045. Extensie - Service App

Socrate Service App - este aplicația mobilă, extensie nativă a SocrateCloud ERP&CRM, prin intermediul căreia utilizatorii (reprezentanții de service) pot:

• vizualiza/procesa propriile sesizări/sarcini și detaliile acestora;

• introduce sesizări noi;

• vizualiza istoricul unei sesizări/sarcini;

• vizualiza, introduce și procesa devize de lucru (deconturi) la nivel de sesizare/sarcină;

• vizualiza proprii clienți, cu detalii legate de echipamente/sesizări/sarcini;

  • vizualiza echipamentele clienților, cu detalii legate de echipamente/sesizări/sarcini.

Aplicația poate fi folosită dintr-un browser, atât de pe calculator cât și de pe un dispozitiv mobil (telefon, tabletă), indiferent de sistemul de operare (Android, IOS, Windows etc).

Out of scope / Disclaimer

• • Accesare aplicație fără conexiune la internet.

  • Definire terți, echipamente, sarcini din aplicație.

  • ‘Ping-pong-ul’ sesizărilor poate fi făcut în aplicație doar între reprezentantul definit pe sesizare și reprezentantul terțului. Alocarea sesizării către un reprezentant diferit de cei prezentați anterior se face din SocrateCloud.

  • Corecțiile legate de facturarea articolelor dintr-un decont (deviz) se fac în back-office (SocrateCloud).

Fluxul de procesare al informațiilor este detaliat în diagrama următoare:

Setup tehnic

1. în urma parcurgerii etapelor 2 și 3, descrise mai sus, se obține un set de informații care trebuie introduse în SocrateCloud la nivel de System, în fereastra ”System”, secțiunea ”Socrate Business Services”:

   • SBS App ID (al SocrateCloud pentru SBS)

   • SBS Account Access Key

   • SBS Account Service URL

   • SBS File Management Service URL

1. la nivel System, se rulează procesul ”Configurare acces SBS titular” - cu indicarea titularului pentru care se dorește configurarea accesului la serviciile SBS

   • procesul va înregistra în ”Info Titular” informațiile despre ID-ul titularului din SBS și cheia de acces la servicii

2. la nivel System, se accesează fereastra ”Aplicații SBS” unde se adaugă o înregistrare nouă cu următoarele informații:

   • Denumire = denumirea aplicației, în acest caz ”Service App”;

   • SBS App ID (al Service App pentru SBS) = informație comunicată în setul de date din etapele 2, 3.

3. activarea aplicației pe titular se face în felul următor:

   • • la nivel Titular, se accesează fereastra ”Componente și Cote” pentru titularul respectiv și se adaugă o înregistrare nouă în tab ”Aplicații SBS” pentru aplicația Service App.

     • la salvarea înregistrării se va genera cheia care permite accesul aplicației Service App la serviciile SBS File Management

Setup funcțional

1. Toți utilizatorii care vor folosi aplicația trebuie să primească acces la metodele API utilizate de către aceasta în comunicarea cu SocrateCloud. Accesul se acordă de către administratorul de aplicație al beneficiarului. Accesul se configurează în fereastra ”Gestiune Roluri” astfel:

   • se poate acorda acces complet la toate metodele API - prin setarea bifei ”Acces full API”, sau

     • se poate acorda acces limitat, doar la metodele necesare aplicației;

   • pentru a avea acces doar în ServiceApp, dar nu și în SocrateCloud, pe lângă bifa ‘Acces Full Api’, rolurile utilizatorilor trebuie să fie configurate și cu bifa ‘Rol Apps’;

   • definire cotă dedicată - cota aferentă rolului cu bifa de apps;

Utilizatorii aplicației trebuie să fie definiți ca terți, activi, cu un contact și o locație:

1. • pentru cazul în care fiecare servisor are gestiune proprie din care va consuma articolele pe care le folosește în procesul de service, utilizatorului logat în aplicație trebuie să îi fie arondată o Gestiune prin înregistrare în tab ”Acces Utilizator” din fereastra ”Gestiuni și Locații”. Această gestiune va fi folosită pe devizul întocmit de acest utilizator. Devizul întocmit va genera un bon consum pentru descărcarea din gestiune. 

   • dacă nu se aplică modelul de mai sus, atunci toți serviorii trebui să fie legați de depozitul central. Materialele de pe devizele lor vor fi descărcate din acest depozit.

   • Pentru ca servisorii să-și poată vizualiza clienții, este necesară una din condițiile:

     • utilizatorul logat este definit la nivel de client (fereastra ‘Terți’) în tab-ul ‘Reprezentanți Client’ cu ‘Tip Reprezentant’ = ‘Service’, activ și perioada de utilizare a aplicației se încadrează în intervalul data_start/data_stop. Servisorul definit în acest fel va avea acces la toate locațiile clientului respectiv.

     • utilizatorul logat este alocat unei Regiuni (fereastra ‘Regiuni Vânzare’,  tab ‘Alocări Reprezentanți’), cu ‘Tip Reprezentant’ = ‘Service’, activ. Regiunii de vânzare i alocă județe (fereastra ‘Țări, Localități și Regiuni’). Servisorul definit în acest fel va avea acces doar pe locațiile terților care au județul inclus în lista de județe alocate Regiunii de Vânzare sau doar la terții a căror adrese au completată Regiunea de vânzare.

     • utilizatorul logat are/a avut alocată cel puțin o sarcină/sesizare asociată clientului.

2.  Clienții echipamentelor (livrabilelor), trebuie să existe definiți ca terți:

   • • cu bifa ‘Client’ (fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Client’)

     • activi 

     • cu locații de livrare (adresa înregistrată în fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Locații’ are bifat câmpul ‘Adresă Livrare’)

     • pentru a putea fi filtrate și afișate corect în aplicație pe combinația client/locație, contactele terților (persoanele de contact) trebuie să aibă câmpul 'Adresă livrare Terț' completat cu locația de care aparțin (fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Contact (Utilizator)’). 

3. Proiectele (reprezentând contractele clienților) trebuie să fie definite cu regula de facturare ”Cantitate Articol” sau ”Manoperă&Material”.

4. Livrabilele (echipamentele aflate la clienți), definite în fereastra ‘Livrabile’, trebuie să aibă completate câmpurile:

   • • • Terț

       • Adresă livrare Terț

       • Proiect

5. Pentru afișarea articolelor în devize sunt disponibile 2 variante:

   •  varianta 1: articole legate de echipament - în fereastra ’Articole’, tab ‘Articole Legate’, trebuie efectuată maparea între echipamente și consumabile/servicii/acțiuni. Reguli de completare câmpuri:

     • • ‘Tip element legat’ = ‘Deviz Lucrări Service’;

       • ‘Preîncărcate’ = ‘da’, dacă se dorește ca aceste articole să fie afișate explicit pe devize;

       • ‘Preîncărcate’ = ‘nu’, dacă se dorește ca aceste articole să nu fie afișate explicit pe devize, însă să poată fi alese pe deviz dintr-o listă;

   • varianta 2: articolele din gestiunea utilizatorului logat (servisor) - caz în care se aduc și serviciile (toate de pe lista de preț aplicabilă).

Articolele din devize se vor defini în fereastra ‘Articole’ cu ‘Tip Familie’ dorită (tipurile de familie trebuie definite anterior). Exemple de tip familie:

5. • • • ‘Consumabile înlocuite’

       • ‘Acțiuni Întreținere’

       • ‘Reparații/Piese Înlocuite’

   • pentru a se completa câmpul ‘Valoare’ pe devizele din aplicație, articolele din devize trebuie să fie definite pe cel puțin o versiune a unei liste de prețuri de vânzare marcată cu bifa ‘Implicit'.

   • valoarea articolului de pe deviz reprezintă valoarea definită la nivelul articolului în câmpul ‘Preț Standard’ (PriceStd) în fereastra ‘Articol’, tab-ul ‘Prețuri’ din SocrateCloud.

   • valuta afișată la nivelul devizului este preluată de pe proiectul echipamentului (livrabilului).

6. Devizul introdus de către servisor din aplicația ServiceApp va fi preluat automat în SocrateCloud. La nivel de linie de decont, câmpul ‘Societate Trx’ se va completa cu departamentul de la nivelul angajatului (servisorului) (fereastra ‘Angajați’, tab ‘Loc de muncă’). Informația este utilă pentru analiza P&L.

7. Pentru a fi afișate în aplicație, toate sesizările/sarcinile trebuie să aibă completate câmpurile:

   • • Reprezentant

     • Terț

     • Imobilizare (echipament/livrabil)

     • Proiect - dacă este același ca pe Imobilizare (echipament/livrabil), atunci acesta va fi afișat în câmpul contract de pe sesizări/sarcini

     • Data următoarei acțiuni - DateNextAction (pentru Sesizări) / Data finalizare - DateCompletePlan (pentru Sarcini)

Modul de operare

Accesează aplicația SocrateService (sau se instalează pe telefon): https://service.socratecloud.com/#/login

• Logarea în aplicație se face cu credențialele setate în SocrateCloud (email și parolă) - fereastra ‘Utilizatori’.

• Selectarea rolului asignat - similar cu logarea în SocrateCloud.

• Dacă utilizatorul are un singur rol acesta este selectat automat de către sistem, iar acest pas nu este disponibil.

• Selectarea societății - similar cu logarea în SocrateCloud.

• Dacă utilizatorul are acces la o singură societate, aceasta este selectată  automat de către sistem, iar acest pas nu mai este vizibil la user.

• Accesare dashboard (calendar)

• Accesare fereastra 'Sesizări'

• Accesare fereastra 'Sarcini'

• Accesare fereastra 'Clienți'

• Accesare fereastra 'Echipamente'

• Accesare fereastra 'Setări'

• Deconectare

• Setare Afișează prețul în Deviz:

  • Setarea este disponibilă doar utilizatorilor care au un rol de tip ‘Rol Administrator de Aplicație’

    • Afișează prețul în Deviz’ = ‘Da’ ⇒ se vor afișa prețurile articolelor disponibile în devize;

    • ‘Afișează prețul în Deviz’ = ‘Nu’ ⇒ nu se vor afișa prețurile articolelor disponibile în devize.

• Setare Afișează articolele din gestiune:

  • Setarea este disponibilă doar utilizatorilor care au un rol de tip ‘Rol Administrator de Aplicație’

    • Afișează articolele din gestiune = Da ⇒ operatorul de service poate adăuga articole folosite în acțiunea de service ;i poate alege dintre articolele care sunt în stoc în gestiunea pe care userul e legat în tabul Acces utilizator, din fereastra Gestiuni și Locații

    • Afișează articolele din gestiune = Nu ⇒  operatorul de service poate adăuga articole folosite în acțiunea de service doar din articolele legate de echipamentul respectiv.

• Este permisă crearea de devize doar pentru sarcinile/sesizările neprocesate/neînchise.

• Câmpuri disponibile:

  • Data - se autocompletează cu data curentă. Se poate alege din calendar o altă dată pentru document. 

  • Data și ora start/sfârșit - se vor completa doar dacă se dorește, cu data și ora începerii servisării, respectiv a finalizării acesteia.

  • În funcție de tipul de familie definit la nivelul articolelor legate (articole care pot fi selectate pe un deviz, fereastra de culegere a devizului va fi împărțită în categorii de articole. Denumirea categoriei de articole reprezintă denumirea tipului de familie definit în SocrateCloud (fereastra ‘Tip Familie’). Pe fiecare categorie vor putea fi selectate articole, în funcție de setările făcute: