11.07. Plăţi cu Aprobare

Propunere Plăți

Propunerea este prima etapă din fluxul de generare a plăţilor pe bază de aprobare. În această etapă operatorul întocmește o listă cu documentele sursă care se doresc a fi propuse spre plată. Documentele sursă pot fi:

• facturi furnizor, cu excepția celor marcate cu bifa ”În Dispută” !

• valori scadente de pe facturi (determinate de termenul de plată sau scadenţe multiple)

• redevențe de plată

• obligații de plată, inclusiv scadenţe multiple dacă există

• comenzi furnizori - pentru plăți în avans - doar pentru acele comenzi pentru care tipul de document folosit are bifa ”Avans”

  • se pot efectua plăţi parţiale, multiple, la comenzi, până la acoperirea valorii comenzii respective. Acelaşi mecanism se aplică şi pentru comenzile cu scadenţe multiple.

  • se pot efectua plăţi cumulative la mai multe comenzi sau la mai multe scadenţe de pe aceeaşi comandă sau comenzi diferite, având un terţ comun. Înregistrările în acest caz se ţin la nivel de tab "Conciliază" de pe "Plata" generată în urma procesului, pe rânduri distincte pentru fiecare comandă sau scadenţă de pe comandă, în parte. În acest fel sistemul poate determina un "sold" pe comenzi sau scadenţe comenzi, pentru situaţiile în care s-au înregistrat plăţi parţiale şi se doreşte adăugarea unor plăţi ulterioare până la stingerea integrală a comenzilor sau scadenţelor acestora; 

  • plăţile legate de comenzile furnizor trebuie alocate manual pe facturile furnizor imediat ce acestea se vor primi și înregistra în sistem.

Propunerea se realizează din fereastra Propunere Plăți, localizată în meniul Trezorerie.  Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Selectează din - se indică tipul documentelor ce vor fi afișate în secțiunea Propunere;

• Terț, Societate, Tranzacție Vânzare - filtre de căutare pentru documentele ce vor fi afișate în secțiunea Propunere;

• Regulă Plată - filtru de selecție a documentelor sursă ce au metoda de plată selectată;

• Data plații - data propusă pentru efectuarea plății;

• Valută - filtru de selecție a documentelor sursă ce au valuta selectată;

• Valuta destinaţie - începând cu v15.09, doar pentru comenzi se poate specifica valuta în care se face propunerea de plată, alta decât valuta comenzii. (ex: comenzi în EURO a căror plată se face în RON la cursul zilei).

Secțiunea Filtre Suplimentare - oferă filtre de selecție adiționale pentru documentele afișate în secțiunea Propunere:

Butonul Caută înregistrare - se apasă după ce se completează filtrele de căutare pentru a afișa lista cu documentele pe baza cărora se pot genera propuneri de plată. Se pot alege unul sau mai multe documente:

• Coloana Descriere se formează din:

  • descrierea de pe linia din document, dacă există o scadenţă legată de această linie;

  • + descrierea de pe scadenţă, dacă documentul are scadenţe multiple;

  • + descrierea de pe document

• Coloana Valoare Aplicată - se utilizează pentru a modifica suma propusă automat pentru plata fiecărui document în parte (atunci când se propun plăti parțiale);

• Selectat - afișează valoarea totală propusă spre plată aferentă documentelor selectate;

• Val. selectată convertită -  afișează valoarea totală convertită la valuta destinaţie = aceasta este suma care se va propune spre aprobare;

• Buton Procesare -  se apasă pentru a genera propunerea de plată;

Atenție: 

• • pentru a putea genera o propunere de plată, terții de pe documentele selectate trebuie sa aibă un cont bancar de tip ACH definit, sau contul bancar să fie indicat în clar pe documentul sursă (comandă sau factură). Detalii în Terți.

• doar facturile care au completată "Regulă plată" = ”Pe credit” se pot trece prin procesul actual de aprobare plăți; avem în vedere adaptarea procesului și pentru alte modele, într-o versiune viitoare.

• dacă într-o singură procesare (selecție) ați ales documente de pe societăți entități juridice distincte, atunci vor rezulta propuneri de plată distincte, câte una pentru fiecare societate entitate juridică în parte. Pentru siguranță vă recomandăm însă să realizați selecția distinctă pe societate, mai ales dacă acțiunea se face în mod concurențial de către mai mulți operatori!

• ca să apară facturile în formular, trebuie ca acestea să nu existe pe niciun alt detaliu de Aprobare plată fără bifa "Procesat".

    Selecţia contului IBAN se realizează cu prioritatea următoare:

• • • câmpul "IBAN" de pe document - este un câmp text, pentru a permite excepții de la regulă când, în situaţii aparte, plata trebuie efectuată în alt cont decât cel setat în definirea terţului respectiv (ex: factoring);

    • ATENȚIE: Banca utilizată va fi cea pentru care valoarea completată în câmpul Cod BNR corespunde cu codul BNR din componența IBAN-ului. De asemenea adresa băncii trebuie să fie din Romania (Țara = România). Dacă sistemul nu găsește o bancă va apărea următorul mesaj de eroare: "Completaţi câmpurile obligatorii: Banca - <Terț>".

    • câmpul "Cont bancar terţ" de pe document - utilizat atunci când un terț are mai multe conturi bancare definite și pe document se indică unul în mod special;

• • câmpul "Cont bancar terţ" din definiţia terţului, tab Conturi Bănci - primul cont definit, dacă există mai multe, active.

Aprobare Plăți

Toate propunerile de plată introduse în sistem vor apărea în fereastra Aprobare Plăți, localizată în meniul Trezorerie, de unde vor putea fi aprobate prin selectarea bifei Aprobat. 

Accesul la fereastra Aprobare Plăți poate fi restricționat astfel încât aprobarea să fie efectuată doar de către anumiți utilizatori. 

Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Denumire (actualizată de sistem) = denumire generică: "Propunere de plăți spre aprobare";

• Descriere (actualizată de sistem) = numele utilizatorului care a introdus propunerea;

• Data plății - data propusă pentru plată;

• Valoare Totală -  valoarea totală a plății;

  • Buton Pregătire Plăți - se utilizează pentru a procesa propunerile de plată;

  • Buton Șterge Aprobare Plăți - se utilizează pentru a șterge o propunere de plată (procesată);

În tab-ul Detaliu aprobare plată se găsesc informații despre documentele propuse spre plată. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Nr Rând, Descriere

• Regulă Plată - modalitatea de plată folosită. Detalii în Încasări și Plăți;

• IBAN - contul bancar al terţului unde se va efectua plata;

Secțiunea Referințe:

• Comandă, Obligație de Plată, Factură, Redevențe - documentul propus spre plată;

• Scadența - afișează scadența documentului propus;

• Furnizor - terțul pentru care se efectuează plata;

  • Banca - contul bancar al terțului;

Secțiunea Valori:

• Valoare Plată - suma propusă de plată;

• Valoare în Sold - soldul documentului propus;

• Proiect, Campanie, Societate Trx etc. - dimensiuni contabile preluate de pe documentul propus. Detalii în Contabilitate;

Secțiunea Stare:

• Aprobat - se bifează pentru a aproba plata;

• Aprobat de - afișează utilizatorul care a aprobat plata;

• Procesat - indică dacă propunerea de plată a fost procesată (folosind butonul Pregătire Plată);

• Plată Pregătită - plata în pregătire generată în urma procesării detaliului (dacă a fost aprobat);

Operatorul cu drepturi de aprobare poate accesa fiecare propunere și efectua următoarele:

• • aprobă sau nu fiecare detaliu în parte;

  • modifică suma propusă de plată;

• procesează propunerea prin butonul ”Pregătire plăți”

După ce se apasă butonul Pregătire plăți, sistemul va genera un set de plați în pregătire pentru liniile din propunere aprobate. Setul de plăți generat poate fi vizualizat în tab-ul Plăți Pregătite și va fi utilizat mai departe pentru a realiza generarea și alocarea plăților pe conturile bancare ale societăţii de unde se vor efectua tranzacțiile de plată efectiv și exportul fișierelor pentru a fi încărcate în aplicațiile specifice băncilor (on-line banking).

• nu vor fi generate ”Plăți Pregătite” pentru facturile aprobate dar care între timp au fost anulate sau închise!

• plățile pregătite sunt generate pe societatea entitate juridică în conformitate cu societatea indicată în propunerea de plată.

• ATENȚIE! - facturile cuprinse într-o aprobare de plată, activă, aprobată și procesată nu mai pot fi anulate! Acestea pot fi doar stornate.

Procesul de propunere și aprobare plăți generează propuneri distincte pe societăți entități juridice distincte dacă, în cadrul unei selecții, se preiau/propun la plată documente de pe societăți diferite.

În situația în care, ulterior pregătirii plăților, dar anterior realizării tranzacțiilor bancare (plata efectivă), ”Plățile pregătite” nu corespund cu dorințele companiei, acestea mai pot fi încă șterse. Pentru aceasta se folosește procesul ”Șterge Linii Plată Pregătită”, accesibil ca și buton pe tabul Plăți Pregătite, din fereastra de Aprobare Plăți.

Procesul de propunere plăți, în cazul unui terț cu split TVA, va genera plata împărțită o parte pe contul clientului și o parte pe contul de trezorerie în funcție de cotă. Dacă se efectuează plăți parțiale sau plăți de avans, fiecare sumă achitată se va considera ca având inclusă și TVA. Dacă sunt efectuate plăți parțiale aferente unor operațiuni taxabile, dar cu cotă diferită de TVA, are prioritate regimul normal de taxare în ordinea descrescătoare a cotelor. 

Procesul Pregătire Plăți - Calup, localizat în meniul Trezorerie, se poate utiliza pentru a procesa toate propunerile de plată înregistrate pe o societate.

Generare Tranzacții - plățile efective

Pe baza seturilor de plăți generate în urma aprobării și procesării propunerilor se vor efectua tranzacțiile de plată corespunzătoare.

Generarea tranzacțiilor are următoarele etape:

• • alocarea seturilor de plăţi în pregătire pe conturile bancare;

  • exportul fișierelor MT100 pentru încărcarea plăților în sistemul de online banking;

  • generarea înregistrărilor de plată în SocrateCloud.

Toate aceste operațiuni se realizează din fereastra Alocare Plăți aprobate - Conturi, localizată în meniul Trezorerie. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cont Bancar - se alege contul bancar din care se vor procesa plățile pregătite și nealocate încă pe alte conturi;

  • În definiția contului bancar, fereastra Bănci și Conturi, tab-ul Cont, câmp Tip Export Plata se indică tipul de fișier pentru export MT100. Aceste tipuri sunt distincte pentru fiecare banca/cont;

  • Suplimentar trebuie definite și "Documente bănci" pentru ca aceste conturi să devină active în procesul de alocare a plăţilor aprobate și exportul acestora;

  • Detalii în Definiri Trezorerie;

• Regulă Plată, Data Plații, Societate, Terț, Bancă Terț - filtre de căutare pentru plăți pregătite;

• Data plății online - data utilizată pentru plățile generate;

• Butonul Căutare înregistrare - va completa secțiunea Plăți Pregătite cu seturi de plați care respectă criteriile de filtrare indicate;

În secțiunea Plăți Pregătite se pot selecta una sau mai multe înregistrări pe baza cărora se pot genera plăți:

• Sold curent - pentru contul ales, în partea de jos a ecranului, se afişează soldul curent al acestuia;

• Selectat - valoarea totală pentru seturile de plăți selectate;

• Sold Final = Sold Curent - Selectat;

• Butonul Export - generază, pe baza seturilor de plăți selectate, fișierele MT100 necesare pentru exportul către online banking. Fișirul va fi generat folosind tipul de export plată aferent contului bancar. Detalii în Banci și Conturi;

• Butonul Procesare - generează, pe baza seturilor de plăți selectate, înregistrări de plată în SocrateCloud. Odată cu generarea plăţilor sistemul generează automat și toate concilierile dintre plăți și documentele sursă (facturi, comenzi, redevențe, obligații);

  • plățile sunt generate pe societatea entitate juridică în conformitate cu societatea indicată în propunerea de plată.

Export Plăți

În fereastra Plați Calup, localizată în meniul Trezorerie, se pot vizualiza seturile de plăți în pregătire pe baza cărora au fost înregistrate plăți către terți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Buton Export Plați Calup Online Banking - se apasă pentru a genera fișierul MT100 necesar importului în sistemele bancare online. Fișierul va fi generat folosind tipul de export plată aferent contului bancar. Detalii în Banci și Conturi;

• Tab-ul Plăți - aici se pot vizualiza plățile către terț, generate pe baza setului de plăți.

Titluri Executorii

Fereastra Titluri Executorii permite redirecționarea plăților propuse către un alt cont decât cel standard, determinat automat. În fereastra "Propunere Plăți" , la "Procesare", pentru valoarea aferentă fiecărei facturi din detaliile titlului, se va genera o propunere de plată folosind IBAN-ul completat pe titlu. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Categorii Titluri Executoriu - modalitate de grupare a titlurilor executorii;

  • se definesc în fereastra Categorii Titluri Executorii;

• Terț - terțul pentru care se aplică redirecționarea;

• Descriere - descriere relevantă pentru înregistrare;

• Data Registru - informativ, data din care este valabil titlul;

• IBAN - codul IBAN la care vor fi redirecționate plățile; 

  • ATENȚIE: Banca utilizată va fi cea pentru care valoarea completată în câmpul Cod BNR corespunde cu codul BNR din componența IBAN-ului de pe titlul executoriu. De asemenea adresa băncii trebuie să fie din Romania (Tara = Romania). Dacă sistemul nu găseste o bancă va apărea următorul mesaj de eroare: "Completaţi câmpurile obligatorii: Banca - <Terț>".

  • Bank - banca aferentă contului completat;

    • se completează automat în funcție de regula de mai sus;

In tab-ul Detalii se introduc facturile și valorile aferente care vor fi redirecționate către contul IBAN specificat pe antet:

• Factura - factura pentru care va fi redirecționat contul;

• Valoare - o valoare mai mică sau egală decat valoarea facturii. În fereastra "Propunere plăți" factura va fi imparțită astfel: o linie cu valoarea specificată pe titlu (Cont Titlu) și o linie cu valoarea ramasă (Cont Implicit).

Nu se pot șterge detalii de titluri dacă au plăți legate la tiltlu și/sau pe detalii titluri. Pe plăți și detalii aprobare plăți s-a adăugat o condiție pentru a nu se aloca sume mai mari decât valoarea titlului. În caz contrar, un mesaj de eroare va fi afișat.

Raportul Titlurile executorii și plățile efectuate afișează pe câte o pagina titlurile executorii, împreuna cu detaliile și plățile aferente. Sunt disponibile următoarele filtre de selecție: Titlu Executoriu, Data Registru.