Szerződés módosítások

SCREEN CODE: SZERZ_MOD_IGENY.LIST; SZERZ_MOD_SZERZ.LIST

F1 rendszerben lehetőség van a flottakezelő és ügyfél közti szerződések felügyelt módosítására. A folyamat egy módosítási igény rögzítésével indul, ez történhet ügyfél igény vagy a flottakezelő belső döntése alapján. A módosítási igényben az élő szerződésektől függetlenül rögzíthetők a tervezett változások, melyek aztán a folyamat legvégén (mindkét oldali jóváhagyások után) aktiválódnak rá a szerződésekre.

Szerződésmódosítások F1 logika szerint

Egyidejűleg akár több módosítási igény is élhet egyazon szerződésre, így támogatva a különböző módosítási ajánlat verziók készítését, de végül ezek közül csak egy lesz ráaktiválható a szerződésre, mivel az első változat aktiválásakor a többi verzióban feltételezett kiinduló állapot megváltozik. A többi változat automatikusan érvényét veszti. 

Az üzletkötési folyamatban már megismertük a Keretszerződés és az Egyedi szerződés fogalmát. Ebben a funkcióban e két szerződés típus szükséges módosításait végezhetjük el. A szerződéseknek vannak azonban olyan alap paraméterei, melyeket nem lehet módosítani (pl. finanszírozási szolgáltatás, devizanem, kamatfrissítés paraméterei, törtidőszak kezelés). F1-ben ezek a módosítások a szerződés lezárását, és új szerződés létrehozását követelik meg. Éppen ezért az ilyen folyamatokat nem itt, hanem az Átvállalási és Átsorolási igényeknél tárgyaljuk.
Nézzük, melyek azok az esetek, amiket szerződésmódosítással kezelhetünk.

A szerződésmódosítás típusai

Egyedi szerződésekre

• Befektetett tőke, vagy maradványérték módosítása

• Utólagos tartozék beépítés (finanszírozásba)

• Futamidő / futásteljesítmény módosítása

• Szolgáltatások beépítése, lezárása, vagy szolgáltatási szintek módosítása

• Szolgáltatási díjak módosítása

• Alul- és túlfutás elszámolás díjainak módosítása

Keretszerződésekre

• Kamatfelár módosítása

• Fizetési határidő változása

• Flotta szolgáltatások módosítása, díj változások kezelése

Módosítások ütemezése

A szerződésmódosítások érvénybe lépése szerint az igényeket három különböző csoportba sorolhatjuk.

• Már kiszámlázott időszakra történő, visszamenőleges szerződésmódosítás. A  módosítás időbeli hatálya ebben az esetben az  első ki nem számlázott hónap lesz, de a visszamenőleges időszakra a rendszer különbözet tételeket generál;

• Utolsó kiszámlázott hónapot követő módosítás;

• Jövőbeli dátummal aktiválandó szerződésmódosítás (ami akár hónapokkal későbbi dátum, mint a kiszámlázott időszak vége).

Mindhárom esetben egyaránt módosíthatjuk a finanszírozást, illetve a szolgáltatásokat befolyásoló paramétereket. A felületen az Érvénybelépés típusa nevű mezőnél választhatunk, hogy milyen dátum szabály szerint akarjuk életbe léptetni a módosítási igényt. Az érvénybelépés típusairól részletesebben a Szerződésmódosítási igény oldalon írunk.

Módosítások paraméterezése

Módosítási igény indítható akár tömegesen, akár csak egyetlen szerződése is. Az igényt nem feltétlenül kell szétbontani módosítási típusok szerint, azonban ha keretszerződés módosítást végzünk, csak egy szerződés választható (de az alá sorolt egyedi szerződéseket módosíthatjuk vele egy igényben). 
A szerződések kijelölése után több lehetőségünk is van a módosítás paraméterezésére:

• Csoportos módosítással: ha a kijelölt egyedi szerződések mindegyikén pontosan ugyanazt a módosítást szeretnénk, ekkor a módosítást is közösen paraméterezzük.

• Speciális módosításokként: ha a kijelölt egyedi szerződéseket eltérő módon szeretnénk módosítani, ekkor a módosítás paramétereit egyedi szerződésenként kell megadni / finomítani.

• Kombináltan: a közös paraméter ekkor alapértelmezésként szolgál, amihez képest az egyes szerződések eltéríthetők.

Ami nem variálható egy adott szerződésmódosításon belül, az a módosítás ütemezése. Az igénybe felvett szerződésekre a módosítás aktiválása a kiválasztott Érvénybelépés típusa szerint fog meghatározódni.

Szerződésmódosítások törlése, érvénytelenítése

Előfordulhat olykor, hogy a felrögzített, aktivált igényeket utólag vissza szeretnénk vonni (például, mert az ügyfél meggondolta magát). Ezekre az esetekre többféle megoldás is létezhet attól függően, hogy a módosítási igény épp milyen állapotban van.

• Aktiválás előtti, vagy érvénytelenített igényeket nyom nélkül törölhetünk.

• Aktivált szerződésmódosítást visszavonhatunk, ha még nem történt meg a módosított időszak számlázása.

• Ha már ráfutott a számlázás a szerződésre, akkor a számla sztornózását követően vonhatjuk vissza az igényt.

További részletek a Módosítási igény állapotmódosítása oldalon.

Speciális módosítások

Indexálás

Tekintettel arra, hogy idővel változhatnak a piaci illetve hatósági árak, a rendszer is támogatja ezen árváltozások tömeges átvezetését a szerződéseken. Erre szolgál a szerződés módosításban az indexálás lehetősége, amikor is ügyfél kijelölés nélkül, a teljes állományon érvényesíthetünk árváltozásokat.
A szerződés módosítási igényben, kifejezetten az igény szintjén (tehát csoportosan érvényesítve a változásokat a bevont egyedi szerződéseken), megadhatóak az indexálási paraméterek. Az átárazás kezdeményezhető a következő módokon:

• az összes kezelési szolgáltatásra homogén módon, és/vagy

• az összes biztosítási díjra homogén módon, és/vagy

• a finanszírozási díjra, és /vagy

• csak kijelölt kezelési szolgáltatásokra.

Adók díjmódosítása

Esetenként előfordul, hogy változnak a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos jogszabályok, kötelezően fizetendő adók. Természetes igény, hogy ezeket a változásokat az ügyfél szerződésekben is érvényesítsük.
A szerződésmódosítási igény indexálás felületén erre külön segítséget ad a rendszer, a külön megnyíló Szolgáltatás indexálás segéd ablakban megadott paraméterekkel. Erről részletes leírás ezen az oldalon olvasható.

Számlázás és módosítások kapcsolata

Amikor adott szerződésre számlázás történik, akkor frissül a kalkuláció még ki nem számlázott része, ezzel viszont elmozdulna egy épp rögzítésre kerülő szerződésmódosítás kiinduló állapota. Emiatt kimaradnak a számlázásból azok a szerződések, melyekre eldolgozatlan módosítási igény létezik. A következőkben felsorolt szabályok célja biztosítani a rendszeren belüli adatkonzisztenciát, a számlázási rendszer zártságát.

• Nyitott (még nem aktivált) szerződés módosításban érintett keretszerződésekre nem lehet vevő analitikát generálni a számlázáshoz. Ha adott keretszerződés alatt akár csak egyetlen egyedi szerződésre létezik nyitott módosítási igény, úgy a keret egésze kimarad az analitika generálásból. Ezt enyhítendő, ha az analitika generálást egy kiválasztott egyedi szerződésre indítjuk, azt azért hagyja a rendszer, ha pont arra a szerződésre nincs nyitott módosítás.

• Ha adott időszakra van könyveletlen vevő analitika tétel generálva, nem indítható el a módosítási igény.

• Analitika generálás csak akkor lehetséges, ha épp nem fut számlázás.

Szerződés módosítás folyamata

Az állapotléptetéseket a szerződés módosítás igény adatlap / Állapotváltások menüpont alatt érjük el, ahonnan a bejárt állapotok áttekintésére is lehetőségünk van az Állapotmódosítások és kapcsolatfelvételek felületen.

1 Módosítási igény rögzítése
A módosítási igény regisztrációja, mely mindig 'Rögzítés alatt' állapottal jön létre. Bár a módosítandó szerződések körét a későbbiekben még pontosíthatjuk, az igény legtöbb adata csak ebben az állapotban szerkeszthető.

2 Módosítás típusok megadása
Az igény értelmezése a módosítás típusok kijelölésével.

3 Szerződések kijelölése
Érintett keret- illetve egyedi szerződések meghatározása beválasztással, eltávolítással.

4 Keretszerződés módosítás paraméterezése
A kifejezetten keretszerződés adatokat érintő változások megadása (mint flotta szintű szolgáltatások módosítása).

5 Csoportos egyedi szerződés módosítás paraméterezése
Az összes kijelölt egyedi szerződésben azonos / alapértelmezett változások megadása.

6 Módosítási ajánlatok automatikus generálása
A módosítási paramétereknek megfelelő egyedi szerződésenkénti módosítási ajánlat automatikus összeállítása, benne az újrakalkulált díjakkal is.

7 Eltérítendő egyedi szerződések kijelölése
A csoportosan képzett módosítási ajánlatok közül megjelölhetők azok, melyeket finomítani szeretnénk további módosítások paraméterezésével → "korrigálandó pipa".

8 Eltérítendő egyedi szerződések paraméterezése
Az imént kijelölt ajánlatokhoz megadhatók egyedileg a korrekciók.

9 Önellenőrzés
Adatok véglegesítése, a tervezett aktiválási dátumok ellenőrzése egyedi szerződésenként. Ez nagyon fontos lépés, mert bár az aktivált módosítás visszafordítása lehetséges, de csak számlázást megelőzően. Előzzük meg a kései bánatot!

10 Elküldés ellenőrzésre
A módosítási igény átlép 'Ellenőrzésre vár' állapotba.

11 Jóváhagyás (vagy épp visszadobás)
Az 'Ellenőrzésre vár' állapotú módosítási igényeket az arra jogosult felhasználó ellenőrzi, és 

• vagy rendben találja, ekkor továbblépteti 'Ellenőrzött' állapotba, 

• vagy visszaküldi javításra, amivel ismét 'Rögzítés alatti' lesz az igény állapota (így megint szerkeszthetővé válik).

Amennyiben a módosítás nem érinti az ügyfelet, pontosabban nem igényli az ő jóváhagyását, úgy a vezető jóváhagyását követően egyből kezdeményezhető a módosítás aktiválása.

12 Elfogadás (Aktiválás)
Amikor az ügyfél elfogadja a tervezetet, a módosítási igény ráaktiválható az élő szerződésekre, az igény állapota 'Aktivált' lesz. Amennyiben az ügyfél jóváhagyását nem igénylő módosításról van szó, úgy rögtön a belső vezetői jóváhagyást követően rögzíthető az aktiválás.

További állapotváltások

Kapcsolatfelvétel regisztrációja
A módosítási igény rögzítése után bármikor regisztrálhatjuk az ügyfél-kommunikációk kivonatát, például az igény paraméterezésére irányuló megegyezéseket.

Visszaküldés módosításra
Valamely okból visszaküldjük módosításra az igényt (pl az ügyfél korrekciót kér). Ezzel az állapot ismét 'Rögzítés alatti' lesz, tehát szerkeszthetővé válnak az adatok.

Érvénytelenítés
Bármely fél kezdeményezésére megszakítható a módosítási folyamat mindaddig, amíg az nem került ráaktiválásra az élő szerződésekre. Ha párhuzamosan több verziót kezeltünk a módosítási igényekből, akkor az elvetett verziókat tudjuk így megjelölni. Mindkét esetben 'Érvénytelen' állapotú lesz a módosítási igény.

Érvénytelen vagy nem aktivált módosítási igény törlése
Alkalmazásával a módosítási igény nyom nélkül törlődik. Éppen ezért csak aktiválás előtt használható.

Aktivált szerződésmódosítás visszavonása (érvénytelenítése)
Ezt a lehetőséget csak addig használhatjuk, amíg a módosításban érintett díjak nem kerültek számlába. A kiszámlázott, de sztornózott módosítási igény nem érvényteleníthető!

Utóbbi két lehetőség kombinálható. Amennyiben tévesen aktiváltunk egy módosítási igényt, azt visszavonhatjuk, majd az érvénytelen tételt törölhetjük is (ha még nem került számlába).

kész