11.13. Avansuri Angajați

Avansuri prin Registru de Casă/Extras de Cont

Această procedură se folosește pentru avansurile de trezorerie acordate din casierie sau prin bancă și permite urmărirea, ordinea și durata decontării lor.

Înregistrare Avans

Dacă avansul se acordă din casierie, se înregistrează în registrul de casă aferent zilei acordării lui. În fereastra Registrul Casă, tab-ul Detaliu Registru, se introduce o linie, cu următoarele elemente:
  • Sursă Casă = "Avansuri Trezorerie";
  • Terț = Angajatul căruia i se acordă avansul;
  • Valoare = valoarea avansului acordat, cu minus;
  • Detalii în Registrul de Casă.
Dacă avansul se acordă prin transfer bancar, se înregistrează în extrasul de cont aferent zilei acordării lui. În fereastra Extras de Cont, tabul Detalii Extras se înregistrează avansul acordat, cu următoarele elemente:
  • Valoare Extras și Valoare Diverse = valoarea avansului acordat, cu minus;
  • Diverse = Avansuri Trezorerie (tip cheltuiala generic);
  • Terț = Angajatul căruia i se acordă avansul;
  •  Detalii în Extrasul de Cont.

Justificare Avans

Fereastra Justificări Avansuri Trezorerie, localizată în meniul Trezorerie, se utilizează pentru justificarea avansurilor acordate angajaților. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/11-trezorerie/11-99-operatiuni-trezorerie/118avansuri-trezorerie/11-8-1-acordare-avansuri-prin-registru-casa/Justificare%20Avansuri.png
  • Denumire, Descriere
  • Cont avansuri - se selectează casieria folosită pentru operațiuni de justificare avansuri (definită în fereastra Registre Casă, cu bifa Justificare Avansuri);
  • Data Justificare - data la care se înregistrează plățile justificative;
  • Data Contabilă - data de pe tranzacțiile contabile rezultate în urma postării plăților justificative;
  • Terț - se selectează angajatul pentru care se face decontarea;
  • Avans de justificat - câmpul se auto completează cu valoarea maximă disponibilă pentru decontare pentru linia de avans selectată. Valoarea poate fi modificată cu o valoarea mai mică decât ceea completată, în cazul în care avansul acordat nu se închide;
  • Total Justificare - suma valorilor introduse pe detalii;
  • Suma retur = Avans de justificat - Total Justificare;
  • Buton Acțiune Document:
    • "Finalizează" - se apasă după introducerea detaliilor, pentru a procesa justificarea. După finalizarea justificării, în cazul în care valoarea din câmpul Sumă Retur este diferită de 0, butonul Închidere devine activ.
În tab-ul Detalii Avans se înregistrează avansurile acordate unui angajat prin selectarea liniilor de extras sau de registru corespunzătoare. Se pot selecta linii și din jurnale de casă sau extrase de cont în stare "Drafted", dar doar din data curentă (altfel, dacă registrul este din altă dată, acesta trebuie să fie finalizat). 
Atentie! Pentru a putea selecta un extras trebuie respectata urmatoarea conditie: cont cheltuială de pe divers = cont "Avansuri Angajati CNT" (de pe fereastra Terti, tab Angajat, tab Contabilitate (aferent schemei contabile de bază).

Obs: La selecția liniilor din extrase de cont vor fi afișate doar acele linii de extras cont care au divers al cărui cont cheltuială este egal cu contul setat în definiția angajatului, în câmpul Avansuri Angajat CNT. Detalii în Cheltuieli.

În tab-ul Detalii Justificare se vor introduce plățile justificative (facturi, cazare, transport etc.).

Închidere Sold

Dacă valoarea diferenței dintre avans și plățile justificative nu este 0, se apăsa butonul  Închidere pentru a porni un proces care va genera o linie nouă în registrul de casă prin care se înregistrează returul sau completarea avansului:
  • Sursă Casă = "Avansuri Trezorerie";
  • Tip document = tipul de document aferent dispozițiilor de plată/încasare;
  • Terț - Angajatul;
  • Valoare = valoarea soldului final (câmpului Sumă Retur);
După rularea procesului, butonul Închidere va deveni inactiv. 

Din versiunea 13.09 există posibilitatea ca în câmpul Detaliu registru casă să fie selectată o linie din registru de casă aferentă închiderii sumei retur.

Rapoarte

  • Raportul Avansuri Nedecontate Integral, localizat în meniul Trezorerie -> Cash Management, oferă informații referitoare la avansurile acordate și nejustificate la data raportului, cu posibilitatea de filtrare după Registru Casă, Cont bancar și/sau Dată contabilă. Pentru corectitudinea datelor raportul trebuie rulat pe Terț.

            Începând cu versiunea 13.10, datele afișate în raport, a căror sursă sunt linii din extrase de cont, sunt filtrate după regula: ID cont cheltuială de pe divers = ID cont "Avansuri Angajati CNT" (din Terti ->Angajat)

  •  Raport Fișă Angajat - Avansuri Trezorerie, localizat in meniul Trezorerie, oferă informații referitoare la avansurile de trezorerie acordate unui angajat, din casă sau din bancă și deconturile operate la nivel de detalii, prin Justificare avansuri. Raportul se rulează pentru fiecare valută în parte acordată ca și avans, cu obligativitate Terț si Data tranzacție.

Avansuri prin carduri de delegație/angajat

Procedura se folosește în cazurile în care avansurile de trezorerie sunt acordate prin carduri de delegație emise nominal pe angajat. În cazul decontării utilizând carduri de delegație, angajatul plătește cu cardul de delegație sau retrage numerar de pe acesta (de la ATM).

Setup inițial

Pentru avansurile de trezorerie utilizând cardurile de delegație (nominale pe angajat) se definește contul bancar de delegații în fereastra Bănci şi conturi, localizată în meniul Trezorerie -> Definiri Trezorerie. Detalii în Definiri Trezorerie.

Introducere deconturi/cheltuieli

Decontarea avansurilor se înregistrează în fereastra Decont, localizată în meniul Decont de Timp şi Cheltuieli. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/11-trezorerie/11-99-operatiuni-trezorerie/11-8-1-acordare-avansuri-prin-registru-casa/Fereastra%20Decont.png
  • Nr. document, Descriere
  • Angajat/Rep - angajatul;
  • Data decont - data decontului;
  • Listă preturidetermină prețul articolelor decontate;
Tab-ul Detalii Decont:
  • Data decont - reprezintă data documentului justificativ (în cazul în care decontarea se face pentru o perioadă mai mare de o zi, această dată poate fi diferită de data decontului;
  • Furnizor (și câmpuri aferente) - informații sumare despre furnizor și documentul prin unde s-a înregistrat cheltuiala decontată;
  • Articol - se selectează articolul prin care se înregistrează cheltuiala (e.g.. Diurnă, Transport, Alte cheltuieli de deplasare etc);
  • Cantitate - se completează cantitatea corespunzătoare articolului (în cazul diurnei se completează cu numărul zilelor de diurnă acordată, în cazul biletelor se trece numărul biletelor decontate etc);
  • Preţ factură = valoarea cheltuielii decontate - se completează cu prețul unitar al articolului;
  • Descriere, Notă
Obs:  în cazul documentelor justificative (factură fiscală, bon fiscal combustibil etc) se completează, respectând 'Regula celor 5#', astfel:#CUI#DenumireFurnizor#Serie-număr document#Data document#. Cantitatea se completează întotdeauna cu "1", iar în câmpurile Preţ factură şi Preţ cumpărare se introduce valoarea totală (cu TVA) a documentului justificativ;

După introducerea tuturor detaliilor se revine în fereastra Decont, se verifică câmpul Valoare care reprezintă valoarea totală a decontului și se finalizează decontul prin apăsarea butonului Acțiune Document.

Generare factură decont

Pentru a genera factura furnizor către angajați, prin care se achită cheltuielile decontate, se utilizează procesele  Generează Facturi cheltuieli după Listă Preț sau Generează Facturi Cheltuieli, localizate în meniul Decont de Timp și Cheltuieli. 

Procesul Generează Facturi Cheltuieli se utilizează pentru generarea de facturi furnizor în calup, iar procesul Generează Facturi cheltuieli după Listă Preț permite selecția decontului pentru care se va genera factura.

Stingere Decont

După ce se generează facturile de cheltuieli, acestea trebuie conciliate cu plățile și liniile de extras corespunzătoare. În fereastra Extras de Cont, fiecare factură de decont trebuie asociată cu o linie de extras, cu următoarele proprietăți:
  • Dată linie extras = Dată contabilă = Dată efectivă - reprezintă data decontului;
  • Terț - angajatul;
  • Factura - factura furnizor de decont;
  • Valoare tranzacție = Valoare extras = valoarea facturii cu semn negativ (deoarece reprezintă o plată);
După salvarea liniei de extras se apasă butonul Generează Plată, prin care se va genera în sistem plata aferentă decontului și a liniei de extras:
  • Metoda de plată = Direct Depozit, 
  • Acțiune document = Finalizare 
După generarea plații, câmpul Plată pe pe linia extras se completează cu datele referitoare la plata generată.
Detalii în Extras de Cont.