17.9. Managementul Contoarelor

Începând cu versiunea 18.01 SocrateCloud pune la dispoziția utilizatorilor posibilitatea de definire a contoarelor, a planurilor tarifare aplicate, înregistrarea citirilor și generarea liniilor de facturat conform citirilor.

Pentru definirea contoarelor și a planurilor tarifare se urmăresc pașii:

Definirea tipurilor de indecși (ex.: alb/negru, color, scan, de zi, de noapte etc.) care pot fi folosiți pentru un contor se realizează în fereastra va defini fereastra Tipuri Indecși, din meniul Project Management -> Management Contoare, completând câmpurile:

- Titular - read only, completat automat
- Societate - * implicit
- Denumire - câmp text
- Descriere - câmp text
- Activă - check box, marchează înregistrarea ca activă

Tipul de index reprezintă elementul la nivelul căruia se va introduce citirea.

1.Definirea tipurilor de Indecși

1. Definirea contoarelor

Contorul reprezintă elementul la nivelului căruia se stabilește un plan tarifar.

Definirea contoarelor se realizează în fereastra Contoare, din meniul Project Management -> Management Contoare, completând câmpurile

Titular - read only, completat automat
Societate - read write, valoare implicită Societatea de la logare, cu posibilitate de definire pe *
Nr. serie - câmp alfanumeric, se introduce seria/codul/denumirea ocntorului
- Tip Contor - se selectează una din înregistrările definite la pasul 2.
Echipament (livrabil) - permite asocierea contorului definit la o înregistrare din apelează valorile din fereastra Livrabile (imobilizări)
- Terț - câmp read only, afișează Terțul introdus în tab-ul Contracte Alocate, pentru care Data curentă se regăsește în intervalul introdus în tab-ul Contracte Alocate
- Proiect - câmp read only, afișează Proiectul introdus în tab-ul Contracte Alocate, pentru care Data curentă se regăsește în intervalul introdus în tab
- Contract - câmp read-only, afișează Contractul introdus în tab-ul Contracte Alocate, pentru care Data curentă se regăsește în intervalul introdus în tab.

Un contor se atașează unui contract, în tab-ul Contract, astfel

Terț - se selectează Terțul pentru care există un contract pe contorul definit
Proiect - se selectează proiectull care va colecta consumurile înregistrate. Sunt afișate doar proiectele terțului selectat.
- Contract - se completează implicit de sistem cu contractul legat de proiectul selectat
- Data valabilitate - câmp dată de tip interval - reprezintă intervalul în care consumurile înregistrate pe contor sunt asociate cu terțul, proiectul, contractul selectate.

Tab-ul permite înregistrări multiple, pe intervale diferite.

Pentru fiecare linie de asociere contor - tert/proiect/contract se introduce planul tarifar aplicat, in tab-ul Plan Tarifar

se vor introduce linii pentru fiecare tip de index asociat tipului de contor
Planurile tarifare suportate sunt:
- preț aplicat la fiecare unitate consumată
- valoare fixă pentru consumurile până în pragul specificat, și preț pe unitate pentru nr de unității ce depășesc pragul
- valoare fixă pentru consumurile până în pragul specificat, și preț pe toate unitățile consumate, dacă unitățiile consumate depășesc pragul.
Tip Index - se selectează tipul de index
Tarif pe unitate - se aplică în cazurile în care prețul din contract se aplică pentru fiecare unitate consumată.
Articol - se selectează articolul care va fi folosit la generarea documentelor - detalii proiect, detalii comandă client, factură client. Prețul introdus la nivelul articolului selectat este cel aplicat.
Tarif pe Volum - se aplică în cazul in care prețul din contract se aplică raportat la un prag
- Articol volum - se selectează articolul care va fi folosit la generarea documentelor - detalii proiect, detalii comandă client, factură client. Prețul introdus la nivelul articolului selectat este cel aplicat.
- Volum max. - reprezintă valoarea de unități consumate peste care se va aplica prețul articolului de volum
- Ignoră Volum la depășire - dacă este bifat, la determinarea prețului se va ignora pragul de volum.

Tab-ul Citiri, tab de tip read-only, afișează citirile înregistrate pe contor.

2. Definirea tipurilor de contoare

Definirea tipurilor de contoare (ex. electric, gaz, multifunctionala, copiator etc.) se realizează în fereastra Tipuri Contoare, din meniul Project Management -> Management Contoare, completând câmpurile:

- Titular - read only, completat automat
- Societate - * (doar *)
- Denumire - câmp text, numele tipului de contor
- Descriere - câmp text
- Activă - check box, marchează înregistrarea ca activă

În tab-ul Alocări se vor indica tipurile de indecși, definiți la pasul 1, și pentru care se vor înregistra citiri.

Introducerea citirilor de contoare

Citirea contoarelor se introduce în fereastra Citiri Contoare, din meniul Project Management -> Management Contoare, completând câmpurile

Contor - se selectează din listă contorul pentru care se introduce citirea
Tip index - se selectează din listă tipul de index pentru care se introduce citirea
Tert, Proiect, Contract - câmpuri completate de sistem cu valori valabile la data citirii, din definirea contorului
Dată citire - se introduce data citirii. Nu se permit înregistrării cu dată mai mică față de ceea mai recentă citire.
Tip citire - se selectează din listă una din valorile
- - Citire - pentru înregistrarea valorii citite efectiv
  - Estimare - pentru înregistrarea valorii estimate
  - Corecție - pentru corecția unei citiri înregistrate eronat
  - Resetare - disponibil din versiunea 18.03, pentru modificarea indexului. în cazul resetării unui contor. Tipul nu este luat în calcul ca și consum.
Index anterior - este afișat ultimul index introdus

- Index nou - se introduce valoarea citită. Nu se permite introducerea de valoare mai mică decât indexul anterior, decât pentru tipurile Corecție și Resetare.
- Consum - coloană calculată ca diferența dintre Index nou și Index Vechi, cu excepția tipului Resetare.

În tab-ul Asocieri vor fi afișate detaliile de proiect sau comenzi client generate în baza liniie.

Liniile din care se generează detalii de proiect sau comenzi sunt marcate ca și procesate. Dacă detaliile generate sunt șterse liniile devin neprocesate, fiind disponibile pentru o nouă generare.

Începând cu versiunea 18.09, ștergerea de înregistrări neprocesate din fereastra Citiri Contoare este limitată doar la ultima înregistrare pentru combinația contor+tip index, pentru a nu afecta istoricul de index al contorului și este posibilă ștergerea înregistrărilor de tip Reset, care sunt procesate automat de către sistem (dacă sunt ultimele citiri). Ștergerile se fac doar invers cronologic.

Generarea detaliilor de proiect sau Comenzi Client în baza consumurilor înregistrate

Se realizează prin rularea procesului Generare Detalii proiect/COC din citiri contoare, din meniul Project Management -> Management Contoare

- Parametrii procesului:
  - - Societate - societatea din definirea contorului, pe care se vor genera documentele
    - Terț - parametru opțional, dacă se dorește generarea pentru un anumit terț
    - Consolidare date la nivel articol -
      - bifat va genera detalii de proiect sau COC grupate pe articol
    - Creează - se selectează una din valorile Detalii proiect sau Comandă Client
    - Tip document - câmp obligatoriu la selecția Comandă Client, reprezintă tipul de comandă rezultat
    - Acțiune document - doar pentru selecție Comandă Client, reprezintă starea comenzii rezultate
- Efectele de rulare proces
  - - Pentru selecția Detalii proiect
      - va insera detalii de proiect, astfel
        se vor determina liniile din tab-ul Istoric Index din Contoare, care nu au fost încărcate încă pe un proiect/comandă (cu Procesat = N)
        dacă proiectul are faze, detaliile vor fi inserate în faza valabilă la data citire din Istoric Index
        articolul și cantitatea
        se vor determina din definiția tab-ului Plan Tarifar de pe Contor/Proiect/Terț astfel
        bifa Tarif Cantitate
        se aplică articolul cantitate introdus pe plan
        cantitatea egală cu diferența între Index Nou si Index Vechi
        bifa Tarif Cantitate cu bifa Tarif Volum
        până la valoarea înscrisă în Prag Maxim se aplică articolul de volum cu cantitate = 1
        peste pragul maxim se aplică articolul cantitate cu cantitate egală cu diferența între Realizat și Prag Maxim
        Exemplu
        Diferența între citiri 18945
        Prag maxim = 10000
        Articol Volum cu Cant 1
        Articol Cantitate cu Cant = 8945
        bifa Tarif Cantitate cu bifa Tarif Volum cu bifa Ignoră volum la depășire
        dacă diferența calculată este mai mare decât Pragul Maxim stabilit se va aplica Articolul Cantitate cu cantitatea egală cu diferența
        Exemplu
        Diferența între citiri 11000
        Prag maxim = 10000
        Articol Cantitate cu Cant = 11000
        prețul va fi determinat din versiunea listei de prețuri atașată proiectului, cu aplicare praguri de cantitate (prețuri EXT) acolo unde există
      - la final liniile procesate se marchează cu Procesat = Y.
    - Pentru selecția Comandă Client
      - Master Comandă
        datele din definiția Terțului
        tip document specificat în proces
        data curentă
        acțiune document specificată în proces
      - Detalii COC
        articolul și cantitatea
        se vor determina din definiția tab-ului Plan Tarifar de pe Contor/Terț astfel
        bifa Tarif Cantitate
        se aplică articolul cantitate introdus pe plan
        cantitatea egală cu diferența între Index Nou si Index Vechi
        bifa Tarif Cantitate cu bifa Tarif Volum
        până la valoarea înscrisă în Prag Maxim se aplică articolul de volum cu cantitate = 1
        peste pragul maxim se aplică articolul cantitate cu cantitate egală cu diferența între Realizat și Prag Maxim
        Exemplu
        Diferența între citiri 18945
        Prag maxim = 10000
        Articol Volum cu Cant 1
        Articol Cantitate cu Cant = 8945
        bifa Tarif Cantitate cu bifa Tarif Volum cu bifa Ignoră volum la depășire
        dacă diferența calculată este mai mare decât Pragul Maxim stabilit se va aplica Articolul Cantitate cu cantitatea egală cu diferența
        Exemplu
        Diferența între citiri 11000
        Prag maxim = 10000
        Articol Cantitate cu Cant = 11000
        prețul va fi determinat din lista de preț atașată clientului, cu aplicare praguri de cantitate (prețuri EXT) acolo unde există
      - la final liniile procesate se marchează cu Procesat = Y.

ATENȚIE!!! Dacă în perioadă sunt înregistrate mai multe citiri pe același tip de index detaliile generate vor fi câte unul pentru fiecare linie din citire. Dacă există plan tarifar de tip volum, pentru a nu dubla valorile fixe, se va introduce o singură citire pentru intervalul facturat.

Începând cu versiunea 18.09 detaliile vor fi generate în baza cantitățiilor consumate, însumate, de pe citirile introduse în perioadă.

Începând cu versiunea 18.09 este disponibil Raport Citiri contoare

Parametrii obligatorii:

Interval data citiri contoare
Terț

Parametrii opționali:

Locație terț - validare dinamică dupa terț selectat
Contract - validare dinamică după terț selectat
Proiect - validare dinamică după terț, locație terț, contract selectate
- Contor - validare dinamică după terț, locație terț, contract și proiect selectate
- Tip index - disponibil doar dacă este completat câmpul Contor cu validare dinamică după contor selectat
- Imobilizare - disponibil doar dacă este completat câmpul Contor cu validare dinamică după contor selectat

Raportul returnează date referitoare la citirile de contoare, articolele si prețurile din planul tarifar definit pentru citirea respectivă, cât și valoarea facturată pentru respectivele articole.

Sunt luate în calcul doar citirile procesate, adică cele care au fost inserate în detalii de fază proiect sau în detalii de comandă client.