043. Extensie - Expense App

• prin intermediul aplicației se culeg liniile de cheltuială din timpul deplasării / care fac obiectul decontului

• acestea se transmit în SocrateCloud prin API în fereastra ”Import Decont”

• de aici, prin procesul ”Import Decont (Scheduler)”, programat să ruleze săptămânal, se generează deconturile în draft

• la contabilitate se completează/ajustează informațiile în fereastra ”Decont”: articole specifice, cote de tva etc și se finalizează deconturile

• la contabilitate se generează facturile din decont, per angajat și se conciliază cu plățile importate din extrasele de cont de card de delegații

• opțional se poate seta un flux de aprobare

• deconturile sunt expuse prin API și se pot vizualiza în aplicația ExpenseApp în forma lor finală/ajustată.

Etapele necesare activării aplicației

Pentru a putea utiliza de această aplicație, beneficiarii sistemului SocrateCloud ERP&CRM trebuie să parcurgă următoarele etape:

Setup tehnic

1. în urma parcurgerii etapelor 2, 3 și 4 descrise mai sus, se obține un set de informații care trebuie introduse în SocrateCloud la nivel de System, în fereastra ”System”, secțiunea ”Socrate Business Services”:

   • SBS App ID (al SocrateCloud pentru SBS)

   • SBS Account Access Key

   • SBS Account Service URL

   • SBS File Management Service URL

1. la nivel System, se rulează procesul ”Configurare acces SBS titular” - cu indicarea titularului pentru care se dorește configurarea accesului la serviciile SBS

   • procesul va înregistra în ”Info Titular” informațiile despre ID-ul titularului din SBS și cheia de acces la servicii

2. la nivel System, se accesează fereastra ”Aplicații SBS” unde se adaugă o înregistrare nouă cu următoarele informații:

   • Denumire = denumirea aplicației, în acest caz ”Expense App”;

   • SBS App ID (al Expense App pentru SBS) = informație comunicată în setul de date din etapele 2, 3, 4.

3. activarea aplicației pe titular se face în mod diferit pentru cloud vs on-premise:

• 1. pentru cloud:

     • la nivel Titular, se accesează fereastra ”Componente și Cote” pentru titularul respectiv și se adaugă o înregistrare nouă în tab ”Aplicații SBS” pentru aplicația Expense App.

     • la salvarea înregistrării se va genera cheia care permite accesul aplicației Expense App la serviciile SBS File Management

  2. pentru on-premise:

     • la nivel System, se accesează fereastra ”Titular” pentru titularul respectiv și se adaugă o înregistrare nouă în tab ”Aplicații SBS” pentru aplicația Expense App.

     • la salvarea înregistrării se va genera cheia care permite accesul aplicației Expense App la serviciile SBS File Management

Setup funcțional

1. toți utilizatorii care trebuie să folosească aplicația trebuie să primească acces la metodele API utilizate de către aceasta în comunicarea cu SocrateCloud. Accesul se acordă de către administratorul de aplicație al beneficiarului. Accesul se configurează în fereastra ”Gestiune Roluri” astfel:

   • se poate acorda acces complet la toate metodele API - prin setarea bifei ”Acces full API”, sau

   • se poate acorda acces limitat, doar la metodele necesare aplicației, și anume:

     • activity/list

     • attachment/getAttachments

     • bpartner/full/list

     • bpartner/list

     • customer/list

     • expense_report/full/list

     • expense_report/list

     • expensetime_import/create

     • expensetime_import/update

     • expensetime_import/delete

     • expensetime_import/list

     • organization/list

     • project/list

     • project/list_full

     • project/phase/list

     • role/list

     • roleuserorganization/list

     • sbsapp/specific_sbs_apikey_by_application

     • user/list

     • s_resource/list 

2. La nivel de companie se setează o listele de prețuri de achiziție (fereastra ‘Liste de prețuri’) pentru valutele disponibile în aplicația mobilă: RON, USD, EUR, MDL, HUF, BGL, GBP. Acestea trebuie sa fie cu TVA inclus (bifa ‘Preț incl Taxe’) și 'Preț (cu TVA)' = Da. 

3. Este necesară configurarea tipurilor de cheltuială folosite în SocrateExpense cu articolele din SocrateCloud.

4. În fereastra ”Tipuri cheltuieli” trebuie efectuată maparea între articolele din SocrateCloud care vor fi folosite pentru fiecare tip de cheltuială din Expense App

   • Maparea se realizează în fereastra ”Tipuri cheltuieli” . Vor fi preluate denumirile cheltuielilor care au:

     • • • câmpul 'Tip Articol' = 'Cheltuială'

         • câmpul 'SelfService' = 'D'

         • câmpul ‘Activ’ = ‘D’

   • În funcție de limba de utilizare aleasă în aplicația mobilă, se va afișa:

     • • • pentru limba engleză - denumirea stabilită la înregistrarea tipului de cheltuială

         • pentru limba română - valoarea preluată din traducerea denumirilor articolului 

   • Atenție! Corectitudinea și lungimea denumirii articolelor este întreținută de client.

   • Câmpul SKU se va folosi pentru a se determina ce template trebuie deschis (aplicația permite 2 tipuri de ferestre: fereastră pentru diurnă și fereastră pentru cheltuieli diferite de diurnă, fiecare din cele 2 având câmpuri specifice).

     • • • Pentru tipurile de cheltuieli de tip diurnă, valoarea din câmpul SKU va fi obligatoriu ‘allowance’. 

         • Pentru tipurile de cheltuieli diferite de diurnă, nu este necesară completarea câmpului SKU.

• Cheltuielile pot fi de 2 tipuri:

  • • • cheltuieli cu valoare fixă (predefinită)

        • • • reprezintă cheltuieli pentru care utilizatorul nu va introduce o valoare, aceasta fiind precompletată

• cheltuieli cu valoare dinamică 

  • • • reprezintă cheltuieli pentru care utilizatorul va introduce valoarea conform documentului sursă

• Pentru cheltuielile cu valoare predefinită este necesar ca articolul corespunzător cheltuielii să fie mapat în SocrateCloud pe listele de preț de cumpărare în valutele dorite, cu câmpurile ‘Preț listă’ = ‘Preț standard’ = ‘Preț limită’ = valoarea care se dorește să fie afișată în aplicație. În aplicația mobilă va fi afișat prețul setat în câmpul ‘Preț Standard’.

• Pentru cheltuieli cu valoare dinamică este necesar ca articolul corespunzător cheltuielii să fie mapat în SocrateCloud pe liste de cumpărare, în valutele dorite, cu valoare 0 (zero).  Atenție! Este necesar să existe asocieri ‘Articol” - ‘Listă de preț’ pentru fiecare valută dorită. Cheltuielile cu valoare dinamică nu vor avea afișat preț în aplicația mobilă, utilizatorul va completa valoarea conform documentului sursă.

5. Utilizatorii care introduc cheltuieli în aplicația mobilă trebuie să fie definiți ca terți activi în SocrateCloud și să aibe:

   • bifa de ‘Angajat’ (fereastra ‘Terți’, Tab ‘Angajați’)

   • bifa de ‘Furnizor’ și un termen de plată completat în câmpul ‘termen plată FF’ (fereastra ‘Terți’, Tab ‘Furnizor’)

   • bifa de ‘Exceptat taxe’ (fereastra ‘Terți’)

   • să facă parte din Grup Terți = ANGAJAȚI

   • completată locația (fereastra ‘Terți’, Tab ‘Locatii’)

   • completate informațiile din tab-ul ‘Contact (Utilizator)’, fereastra ‘Terți’

   • la nivel de angajat și furnizor trebuie să existe setup contabil.

Fluxul detaliat - operațiuni și roluri

• Se trimit/depun documentele sursă la contabilitate în conformitate cu regulamentul intern al companiei

• Se completează/ajustează Deconturile la contabilitate în funcție de tipul documentelor sursă, tipurile de cheltuieli, număr document pentru D394, cote de tva etc.

• Se finalizează Deconturile

• Se generează facturile pe angajați - se folosește procesul ”Generare Facturi din Deconturi” 

• Se conciliază plățile de pe cardurile de delegații cu facturile generate mai sus.

• Se îndosariază deconturile cu toate documentele sursă.

Modul de operare

Utilizatorul cu drepturi accesează aplicația Socrate ExpenseApp (și o descarcă pe telefon): https://expense.socratecloud.com/#/login

Acțiuni SocrateExpense / SocrateCloud

• În urma salvării cheltuielilor în SocrateExpense, acestea vor fi trimise automat în SocrateCloud, într-o zona temporară, în fereastra ‘Import Decont’.

Generare deconturi în SocrateCloud

• În funcție de decizia de implementare, procesul de generare deconturi ‘Import Deconturi (Scheduler)’ poate fi rulat automat sau manual.

• În urma rulării procesului se generează documentul ‘Decont’ din liniile de cheltuială introduse în SocrateExpense.

Sincronizare informatii SocrateCloud - SocrateExpense

• Sincronizarea între cele două aplicații se face automat.

• În urma rulării procesului de generare deconturi, liniile sursă nu se vor mai regăsi în aplicația mobilă la secțiunea cheltuieli ci vor fi detalii ale decontului.

• După rularea procesului ‘Import Decont Scheduler’, în aplicația SocrateExpense se trimite decontul completat cu informațiile:

  • Nr document

  • Valoarea decontului

  • Data decontului

  • Starea decontului:

    • în așteptare = nu e finalizat

    • aprobat = e finalizat

    • plătit = e conciliată factura cu plata

  • Liniile decontului

SocrateCloud

• Cheltuielile introduse se trimit automat în SocrateCloud în fereastra ‘Import Decont’;

• Pozele atașate în SocrateExpense se regăsesc, după crearea decontului, în fereastra ‘decont’, tab-ul ‘Detalii decont’ accesând iconul 'agrafă' de la nivelul cheltuielii.

• Cu procesul ‘Import Decont Scheduler’ se generează deconturile astfel:

  • Procesul caută înregistrările din fereastra ‘Import Decont’ care nu au fost încă importate, le grupează conform implementării procesului și generează documentul ‘Decont’ din SocrateCloud.

  • Cheltuielile migrate în deconturi vor acea bifa ‘Importat’ = ‘Da’ în fereastra ‘Import Decont’. Dacă s-a ales opțiunea ‘Șterge importuri vechi’, nu se vor mai regăsi în listă.

  • Procesul poate fi rulat automat prin intermediul Scheduler-ului (se recomandă rularea săptămânală) sau manual. Pentru execuția acestuia se pot indica următorii parametri:

    • frecvența cu care să se genereze deconturile - pentru rulare automată;

    • tipul de document = ‘Decont’ - pentru rularea manuală (obligatoriu);

    • modurile de grupare a cheltuielilor (liniilor importate) în formarea decontului (master document):

      • după societate

      • după angajat

      • după valută 

      • după listă de preț

      • după proiect

      • după dată sau

      • după număr de document

Atenție! Este necesară alegerea minim a unei grupări, însă pot fi selectate mai multe condiții.

• Decontul generat se regăsește în fereastra ‘Decont’. Deconturile generate trebuie să fie într-o stare editabilă (nu cu stadiu ‘finalizat’) astfel încât la contabilitate să se facă ajustări/completări necesare la nivelul decontului: articole specifice, cote de tva, deductibilitate etc.

• În funcție de fluxul stabilit, decontul poate fi trecut în starea ‘Spre aprobare’ până primește toate acordurile. 

• După urmarea pașilor stabiliți prin reguli interne, decontul va fi finalizat/anulat prin procesul startat din fereastra ‘Import Decont Scheduler’ (automat sau manual de la butonul 'Start'). 

• Aprobările pot fi făcute cu aplicația WorkFlow.

• Cu ajutorul procesului ‘Generare Facturi din Deconturi’ (procesul poate fi rulat manual sau automat) se va crea factura ‘furnizor’ de la angajat pentru cheltuielile din decont (din contabilitate se va defini un tip de document extern jurnalului = ‘Factură în afara jurnalului’).

• Din contabilitate:

  • Se conciliază plățile de pe cardurile de delegații cu facturile generate mai sus. În detaliile extrasului de cont se vor vedea tranzacțiile făcute cu cardul pentru deconturi. 

  • Se asociază factura cu extrasul de cont și se generează plata (Alocări Plăți-Facturi). În acest moment, în SocrateExpense decontul trece în status ‘Plătit’.

Aprobări:

• Pot exista mai multe nivele de aprobare. Exemplu:

  • Manager

  • Contabilitate

Atenție! Dacă deconturile sau linii din decont nu sunt aprobate acestea nu trebuie șterse! Pentru înregistrările aferente se modifică valoarea în 0 (zero).