045. Extensie - Service App
Socrate Service App - este aplicația mobilă, extensie nativă a SocrateCloud ERP&CRM, prin intermediul căreia utilizatorii (reprezentanții de service) pot:
vizualiza/procesa propriile sesizări/sarcini și detaliile acestora;
introduce sesizări noi;
vizualiza istoricul unei sesizări/sarcini;
vizualiza, introduce și procesa devize de lucru (deconturi) la nivel de sesizare/sarcină;
vizualiza proprii clienți, cu detalii legate de echipamente/sesizări/sarcini;
vizualiza echipamentele clienților, cu detalii legate de echipamente/sesizări/sarcini.
Aplicația poate fi folosită dintr-un browser, atât de pe calculator cât și de pe un dispozitiv mobil (telefon, tabletă), indiferent de sistemul de operare (Android, IOS, Windows etc).
Out of scope / Disclaimer
Accesare aplicație fără conexiune la internet.
Definire terți, echipamente, sarcini din aplicație.
‘Ping-pong-ul’ sesizărilor poate fi făcut în aplicație doar între reprezentantul definit pe sesizare și reprezentantul terțului. Alocarea sesizării către un reprezentant diferit de cei prezentați anterior se face din SocrateCloud.
Corecțiile legate de facturarea articolelor dintr-un decont (deviz) se fac în back-office (SocrateCloud).
Fluxul de procesare al informațiilor este detaliat în diagrama următoare:
Comunicarea între SocrateCloud și aplicația ServiceApp se realizează prin API-uri.
Funcționalitățile aplicației:
vizualizarea rapidă a sesizărilor/sarcinilor alocate utilizatorului logat (atât cele de pe ziua curentă, cât și a cele anteriore sau ulteriore);
procesarea rapidă a sesizărilor/sarcinilor alocate utilizatorului logat;
introducerea de sesizări noi;
vizualizarea, introducerea și procesarea devizelor de lucru;
vizualizarea rapidă a clienților;
vizualizarea rapidă a echipamentelor aflate la clienți;
Etapele necesare activării aplicației
Pentru a putea utiliza de această aplicație, beneficiarii sistemului SocrateCloud ERP&CRM trebuie să parcurgă următoarele etape:
Setup tehnic
în urma parcurgerii etapelor 2 și 3, descrise mai sus, se obține un set de informații care trebuie introduse în SocrateCloud la nivel de System, în fereastra ”System”, secțiunea ”Socrate Business Services”:
SBS App ID (al SocrateCloud pentru SBS)
SBS Account Access Key
SBS Account Service URL
SBS File Management Service URL
la nivel System, se rulează procesul ”Configurare acces SBS titular” - cu indicarea titularului pentru care se dorește configurarea accesului la serviciile SBS
procesul va înregistra în ”Info Titular” informațiile despre ID-ul titularului din SBS și cheia de acces la servicii
la nivel System, se accesează fereastra ”Aplicații SBS” unde se adaugă o înregistrare nouă cu următoarele informații:
Denumire = denumirea aplicației, în acest caz ”Service App”;
SBS App ID (al Service App pentru SBS) = informație comunicată în setul de date din etapele 2, 3.
activarea aplicației pe titular se face în felul următor:
la nivel Titular, se accesează fereastra ”Componente și Cote” pentru titularul respectiv și se adaugă o înregistrare nouă în tab ”Aplicații SBS” pentru aplicația Service App.
la salvarea înregistrării se va genera cheia care permite accesul aplicației Service App la serviciile SBS File Management
Setup funcțional
Toți utilizatorii care vor folosi aplicația trebuie să primească acces la metodele API utilizate de către aceasta în comunicarea cu SocrateCloud. Accesul se acordă de către administratorul de aplicație al beneficiarului. Accesul se configurează în fereastra ”Gestiune Roluri” astfel:
se poate acorda acces complet la toate metodele API - prin setarea bifei ”Acces full API”, sau
se poate acorda acces limitat, doar la metodele necesare aplicației;
pentru a avea acces doar în ServiceApp, dar nu și în SocrateCloud, pe lângă bifa ‘Acces Full Api’, rolurile utilizatorilor trebuie să fie configurate și cu bifa ‘Rol Apps’;
definire cotă dedicată - cota aferentă rolului cu bifa de apps;
Utilizatorii aplicației trebuie să fie definiți ca terți, activi, cu un contact și o locație.
Setup și reguli de implementare:
Clienții echipamentelor (livrabilelor), trebuie să existe definiți ca terți:
cu bifa ‘Client’ (fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Client’)
activi
cu locații de livrare (adresa înregistrată în fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Locații’ are bifat câmpul ‘Adresă Livrare’).
Pentru a putea fi filtrate și afișate corect în aplicație pe combinația client/locație, contactele terților (persoanele de contact) trebuie să aibă câmpul 'Adresă livrare Terț' completat cu locația de care aparțin (fereastra ‘Terți’, tab-ul ‘Contact (Utilizator)’).
Proiectele trebuie să fie definite cu regula de facturare 'Cantitate Articol' sau "Manoperă&Material".
Pentru cazul în care fiecare servisor are gestiune proprie din care va consuma articolele pe care le folosește în procesul de service, utilizatorului logat în aplicație trebuie să îi fie arondată o Gestiune prin înregistrare în tab ”Acces Utilizator” din fereastra ”Gestiuni și Locații”. Această gestiune va fi folosită pe devizul întocmit de acest utilizator. Devizul întocmit va genera un bon consum pentru descărcarea din gestiune.
Dacă nu se aplică modelul de mai sus, atunci toți serviorii trebui să fie legați de depozitul central. Materialele de pe devizele lor vor fi descărcate din acest depozit.
Pentru ca servisorii să-și poată vizualiza clienții, este necesară una din condițiile:
Utilizatorul logat este definit la nivel de client (fereastra ‘Terți’) în tab-ul ‘Reprezentanți Client’ cu ‘Tip Reprezentant’ = ‘Service’, activ și perioada de utilizare a aplicației se încadrează în intervalul data_start/data_stop. Servisorul definit în acest fel va avea acces la toate locațiile clientului respectiv.
Utilizatorul logat este alocat unei Regiuni (fereastra ‘Regiuni Vânzare’, tab ‘Alocări Reprezentanți’), cu ‘Tip Reprezentant’ = ‘Service’, activ. Regiunii de vânzare i alocă județe (fereastra ‘Țări, Localități și Regiuni’). Servisorul definit în acest fel va avea acces doar pe locațiile terțului care au județul inclus în lista de județe alocate Regiunii de Vânzare sau doar la terții a căror adrese au completată Regiunea de vânzare.
Utilizatorul logat are/a avut alocată cel puțin o sarcină/sesizare asociată clientului.
Livrabilele (echipamentele aflate la clienți), definite în fereastra ‘Livrabile’, trebuie să aibă completate câmpurile:
Terț
Adresă livrare Terț
Proiect
Pentru afișarea articolelor în devize, în fereastra ’Articole’, tab ‘Articole Legate’, trebuie efectuată maparea între echipamente și consumabile/servicii/acțiuni. Reguli de completare câmpuri:
‘Tip element legat’ = ‘Deviz Lucrări Service’;
‘Preîncărcate’ = ‘da’, dacă se dorește ca aceste articole să fie afișate explicit pe devize;
‘Preîncărcate’ = ‘nu’, dacă se dorește ca aceste articole să nu fie afișate explicit pe devize, însă să poată fi alese pe deviz dintr-o listă;
Articolele din devize se vor defini în fereastra ‘Articole’ cu ‘Tip Familie’ dorită (tipurile de familie trebuie definite anterior). Exemple de tip familie:
‘Consumabile înlocuite’
‘Acțiuni Întreținere’
‘Reparații/Piese Înlocuite’
Pentru a se completa câmpul ‘Valoare’ pe devizele din aplicație, articolele din devize trebuie să fie definite pe cel puțin o versiune a unei liste de prețuri de vânzare marcată cu bifa ‘Implicit'.
Valoarea articolului de pe deviz reprezintă valoarea definită la nivelul articolului în câmpul ‘Preț Standard’ (PriceStd) în fereastra ‘Articol’, tab-ul ‘Prețuri’ din SocrateCloud.
Valuta afișată la nivelul devizului este preluată de pe proiectul echipamentului (livrabilului).
Devizul introdus de către servisor din aplicația ServiceApp va fi preluat automat în SocrateCloud. La nivel de linie de decont, câmpul ‘Societate Trx’ se va completa cu departamentul de la nivelul angajatului (servisorului) (fereastra ‘Angajați’, tab ‘Loc de muncă’). Informația este utilă pentru analiza P&L.
Pentru a fi afișate în aplicație, toate sesizările/sarcinile trebuie să aibă completate câmpurile:
Reprezentant
Terț
Imobilizare (echipament/livrabil)
Proiect - trebuie să fie același ca pe Imobilizare (echipament/livrabil)
Data următoarei acțiuni - DateNextAction (pentru Sesizări) / Data finalizare - DateCompletePlan (pentru Sarcini)
Modul de operare
Accesează aplicația SocrateService (sau se instalează pe telefon): https://service.socratecloud.com/#/login
Logarea în aplicație se face cu credențialele setate în SocrateCloud (email și parolă) - fereastra ‘Utilizatori’.
Selectarea rolului asignat - similar cu logarea în SocrateCloud.
Dacă utilizatorul are un singur rol acesta este selectat automat de către sistem, iar acest pas nu este disponibil.
Selectarea societății - similar cu logarea în SocrateCloud.
Dacă utilizatorul are acces la o singură societate, aceasta este selectată automat de către sistem, iar acest pas nu mai este vizibil la user.
Accesare dashboard (calendar)
Accesare fereastra 'Sesizări'
Accesare fereastra 'Sarcini'
Accesare fereastra 'Clienți'
Accesare fereastra 'Echipamente'
Accesare fereastra 'Setări'
Deconectare
Setarea limbii de utilizare a aplicației: RO/EN se face din Setări
Setare Afișează prețul în Deviz:
Setarea este disponibilă doar utilizatorilor care au un rol de tip ‘Rol Administrator de Aplicație’
Afișează prețul în Deviz’ = ‘Da’ ⇒ se vor afișa prețurile articolelor disponibile în devize;
‘Afișează prețul în Deviz’ = ‘Nu’ ⇒ nu se vor afișa prețurile articolelor disponibile în devize.
Setare Afișează articolele din gestiune:
Setarea este disponibilă doar utilizatorilor care au un rol de tip ‘Rol Administrator de Aplicație’
Afișează articolele din gestiune = Da ⇒ operatorul de service poate adăuga articole folosite în acțiunea de service ;i poate alege dintre articolele care sunt în stoc în gestiunea pe care userul e legat în tabul Acces utilizator, din fereastra Gestiuni și Locații
Afișează articolele din gestiune = Nu ⇒ operatorul de service poate adăuga articole folosite în acțiunea de service doar din articolele legate de echipamentul respectiv.
Fereastra 'Sesizări':
Conține lista sesizărilor/sarcinilor pe luna în curs, alocate utilizatorului.
Sarcinile/sesizările sunt marcate cu culori distincte:
Sarcini
Sesizări
Prin accesarea iconului - se trece de la afișarea de tip listă la afișarea de tip calendar.
sarcinile/sesizările sunt marcate în calendar la data de finalizare în cazul sarcinilor, respectiv la data următoarei acțiuni în cazul sesizărilor.
Sarcinile/sesizările pot fi căutate/filtrate de la iconul după secvențe de text din denumire terț, județ, număr, etc.
Pentru procesare/vizualizare sarcini/sesizări, se accesează înregistrarea dorită din listă.
Prin accesarea iconurilor se poate naviga între lunile anterioare/posterioare lunii în curs.
Pentru afișarea în modul listă, zilele calendaristice sunt colorate diferit:
Roșu - pentru sarcini/sesizări data planificată > data curentă (termen depășit)
Albastru - pentru sarcini/sesizări data planificată = data curentă (la termen)
Gri - pentru sarcini/sesizări cu data planificată > data curentă (termen în viitor)
Se afișează:
doar sarcinile neprocesate;
doar sesizările care nu se află într-un stadiu de tip ‘Închis’.
Prin selectarea de Sesizări se vor vizualiza toate sesizările. Acestea pot fi filtrate după:
denumire terț
județ
număr sesizare
subiect sesizare
denumire echipament
Sesizările sunt evidențiate după prioritate în felul următor:
urgent - portocaliu (rosu)
mare - roșu (portocaliu)
mediu - albastru inchis
mic - verde (albastru deschis)
minor - gri
Prin selectarea unei sesizări se vor afișa toate detaliile acelei sesizări:
tip sesizare
categorie sesizare
prioritate
importanță
client (denumire terț, regiune vânzare, județ)
echipament / SN (denumire livrabil / număr serie)
adresa (adresă instalare terț de pe livrabil)
persoana de contact
contract (proiect de pe livrabil, completat și pe sesizare)
subiect sesizare
sumar sesizare
Sesizările care sunt într-o stare deschisă pot fi procesate prin introducerea de date în câmpurile:
data actiunii (modificabilă - informația este trimisă în Socrate în câmpul Data acțiune)
descriere actiune (informația este trimisă în Socrate în câmpul Rezultat)
status (informația este trimisă în Socrate în câmpul Stare)
data urmatoarei actiuni (informația este trimisă în Socrate în câmpul Data urmatoarei actiuni)
reprezentant (se autocompletează cu numele persoanei logate)
buton Salvează (după selectarea acestui buton se trimit toate informațiile de pe acțiune, apoi se golesc câmpurile descriere actiune și status)
Pe tab-ul Documente se pot vizualiza/modifica dacă există deja devize sau introduce devize noi.
La nivelul unei sarcini/sesizări neprocesate este permisă adăugarea/vizualizare/editarea unui deviz al lucrării accesând ecranul ‘Documente’ de la nivelul sarcinii/sesizării.
Adăugare deviz:
Se face accesând iconul
Este permisă crearea de devize doar pentru sarcinile/sesizările neprocesate/neînchise.
Câmpuri disponibile:
Data - se autocompletează cu data curentă. Se poate alege din calendar o altă dată pentru document.
Data și ora start/sfârșit - se vor completa doar dacă se dorește, cu data și ora începerii servisării, respectiv a finalizării acesteia.
În funcție de tipul de familie definit la nivelul articolelor legate (articole care pot fi selectate pe un deviz, fereastra de culegere a devizului va fi împărțită în categorii de articole. Denumirea categoriei de articole reprezintă denumirea tipului de familie definit în SocrateCloud (fereastra ‘Tip Familie’). Pe fiecare categorie vor putea fi selectate articole, în funcție de setările făcute:
Articolele implementate cu bifa ‘Preîncărcate’ = ‘Da’ vor fi vizibile pe deviz. Cantitatea poate fi modificată după necesitate. Articolele adăugate din ecran pot fi șterse de pe deviz prin prin accesarea iconului.
Articolele implementate cu bifa ‘Preîncărcate’ = ‘Nu’ vor putea fi selectate din lista disponibilă pe rândul ‘Adăugare nouă’.
Orice articol selectat pe deviz va fi marcat implicit ca ‘Facturat’. Dacă nu se dorește facturarea către client a unui articol, se va deselecta iconul.
Produsele nefacturate vor avea iconul.
În zona ‘Notițe’ este posibilă completarea de observații la nivelul documentului.
Apăsarea butonului ‘Salvează’ conduce la salvarea automată a documentului în sistem.
Pentru cazurile în care este necesară aprobarea devizului de către client, în partea de jos a ecranului este disponibilă zona destinată acestei acțiuni. Sunt disponibile câmpurile:
‘Reprezentant client’ - câmp autocompletat cu persoana de contact completată pe sesizare. Câmpul poate fi golit și se poate completa (manual) un alt aprobator.
‘Semnătura’ se utilizează pentru a capta semnătura aprobatorului (semnătura se face direct pe ecranul telefonului).
Buton ‘Aprobare’ - pentru salvarea aprobării. În urma apăsării butonului, decontul aprobat în ServiceApp va trece automat în starea ‘Aprobat’ în SocrateCloud.
La nivelul documentului din SocrateCloud (fereastra Decont - Fişă de Servicii), se va regăsi un atașament cu semnătura aprobatorului. Denumirea atașamentului va fi de forma ‘<Nr decont> - <Nume aprobator>.png’.
Un decont aprobat nu mai poate fi editat!
Vizualizare/editare deviz:
Devizele înregistrate sunt vizibile în format listă, cu următoarele informații:
Deviz reparații | <număr document>
Data documentului
Starea documentului:
În Așteptare (documentul se află în starea ‘Draft’ în fereastra ‘Decont - Fișă servicii’ din SocrateCloud)
Aprobat (documentul se află în starea ‘Aprobat’ în fereastra ‘Decont - Fișă servicii’ din SocrateCloud)
Respins (documentul se află în starea ‘Anulat’ în fereastra ‘Decont - Fișă servicii’ din SocrateCloud)
Devizele aflate în starea ‘În Așteptare’ pot fi editate sau șterse.
Editarea unui deviz:
Se pot modifica, prin adăugare/eliminare, articolele de la nivelul devizului.
Se poate schimba cantitatea articolelor existente pe deviz, prin creștere/descreștere (modificare cantitate).
Se poate modifica data unui deviz existent prin alegerea din calendar a unei alte date.
Se pot adăuga observații la nivelul devizului prin completarea câmpului din zona ‘Notițe’.
Se poate aproba devizul de către client.
Pe tab-ul Istoric se poate vizualiza lista actualizărilor de pe sesizare.
Ștergerea unui document se face prin apăsarea iconului X
La selectarea unui deviz, în partea de sus a ecranului, pentru a ușura o posibilă căutare în SocrateCloud (fereastra ‘Decont - Fişă de Servicii’), va fi afișat numărul devizului selectat.
Deconturile introduse în aplicație sunt sincronizate cu SocrateCloud și pot fi operate în continuare în fereastra Decont - Fişă de Servicii.
Ulterior, devizul este transformat în SocrateCloud în comandă client cu procesul Generare Comenzi Client din Decont, urmâd apoi pașii stabiliți pentru facturare.
Prin selectarea de Sarcini se vor vizualiza toate sarcinile. Acestea pot fi filtrate după:
denumire terț
județ
subiect sarcină
denumire echipament
Sesizările Sarcinile sunt evidențiate după procesat în felul următor:
gri închis - sarcini neprocesate
gri deschis - sarcini procesate
Prin selectarea unei sesizări sarcini se vor afișa toate detaliile acelei sesizări sarcini:
client (denumire terț, județ trecut pe sarcină, județ din locația terțului)
echipament / SN (denumire livrabil / număr serie)
adresa (adresă instalare terț de pe livrabil)
persoana de contact
contract (proiect de pe livrabil, completat și pe sarcină)
tip sarcină
subiect
sumar sarcină
Sarcinile care sunt deschise pot fi procesate prin introducerea de date în câmpurile:
data actiunii (modificabilă - informația este trimisă în Socrate în câmpul Data acțiune)
descriere actiune (informația este trimisă în Socrate în câmpul Rezultat)
data planificata (informația este trimisă în Socrate în câmpul Data ivrare)
bifa Inchis
buton Salvează (după selectarea acestui buton se trimit toate informațiile de pe acțiune, apoi se golesc câmpurile descriere actiune și status)
Prin selectarea de Clienți se vor vizualiza toți terții de pe sesizările/sarcinile alocate persoanei logate și/sau terții pe care persoana logată este trecută în tab Reprezentanți client. Aceștia pot fi filtrați după:
denumire terț
județ
regiune de vânzare
strada din adresă
numărul din adresă
La selectarea unui client, pe taburi diferite avem acces la toate:
sesizările
sarcinile
echipamentele
contactele
De pe aceste taburi se pot deschide și vizualiza informațiile detaliate.
Prin selectarea de Echipamente se vor vizualiza toate echipamentele de la toți clienții legați de persoana logată. Acestea pot fi filtrate după:
denumire echipament
serie echipament
terț de pe livrabil
La selectarea unui echipament, pe taburi diferite avem acces la toate:
sesizările
sarcinile
detaliile
contactele
De pe aceste taburi se pot deschide și vizualiza informațiile detaliate.
Prin selectarea de Deconectare se face delogarea.