Szerződés módosítási igény

A szerződés módosítások súgóban olvashattunk a témakör általános összefüggéseiről, most térjünk át a módosítások kezelésére szolgáló felületetekre. Tekintve, hogy a funkcióhoz használt képernyők kifejezetten összetettek, bemutatásuk több oldalon történik. A Szerződés módosítási igény adatlapról kezdeményezett súgó megtekintés jelen oldalra mutat, de lehetséges, hogy a keresett információ a következő oldalak valamelyikén érhető el.

Igény adatok fül

Új módosítási igény felvitelekor az adatlapon az Igény adatok fül mindig aktív, a többi attól függően válik elérhetővé, hogy mit választunk a módosítás hatályának. Az Igény adatok blokk adatait, és az Érvénybelépés típusát pontosan kell megadni, mert az első mentést követően a mezők többségét már nem lehet szerkeszteni. Ha elrontottuk, csak az érvénytelenítés lehet megoldás.

Igény adatok blokk

Indító fél:
Ügyfél / Flottakezelő, aki kezdeményezi a módosítást.

Ügyfél:
Amely ügyfél szerződését vagy szerződéseit kívánjuk módosítani. Ha nem adjuk meg, akkor az állomány egészére vonatkozik a módosítási igényünk (pl. indexáláshoz). Óvatosan kezeljük tehát!

Igény dátuma:
Amikor az indító fél jelezte módosítási szándékát, alapérték az aktuális nap.

Összes érvényes ajánlat:
Rendszer mutatja, hány db egyedi szerződés érintett a módosításban.

Aktivált ajánlat:
Aktiválást követően a rendszer itt jelzi, hány db egyedi szerződés módosult az igényben.

Igény száma:
Rendszer által osztott azonosító.

Állapot:
Itt látjuk, hogy az adott módosítási igény éppen milyen állapotban van. Léptetni az Állapotváltások menüben tudjuk.
Lehetséges értékei:

• Rögzítés alatt: az igény ezzel az állapottal jön létre.

• Ellenőrzésre vár: a kívánt módosítások rögzítését követően elküldhető az ajánlat ügyfél, vagy egy felettes részére.

• Ellenőrzött: az ellenőrzést végző felhasználó ezzel engedi útjára az igényt. Mivel az egyes lépések elemi joghoz kötöttek, az igényt rögzítő és jóváhagyó személye eltérhet.

• Aktivált: az ellenőrzés és ügyfél elfogadás után aktiváljuk a módosítási igényt. A kijelölt egyedi szerződéseken csak ekkor történik meg a tényleges átvezetés.

• Érvénytelen: a módosítási igény csak aktiválást megelőzően érvényteleníthető!

Keretszerződés adatok aktiválása:
Rendszer határozza meg keretszerződés módosítása esetén az igény aktiválásakor az alapján, hogy adott kereten belül melyik az első olyan időszak, amelyre az alatta lévő egyik egyediben sem készült még számla.

Keretszerződés adatok tervezett aktiválása:
Keretszerződés adatainak módosításakor itt láthatjuk az érvénybe lépés dátumát.

Leírás:
A módosítási szándék szövegesen körülírva, úgy, hogy az a kiállított módosítási ajánlatban is megjelenhet.

Módosítás hatálya:
Vezérli az adatlap TAB füleit. Lehetőségek:

• Keretszerződés és alá tartozó egyedi szerződések egyidejű módosítása: ekkor válik elérhetővé a Keretszerződés módosítás, és a  Flotta szintű szolgáltatások kezelését lehetővé tevő fül. Nem szerkeszthető a Kijelölt keretszerződések fül, mert az igénybe csak egy keretet választhatunk be.

• Egyedi szerződések módosítása: ekkor dolgozhatunk a Kijelölt keretszerződések fülön, valamint elérhető a Csoportos egyedi szerződésmódosítás és Indexálás felület. Az igényben ekkor is megadható egy keretszerződés, de ez csak segítségként szolgál az egyedi szerződések kijelöléséhez, és a változtatások is az egyedi szerződésekre irányulnak.

Keretszerződés szám:
Választás az ügyfél keretszerződései közül.

Nyomtatási paraméterek:
Lehetséges értékek: részletes adatok nyomtatása / csak módosítások nyomtatása. A módosítási ajánlatok kiállításakor segít a mező felhasználónak, hogy a megfelelő részletezettségű szövegezési változatot válassza ki.

Kerethez tartozó összes egyedi kijelölése:
A kiválasztott keretszerződés alatti összes aktív egyedi szerződést beemeli a Módosítandó egyedi szerződések blokkba.

Maradványérték elrejtése:
Már az eredeti szerződésekre vonatkozó ajánlatokban is meg kellett határozni, hogy adott esetben a maradványértéket felfedje-e a rendszer a kiállított ajánlatokban vagy sem, ugyanígy vezérel ez a mező is szövegezést.

Megjegyzés:
Belső megjegyzés, soha nem kerül ki ügyfél dokumentumba.

Érvénybe lépés típusa

Emlékeztetőül, a szerződésmódosítások érvénybe lépése szerint az igényeket három különböző csoportba sorolhatjuk.
(A) Már kiszámlázott időszakra történő, visszamenőleges szerződésmódosítás. A  módosítás időbeli hatálya ebben az esetben az  első ki nem számlázott hónap lesz, de a visszamenőleges időszakra a rendszer különbözet tételeket generál;
(B) Utolsó kiszámlázott hónapot követő módosítás;
(C) Jövőbeli dátummal aktiválandó szerződésmódosítás (ami akár hónapokkal későbbi dátum, mint a kiszámlázott időszak vége).

Fontos! Az adatlap első mentését követően az érték már nem módosítható, mivel a választás az igény folyamatát alapvetően meghatározza. Ezért érdemes a pontos beállításra odafigyelni, elkerülendő a felesleges munkát.

• Nem számlázott időszak első napjától. Ebben az opcióban egyszerre módosíthatunk akár finanszírozási, akár kezelési szolgáltatásokat is. A módosítás hatálya a következő ki nem számlázott hónap elseje lesz. (B)
  Jövőbeli érvénybe léptetéshez lásd alább (C)
  Tipikusan ezt alkalmazzuk a lejáró szerződések hosszabbítására is. Jó tudni, hogy amennyiben olyan szerződést kívánunk hosszabbítani, melynek utolsó törthónapját már kiszámláztuk (ügyfél utolsó pillanatban dönt a hosszabbításról), úgy az utolsó tört hónapot is újrakalkulálja F1, amely az eredeti szerződés lejárattal + 1 nappal fog életbe lépni. A módosítás aktiválásakor a finanszírozási ütemezésben eltárolja a rendszer a már kiszámlázott tört összeget, majd analitika generáláskor a teljes időszaki díjból levonja a már kiszámlázott részt.

• Következő kamatperiódus kezdetétől. Itt is módosíthatunk egyszerre finanszírozást és szolgáltatásokat, de azok életbe lépése kifejezetten a finanszírozási szolgáltatás kamatperiódusához igazodik majd. (A többhavi változó finanszírozási szolgáltatásokban a kamatfrissítés megadott időszakonként történik. Ebben az opcióban a szerződésmódosítás életbe lépése igazodni fog a következő kamatfrissítés dátumához.) (B)

• Csak szolgáltatások a megadott dátumtól. A kezelési szolgáltatások változásait akár hóközi vagy későbbi dátumtól is életbe léptethetjük. Az ilyen típusú módosítási igényben nem paraméterezhetünk finanszírozási ütemezést érintő további változásokat, kizárólag a kezelési szolgáltatások módosíthatók. (B) - (C) 

• Csak szolgáltatások lejárat hosszabbítástól. Tipikusan a lejáró szerződések hosszabbítására kialakított opció. Lehetővé teszi, hogy a hosszabbított szolgáltatások a lejárat + 1 naptól lépjenek életbe akár új ár megadásával is. Fontos kitétel azonban, hogy ez az opció csakis finanszírozási lefutás nélküli (pl kezelt) szerződéseknél alkalmazható! (B)

• Visszamenőlegesen szolgáltatások a megadott dátumtól különbözet számlázással. Ebben az esetben csak a szerződések szolgáltatásait módosíthatjuk, a kalkulációs paraméterek és az utólagos beépítés felület nem szerkeszthető. (A)

• Visszamenőlegesen teljeskörű a megadott dátumtól különbözet számlázással. Itt a finanszírozást befolyásoló paraméterek is módosíthatóak. (A)

Említést kell tennünk arról a módosítási igényről is, amikor a finanszírozási paramétereket jövőbeli dátummal szeretnénk érvénybe léptetni. A fent felsorolt lehetőségek ezt nem fedik le, de természetesen erre is van megoldás.

Mielőtt a megoldásra térnénk, fontos beszélni a kalkuláció védettségéről, ami az egyedi szerződésben található mező, de hatással lehet a szerződésmódosítások életbe lépésének dátumára.
Amikor egy adott szerződésre lekönyvelnek egy vevőszámlát, a rendszer befrissíti az Egyedi szerződés / Finanszírozási ütemezés fül / 'Utolsó számla dátuma' mezőt. Aztán e dátumot figyelve megakadályozza, hogy az egyszer már kiszámlázott rész újrakalkulálódjon (bármi miatt). Alapértelmezetten ezt az értéket használja a rendszer a 'Nem számlázott időszak első napjától' opcióban az igény aktiválását megelőző vizsgálatkor, amikor is azt próbálja megállapítani, hogy legkorábban mikortól léphet életbe a szerződésen a módosítás.

Tehát, a megoldás (C).
A jövőbeli dátumra tervezett szerződés módosításnál az igény indítását megelőzően ki kell töltenünk az Egyedi szerződés / Gépjármű adatok, paraméterek fül / 'Kalkuláció védettsége' dátumot. Ezzel védelem alá helyezzük a még nem számlázott és a tervezett szerződésmódosítás közti időszakot. Ezt követően a szerződésmódosítási igényben az Érvénybelépés típusai közül alkalmazzuk a  'Nem számlázott időszak első napjától' lehetőséget.
Így végső soron mégis csak van egy kiskapunk arra, hogy tudjunk finanszírozott szerződésekre is előjegyezni olyan módosítást, ami később lép életbe, cserében viszont le kell mondanunk a várakozási idő alatti bármilyen okú kalkuláció frissítésről.

Módosítás típusok

Választhatunk a flottakezelőnél használatos szerződés módosítás típusok közül, egyszerre akár többet is.
A blokk feltöltése nem befolyásolja magát a szerződésmódosítási igényt. A típusok rögzítése azért lehet hasznos, mert egyrészt kereshetünk rá a szűrőképernyőn, másrészt a Szerződésmódosítások lekérdező képernyő is felhasználja az itt megadott adatokat.

Módosítandó egyedi szerződések - módosítási ajánlatok

A blokkban táblázatosan tekinthetjük át azokat az egyedi szerződéseket, melyeket adott keretszerződésen belül, vagy ilyentől függetlenül bevontunk a módosításba. Figyeljünk a rögzítésre! Ha az egyedi szerződésekben akarunk módosítani, nem elég a keretszerződést kiválasztani. A módosítás csak az ide beemelt egyedi szerződésekre fog lefutni!
Az egyes sorokon duplán kattintva az adott egyedi szerződésre vonatkozó szerződés módosítási ajánlat adatlapja érhető el. Ez szolgál a csoportos módosítástól független egyedi korrigálások paraméterezésére. A felület leírását lásd a linkelt oldalon.

A szerződésmódosítási igény rögzítés alatti állapotában bármikor vehetünk fel újabb, vagy törölhetünk mégsem szükséges szerződéseket. Erre szolgálnak az alábbi gombok.

A nyomógombok itt csak akkor használhatók, ha előzőleg a képernyő egészén módosítás üzemmódba váltottunk. Ennek oka az, hogy a gombok használata a módosítási igény egészére nézve is okoznak változásokat, amiket a rendszer csak így tud frissíteni.

Felvitel:
Egyedi szerződés kiválasztása és bevonása a módosítandó körbe.

Törlés:
Nyom nélkül törli a szerződést a módosítandó szerződések közül. Csak rögzítés alatti igényeknél aktív.

Érvénytelenítés:
A szerződést a listán hagyjuk és megjelöljük, hogy őt kifejezetten nem kívánjuk módosítani. Hatásában egyezik a Törlés gombbal, azonban az Érvénytelenítés előnye, hogy azt utóbb is ellenőrizhetjük, mivel a lista rendezhető az érvényességre, így kitűnik, hogy mely egyedieket hagytunk ki szándékosan egy-egy módosításból. Törlésnél ezt nyomozni kellene.

Módosítás:
A gomb akkor aktív, ha Megtekintés üzemmódban vagyunk és egy 'Érvényes' ajánlaton állunk. Akkor van jelentősége, amikor az egyedi szerződéseket egymástól függetlenül szeretnénk módosítani, ehhez tudjuk a Módosítás gombbal felvinni a paramétereket (ami itt = a módosítási ajánlat részleteivel). A külön módosított szerződéseknél az első KORR oszlopban pipát láthatunk.

Megtekintés:
A gomb akkor aktív, ha Megtekintés üzemmódban vagyunk. Lehetővé teszi a módosítási ajánlat adott egyedi szerződésre vonatkozó részleteinek megtekintését, akkor is, amikor az ajánlat már aktivált, és amúgy a módosítási igény egésze már nem módosítható.

kész