12.03. Procese Contabilitate

Reluare Transfer

Procesul Reluare Transfer, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri contabile, se utilizează pentru a ridica indicatorul de eroare la transfer la nivel de document, astfel încât la următoarea rulare a procesorului de contabilitate documentele vor fi din nou postate. Procesul poate fi rulat pentru toate documentele sau explicit, precizând tabela dorită.

Procesul a fost optimizat astfel încât să parcurgă minimul de înregistrări necesare ce trebuie actualizate din punct de vedere al statusului postării. Va parcurge doar înregistrări din perioade deschise și va modifica statusul doar pentru documentele în eroare de transfer. Dacă se găsește cel puțin o perioadă închisă procesul nu va rula deloc! Procesul primește parametrul de ”Data start” - obligatoriu, pentru a putea limita rulările lansate din scheduler la ultimele x zile. (recomandăm maxim 30 zile pentru acest parametru, pentru rulările programate).

Resetare Contabilitate

Procesul Resetare Contabilitate, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri contabile, se utilizează pentru ștergerea tuturor înregistrărilor contabile care corespund criteriilor de rulare a procesului. 

Anterior rulării este obligatorie oprirea serverului de contabilitate. Titularul și Societatea trebuie selectate în mod obligatoriu. Procesul poate fi rulat precizând pentru ce tipuri documente, tabelă sau interval de timp se dorește ștergerea notelor contabile. Procesul are două variante de execuție și anume:

• cu bifa Șterge înregistrări contabile existente (recomandat) - se obține efectiv ștergerea tranzacțiilor contabile și a tranzacțiilor cont - cont corespondent pentru documentele indicate, dacă acestea au fost transferate în contabilitate. Pentru documentele netransferate (în eroare de transfer) se obține același efect ca și la rularea procesului Reluare Transfer;

• fără bifa de mai sus - efectul este același ca și la rularea procesului Reluare Transfer! - cu alte cuvinte nu se va șterge nimic din tranzacțiile contabile, ci doar se resetează indicatorul pentru a fi repostate documentele aflate în eroare de postare, la următoarea rulare a procesorului de contabilitate.

În urma rulării procesului va fi afișat un mesaj de detaliere al operațiilor de ștergere.

Obs: 

• • până la v16.11, dacă procesul se rula cu bifa Șterge înregistrări contabile existente, la final se executa și calculul de actualizare a soldurilor pentru toate înregistrările și pentru toate agregările contabile, fapt care ducea la un timp semnificativ mai mare de execuție a procesului!

• începând cu v16.12, s-a eliminat aplicarea calculului de actualizare a soldurilor, aceasta rămânând în sarcina operatorului care efectuează aceste operațiuni, astfel încât actualizarea să se realizeze o singură dată, la final și doar pe perioada, schema și respectiv agregările afectate de resetările efectuate (decizie umană).

Re-Transfer Documente

Procesul Re-Transfer Documente, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se utilizează pentru a posta/re-posta documentele indicate în filtre. Este util în special pentru re-postarea alocărilor plăților în valută efectuate ante-reevaluare facturi în sold, pentru a posta corect diferențele de curs valutar. 

ATENȚIE ! Procesul trebuie folosit cu mare atenție, pe un set restrâns de documente! NU PE TOATE DOCUMENTELE și cu SERVERUL DE CONTABILITATE OPRIT !!! 

Translatare Note Contabile

Procesul Translatare note Contabile, localizat în meniul Contabilitate, se utilizează pentru a genera note contabile pe o schemă contabilă destinație, pe baza notelor contabile de pe o schemă contabilă sursă. Începand cu v15.12 se pot translata în mod similar și notele contabile pe egalități, folosind procesul Translatare Note Contabile - pe Egalități.

Procesul folosește tipul de curs indicat pentru genera notele contabile în valuta schemei contabile destinație. Dacă notele contabile sursă aparțin unei note contabile calup, atunci notele contabile simple rezultate în urma procesului de copiere vor fi legate de aceeaşi notă contabilă în calup.

The following selection filters are available:

• numărul notei contabile (batch);

• tipul de document contabil (batch sau gl journal);

• centralizatorul;

• numărul documentului sau o plajă de numere;

• o dată sau un interval de timp;

• schema contabilă sursă.

Documentele contabile rezultate vor fi obţinute cu următoarele date:

• pe schema contabilă destinaţie;

• număr de document alocat automat de sistem;

• cu toate datele preluate de pe notele contabile sursă:

  • descriere, completată cu indicarea numărului notei contabile sursă;

  • tip transfer;

  • tip document;

  • centralizator;

  • data document şi dată contabilă;

  • perioada;

  • valuta sursă.

• cu conversia efectuată funcţie de tipul de curs indicat;

• cu păstrarea valorilor sursă şi obţinerea valorilor în valuta schemei indicate;

• cu păstrarea informaţiei de cantitate, dacă exista pe notele contabile sursă;

• în starea Draft sau Finalizat după cum s-a indicat la rularea procesului.

Procesul este indicat a fi utilizat în situaţiile în care există foarte multe note contabile introduse direct în sistem. Aceasta pot fi note manuale sau pot fi note obţinute prin automatisme externe de SocrateCloud (ex: notele contabile de salarii).

Obs: dacă o notă a fost translatată pe o altă schemă contabilă, la încercarea de anulare / stornare se va afișa un mesaj de atenționare de tip pop-up care va menționa faptul ca nota a fost translatată și că acțiunea nu va avea efect și asupra translatării.

Stornare notă contabilă la data

Este un proces prin care se poate storna (stornare în roşu) o notă contabilă calup la o dată indicată de operator. Procesul poate fi folosit şi rulează corect în următoarele condiţii:

• operatorul trebuie să aibă acces la proces - în funcţie de politica companiei, doar anumiţi utilizatori vor putea folosi acest proces;

• data indicată pentru a obţine nota storno trebuie să se găsească într-o perioadă deschisă conform calendarului de documente.

Închidere Venituri și Cheltuieli

Procesul Închidere Venituri și Cheltuieli, localizat în meniul Contabilitate, se utilizează pentru a genera o notă contabilă în calup prin care se închid veniturile și cheltuielile înregistrate. Aceasta va conţine două note contabile simple, una pentru închiderea veniturilor şi una pentru închiderea cheltuielilor. În cazul în care există doar conturi de același tip care au rulaj/sold în lună, cu aceeași sumă cu plus și minus, nota generată va fi 121 în corespondență cu toate conturile implicate cu sume cu plus sau cu minus.

Ex. 121 = %

               6071 cu 100

               6072 cu -100

Rularea procesului de închidere venituri şi cheltuieli se poate executa de mai multe ori pentru aceeaşi perioadă! O nouă rulare va genera note contabile numai pentru diferenţe, adică pentru acele conturi, solduri, care nu au fost închise complet până la momentul rulării procesului. Este foarte important ca notele contabile rezultate să fie finalizate şi postate înainte de a rula încă odată procesul, altfel vor apărea închideri dublate.

Se vor introduce parametri necesari pentru rularea raportului, în funcție de societatea sau structura de societăți pentru care se dorește închiderea conturilor de venituri și cheltuieli. Sunt obligatoriu de indicat tipul de transfer, perioada și contul prin care se face închiderea, cât şi tipul de document, centralizatorul şi starea în care doresc să se genereze nota contabilă.

Observații:

• Închiderea se poate realiza pentru o societate sau pentru mai multe societăți deodată, calculele și notele rezultate fiind distincte pentru fiecare societate în parte.

Atenție! Procesul va completa societatea de logare pe nota contabilă calup generată!

• Închiderea se poate rula separat pentru cheltuieli sau pentru venituri sau cumulat.

• Procesul este reversibil prin simpla anulare a notei (notelor) contabile generate.

• Procesul trebuie rulat cu frecvență lunară (manual).

• la parametri de rulare, în câmpul “Tip document”, sunt disponibile doar cele care nu au bifă “Limitare la 2 egalități”.

• dacă este utilizat parametrul ”Detaliat pe proiecte”, acesta completează procesul de închidere a veniturilor și cheltuielilor la nivel de proiect. Astfel, contul 121, rezultat din închidere va fi detaliat la nivel de proiect.

Notă : Dacă se dorește închiderea unui anumit cont de cheltuială sau venit printr-un alt cont de 121 decât restul conturilor, se va face o notă contabilă manuală cu această închidere, apoi se va rula procesul de închidere de mai sus pentru restul.

Închidere Conturi de TVA

Procesul Închidere de TVA, localizat în meniul Contabilitate, este destinat operațiunii de închidere a conturilor de TVA, acțiune ce se execută de obicei lunar, după întocmirea decontului de TVA. 

Pentru execuție se vor completa parametrii procesului, respectând următoarele reguli:

• în cazul lucrului la nivel multi-societate, este obligatoriu ca utilizatorul să se conecteze la aplicație cu societatea entitate juridică pe care se face şi depunerea decontului de tva și respectiv închiderea conturilor de tva:

  • În câmpul "Societate" se va alege nodul superior ce reuneşte toate punctele de lucru, inclusiv societatea entitate juridică pentru care se face calculul şi respectiv închiderea conturilor de tva;

  • Atenție! nota contabilă rezultată este înregistrată pe societatea entitate juridică, cu care utilizatul s-a conectat în aplicaţie!

• Tip Transfer - "Actual";

• Schema contabilă - se alege întotdeauna schema de bază pentru societatea respectivă! (poate să difere de schema de bază de pe Titular);

• Perioadă - luna pentru care se face închiderea conturilor de TVA. Sunt disponibile spre selecție doar perioadele deschise

• Tip Document - tipul documentului pentru nota contabilă generată;

• Centralizator -  centralizatorul utilizat pentru nota contabilă generată;

• Stare document - "Drafted" - recomandat - întrucât este de dorit ca să se verifice şi valideze manual nota contabilă rezultată;

• Ierarhie raportare - ierarhia implicită - obligatoriu de selectat în cazul lucrului pe multi-societate.

• Cu stingere TVA de recuperat - prin activarea acestei opțiuni sistemul determină și stinge automat din soldul contului aferent TVA de recuperat și adaugă nota contabilă de forma 4423=4424.

• Cotă TVA închidere - se pot selecta doar cote de tva cu rata = -1 !!!

  • ex: ”X-Închidere TVA” este cota destinată special pentru închiderea de TVA și este necesar să fie definită

  •  380200 este TaxCode-ul pentru această cotă, pentru SAF-T, aferentă notei contabile de închidere de TVA.

• Detaliat pe proiecte - închiderea se realizează, în primă fază, prin stingerea sumelor cumulate pe proiecte și apoi prin aplicarea mecanismului standard de stingere a TVA. Această variantă este utilă pentru situațiile în care toate înregistrările privind TVA sunt repartizate la nivel de proiect.

Nota contabilă calup generată de procesul de închidere tva:

• procesul generează o singură notă contabilă-calup cu un singur jurnal, cu multiple detalii

• aceste detalii sunt marcate/grupate pentru a se ști corespondența conturilor debit-credit

• Strict pentru cazul cu “Cu stingere TVA de recuperat” se adaugă un Jurnal suplimentar în interiorul Calupului și care are doar două detalii (cu grupul propriu).

• acest mecanism este păstrat și pentru noile detalii ce vin în completare pentru stingerea tva de recuperat: 4423 (debit) = 4424 (credit);

• regula: dacă se îndeplinesc concomitent următoarele:

a) există sold debitor pe 4424 în perioada anterioară (n-1)

ȘI

b) se obține sold creditor pe 4423 în perioada curentă (chiar în acest proces!) 

ȘI

c) s-a optat pentru ”Cu stingere TVA de recuperat”,

⇒ atunci se adaugă două înregistrări suplimentare astfel:

1. 4423 - cu suma de stins pe debit și

2. 4424 - cu suma de stins pe credit

• suma de stins se determină ca fiind valoarea cea mai mică dintre soldul debitor 4424 din perioada anterioară și soldul creditor 4423.

• înregistrarea se face cu societatea entitate juridică dată ca parametru la proces

• cele două noi înregistrări au completate suplimentar următoarele (strict pe Jurnalul lor):

  • • bifa ”Declarație Taxe” (strict pe Jurnalul nou)

    • terțul - legat de societatea juridică (strict pe Jurnalul nou)

    • taxa = cea indicată în parametrul ”Cotă TVA închidere”

Tranzacții fără Documente Sursă

Procesul Tranzacții fără Documente Sursă, localizat în meniul Contabilitate, afișează și eventual șterge (bifă Șterge Tot) acele tranzacții contabile care nu mai au documente sursă.

Pentru verificarea incidentelor de acest gen (tranzacții contabile fără document sursă) atunci procesul trebuie rulat FARA bifa "Șterge tot".

Dacă opțiunea "Șterge tot" este bifată, atunci procesul va șterge toate tranzacțiile contabile și începând cu versiunea 16.01, va șterge și tranzacțiile cont-cont corespondent identificate ca fiind "orfane", adică fără document sursă.  

ATENȚIE, acest proces șterge tranzacțiile contabile indiferent de calendar. Completare proces Tranzacţii fără Documente Sursă cu:

Se pot completa următoarele filtre de selecție: Societate, Perioada, Tabela, toate optionale.

Note Contabile Invalide

Procesul Note Contabile Invalide, localizat în meniul Contabilitate, caută și trimite prin email toate notele contabile care:

• nu au "Debit" = "Credit"

• nu respectă regula pentru determinarea corectă a contului corespondent - regula presupune completarea pe o notă a doar două linii, una pentru debit și una pentru credit. Limitarea provine din rapoartele care trebuie să afișeze pe o singură linie egalitatea cont - cont corespondent: e.g. Fișa contului sau Registru Jurnal.

Incepand cu v16.03 procesul trimite prin email lista cu notele contabile invalide cate utilizatori care le-au creat. Daca se completeaza campul Utilizator/Contact, pe langa mailurile trimise fiecarui utilizator in parte, va fi trimis un mail cu toate notele contabile invalide catre acest utilizator. De asemenea a fost adaugat filtrul de selectie Perioada (de la - pana la), emailulrile trimise vor contine doar notele contabile cu perioada cuprinsa in intervalul selectat.

Actualizare Divers pe Documente

Este procesul prin care se poate modifica diversul de pe un detaliu al unui document finalizat, anulat sau stornat, în vederea modificării înregistrării contabile a detaliului respectiv. Pentru a funcţiona corect, calendarul pentru perioada respectivă trebuie să fie deschis. Procesul actualizează diversul de pe linia selectată cu cel selectat şi Re-Postează documentul !!! Documentele care pot fi modificate prin acest proces sunt:

• Bon de Primire;

• Bon de Consum;

• Inventar;

• Bon de Autorecepţie;

  • Notă: parametrul Nr rând se referă la înregistrarea din tab Plan, nu la cea din Detalii autorecepție...ceea ce înseamnă ca procesul va actualiza diversul pe toate detaliile înregistrării cu Nr rând din Plan specificat la parametri.

• Aviz de Expediţie.

Repartizare pe proiecte

Procesul Repartizare pe proiecte se regăsește în meniul Contabilitate. Acesta este util tuturor beneficiarilor sistemului SocrateCloud care doresc să țină evidența financiară detaliată a proiectelor cu finanțare externă (și nu numai), fără a mai fi nevoiți să complice structura planului de conturi prin adăugarea de conturi distincte pentru fiecare proiect în parte. În SocrateCloud, ”Proiectul” este o dimensiune contabilă în baza căreia se pot obține analizele financiare dorite în baza înregistrărilor contabile ale documentelor primare. Procesul vine și distribuie valorile pe proiecte în situațiile în care documentele primare fac referire la mai mult de un proiect, aplicând algoritmul de repartizare ponderată pe întreg lanțul de documente de aprovizionare și de vânzare, pe operațiunile de trezorerie aferente acestora, cât și pe efectele ulterioare ale acestora (exigibilitate, reevaluare, închidere de tva, închidere cheltuieli/venituri). Astfel, având datele detaliate la acest nivel se pot obține ușor balanțe de verificare pe proiect, fișe de cont pe proiect, multiple analize de venit/cheltuială pe proiect, practic orice raportare necesară pe proiect atât pentru analiză cât și pentru audit.

NU se aplică asupra schemelor contabile cu ”Reguli contabile specifice - fără tranzite” !

Pentru a putea rula acest proiect trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• 1. la nivel de Schemă contabilă trebuie să fie activă dimensiunea contabilă ”Proiect” (pe cel puțin o schemă contabilă),

  2. la nivel de Dimensiune contabilă ”Proiect” trebuie să fie setată bifa ”Cu repartizare” (pe cel puțin o schemă contabilă),

  3. momentul rulării să nu se suprapună cu execuția procesorului de contabilitate -> procesul poate fi pus în scheduler pentru o execuție automată, cu condiția de a nu se suprapune cu rulările procesorului de contabilitate.

Procesul poate fi rulat atât manual cât și automat (variantă recomandată prin setarea acestuia în cadrul unui scheduler).

Singurul parametru care trebuie indicat este ”Data Start” - se recomandă ca aceasta să fie transmisă/setată funcție de politica internă relativă la închiderea perioadei contabile. (ex: data curentă - offfest 30 zile). Atenție la perioade închise!

La fiecare rulare a procesului Repartizare pe proiecte se va aplica algoritmul de repartizare astfel:

• 1. suprascrie postarea ”Pe T-uri” (Tranzacții contabile = fact_acct) în ordinea de mai jos:

  2. Factură

     1. 1. defalcare cont terț și cont tva (care nu are proiect), ponderat pe proiectele din detalii

        2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

  3. Încasare/Plată - doar dacă sunt integral alocate:

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 4. Alocare Încasare/Plată

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 5. Extras de cont - doar pentru liniile care sunt încasare/plată și conciliate

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 6. Registrul de Casă - doar pentru liniile care sunt încasare/plată cu sursă casa ”Factura” și conciliate

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 7. TVA Exigibilă

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 8. Reevaluare Solduri Facturi

• • • 1. defalcare ulterioară, pe aceeași logică de ponderare pe proiecte conform facturilor supuse reevaluării

1. suprascrie postarea ”Pe conturi corespondente” (Tranzacții cont-cont corespondent = fact_acct_statement) astfel:

   1. 1. Factură

         1. completare cont terț cu proiectul din contul corespondent

         2. defalcare înregistrare cont terț = cont tva conform proiectelor din detalii sau suprascrie proiectul dacă este unul singur

• 1. Încasare/Plată - doar dacă sunt alocate:

     1. 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

        2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se suprascrie peste tot

  2. Alocare Încasare/Plată

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se suprascrie peste tot

• 3. Extras de cont - doar pentru liniile care sunt încasare/plată și conciliate

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se suprascrie peste tot

• 4. Registrul de Casă - doar pentru liniile care sunt încasare/plată cu sursă casa ”Factura” și conciliate

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se suprascrie peste tot

• 5. TVA Exigibilă

• • • 1. defalcare pe ambele conturi D/C (în pereche) conform ponderii proiectelor din detaliile facturilor alocate

      2. dacă pe detalii există un singur proiect, atunci acesta se scrie peste tot

• 6. Reevaluare Solduri Facturi

• • 1. defalcare ulterioară, pe aceeași logică de ponderare pe proiecte.

2. pentru fiecare document/detaliu/tranzacție procesate cu succes se marchează cu bifa ”Repartizat pe Proiecte” (că să nu le mai ia la următoarea rulare).

• 1. dacă se dă ”Re-Postare” manual/automat, atunci această bifă se va ridica și documentele vor fi repartizate din nou la următoarea rulare a procesului.

Generare note contabile pentru venituri 

În cadrul contractelor de închiriere se poate acorda o perioadă de grație, exprimată în luni, perioadă în care nu se emite factura de chirie. Din punct de vedere contabil însă, în lunile de grație se înregistrează venit care se stornează în lunile următoare. Prin intermediul acestui proces se realizează calculul și înregistrarea în contabilitate a valorilor veniturilor din proiecte pentru chirii, aferente perioadelor de grație din cadrul contractelor.

Procesul poate fi lansat manual sau rulat programatic din Scheduler. 

Parametri proces:

• Simulare - dacă se bifează, va fi generat doar un raport, nu și notele contabile

• Societate - opțional

  • • se poate indica o singură societate sau un grup de societăți

    • filtrează toate facturile care au aceiași entitate juridica cu cea a societății selectate ca parametru. Notele contabile vor fi create pe entitatea juridică a societății selectate ca parametru. Dacă nu se completează parametrul, atunci se vor genera note contabile calup pe fiecare entitate juridică identificată

• Perioadă - obligatoriu doar din fereastra procesului. Dacă se rulează din Scheduler, se identifică perioada în funcție de data curentă a rulării procesului minus o lună (Exemplu: pentru a rula procesul în Septembrie, fără parametrul "Perioadă", se va identifica luna curentă ca fiind Septembrie și se va rula pentru perioada August).

  • Filtrează fazele proiectelor care sunt cuprinse în perioada selectată, care au factură generată cu același proiect cu linii care conțin fazele identificate. Dacă nu s-a selectat nimic, atunci perioada se va identifica ca perioada anterioară a datei de rulare a procesului (Exemplu: Dată start proces: 05.09.2023 -> Perioadă identificată: Aug-23).

  • sunt selectate acele faze care au factură generată cu faza pe detaliu, în perioada selectată ca parametru 

  • la generare de NC, data și perioada notei contabile sunt determinate de parametrul Data document generat

  • cursul de schimb se va considera cel de la data facturii determinate

• Tip Proiect - opțional

• Cont Debit - obligatoriu

• Cont Credit - obligatoriu

• Tip document generat (NC) - obligatoriu atunci când bifa Siumulare = NU - doar tipuri de document calup (care are doar NC simple)

  • Descrierea pe NC calup va fi de forma : “Nota contabila generată din procesul <nume process> + <data rularii>

• Centralizator - obligatoriu

•  Dată document generat - opțional - dacă nu este completat, se consideră data curentă

• Acțiune document - opțional

Premize:

• • • Contractele de chirie se înregistrează ca și contracte cu anexă cu nivel II de detaliere

    • Prima lună de chirie se înregistrează ca fază proiect

    • Folosind procesul Multiplicare fază se generează faze de proiect pentru toată perioada de valabilitate a proiectului

    • Apoi se marchează fazele dorite cu bifa Perioadă de grație și se modifică la 0 valoarea din câmpul Pret Planificat (iar în câmpul Pret Listă se scrie 200 ca să avem referința cât ar fi trebuit să fie - vezi exemplul de mai jos)

    • Se recomandă în implementare să existe ca dimensiuni contabile: contractul, proiectul, faza, caz în care se înscriu și pe notele contabile rezultate

    • Facturarea se realizează folosind procesul Generează Comandă din Fază, care poate să ruleze și din Scheduler. Pentru fazele cu Preț Planificat = 0 se generează COC pentru chirie cu valoare 0, apoi și FC pentru chirie cu valoare 0.

Exemplu:

• • Contract de închiriere pe 2 ani, chirie lunară 200 EUR, perioadă grație 2 luni

    • valoare contract = 200EUR * 22 luni = 4400 EUR

    • luna 1

      1. factură chirie = 0 

      2. contabil înregistrez venit 4400 EUR /24 = 183,33 EUR

         1. nota contabila 461 = 706

         2. curs de schimb din data de facturat

    • luna 2

      1. factură chirie = 0

      2. contabil înregistrez venit 4400 EUR /24 = 183,33 EUR

         1. nota contabila 461 = 706

         2. curs de schimb din data de facturat

    • lunile 3 -> 24

      1. factură chirie = 200 EUR

      2. contabil înregistrez storno venit (183,33*2)/22 adică sum (in ron note contabile gratie) / nr faze fara gratie (semn negativ)

         1. 461 - 706 (valoare cu minus)

Generare note contabile pentru venituri:

• • procesul poate fi rulat o dată pe lună (cu parametru de perioadă) și sunt luate în considerare toate proiectele care au contract de tip Fază și care au cel puțin o fază marcată cu bifa Perioadă de grație

  • valuta va fi mereu valuta de baza a schemei contabile implicită a titularului

  • procesul parcurge toate facturile cu faze marcate cu bifa Perioadă de grație, pentru constituirea notelor contabile inițiale

    • dpv contabil se înregistrează venit 4400 EUR /24 = 183,33 EUR

      • nota contabila 461.terț/client = 706.terț/client.articol

      • curs de schimb din data de facturat

  • procesul parcurge toate facturile cu faze fără bifa Perioadă de grație din proiecte care au cel puțin o fază marcată cu bifa Perioadă de grație

    • dpv contabil se înregistrează storno venit (183,33*2)/22

      • 461.terț/client = 706.terț/client.articol (valoare cu minus)

  • nota contabilă rezultată ve fi atașată pe Fază în tab-ul Note contabile.

Provizioane

Pentru valorile aferente stocurilor sau soldurilor cu o anumită vechime se constituie provizioane, care se urmăresc ulterior și funcție de mișcările existente se intervine și asupra provizionului constituit. Cum datele referitoare la vechime solduri există în sistem este util ca aceste tranzacții contabile, de tip provizion să fie generate automat.

Reguli constituire provizion

1. Pentru solduri clienți, cu vechime 

1. • calcul se realizează trimestrial, la final de trimestru

   • se determină facturile aflate în sold cu vechime mai mare de 270 zile, unde vechime = CurrentDate - Data scadentă

   • nu se iau în calcul terți din grup și persoanele fizice

   • se aplică un procent de deductibilitate, care poate varia

   • pentru valoarea rezultată se generează o notă contabilă, astfel:

     • 6814 ded = 491.terț -> soldul documentului (Valoare Brută) * procent deductibilitate

     • 6814 nedeductibil = 491.terț - diferenta dintre Soldul documentului și calcul de la pasul anterior

   • la rulările ulterioare notele se generează doar pe diferența de valoare aflată în sold

     • Exemplu Sold 10000 - lei trimestrul trecut

     • 9000 - rularea următoare - nota se face doar pe diferență (în minus în acest caz)

       • 491.terț = 7814ded - 1000 * procent ded

       • 491.terț = 7814neimp - 1000 - valoare de mai sus

• 15000 - rularea următoare - nota se face doar pe diferență (în plus în acest caz)

  • 6814 ded = 491.terț -> 5000 * procent deductibilitate

  • 6814 nedeductibil = 491.terț - 5000 - calcul de mai sus

2. Pentru stocuri cu vechime

   • calcul se realizează trimestrial, la final de trimestru

   • se determină stocurile cu vechime la nivel de societate

   • se aplică un procent, funcție de prag

     • pragurile de procent se stabilesc prin proceduri

     • pragurile se stabilesc pe categorii de articole

     • Exemplu 3- 5 ani -25%, 5 - 10 ani - 50%, peste 10 ani - 100 %

   • pentru valoare rezultată se generează notă contabilă, astfel

     • 6814 nedeductibil - 39x - x terminația cont stoc - Valoare stoc încadrată în praguri * procent prag

   • la rulările ulterioare se aplică regula de la provizioane clienți

1. PROVIZIOANE CLIENȚI - Elemente de setup:

Pe ”Grup Terți”, tab ”Contabilitate”, se adaugă următoarele conturi:

• Cheltuieli cu deprecierea creanțelor - deductibile = (6814 ded)

• Cheltuieli cu deprecierea creanțelor - nedeductibile = (6814 neded)

• Venituri din stingerea creanțelor - deductibile = (7814 ded)

• Venituri din stingerea creanțelor - neimpozabile = (7814 neimp)

• Provizioane pentru deprecierea creanțelor = (491)

Idem se definesc și pe ”Terți”, tab ”Client”, subtab ”Contabilitate Clienți”. Se moștenesc prin copiere de pe grup sau la definirea unui nou terț din grupul respectiv.

 Fereastra ”Ajustări pentru deprecierea creanțelor”

• este necesar un tip document ”Provizioane clienți” - document cu calendar și postare

Master:

• Titular

• Societate = poate fi un nod, caz în care postarea se va face pe societatea entitatea juridică din cadrul nodului 

• Tip document = Provizioane clienți (implicit)

• Ierarhie = necesară pentru determinare societății juridice

• Schema contabilă = implicit schema de bază

• Data contabilă = data de calcul (finele trimestrului)

• Pragul de vechime = 270 zile - se introduce manual

• Procent deductibilitate = x% - se introduce manual

• Proces/buton ”Generare Provizioane Clienți”: prin rularea procesului se determină facturile client în sold la data contabilă de pe master document, pentru clienții din grupul indicat (vor fi mai multe astfel de documente, câte unul pentru fiecare grup de clienți pentru care trebuie calculate provizioanele), pentru care vechimea în sold e mai mare de ”Pragul de vechime” dat pe master document.

• Pentru calculul soldului se folosește exact același algoritm ca în procesul/raportul: Raport Solduri Facturi - Vechime 

• Proces ”Transfer” - Regula de postare:

  • înregistrări pereche pentru fiecare linie din Detaliu

  • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] > 0 atunci:

    • grupul 1:

• • • • cont debit = Cheltuieli cu deprecierea creanțelor - deductibile

      • cont credit = Provizioane pentru deprecierea creanțelor

      • suma = Valoare deductibilă

    • grupul 2:

      • cont debit = Cheltuieli cu deprecierea creanțelor - nedeductibile

      • cont credit = Provizioane pentru deprecierea creanțelor

      • suma = Valoare nedeductibilă

  • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] < 0 atunci:

    • grupul 1:

      • cont debit = Provizioane pentru deprecierea creanțelor

      • cont credit = Venituri din stingerea creanțelor - deductibile

      • suma = Valoare deductibilă, cu semn schimbat

    • grupul 2:

      • cont debit = Provizioane pentru deprecierea creanțelor

      • cont credit = Venituri din stingerea creanțelor - neimpozabile

      • suma = Valoare nedeductibilă, cu semn schimbat

  • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] = 0 atunci nu se postează nimic

Detalii: 

• câte o înregistrare agregată pentru fiecare client în parte care are facturi în sold mai vechi de ”Pragul de vechime”

• Sold anterior = ”Valoare curentă în sold” din documentul anterior cronologic, dacă există, altfel 0

• Valoare curentă în sold = sold la data contabila de pe master, cu vechime peste prag

• Valoare deductibilă = (valoare curentă sold - sold anterior) * procent deductibilitate

• Valoare nedeductibilă: 

  • dacă Valoare deductibilă=0, atunci Valoare nedeductibilă = 0

  • dacă Valoare deductibilă<>0, atunci =((valoare curentă sold - sold anterior) - Valoare deductibilă), cu același semn ca al valorii deductibile; (însumate în valoare absolută trebuie = sold curent);

SubDetalii:

• facturile care au intrat în calcul conform parametrilor de rulare

• Valoare curentă în sold = sold la data contabilă de pe master cu vechime peste prag

1. PROVIZIOANE STOCURI - Elemente de setup:

     Pe ”Categorii Articole”, se adaugă un tab nou ”Praguri Provizioane”

• se înregistrează o linie pentru fiecare perioadă de vechime dorită și se indică procentul de deductibilitate

• perioada ”De la” - indicată în ani

• perioada ”Până la” - indicată în ani 

• Procent provizion = x% - se introduce manual

   Pe ”Categorii Articole”, tab ”Contabilitate”, se adaugă următoarele conturi:

• Cheltuieli cu deprecierea stocurilor - nedeductibile = (6814 neded)

• Venituri din stingerea stocurilor - neimpozabile = (7814 neimp)

• Provizioane pentru deprecierea stocurilor = (39x)

Idem se definesc și pe ”Articole”, tab ”Contabilitate”. Se moștenesc prin copiere din categorie sau la definirea unui nou articol din categoria respectivă.

Fereastra ”Ajustări pentru deprecierea stocurilor”

• este necesar un tip document ”Provizioane stocuri” - document cu calendar și postare

Master:

• Titular

• Societate = poate fi un nod, caz în care postarea se va face pe societatea entitatea juridică din cadrul nodului 

• Tip document = Provizioane stocuri (implicit)

• Ierarhie = necesară pentru determinare societății juridice și pentru determinarea tuturor gestiunilor tuturor societăților ce aparțin de entitatea juridică respectivă

• Schema contabilă = implicit schema de bază

• Data contabilă = data de calcul (finele trimestrului)

• Proces/buton ”Generare Provizioane Stocuri”: prin rularea procesului se determină valoarea stocului la data contabilă de pe master document, pentru toate articolele din toate gestiunile ce aparțin entității juridice (+pui), pentru care vechimea în stoc se încadrează în fiecare dintre pragurile setate la nivel de Categorie Articole. Dacă pe o Categorie Articole nu sunt definite praguri, atunci această categorie nu intră deloc în acest proces (cu toate articolele din categoria respectivă).

Pentru calculul valorilor pe intervalele de vechime se folosește exact același algoritm ca în procesul/raportul: Raport Stoc - Intervale Vechime (Istoric), pentru fiecare dintre intervalele definite la nivel de Categorie Articole - atenție că sunt date în Ani ! (nu în zile)

• Proces ”Transfer” - Regula de postare:

  • înregistrări pereche pentru fiecare linie din Detaliu

  • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] > 0 atunci:

    • grupul 1:

• • • • • cont debit = Cheltuieli cu deprecierea stocurilor - nedeductibile

        • cont credit = Provizioane pentru deprecierea stocurilor

        • suma = Valoare provizion

    • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] < 0 atunci:

      • grupul 1:

        • cont debit = Provizioane pentru deprecierea stocurilor

        • cont credit = Venituri din stingerea stocurilor - neimpozabile

        • suma = Valoare provizion, cu semn schimbat !!!

    • dacă [valoare curentă sold - sold anterior] = 0 atunci nu se postează nimic.

Detalii: 

• câte o înregistrare agregată pentru fiecare pereche Categorie Articol - Perioada (De la / Până la)

• Sold anterior = ”Valoare curentă în sold” din documentul anterior cronologic, dacă există, altfel 0

• Valoare curentă în sold = sold la data contabila de pe master pentru intervalul respectiv (De la / Până la)

• Valoare provizion = (valoare curentă sold - sold anterior) * Procent provizion

SubDetalii:

• articolele care au intrat în calcul conform parametrilor de rulare

• Valoare curentă în sold = sold la data contabila de pe master în intervalul De la / Până la