: stocurile din gestiunile marcate cu ”Excludere SAF-T”;
Mișcări de Bunuri (MovementOfGoods) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul tranzacțiilor de stoc din perioada aferentă declarației;
- excepție: tranzacțiile din gestiunile marcate cu ”Excludere SAF-T”;
Imobilizări (Assets) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul imobilizărilor care au avut sold sau rulaje în perioada aferentă declarației;
Tranzacții imobilizări (AssetTransactions) - reprezintă fișierul (.csv) prin care se realizează exportul tranzacțiilor aferente imobilizărilor ce au avut loc în perioada aferentă declarației;

Opțiunea ”Cu descrieri” vă dă posiblitatea să decideți dacă transmiteți descrierile originale înregistrate în sistem sau, în caz contrar, înlocuirea lor cu o indicație generică despre documentul respectiv (număr document / număr linie).

Odată validate manual datele din cadrul fiecărui fișier enumerat mai sus, puteți trece la pasul următor, generarea automată a Declarației 406 SAF-T.

Generarea Declarației 406 - SAF-T

Operațiunea se realizează din meniul Contabilitate -> Rapoarte Financiare -> Declarații Fiscale -> Declarația 406 SAF-T

În această fereastră se va adăuga câte o înregistrare pentru fiecare perioadă a declarației (lunară, trimestrială), cu completarea parametrilor necesari după cum se observă în imaginea alăturată.

schema contabilă indicată reprezintă schema de bază a entității juridice;
societatea selectată trebuie să fie nivelul de consolidare aferent entității juridice pentru care se face declarația;
tipul de taxă se alege în conformitate cu reglementările aplicabile pentru tva;
perioada data start - data stop trebuie selectată corect în conformitate cu tipul de taxă indicat mai sus.

Pașii necesari în producerea declarației sunt:

rularea procesului (butonul) ”Adăugare fișiere CSV” - de unde se indică fiecare fișier necesar ce trebuie inclus în declarație. Exemple:
- pentru declarația standard se bifează toate fișierele cu excepția stocurilor, mișcărilor de bunuri, imobilizări și a tranzacțiilor cu imobilizările;
- pentru declarația la cerere: Tip taxă - lunar; Tip raportare: la cerere; se bifează fișierele pentru terți, conturi, stocuri și mișcări de bunuri;
- pentru declarația anuală: Tip taxa: anuală; Ierarhie: standard; Tip raportare: standard; se bifează fișierele pentru (terți - opțional dacă toate sunt ale companiei), conturi, imobilizări și tranzacții cu imobilizări;
- fișierele generate în urma execuției procesului ”Adăugare fișiere CSV” se vor regăsi în tabul ”Fișiere CSV”.
dacă există situația în care aveți și fișiere din surse externe, acestea trebuie încărcate acum, folosind procesul (butonul) ”Adăugare fișiere CSV externe”. Și aceste fișiere se vor regăsi tot în tab-ul ”Fișiere CSV”.
rularea procesului (butonul) ”Generare declarație taxe” - lansează procesarea fișierelor sursă în vederea obținerii declarației sub forma fișierului xml, folosind ”Aplicația Declarații SocrateERP”. Acest proces este unul de durată și pentru care starea trebuie interogată repetat în perioada următoare.
rularea procesului (butonul) ”Verificare stare generare” - interoghează ”Aplicația Declarații SocrateERP” pentru a determina statusul procesului de generare. Acest proces poate fi automatizat prin intermediul unui scheduler. Răspunsurile primite sunt înregistrate în tab-ul ”Log”.
în momentul în care ”Aplicația Declarații SocrateERP” finalizează cu succes generarea fișierului/fișierelor xml, acestea se vor regăsi în tabul ”Fișiere declarație”, de unde pot descărca local.
fișierele xml descărcate trebuie validate și semnate individual folosind DUK Integrator. De aici vor rezulta fișierele pdf care pot fi încărcate pe site-ul ANAF.

După pornirea procesului de generare a declarației 406 SAF-T, acesta poate fi anulat de la butonul/proces Anulare declarație taxe. Această opțiune este disponibilă în tabul Log sau din fereastra Log Declarația 406 SAF-T.

Fișiere externe - surse externe SocrateCloud

În situația în care aveți sisteme externe SocrateCloud și care produc documente/tranzacții care trebuie incluse în D406, iar aceste date nu se regăsesc deja în SocrateCloud (sau se regăsesc dar cumulat), atunci acestea vor trebui obținute din sistemele respective. Pentru această situație puteți extrage datele respective și adăuga în SocrateCloud în vederea obținerii D406 în mod complet. Extragerea datelor se poate realiza prin intermediul unor fișiere de tip csv pentru care vă punem la dispoziție structura acestora., descrisă în paragraful de mai jos. Vă recomandăm să luați legătura cu consultanții noștri pentru a detalia modul de implementare cel mai potrivit pentru dvs.

SocrateERP - CSV Format for SAF-T

Detalii suplimentare - regulile interne aplicate în obținerea fișierelor .csv din SocrateCloud

În tabelul de mai jos regăsiți în amănunt regulile după care am construit și completat fiecare informație din cadrul fișierelor .csv folosite pentru a compune declarația 406.

Socrate ERP - SAF-T - specificație internă

Întrebări și răspunsuri - spețe - interpretarea mesajelor returnate de Aplicația Declarații

În fișierele de tipul BusinessPartners există valori ”city” lipsă.

R: pentru terții indicați în mesaj, trebuie verificate adresele acestora, pentru a avea indicat corect un oraș și o țară.

În fișierele de tipul BusinessPartners există valori ”taxregistrationnumber” lipsă pentru persoane juridice din România.

R: trebuie verificați terții indicați în mesaj pentru a avea completat CUI în mod corect și validat. Totodată trebuie verificată diferențierea corectă între persoanele fizice și persoanele juridice (a se vedea bifa ”Persoană fizică”), cât și marcajul corect pentru terții generici gen ”Vama”, ”Bugetul statului” etc, prin bifa Terț generic în SAF-T”.

În fișierele de tipul GeneralLedgerEntries există valori ”customerid” care nu se regăsesc în fișierele BusinessPartners care au ”partnertype” = ”C”.

R: trebuie verificați terții indicați în mesaj pentru a avea definiția corectă și completă în fereastra ”Terți”, în tab ”Client”. Totodată trebuie verificat dacă conturile implicate sunt cele indicate pentru regula de ”client” (41%, 451, 461). Altfel verificați dacă nu cumva este un caz de excepție!

În fișierele de tipul GeneralLedgerEntries există valori ”supplierid” care nu se regăsesc în fișierele BusinessPartners care au ”partnertype” = ”S”.

R: trebuie verificați terții indicați în mesaj pentru a avea definiția corectă și completă în fereastra ”Terți”, în tab ”Furrnizor”. Totodată trebuie verificat dacă conturile implicate sunt cele indicate pentru regula de ”furnizor” (40%, 451, 462). Altfel verificați dacă nu cumva este un caz de excepție!

În fișierele de tipul Invoices există valori ”supplierid” care nu se regăsesc în fișierele BusinessPartners care au ”partnertype” = ”S”.

În fișierele de tipul Invoices există valori ”taxcode” / ”taxpercentage” / ”taxamount” lipsă.

R: trebuie verificate toate cotele de taxă folosite, inclusiv cotele pui (pentru taxare inversă) și indicați pentru fiecare în parte cota ANAF și Rata D394.

În fișierele de tipul Payments există valori ”customerid” care nu se regăsesc în fișierele BusinessPartners care au ”partnertype” = ”C”.

La validare în DUKIntegrator se primește mesajul: ”value too long for type character varying(35)”

R: trebuie verificați terții, în fereastra ”Terți”, pe câmpul ”Cod Căutare” să nu conțină text mai lung de 30-33 de caractere. De obicei este vorba despre persoane fizice care nu și-au declarat CNP-ul, caz în care codul pentru SAF-T se compune din prefixul ”04” plus informația din ”Cod Căutare”, iar rezultatul nu trebuie să depășească 35 de caractere.