10.14. Gestiunea Vânzărilor prin Cutii

Funcționalitatea de distribuție prin cutii se poate utiliza pentru a gestiona mai clar rezervările făcute către clienți. Cutiile sunt utilizate pentru a bloca si a aproviziona stocul la nivel de comandă client. Pe baza stocului disponibil în cutii, se pot genera comenzi furnizor, avize de expeditie și facturi. Stocul este astfel blocat și este exclus din stocul disponibil astfel încât aceste cantități nu vor putea fi afectate de alte procese de descărcare a stocului, cu excepția avizelor de expediție generate din comanda client sursă. Funcționalitatea vine în completarea metodei de aprovizionare de tip ”order-to-order” în vederea alocării automate a cantităților recepționate strict către comenzile client care au stat la baza lansării comenzii furnizor. În acest fel se asigură livrarea cu prioritate a comenzilor client versus vânzarea directă.

Modalitate de lucru:

1. Se introduce o comandă client:

2. Se alocă o cutie la comandă:

   • cutiile se pot aloca la o comanda client in momentul operării acesteia sau la generarea recepției (vezi pct. 4);

   • cutiile se definesc in fereastra Gestiuni și Locații, tab Cutii, sau se generează automat la operarea comenzii client;

   • dacă se bifează opțiunea Auto-Alocare Cutii pe gestiune (fereastra Gestiuni și Locații), la pregătirea comenzii, va fi alocată o cutie goală (cutie nealocată pe o comandă client). Dacă nu este disponibilă o cutie goală, va fi generată automat o cutie nouă;

3. prin intermediul formularului Generare COF din COC se generează comenzi furnizor din comenzi client:

   • se comandă diferența dintre cantitatea nelivrata și cantitatea de pe cutie;

   • dacă nu a fost alocată încă o cutie, se comanda întreaga cantitate nelivrată;

4. prin intermediul formularului Generare Recepții se generează recepții din comenzi furnizor generate din comenzi client și se pot trimite notificări la reprezentanți:

   • stocul recepționat este alocat automat pe cutii;

   • cutiile pot fi alocate înainte, de pe comanda client, caz in care stocul recepționat se alocă direct pe cutia respectiva;

   • dacă nu a fost alocată o cutie pe comanda client, aceasta va fi alocată în momentul generării recepției;

5. stocul din cutii se reglează prin intermediul proceselor Transfera Articolele din stoc in cutie și Transfera Articolele din cutie in stoc;

   • procesele sunt disponibile atât la nivel de cutie (fereastra Gestiuni și Locații, tab Cutii) cât și pe comanda client (fereastra Comenzi Clienți, secțiunea Cutii);

   • prin intermediul procesului Transfera articole din stoc in cutie, rulat de pe comandă, se va aloca o cutie goală la comandă, iar dacă nu este disponibilă o cutie goală, va fi generată automat o cutie nouă;

   • cutiile pot sa conțină stoc mai mic sau egal decât cantitatea de livrat de pe comandă și cantitatea disponibilă de pe gestiune;

6. prin intermediul formularului Generare Aviz și Factură, se generează avize de expediție și facturi de pe comenzi pe baza stocului din cutii.

Observații:

• • o comandă poate poate avea alocată o sigură cutie;

  • prin procesarea avizului de expediție, stocul din cutie este descărcat corespunzător;

  • dacă o comandă este livrată și facturată integral, stocul din cutie va fi golit;

  • dacă se utilizează procesul Închide Detaliu Comandă de pe detalii de comandă, stocul din cutie va fi golit pentru articolul de pe detaliu;

• cutia va fi considerată goală și va putea fi refolosită numai dacă comanda este închisă prin acțiune document;

  • în urma anulării unui aviz, cantitatea reintrată în cutie nu revine pe același detaliu de cutie din care s-a facut avizul inițial. Legăturile între detaliul unei cutii și detaliul unui aviz nu se mai fac direct prin coloana Detaliu livrare, ci după detaliul de comandă de pe aviz.

Mai jos sunt descrise detaliat setările și procesele utilizate pentru gestiunea vânzărilor prin cutii:

Definire Cutii

În fereastra Gestiuni și Locații sunt disponibile următoarele opțiuni:

• • Cutii - opțiune de blocare a stocului prin cutii:

    • dacă se bifează: 

      • stocul din această gestiune va putea fi blocat prin intermediul cutiilor;

      • avize de expediție vor putea fi generate doar pe baza stocului din cutia aferentă sau care nu este încărcat în cutii;

    • dacă nu se bifează, se vor putea defini și utiliza cutii dar nu se va ține cont de aceasta la generarea avizelor de expediție;

• Auto-alocare Cutii - dacă se bifează, la trecerea unei comenzi în pregătire (inclusiv finalizare), o cutie va fi alocată și încărcată;

  • stocul disponibil pentru încărcare = stoc fizic - stoc cutii - stoc în progres;

  • dacă se anulează un aviz, stocul va fi încărcat automat înapoi în cutie;

    • algoritm auto-alocare: cantitate cutie = min(cantitate comandată, (stoc fizic - stoc cutii - stoc în progres));

    • dacă cantitatea comandată < cantitatea din cutie, cantitatea din cutie va fi egalizata cu cea comandată;

    • dacă cantitatea comandată > cantitatea din cutie, cantitatea din cutie va fi completata cu stocul care se poate adăuga in cutie;

    • cantitatea din cutie este recalculată la fiecare trecere în pregătire (inclusiv finalizare) a comenzii;

Cutiile se gestionează prin intermediul ferestrei Gestiuni și Locații, tab Cutii. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

• Cod Căutare, Denumire, Descriere

• Alocata - indică faptul că această cutie este alocată la o comandă;

• Comanda - comanda client la care alocată cutia;

• AWB - numărul de trasabilitate de pe avizul de expeditie. Detalii în Integrare Curieri

Sectiunea Acțiune:

• buton Golește / Mută Cutia - se utilizeaza pentru a goli complet cutia, sau pentru a muta conținutul acesteia in alta cutie;

  • se completeaza cutia destinație in parametrul Cutie;

  • dacă nu se selectează o cutie destinație, cutia va fi golită;

• buton Transfera Articolele din stoc in cutie - se utilizează pentru a muta articole din stoc în cutie;

• buton Transfera Articolele din cutie in stoc - se utilizează pentru a muta articole din cutie in stoc;

Tab-ul Articole conține informații despre stocul alocat pe cutie.

Transferă Articolele din Stoc în Cutie

Buton disponibil atât in fereastra Gestiuni și Locații, tab-ul Cutii cât și pe Comenzi Client. Se utilizează pentru a încărca stocul unui articol pe o cutie:

• Cutie, Comandă - cutia și comanda la care este alocată;

• Detaliu Comandă, Cantitate Introdusă - în urma rulării procesului, va fi încărcat în cutie articolul de pe detaliul de comandă selectat, cu cantitatea introdusă;

Observații:

• dacă procesul se rulează de pe cutie:

  • o cutie nealocată va avea câmpul comandă necompletat;

  • parametrii Detaliu Comandă și Cantitate Introdusă sunt obligatorii;

  • nu se poate regla stocul din cutii decât pentru cutii alocate la comenzi;

  • dacă procesul se rulează de pe comandă:

    • o comanda fără cutie alocată va avea câmpul cutie necompletat;

    • pentru a aloca o o cutie goală la comandă se rulează procesul fără a se completa parametrii, iar dacă nu este disponibilă o cutie goală, va fi generată automat o cutie nouă;

    • parametrii Detaliu Comandă și Cantitate Introdusă sunt opționali;

    • dacă nu se completeaza parametrul Cantitate Introdusă, stocul încărcat pe cutie va avea valoarea maxima mai mic sau egală decât cantitatea de livrat de pe comandă și cantitatea disponibilă de pe gestiune;

      • dacă nu se completeaza parametrul Detaliu Comandă, stocul va fi încărcat pe cutie pentru toate articolele de pe comandă;

Transferă Articolele din Stoc în Cutie -În Calup

Începând cu versiunea 17.06 a fost implementat un nou proces prin care se pot încărca în calup comenzile client finalizate și care au cel puțin o încasare și ale căror linii:

• • nu au cantitate alocată pe cutie

  • linia de comandă client nu a fost comandată la furnizor=nu are link către o comandă furnizor

Alocarea se face în ordinea vechimii încasărilor, nu a datei comenzii și se face doar integral, adică doar dacă cantitate stoc>=cantitate comandată.

În urma alocării se trimite câte un email centralizat pe agent comandă client cu comenzile care au fost încărcate cu stoc. Email-ul se trimite către:

• • Reprezentantul de pe Comanda Client încărcată cu stoc 

  • Supervizor Reprezentant. 

Acest proces se poate pune în scheduler și vizează acele comenzi client care au fost introduse imediat după ce a fost transmisă comanda la furnizor și deci nu au fost preluate în comanda furnizor.

Transferă Articolele din Cutie în Stoc

Buton disponibil atât în fereastra Gestiuni și Locații, tab Cutii cât și pe Comenzi Client. Se utilizează pentru descărca stocul unui articol dintr-o cutie:

• Cutie - cutia pentru care se rulează procesul;

• Detaliu Cutie, Cantitate Scăzută - în urma rulării procesului, stocul va fi descărcat de pe cutie pentru articolul de pe detaliul selectat și cu valoarea din câmpul cantitatea scăzută;

Observații:

• • dacă procesul se rulează de pe cutie, parametrii Detaliu Comandă și Cantitate Introdusă vor fi obligatorii;

  • dacă procesul se rulează de pe comandă parametrii Detaliu Comandă și Cantitate Introdusă vor fi opționali;

    • dacă nu se completează parametrul Detaliu Cutie, stocul va fi descărcat de pe toate articolele;

    • dacă nu se completează parametrul Cantitate Introdusă, stocul va fi descărcat articolului din detaliu va fi descărcat complet;

    • dacă nu se completeaza ambii parametrii, cutia va fi golită, iar legătura dintre comandă și cutie va fi ștearsă;

Generare Aviz și Factură

Formularul se utilizează pentru a genera facturi și avize de expeditie din comenzi client pentru articolele și cantitățile alocate pe cutii. Opțional se pot genera și bonuri fiscale, pentru cazurile în care facturile au fost plătite în avans.

• se selectează cutia în secțiunea Cutii;

• dacă procesul se rulează de pe comandă, va fi disponibilă o sigură cutie, cea alocată comenzii;

• pentru fiecare cutie, sunt disponibile următoarele informații:

  • Cod Căutare - codul de căutare al cutiei;

  • Nr Comandă, Terț, Data Promisă, etc. - informații preluate de pe comandă;

    • Se poate livra - este bifat dacă cantitatea din cutie este mai mai mare sau egală decât cea nelivrată;

În funcție de cutia selectată mai sus, în secțiunea Articole vor fi afișate articolele din cutie. Se pot selecta unul sau mai multe articole.

• • începând cu v16.10 sunt disponibile în formular articolele de tip serviciu, cât și articolele din comandă cu cantități negative.

• începând cu  v16.10 este disponibilă coloana Cant de Facturat / Livrat. Valorile din coloană sunt modificabile, fiind posibilă livrarea parțială a articolelor selectate (cu excepția liniilor cu cantitate negativă).

• • pentru fiecare articol sunt disponibile următoarele informații:

  • Cod Articol, Denumire Articol

  • Cantitate Comandată, Cantitate Livrată, Cantitate Facturată - cantitatea de articol comandată, livrată și facturată, preluate de pe detaliul de comandă;

    • Cantitate Recepționată - cantitatea de articol din cutie;

      • avizul și factura vor fi generate pe baza acestei cantități;

    • Cant de Facturat / Livrat - câmp exprimat in UM bază. 

      • în cazul în care un articol din comandă are UM comandă diferit de UM bază trebuie avut în vedere că pentru livrare parțială trebuie înscrisă manual o cantitate care să fie multiplu de coeficient conversie UM comandă. Sistemul nu verifică momentan această conversie.

După ce se selectează articolele dorite, sunt disponibile următoarele acțiuni:

• Generează Factură - generează și tipărește o factură client pe baza articolelor selectate, pentru cantitatea din cutie (recepționată);

  • • pentru comanda la care este alocată cutia, vor fi facturate și articolele nestocabile (de tip Serviciu), care au o categorie de transport selectată, chiar dacă nu pot fi vizualizate în formular;

      • pentru a vizualiza câmpul și a selecta o categorie de transport trebuie setat temporar Tip articol = "Produs";

    • factura va fi generată în starea Finalizat

• Generează Aviz - generează și tipărește un aviz de expediție, pe baza articolelor selectate, pentru cantitatea din cutie (recepționată);

• • se va păstra selecția liniilor facturate astfel încât avizul să fie întocmit cu aceleași articole ca și factura;

  • se vor păstra pe liniile selectate și cantitățile parțiale facturate astfel încât avizul să fie întocmit cu aceleași cantități ca și factura;

  • nu se poate genera un aviz pentru linii din comandă care nu au fost facturate anterior;

  • după generarea, avizului liniile livrate vor dispărea din formular;

  • avizul va fi generat în starea Finalizat

• Format Tipărire - formatul de tipărire pentru tipărirea facturii sau a avizului. Dacă nu se selectează, va fi utilizat formatul de tipărire implicit. Detalii in Formate de Tipărire;

• Tipărire Directă - avizul și factura vor fi tipărite direct la imprimanta, fără previzualizare in format PDF;

• Tipărire Bon Fiscal - opțiune de tipărire a unui bon fiscal de stingere avans, cu valoare 0;

• • pentru ca bonul fiscal sa poată fi tipărit, comanda trebuie sa fie achitată integral;

  • bonul fiscal va conține articolele comandate și stornarea avansului înregistrat;

• Generează Notă de Transport, Anulează Nota de Transport, Mod Livrare, Transport - Detalii în Integrare Curieri;

Generare COF din COC

Formularul Generare COF din COC se poate utiliza pentru a genera comenzi furnizor din comenzi client și ține cont de cantitatea încărcată în cutii. 

• • pe formular trebuie completate urmatoarele câmpuri obligatorii: Terț, Reprezentant, Gestiune, Termeni Livrare;

    • Terț -pe formular vor fi afișate detaliile de comanda client ale căror articole pot fi aprovizionate de la acest furnizor (fereastra Articole, tab Aprovizionare);

    • Gestiune, Reprezentat, Termeni Livrare - vor completate pe comanda furnizor generata. Nu reprezinta filtre de căutare;

• Buton Căutare Înregistrare - în funcție de valorile completate pe filtrele de căutare (Terț, Data Promisa, Livrare Rapida, Opțiune Livrare, etc)  pe formular va fi afișată o listă cu detalii de pe comenzi client:

• pentru fiecare detaliu, sunt disponibile următoarele informații:

  • Comanda, Articol, etc - informații preluate de pe comandă;

  • Cantitate Comandata, Cantitate Livrata, Cantitate Cutie

    • buton Procesare - pe baza detaliilor selectate pe formular va fi generata o comanda furnizor urmatoarele proprietăți:

    • Furnizor = furnizorul completat pe formular in câmpul Terți;

    • Cantitate = Cantitate comandata - Cantitate cutie - Cantitate livrata;

  • Lista de preturi - lista de prețuri implicită definita pentru furnizor (fereastra Terți, tab Furnizor)

  • Data Comandă = Data curentă;

  • Reprezentant = reprezentantul completat pe formular

    • Gestiune = gestiunea completata pe formular;

Observații: 

• • formularul a fost modificat astfel încât să evidențieze cantitățile deja alocate pe cutii, în sensul de a nu propune spre comandă la furnizor cantități care există pe stoc și au fost alocate pe comanda client; 

  • o comandă client poate fi sursă pentru o comandă furnizor o singură dată, chiar dacă pe comanda furnizor se intervine și nu se comandă toate cantitățile propuse de sistem.

Notă: Pentru ca o comandă client să fie disponibilă în formular, este necesar ca articolele din detaliile comenzii să aibă completat furnizorul în fereastra Articole, tab Aprovizionare.

Generare Recepție

Formularul Generare Recepție se poate utiliza pentru a genera recepții din comenzi furnizor și pentru a încărca automat cantitatea recepționată într-o cutie. 

Începând cu versiunea 16.9 prin formularul Generare Recepție se pot introduce în stoc (fără a aloca o cutie) acele linii de pe comanda furnizor care au fost introduse manual sau preluate de pe necesar aprovizionare (nu au legătură cu o comandă client)

• • pe formular trebuie completați obligatoriu câmpul Societate 

  • câmpul Gestiune are validare în funcție de societate;

  • la secțiunea Parametri filtrare, care implicit este restrânsă, se gasesc parametri suplimentari de filtrare a liniilor de detaliu provenite de pe comenzi furnizor;

  • Buton Căutare Înregistrare - în functie de valorile completate pe filtrele de căutare, în formular va fi afișată o lista cu detalii de pe comenzi furnizor:

Pe fiecare detaliu sunt disponibile urmatoarele informații:

• • Nr Document, Data Comanda, Cant Comandata, Cant Recepționata etc. -  informații preluate de pe comandă;

  • Proiect, Fază Proiect, SubFază Proiect, Activitate, Campanie, etc -  informații preluate din secțiunea referițe de pe master comandă;

  • Proiect (Detalii), Fază Proiect (Detalii), SubFază Proiect (Detalii), Activitate (Detalii), Campanie (Detalii), Resursă(Detalii), etc -  informații preluate din secțiunea Referițe de pe detaliile de comandă furnizor;

  • Cant Asociată - cantitatea care va fi recepționată; 

    • • implict, va fi cantitatea nerecepționată de pe comanda;

• • • • poate fi modificată direct din formular;

  • Cutie - indică cutia în care va fi încărcat conținutul recepției;

    • • va fi afișată cutia alocată la comanda client;

      • dacă nu a fost alocată deja o cutie la comanda client, aceasta se poate selecta pe detaliu, pe aceasta coloană și va fi alocată la procesare;

• • buton Procesare - pe baza detaliilor selectate pe formular, vor fi generate recepții cu următoarele proprietăți:

  • Consolidare:

    • • Nu - se va genera câte o recepție per comandă furnizor

      • Da - câmpul Gestiune Destinație devine obligatoriu, bifa Recepție cu data comenzii devine read only cu valoare No. Se vor genera recepții grupate la nivel de Furnizor (exemplu: 3 COF cu același furnizor → se va genera o singura recepție consolidată)

  • Notifică Reprezentant COC - opțiune de trimitere email către reprezentantul de pe comanda client, folosind macheta completată în câmpul Macheta Mail și setările de email definite la nivel de titular;

• • • • notificarea va fi trimisă și supervizorului reprezentantului COC, dacă acesta este indicat în fereastra Angajați, tab Loc de muncă

      • email-ul va conține informații referitoare la comanda client pentru care s-a făcut recepția de marfă:  Nume Client / Nr. Comandă Client /Data Comandă/ Dată Promisă / Linie Comandă / Cod Articol / Denumire Articol / Cantitate Alocată. 

• • Recepție cu data comenzii:

    • Nu - câmpul Data mișcare devine editabil;

    • Da - doar pentru cazul în care parametrul Consolidare este Nu, la generarea de recepții per COF, fiecare recepție va prelua Data Comandă de pe COF. Data mișcare devine read only;

  •  Data Mișcare = Data care se va scrie pe recepțille generate. Dacă nu este completată, atunci se va scrie pe documente data curentă 

  • Acțiune Document - dacă nu este completat, documentele vor fi generate în stare Draft. Se pot genera recepții în stare In Progres și Finalizat. Cantitățile alocate cutiilor vor fi actualizate pe comanda client doar după finalizarea recepției;

  • Gestiune Destinație - dacă bifa Consolidare este Nu, atunci acest parametru nu este obligatoriu, dar dacă este completat, va suprascrie gestiunea pentru fiecare recepție generată din COF. Dacă Consolidare este Da, atunci Gestiune Destinație devine obligatoriu,  recepțiile fiind generate cu valoarea gestiunii precizată în acest câmp;

  • Machetă mail - dacă este bifat Notifică Reprezentant COC, atunci câmpul Macheta mail este obligatoriu;

  • Tip Document Recepție - câmp obligatoriu - tipul de document cu care se vor genera recepțiile;

  • Document Asociat - câmp obligatoriu - se alege valoarea care se va completa pe recepții;

  • Campanie Recepție - campania indicată în acest câmp se va completa pe toate recepțiile generate în sesiunea respectivă, DOAR pe master-ul lor. Atenție, nu se aplică pentru câmpul "Campanie" din detalii.

  • Cantitate = Cant Asociată.

Golește Cutiile Comenzilor Expirate

Procesul Golește cutiile comenzilor expirate, golește cutiile, derezervă cantitatea rezervată pentru toate comenzile care respectă filtrele de selecție, care nu au fost plătite și care nu au fost actualizate  pentru o perioada de timp specificată ca și parametru ( Expiră în se aplică asupra datei din care comanda client a fost pusă în stare "În Pregătire", Așteaptă Plată). De asemena procesul va schimba starea comenzilor din starea în care erau (În Pregătire, Așteaptă Plată -> Reactivare). Procesul poate fi rulat prin intermediul unui Scheduler.

• • Gestiune, Tip Document-filtre de selecție pentru comenzile client verificate;

  • Stare Document - începând cu versiunea 17.02 a fost eliminat filtrul după stare document pentru că implicit se iau în calcul doar comenzile client în stare În Progress, Așteaptă Plată. 

  • Expira in (ore) - diferența în ore între data curentă și când a fost ultima dată actualizată comanda, în funcție de care se vor goli sau nu cutiile comenzilor neplătite;